Comment nous avons mis sur pied une super équipe sur un site distant et ne l'avons jamais regretté

Je n'appelle pas à une révolution, mais je veux que les bureaux en Russie soient massivement fermés, et la plupart des employés sont passés à un site distant. Il me semble que cela permettra aux personnes et aux entreprises de travailler plus efficacement.

Je partagerai mon expérience personnelle sur la façon d'embaucher des employés à distance, de façonner les processus de travail et d'équiper un «bureau» virtuel confortable.

Maintenant, 10 personnes travaillent dans notre équipe YouGile , et toutes sont dans un format distant. Nous n'attirons pas d'investissements, réalisons des bénéfices et augmentons le nombre d'utilisateurs actifs à 10% par mois depuis 2 ans maintenant.

Planification quotidienne

Et je peux dire que former une super équipe sur un site distant est assez réaliste - le marché du travail à distance croît d'année en année. J'ai quelque chose à comparer: notre première entreprise informatique (RedHelper) a loué 250 m2 sur Paveletskaya à Moscou.

L'article comprend deux parties: «Partie 1. Comment nous recherchons des personnes» et «Partie 2. Comment nous organisons le travail». Après tout, avant d'organiser les processus, il est important de former une bonne équipe.

Je vous invite à regarder dans nos "coulisses".

Partie 1. Comment trouver des professionnels solides

Un concours de 100 personnes pour 1 poste vacant est une réelle perspective même pour la plus petite entreprise, si elle est prête à embaucher des salariés à distance. Je vais révéler quelques règles qui nous aident à obtenir beaucoup de commentaires et à sélectionner des collègues très forts parmi eux.

Voici un exemple de la façon dont en 10 jours nous avons reçu 294 réponses à hh.ru:

Offres d'emploi HH

Ce n'est pas un indicateur absolu, le nombre de réponses dépend du poste, du niveau de salaire et d'autres facteurs. Cependant, il est clair que beaucoup souhaitent travailler.

Comment rédiger un poste vacant

Nous indiquons toujours dans le titre du poste qu'il s'agit d'un travail à distance. Ce nom est parfois modéré sur hh.ru, mais je le réédite et j'appelle le support. Le résultat (3 fois plus de réponses, sans restrictions régionales) en vaut la peine.

De plus, cela vous permet de vous «leurrer» les meilleurs spécialistes qui sont toujours employés. Et udalenka est presque le seul moyen de commencer à travailler avec eux. Cela est particulièrement vrai pour les startups qui rêvent d'un développeur cool, mais ne peuvent pas lui offrir le même espace ouvert chic, comme par exemple avec Yandex. Mais ils peuvent offrir une udalenka démocratique.

Dans la description de poste, nous adhérons au style "maison". Pas de bureaucratie ni de bureaucratie. Une chose est la vacance de bureau d'une grande banque, et une autre est la vacance d'un employé à distance dans une entreprise informatique moderne. Nous écrivons simplement qui nous sommes et ce que nous faisons.

Souvent, nous demandons aux candidats de remplir une courte tâche dans une lettre de motivation:

"Écrivez en vos propres mots en 3-4 phrases ce qu'est un système de gestion de projet."

Ainsi, vous pouvez comprendre en 30 secondes s'il faut mener une entrevue. Cela fonctionne bien lors de l'embauche de rédacteurs, de concepteurs et de gestionnaires, mais pour les techniciens, il vaut mieux ne pas utiliser cette décision. Les réponses des programmeurs sympas ne sont pas suffisantes, nous essayons donc de les protéger.

Pourquoi toujours garder un emploi ouvert
Il est logique d'interviewer 1 candidat sur 100, mais le plus intéressant. Si vous devez trouver un spécialiste de toute urgence, dans 2-3 semaines, vous devrez inévitablement faire des compromis difficiles et abaisser la barre. Si vous choisissez une stratégie de recrutement permanent, vous pouvez viser en toute sécurité un candidat d'un niveau supérieur et sélectionner des collègues vraiment solides.

Qui appelons-nous pour une entrevue?

• Le candidat a réussi la mini-tâche, ce que nous lui avons demandé de faire dans une lettre de motivation.
• Il est souhaitable que le candidat ait déjà une expérience du travail à distance. Selon mon observation, dans 80% des cas, une personne sans expérience sur un site distant ne pourra pas s'impliquer dans les processus de travail. Mais il y a de plus en plus de personnes avec une telle expérience. Il y a seulement 3 ans, seulement 5 candidats sur 100 travaillaient auparavant à distance, maintenant tous les quatre.
• Il est également important pour moi que le candidat ait des résultats et des réalisations mesurables. Si ce n'est pas professionnel, du moins personnel. Par exemple, le titre de maître du sport m'importe. Cela montre qu'une personne est capable de travailler dur, d'atteindre des objectifs et de gagner.

Une bonne chose consiste à embaucher des employés à distance pour la mi-temps. (4 heures par jour)
Mon expérience montre que ce sont souvent les pros qui choisissent ce format. Ils ont déjà un emploi, mais ils en veulent plus. Peut-être qu'ils combinent plusieurs projets. Et c'est un indicateur que le spécialiste est debout. De plus, vous optimisez ainsi les coûts vous-même: si un employé ne répond pas à vos attentes, vous vous en séparerez à moindre coût qu'en mode plein temps.

Comment interviewer

La tâche principale que je me suis fixée lors de l'entretien est de comprendre si une personne sera en mesure de terminer la tâche de test. Cela diffère des approches habituelles lorsque vous essayez de prendre une décision sur un rendez-vous d'essai pour un entretien.

Pourquoi est-ce important pour moi? Si à l'étape suivante, le candidat échoue complètement à la tâche de test, alors le problème est de savoir comment nous avons organisé la sélection, pas le candidat. Par conséquent, toutes mes questions sont liées à savoir si une personne peut résoudre le problème.

Je réalise l' interview au format vidéo, via le système Whereby (une bonne alternative à Skype).

Comment nous jouons avec les voiles lors d'une interview
Lors de l'entretien pour le poste de vente, nous perdons 2-3 fois des ventes différentes. Le premier jeu concerne un produit que le demandeur a vendu plus tôt. Le deuxième jeu concerne tous les produits qui vous viennent à l'esprit. Nous vendons des chevaux, des oranges ... Je mets spécifiquement les ventes dans l'impasse: "Je n'ai pas besoin de", "J'ai déjà signé un contrat annuel avec un autre fournisseur" - et regardez comment il s'en sortira. La clé ici n'est pas les scripts de modèles mémorisés, mais la flexibilité et la possibilité de rechercher différentes approches. Parfois, nous «retournons» les rôles, et dans le rôle d'un vendeur, je propose moi-même des options pour résoudre une question sans issue. Si le candidat attrape rapidement mon train de pensées et fait face à la tâche dans le prochain match, alors c'est clairement un bon challenger.

Tâche de test payante (le point de sélection le plus important!)

Au cours de cette étape de l'embauche, la tâche principale consiste à vérifier l'état d'esprit du candidat et à déterminer s'il est apte à exécuter les tâches. Et la tâche de test elle-même devrait être une petite tâche réelle.

Par exemple, pour un poste vacant de rédacteur, nous suggérons d'écrire un article dans n'importe quel format pendant 4 heures et 2 000 roubles - «Comparaison des différents systèmes de contrôle». Dans ce cas, le candidat peut (devrait) poser des questions.


Même avec un très bon CV et une entrevue réussie, seulement 4 candidats sur 5 font mal cette tâche. Le principal problème est d'essayer de «verser de l'eau», ils écrivent un texte long et dénué de sens. Ou ils écrivent de manière trop publicitaire et «bon marché».

Je m'attends à obtenir un texte d'auteur, un matériel bien pensé avec des faits et de précieux conseils. Bien sûr, pendant 4 heures pour étudier en profondeur des sujets inconnus est presque impossible. Mais j'apprécie précisément la tentative de le faire, ainsi que la capacité d'extraire et de traiter des informations. Les meilleurs candidats posent beaucoup de questions et écrivent de courts articles ayant du sens dans chaque phrase.

Pourquoi la tâche de test doit être payée
Nous proposons uniquement des articles de test payés. Cela augmente considérablement les chances d'obtenir un bon spécialiste. Tous les candidats qui se respectent ne passeront pas du temps sur un test gratuit et, dans l'affirmative, il sera réticent, sans un degré approprié de participation. La tâche de test avec paiement est beaucoup plus proche du travail réel. Quelqu'un peut objecter qu'il s'agit de coûts supplémentaires pour l'entreprise, et les candidats acceptent souvent de se présenter sans paiement. En réalité, c'est juste de la misère, dans le cadre des dépenses de l'entreprise ce sont généralement de petits montants, et le niveau des candidats sera très différent.

Partie 2. Comment nous organisons le travail

Nous sommes donc arrivés au point. L'équipe était formée, mais maintenant comment s'organiser sur un site distant? Comment suivre le travail, comment comprendre ce qui se passe dans l'entreprise? Je partagerai mon expérience sur la façon dont nous résolvons ces problèmes.

Mythe: un téléviseur, un réfrigérateur et un canapé gagnent un employé à distance
Cependant, si vous avez attaché une personne au bureau - cela ne signifie pas qu'il travaillera. Facebook, une machine à café et un fumoir peuvent également gagner au bureau. Au bureau et à distance - la personne travaille ou non. Sur un site distant, au contraire, il vous est plus facile d'évaluer la productivité des employés. Puisque vous êtes complètement concentré sur les tâches, et l'employé ne peut pas masquer son inaction par une communication agréable autour d'une tasse de café et d'événements d'entreprise. Dans un endroit éloigné, il est presque impossible d'imiter une activité violente, car elle n'est pas visible. Mais les résultats sont immédiatement visibles. La productivité des employés est très facile à évaluer par le nombre de tâches résolues.

Comment comprendre si un employé travaille ou joue le fou?

Pas question. Mais cela ne peut pas être compris au bureau. Il est important ici de surveiller non pas les personnes, mais les tâches. N'importe quel employé peut faire n'importe quoi et n'importe quand, c'est son affaire. Notre travail consiste à voir s'il résout des problèmes ou raconte de belles histoires, pourquoi cela n'a pas fonctionné.

Souvent, les managers habitués au bureau ont un sentiment fort: les employés ne travaillent pas s'ils ne sont pas licenciés. Lorsque vous travaillez sur un site distant, vous devez inverser ce sentiment à l'opposé - les employés travaillent par défaut!

Dois-je vérifier combien d'heures un employé a travaillé
N'essayez même pas. C'est ce qui différencie le format de travail à distance de celui du bureau. Nous ne travaillons pas à distance «d'un appel à l'autre». Certaines entreprises proposent aux employés distants d'installer des programmes pour enregistrer le temps sur un ordinateur. Et effrayer ainsi les spécialistes qui apprécient le à distance précisément en raison de sa nature démocratique, de son calendrier flexible et de sa concentration sur les résultats (quel que soit le temps consacré au processus). En suivant le temps de travail, vous allez en fait mettre à niveau tous les avantages du travail à distance, affaiblir l'autodiscipline des employés et réduire leur motivation à terminer les tâches à temps. Surtout si leur salaire dépend du nombre d'heures travaillées. Dans ce cas, les employés allongeront spécifiquement le temps qu'ils consacrent à la tâche.

Comment planifions-nous le travail

Nous développons un système de gestion de projet où chaque tâche est un chat et, bien sûr, nous effectuons toutes les communications et la planification dans YouGile . Parfois, pour des raisons de tests, nous réalisons certains processus dans des produits concurrents.

Nous organisons des réunions hebdomadaires communes le lundi. Nous fixons des tâches pour la semaine en cours dans tous les domaines: développement, conception, marketing, tests. Nous affichons tout sur le tableau de planification. Si nous n'avons pas le temps de terminer la tâche en une semaine, nous la reformulons plus précisément. Par exemple, la tâche était «Écrire un article», reformuler pour «Libérer un article». Il n'y a pas d'amende pour les tâches en retard, tout est basé sur le bon sens.


Conseil de planification hebdomadaire

De plus, chaque matin, nous rencontrons les employés lors d'une réunion de 20 minutes pour discuter de ce qui a été mis en œuvre avec succès hier et de ce qui reste à faire aujourd'hui.

Comment les processus de travail sont-ils organisés dans les différents départements

Département de développement

Voici à quoi ressemble le tableau de développement. Tout est question de sprints, il y a un autocollant spécial de sprint par lequel vous pouvez filtrer les tâches. Par défaut, les tâches en cours sont affichées. Il y a un arriéré où les idées et les tâches en attente tombent. Le département est encore petit, et tout est mis en œuvre très simplement, nous ne le compliquons pas spécifiquement.


Conseil de développement

Département marketing

Le département marketing n'est pas un conseil ordinaire. Il a un remue-méninges continu et discute de diverses méthodes de promotion. Jusqu'à présent, nous avons décidé de nous concentrer sur 5 points clés: la publicité contextuelle, les vidéos, les articles, les bulletins électroniques et les réseaux sociaux. Les tâches clés sont également placées sur le tableau de planification hebdomadaire pour que tout le monde puisse les voir.


Office de commercialisation

Service commercial

Un système CRM à part entière est formé sur la base du conseil d'administration du service commercial. Les clients sont divisés en catégories en fonction de leur statut: "Echec de contact", "En cours de traitement", "Conduite Skype", "Discussion de paiement", "Facturé", "Payé". Il existe également de nombreux autocollants: d'où vient le plomb, ce qui a été convenu, quelle est la prochaine étape. Plusieurs centaines de cartes sont constamment en activité. Plusieurs personnes peuvent travailler sur le tableau. Pour voir les tâches de chaque manager séparément, vous pouvez les filtrer par artiste.


Ventes CRM

Support technique

Tous les appels des utilisateurs qui viennent vers nous entrent automatiquement dans le système sur une carte Helpdesk distincte. Le support technique fonctionne avec des tickets et priorise. De l'autre côté, une image générale des appels avec des compteurs pour chaque demande est compilée.


L'image des appels

PS Pourtant, il y a des inconvénients à organiser une équipe à distance. Par exemple, sur un site distant, il n'y a pas de régime unique qui forme un bureau, et c'est un aspect vraiment important. Mais c'est un sujet pour un matériau séparé.

Et enfin, un petit sondage ...