Comment rendre une réunion de travail aussi utile que possible

Il est difficile d'imaginer nos journées de travail sans réunions. Nous allons résoudre des problèmes ou des problèmes, assigner des tâches, discuter de plans et mener une rétrospective. Mais toutes les réunions ne peuvent pas être considérées comme utiles et efficaces. Comment faire des réunions de travail pas une perte de temps? Quelles réunions puis-je refuser? Quel est le coût d'une réunion? Ces questions ont été répondues par le coach d'affaires EPAT Dmitry Tatti.

Quel genre de réunions y a-t-il

Il existe de nombreux types de réunions de travail: rallyes quotidiens, stand-up, sessions de brainstorming, rétrospectives, cérémonies SCRUM. Tous peuvent être combinés en trois grands groupes - selon l'objectif.

Réunions informatives

Celles sur lesquelles les organisateurs informent les participants. Habituellement, de nombreuses personnes sont invitées à de telles réunions pour parler de toute nouvelle ou innovation. Par exemple, pour informer qu'un processus de rétroaction est apparu dans l'entreprise.

Réunions de discussion

Celles sur lesquelles les participants pensent comment résoudre un problème ou une question et partagent leurs idées. Par exemple, ils discutent de la nouvelle fonctionnalité à ajouter à l'application.

Réunions de prise de décision

Celles sur lesquelles les participants doivent prendre une décision commune. Par exemple, sélectionnez un outil de suivi des tâches que toute l'équipe utilisera.

Souvent, la même réunion combine des éléments d'information, de discussion et de prise de décision. Dans un rallye, le chef d'équipe peut informer l'équipe des nouvelles exigences du client, discuter de leur mise en œuvre avec les développeurs et décider ensemble qui fera quoi.

Quelles réunions puis-je refuser

Lors de la réunion, les employés ne remplissent pas leurs responsabilités professionnelles et, par conséquent, n'apportent aucun profit à l'entreprise. Voici un compteur en ligne avec lequel vous pouvez calculer combien d'argent la société "perd" à chaque rallye. Il s'agit du soi-disant «coût de réunion». Vous devez entrer le nombre de participants, leur salaire moyen par heure de travail et démarrer le guichet au début de la réunion.

Avant de prendre rendez-vous, l'organisateur doit comprendre s'il est vraiment nécessaire. Vous pouvez vous désinscrire de plusieurs types de réunions.

Grandes réunions de l'ordre du jour

Il s'agit de réunions consacrées à un large éventail de questions provenant de divers domaines. Ils sont inefficaces car à un autre moment, un certain nombre de personnes participent à la discussion, et les autres attendent en ligne, passant du temps de travail.

Que faire Tout d'abord, comprenez combien de questions vous souhaitez soulever lors du rallye. Ensuite - au lieu d'une longue réunion, planifiez quelques courtes et invitez uniquement les participants intéressés à chacune.

Discours de plusieurs départements à la direction

Il s'agit généralement de réunions au cours desquelles les services rendent compte à tour de rôle au directeur général des résultats des travaux du mois. Cela ressemble à une série de rapports devant le général - l'un dit, et tout le monde est à l'écoute et à l'attention.

Que faire Remplacez ces réunions par une série de courtes réunions avec chaque équipe, puis envoyez une lettre générale contenant les informations les plus importantes sur les résultats des travaux de chaque département.

Réunions informatives

Ce sont des réunions au cours desquelles la direction de l'entreprise communique avec les employés. En général, il n'y a rien de mal à eux si l'actualité est vraiment importante et concerne tout le monde. Cependant, rassembler un grand nombre de personnes à la fois est presque impossible. Et cela signifie que les informations ne parviendront à aucun des employés.

Que faire Tout d'abord, envoyez des nouvelles aux employés par courrier, puis prenez rendez-vous pour la session de questions-réponses. Ainsi, les gens auront l'occasion d'étudier les informations à un moment qui leur convient et de réfléchir aux questions, plutôt que de les formuler à la hâte pendant la réunion.

Réunions pour prendre des décisions stratégiques avec un grand nombre de participants

Ici, nous parlons de ces réunions au cours desquelles vous devez prendre une sorte de décision de haut niveau. Le problème de ces réunions est qu'elles invitent des personnes qui ne peuvent pas participer directement au processus décisionnel. Par exemple, une réunion au cours de laquelle le chef de projet et l'architecte calculent combien il en coûtera au client pour introduire un nouveau module dans le système, et les développeurs s'assoient et se taisent.

Que faire N'inviter au rallye que les participants qui peuvent réellement influencer la prise de décision.

Réunions d'équipe régulières

Réunions au cours desquelles chaque membre de l'équipe parle de ce sur quoi il travaille et des tâches qu'il prévoit de traiter dans un avenir proche. Se tenir au courant de l'équipe de travail n'est pas mauvais. Le problème est que parfois nous organisons de telles réunions, parce que c'est habituel pour l'entreprise, la méthodologie le prescrit, c'est écrit dans un livre intelligent, et non pas parce qu'il y en a un réel besoin.

Que faire Planifiez chaque réunion si nécessaire - s'il y a des sujets qui doivent vraiment être discutés par toute l'équipe.

Comment organiser et animer une réunion efficace

Une réunion efficace est une réunion qui profite à tous ses participants ainsi qu'à - idéalement - un projet ou une entreprise. Chaque participant au rallye doit comprendre pourquoi il a été invité, comment il peut être utile et ce qu'il obtiendra à la sortie.

Pour rendre une réunion aussi efficace que possible, vous devez:

• formuler le sujet, le plan et le but de la réunion

L'organisateur doit donner aux participants autant d'informations que possible sur la réunion au début. Pour ce faire, vous devez formuler le sujet de la réunion aussi clairement que possible, notez une liste de sujets et de questions que vous allez soulever et quels résultats vous prévoyez d'atteindre.

• donner aux participants l'occasion d'influencer le plan de réunion

Dans une invitation à une réunion, l'organisateur aimerait demander aux participants: «Êtes-vous d'accord avec le plan de la réunion, devez-vous le modifier d'une manière ou d'une autre? Y a-t-il d'autres questions dont vous souhaitez discuter? » Cela aide l'initiateur de la réunion à recueillir des commentaires avant la réunion, ainsi qu'à ajuster le plan, en tenant compte des souhaits et des besoins des participants.

Par exemple, un chef de projet souhaite parler de l'implémentation de nouvelles fonctionnalités avec une équipe de projet. Et les développeurs, pour leur part, peuvent proposer de discuter des lacunes de l'architecture d'application existante, qui peuvent affecter le fonctionnement de cette fonctionnalité.

• donner aux participants le temps de se préparer

La préparation d'un rallye est une chose très importante. Souvent, les réunions sont inefficaces simplement parce que les participants n'ont pas eu le temps de comprendre, de traiter et de structurer les informations qu'ils sont censés recevoir.

Les réunions-discussions et les réunions de prise de décision devraient être fixées dans une à deux semaines. Réunions d'information - dans un ou deux jours ouvrables, afin que les participants puissent planifier et distribuer leur charge dans un proche avenir. Cependant, ce n'est pas un axiome - chaque rallye doit être abordé individuellement.

• définir un calendrier clair

Il convient de s’efforcer de faire en sorte que la réunion prenne le minimum de temps nécessaire pour atteindre son objectif. Idéalement, il ne devrait pas durer plus de 45 minutes. C'est le temps que nous pouvons percevoir et assimiler les informations qualitativement. À la 90e minute, notre centre d'attention est considérablement affaibli et après deux heures de réunion, nous sommes tellement fatigués que nous sommes prêts à accepter toutes les décisions ne serait-ce que pour achever la réunion dès que possible.

• nommer un modérateur

Fixer l'ordre du jour de la réunion représente la moitié de la bataille. Pour qu'une réunion soit vraiment efficace, vous devez la suivre. Pour ce faire, vous avez besoin d'une personne qui contrôlera le déroulement de la réunion. Le modérateur peut être à la fois l'organisateur du rallye et l'un des participants.

Sans modérateur, tout rallye risque de devenir un bazar. Les participants peuvent commencer à discuter, passer à d'autres sujets et empêcher les autres de s'exprimer. Le modérateur doit s'assurer que les participants pendant la réunion ont le temps de discuter de tous les sujets prescrits dans le plan. On peut entendre de telles phrases de sa part: "Nous nous sommes écartés du sujet", "C'est une question très large, discutons-en lors d'une réunion séparée", "Nous passons le mot ...".

• choisissez une secrétaire

Le secrétaire est nécessaire pour enregistrer les décisions prises, les accords, les idées et d'autres points importants de la réunion. Si ces informations ne sont enregistrées nulle part, nous pouvons supposer que les décisions n'ont pas été prises, les accords ne sont pas fixés et la réunion a été une perte de temps.

Après la réunion, le secrétaire envoie à tous les participants une soi-disant lettre de suivi avec les résultats du rallye. Tout membre peut jouer le rôle de secrétaire.

• recueillir des commentaires

Demander aux participants leurs commentaires est une très bonne idée. Cela peut être fait dans les cinq dernières minutes de la réunion. Si vous êtes organisateur, demandez aux participants: «Cette réunion vous a-t-elle semblé efficace? Comment pourrait-il être amélioré? "

Les réunions doivent être considérées comme des outils d'interaction de travail. Et l'amélioration des outils que nous utilisons est importante et nécessaire.