Gestionnaire et singes d'une minute, recueil

Synopsis du livre «One-minute Manager and Monkeys» (Burroughs Hal, Onken William Jr., Blanchard Kenneth).
Dans le livre de I. Adizes «Styles de gestion», il y a un tel héros - Pompier. C'est un spécialiste qui a été promu. Mais il essaie toujours de tout faire lui-même. «Pour bien faire, faites-le vous-même» est sa devise.
Il semble à ces gestionnaires que la gestion comprend la résolution de tous les problèmes complexes, c'est pourquoi ils sont inondés de problèmes - les «boules» des tâches de leurs employés. Le manager devient un col étroit, ce qui entraîne une baisse de la productivité de toute l'équipe.
Le livre s'adresse principalement à ces gestionnaires qui sont passés de cadres à la façon de définir les tâches de leurs employés, ne permettant pas leur propre surcharge, mais ne perdant pas le contrôle.




Un singe dans le contexte d'un livre est responsable du prochain mouvement dans la résolution d'un problème ou d'une tâche. Comme un singe, cette responsabilité incombe à vos épaules et reste là jusqu'à ce que vous résolviez le problème ou le transfériez à un autre. Ou plus largement, la responsabilité de résoudre un problème ou une tâche ou d'atteindre un objectif intelligent, selon votre capacité à déléguer et le niveau de gestion des employés. Il s'agit de la balle de la phrase «De quel côté est la balle».

Une bonne critique d'introduction pour se familiariser avec le début du livre est ici m.habr.com/en/post/80805 , elle révèle la définition d'un singe donnée par l'auteur. Mais l'article ne contient pas de manuel de formation qui peut être rapidement relu ou accroché au mur. Notre objectif est juste un manuel de formation.

Une très brève revue du livre. Je n'aime pas la comparaison avec le singe. Dans la plupart des cas, les personnes qui ne connaissent pas le matériel perçoivent le singe comme un employé, ce qui provoque un rejet. Et donc, ce n'est pas efficace. Par conséquent, j'appellerai le singe une tâche ou une balle.

Je recommande de lire l'original, le livre est petit, c'est agréable à lire. Mais pour ne pas sortir de ma tête (avec le soutien des participants des rassemblements du Francis Bacon Club) un manuel de formation a été élaboré pour la répétition.

Manuel de formation

Passez le ballon du côté de l'employé. Comment faire cela sans perdre en qualité - lisez les règles.

Règles de gestion des tâches - le dialogue sur la tâche ne s'arrête qu'une fois terminé:

1. Les étapes suivantes doivent être décrites et spécifiées.
2. Une tâche doit avoir un responsable.
3. Une assurance de non-conformité doit être définie.
4. L'heure, le lieu et la méthode du prochain point de contrôle sont attribués.

Point 1. Prochaines étapes

La discussion de l'énoncé du problème ne se termine pas tant que les étapes suivantes n'ont pas été comprises par vous et l'interprète.

Scénario:
I. "Je ne sais pas quoi faire."
U. «Et je ne sais pas quoi faire. Il s'avère que l'entreprise a deux personnes qui ne savent pas quoi faire. Une entreprise ne peut se permettre de soutenir qu'une seule de ces personnes. »

Essayez de vous assurer que la prochaine étape n'est pas de votre côté.
L'employé doit réfléchir et apporter des recommandations pour résoudre le problème. S'il les envoie, alors la balle sera de votre côté (vous devez lire et émettre une résolution) et en conséquence vous êtes à nouveau inondé de telles tâches. S'il les amènera pour discussion, alors lors de la discussion une résolution sera élaborée et les prochaines nouvelles étapes et le ballon à nouveau sur le côté de l'interprète.

La balle n'est pas de votre côté - c'est une situation dans laquelle vous (il y a du temps pour un travail proactif) et l'employé (il ne vous attend pas, et la responsabilité de la tâche le motive à mieux le résoudre) et le problème (résolu plus rapidement).

Point 2. Nous déterminons la responsabilité de la tâche

Si une personne n'est pas chargée de résoudre un problème, le risque est que la tâche ne soit pas résolue (effet témoin).
Essayez de vous assurer que vous et vos employés n'êtes pas responsables de la résolution des problèmes, sinon vous serez rapidement surchargé de tâches. Cela ne signifie pas que toutes les tâches doivent être résolues par vos employés, il y a des tâches trop compliquées et alors cette tâche est la vôtre (mais si vous ne pouvez pas la résoudre, transférez-la à votre patron).

Règle: un gestionnaire supérieur délègue une tâche à un gestionnaire inférieur, et il délègue la tâche à un gestionnaire encore inférieur, et ainsi de suite jusqu'à ce que les subordonnés du gestionnaire suivant puissent résoudre le problème indépendamment.

La meilleure façon de développer un sens des responsabilités chez les gens est de leur donner des responsabilités.

Voici des scénarios de cas typiques où vos employés transfèrent la responsabilité à vos épaules et comment sortir de ces situations.

Scénario 1

I. «Nous avons un problème» (l'entrepreneur essaie implicitement de l'emporter sur vos épaules).
U. «Nous n'avons aucun problème et ne le ferons jamais.
Je ne doute pas qu'il y ait un problème, mais ce n'est pas le nôtre, mais le mien ou le vôtre.

Si c'est votre problème, je vais vous aider à le résoudre à une condition: pendant que je vous aide avec votre problème, votre problème ne deviendra pas mon problème pendant une seconde, car la seconde où il deviendra mon problème, vous n'aurez plus problèmes et je n’aurai rien pour aider une personne qui n’a aucun problème. »

Mais cela peut être mon problème si vous le prouvez. Et la preuve est votre problème.

Scénario 2

I. «J'ai un problème» (s'attend à ce que vous preniez le ballon à vos côtés, sans essayer de trouver des solutions de manière indépendante).
U. «Il n'y a pas de problèmes, il y a des opportunités que vous ne savez pas encore utiliser. Je suis sûr que vous avez pensé aux options. Allez-y »
(pause)
Et: "Peut-être que je vais penser à quoi faire ensuite?"
W. "Pensez."

Scénario 3

Et: «Voici la solution ... »(Décision incomplète de la catégorie - j'ai réfléchi un peu ici, puis réfléchis paresseusement, réfléchis pour moi).
W: "Vous êtes capable du meilleur."
Et: "J'ai amélioré la solution (solution incomplète)."
W: "Est-ce le mieux que vous puissiez faire?"
Et: "Voici une solution, en tenant compte de tous les problèmes possibles." (si vous avez vraiment pensé et trouvé la solution)
W: "Super."

Point 3. Assurance contre le défaut

Nous ne sommes pas en désaccord tant que l'accomplissement de la tâche n'est pas assuré (car vous êtes de toute façon responsable du résultat final. Le manager «remettra» n'est pas le manager).
Les employés peuvent faire des erreurs et votre responsabilité est de prévenir ou de réduire les dommages causés par leurs erreurs. L'assurance est une protection contre les erreurs inacceptables.

Il existe deux types de polices d'assurance:

1. Offrez d'abord, puis agissez.
2. Agissez d'abord, puis offrez.

1 politique - protection contre les erreurs inacceptables. Erreurs pour lesquelles non pas l'employé sera renvoyé, mais vous.
2 politique - au cas où les employés peuvent corriger indépendamment les conséquences. Il donne plus d'indépendance aux employés et vous enlève la balle supplémentaire.

Découvrez ce qui se passe si la tâche échoue? L'entreprise fera faillite ou perdra le projet ou une grosse affaire se brisera - alors c'est 1, car même vous ne réussirez probablement pas à régler la situation. S'il s'agit d'un décalage horaire valide ou d'une impression légèrement gâtée de vos employés - alors 2.

Etudes de cas.

Exemple 1. Un employé prépare une page de destination pour une promotion sur laquelle les clients vont atterrir à partir d'un bulletin électronique publicitaire. La promotion est régulière, aucune croissance importante du trafic n'est prévue. Ce n'est pas la première fois qu'un employé fait cela, s'il échoue, alors vous ne pouvez pas faire la newsletter ce jour sur cette page de destination. Si vous pouvez déplacer l'entreprise d'une journée et si le volume prévu du chiffre d'affaires supplémentaire est faible, vous pouvez lui transférer la responsabilité.

Exemple 2. Un employé prépare une page de destination pour la promotion du Black Friday. Les publicités télévisées ont été préparées et payées à un moment donné, il est donc très difficile de déplacer l'heure. Une augmentation significative du chiffre d'affaires est prévue. Si un employé échoue à la tâche et que vous n'avez pas de plan de sauvegarde (prenez la page de destination de l'année dernière), alors vous devez certainement vous tenir au courant et surveiller la disponibilité du plan de formation, chaque étape de ce plan, les risques, etc. Il s'agit d'une politique du premier type.

La responsabilité du choix du type d'assurance vous appartient.

Règle: «N'intervenez pas autant que possible, intervenez si nécessaire.»

Dans le processus de résolution du problème, une augmentation significative du risque peut se produire (par exemple, un décalage dans le délai de paiement peut se transformer en non-paiement), dans ce cas, vous devez changer le type d'assurance de 2 à 1.
Les employés peuvent percevoir négativement un contrôle strict d'en haut, surtout s'ils sont habitués à l'autonomie. Variante d'explication à l'employé: «J'apprécie ce que vous faites, mais ce projet ne peut pas être mis en danger. Vous aurez d'autres occasions d'améliorer vos compétences. »

Règle: «Lorsque vous pratiquez l'art de la gestion, ne laissez pas l'entreprise aller au fond des choses.»

Point 4. Contrôle

La conversation avec l'employé sur la tâche ne s'arrête que lorsque la date et le lieu du prochain contrôle sont déterminés.

Pour que la tâche de contrôle ne pèse pas sur vos épaules, il convient de passer aux épaules de l'employé. Dans le même temps, le contrôle est important pour la direction, pour le souligner, lorsque vous discutez, planifiez un rendez-vous pour le prochain contrôle dans le calendrier.

Si des problèmes sont survenus avec la tâche, un ajustement est nécessaire: changer les prochaines étapes, changer de responsable ou changer d'assurance.
Si tout est en ordre, alors - nous félicitons l'employé pour le travail.

Nous ne changeons pas le point de contrôle, même si rien n'a été fait, sinon c'est un encouragement à ne rien faire.

Parfois, les employés provoquent des problèmes en cas de catastrophe, sans vous en informer, jusqu'au prochain point de contrôle.

Que faire Nous disons à l'employé:
La résolution de nouveaux problèmes est la tâche de l'employé,
Mais si les tentatives pour traiter le problème n'ont pas fonctionné, attirez-moi en tant que leader.
De plus, la responsabilité de l'escalade du problème incombe à l'employé.

Il est possible d'indiquer le temps autorisé pour une solution indépendante au problème (il peut être différent selon la tâche et les dommages potentiels).

Eh bien, personne n'a annulé les commandes pour un contrôle intermédiaire rapide.

Que contrôler, quand nommer un point de contrôle? Le livre ne le précise pas, l'auteur suppose que le lecteur sait comment procéder au contrôle.
On note un exemple de contrôle de la pertinence des prochaines étapes de résolution du problème. Parfois, les employés continuent d'être convaincus qu'ils savent quoi faire de mieux qu'une liste convenue. Pour les tâches avec assurance de type 1, l'employé ne peut pas modifier indépendamment les étapes suivantes.

J'ajouterai qu'il existe une merveilleuse méthodologie de démarrage Lean. Un article utile sur le livre fondateur d'Eric Rhys peut être lu ici: habr.com/ru/company/makeright/blog/299560 . En un mot, réfléchissez et passez à l'étape suivante avec un minimum d'effort, en vous appuyant sur des mesures de réussite bien pensées pour vous assurer que le cours choisi est correct.

Cette approche est également utile pour la gestion des employés: si vous ne savez pas si l'employé réalisera la tâche, réfléchissez à la prochaine étape minimale pour la tâche qu'il devrait entreprendre et à la manière la plus simple pour vous de vérifier l'exactitude de cette étape afin de comprendre «tire» ou «ne tire pas».

Délégation

Ce n'est pas seulement la responsabilité de terminer une tâche; en plus, c'est la responsabilité de définir des tâches pour d'autres personnes et de contrôler le résultat. Ainsi, les employés effectuent des tâches plus complexes, vous libérant de la nécessité de décomposer les tâches, de distribuer et de configurer des sous-tâches et de les contrôler.

Votre tâche consiste à augmenter la productivité de l'unité. Si les gens peuvent effectuer eux-mêmes des tâches sans vous distraire, la productivité augmentera, votre tâche consiste donc à leur apprendre à leur déléguer des tâches.

Le but de la formation des employés est de leur permettre de déléguer des pouvoirs.

Nous décollons - laissez les employés prouver qu'ils sont capables de résoudre les problèmes par eux-mêmes. Mais cela ne signifie pas que toutes les tâches sont lancées par les employés.

L'employé doit préparer et montrer de façon indépendante:

• Ce qui doit être fait pour résoudre le problème ou quelles sont les prochaines étapes à suivre, un plan d'action ou les étapes pour le créer.
• Ce que la tâche donne à l'entreprise, pourquoi elle est nécessaire et pourquoi elle est importante.
• Quels services de l'entreprise cela affecte-t-il, comment leurs intérêts sont-ils pris en compte?
• Si les intérêts du client de l'entreprise sont affectés, alors qu'est-ce que la tâche donne au client et pourquoi est-ce important pour lui.
• Quelles ressources et quel temps seront nécessaires pour résoudre le problème et ce que vous devez faire pour trouver ces ressources.
• Quels pouvoirs lui seront demandés et pourquoi cela suffit.
• Comment le contrôler dans le processus de résolution du problème.
• Quels problèmes peuvent survenir et comment ils agiront s'ils surviennent.

Ce dont vous avez besoin pour pouvoir déléguer des pouvoirs:

1. Réduisez votre niveau d'anxiété en croyant que l'employé peut gérer de façon autonome la plupart des problèmes s'ils surviennent. Tant qu'il y a un souci, l'employé doit résoudre les tâches plus petites de la tâche, sous votre contrôle.
2. L'employé doit savoir quoi faire.
3. Lui-même doit comprendre ce dont il a besoin: ressources, argent, temps, informations, pouvoir et aide (besoins des employés). Qui mieux que lui est plus conscient de ce qui est nécessaire?
4. Vous devez déterminer l'acceptabilité de ces exigences. Comment le définir? Par analogie avec d'autres tâches résolues par vous ou d'autres employés.
5. L'employé doit être intéressé par le résultat du projet.

Vous avez du temps

Le temps pour votre travail est limité. Il est possible de diviser le temps en:

1. Le temps imposé par les autorités
2. Le temps imposé par le système
3. Temps que vous pouvez contrôler.

De plus, le temps dont vous pouvez disposer est divisé entre le temps que vos employés ou d'autres vous prennent, vous obligeant à résoudre des problèmes qu'ils ne peuvent pas résoudre par vous-même et le temps que vous pouvez consacrer à des activités proactives pour développer votre entreprise et améliorer l'interaction.

Délai imposé par les autorités

Celui qui a de l'or établit les règles. Si vous faites de manière insatisfaisante le travail confié à votre patron, il resserrera les écrous et vous aurez plus de travail.

Si vous êtes toujours d'accord avec votre patron, alors l'un d'entre vous est superflu.

Si vous n'êtes pas d'accord avec le patron, essayez de le convaincre de la meilleure solution alternative, mais si vous n'y arrivez pas, suivez sa décision

Temps imposé par le système

La bureaucratie et les formalités administratives pour le remplacement de la souris, la délivrance des accès, des certificats RH et d'autres fonctions de service prennent du temps. En règle générale, vous ne devez pas aggraver les relations avec les employés, ils peuvent vous laisser aller dans un long cercle, ils sont couverts par la réglementation. Mieux vaut établir de bonnes relations et ensuite ils mangeront moins de temps.

Temps libre

Le temps que vous pouvez contrôler. Tout d'abord, il est obstrué par les problèmes (balles) de vos employés. Ce qui reste, s'il reste, est le moment le plus précieux pour votre développement. Voici le temps que vous pouvez consacrer à:

• Améliorer les relations avec le patron, les alliés et les services pour libérer plus de temps à l'avenir.
• Former vos subordonnés à la délégation, dans le même but
• Votre formation
• L'analyse, la création de nouvelles initiatives et le lancement et le suivi de nouveaux projets et changements pour le développement de l'entreprise, et c'est ce que les managers apprécient vraiment (si, bien sûr, ils remplissent avec succès leurs principales tâches).

Et en fin de compte, l'occasion de rentrer à la maison à temps pour passer du temps avec la famille, dialoguer avec les enfants et simplement se détendre, sinon c'est un moyen d'épuisement professionnel.

Postface

La fixation de celui du côté duquel la balle est bien illustrée par la blague du seigneur anglais.

Londres Seigneur anglais avec sa femme au petit déjeuner.
"Lord John, il y a des rumeurs dans le monde que Lady Jane a un amant."
"Ce sont les problèmes de Lady Jane."
"Oui, mais ils disent que le mari de Lady Jane a juré de tuer cet amant ..."
"Ce sont les problèmes de son mari."
"Oui, mais les rumeurs disent que cet amant, c'est toi."
"Ce sont mes problèmes." - Et moi?
"Et ce sont vos problèmes."