Comment rester fou dans l'Open Space: créer un nouveau bureau à partir de zéro

Il est arrivé dans l'industrie que la plupart des bureaux soient disposés en espace ouvert. Et cela cause souvent de la douleur et de la souffrance à tous ceux qui travaillent dans un tel espace: il y a trop de monde et ils sont trop proches, constamment bruyants, une immense pièce a l'air inconfortable. Vous ne pouvez pas ouvrir la fenêtre ou éteindre le climatiseur, quelqu'un va certainement souffler et un autre deviendra immédiatement étouffant. Cependant, lors de la planification d'un nouveau bureau, nous avons immédiatement réalisé qu'il s'agirait d'un espace ouvert. Conscient de tous les inconvénients, nous avons commencé à réfléchir à l'avance sur la manière de rendre le futur espace ouvert aussi confortable que possible pour le travail de nos collègues. Bien sûr, ils étaient sceptiques, mais quelqu'un pensait que c'était tout simplement impossible.

Pour faire court, près d'un an après le déménagement, je peux affirmer que le nouveau bureau est bien mieux que par le passé. Mes collègues disent qu'ils se sentent chez eux lorsqu'ils viennent au travail. Sous la coupe, nous vous en dirons plus sur la façon dont Lamoda Home a conçu pour nous-mêmes, ce que nous avons réussi à bien faire et sur quoi d'autre nous devrons travailler. J'espère que notre expérience sera utile à ceux qui, dans un proche avenir, seront confrontés à un tel exploit.

Quel était le problème avec l'ancien bureau?

L'idée de déménager n'est pas venue de zéro. Nous avons aimé l'ancien bureau lorsque nous y sommes allés. Mais l'entreprise a grandi, et nous avons réalisé que l'agencement de la pièce n'était pas le plus pratique pour tant de gens, et il était interdit de reconstruire quelque chose pour nous-mêmes. Il y avait plus d'employés et, à un moment donné, nous avons tout simplement cessé d'avoir suffisamment d'espace. Le bloc technique compte désormais 300 spécialistes: les technologies de l'information et l'analyse des données , qui devaient être répartis sur trois, et parfois quatre étages. Les négociations étaient constamment occupées et il n'y avait aucun autre endroit pour discuter, donc beaucoup parlaient directement à l'espace ouvert. L'infrastructure informatique a également dû être agrandie: le nombre de câbles supplémentaires dispersés dans les chambres s'est clairement illustré.

Avec la croissance de l'entreprise, nous avons commencé à organiser de plus en plus d'événements. Et la seule salle de conférence disponible était conçue pour 300 personnes, et il était nécessaire de la louer pour toutes les réunions, même si seulement 30 participants assistaient à la réunion.

Nous n'avons pas aimé la salle à manger de l'ancien bureau. Avouons-le - elle était terrible. Il y avait des distributeurs automatiques dans les parties communes, mais ils n'étaient clairement pas suffisants, et la nourriture y était médiocre.

Certains de ces problèmes ont été en quelque sorte résolus en négociant avec le propriétaire. Mais il était toujours clair qu'il ne s'agissait que d'une mesure temporaire. Nous avions besoin de plus d'espace adapté à nos besoins. C'est une tâche qui n'a pas de solution idéale: il est évident qu'il est impossible de trouver un site pour 1000 employés qui pourrait être construit à partir de zéro selon vos souhaits, au sein du Garden Ring et pour un prix raisonnable.

Sélection de siège

Valentin Shchitov, STO

Nous recherchions des locaux de grandes surfaces afin de passer le moins possible d'un étage à l'autre. Nous avons examiné divers sites à Moscou qui pourraient fournir une pièce de la bonne taille et les avons évalués en fonction du niveau de confort, de l'emplacement et de toute une gamme d'autres facteurs. Très important pour nous, c'était la possibilité de faire nos propres réparations afin d'ajuster complètement l'espace pour nous-mêmes. En conséquence, parmi les plusieurs finalistes, BC 1Zhukov a été choisi. C'est là que vous avez pu créer le bureau que nous voulions.

Bien sûr, nous n'avons pas immédiatement accepté avec enthousiasme l'idée de déménager de Paveletskaya à Polezhaevskaya, sensiblement plus loin du centre-ville. Cependant, beaucoup ont trouvé pratique de se rendre le long du MCC jusqu'à la gare de Khoroshevo, quelqu'un a loué un appartement à distance de marche du bureau moins cher que le précédent. Nous avons plus de places dans un parking surveillé, et pour une voiture de partage de voiture, je trouve toujours une place dans un parking gratuit autour du bâtiment.


Centre d'affaires externe Atrium

Étape préliminaire: collecte d'idées

La préparation du déménagement a commencé six mois avant le transport des choses. Notre entrepreneur, IND Architects, a présenté la vision initiale. Après cela, nous avons demandé à tous les collègues d'exprimer leurs souhaits pour le nouveau bureau. Toutes les idées ont été enregistrées, classées et discutées par l'ensemble du bureau directement avec les concepteurs lors de réunions ouvertes. Les concepteurs et les constructeurs se sont joints seulement après avoir discuté de chaque idée et de l'apparence du concept final.


La liste de souhaits et les rêves sont compréhensibles, mais pas les plus faciles, néanmoins, nous avons réussi à mettre en pratique presque tout.


Le bureau de Lamoda est situé sur trois étages, les départements techniques vivent au deuxième

Bureau transformable

Timur Nurutdinov, responsable du développement, plateforme de commerce électronique

Notre nouveau bâtiment compte trois étages, dont l'un est entièrement occupé par des informaticiens. Désormais, les développeurs, les testeurs, les analystes, les projets et les produits sont dans un seul grand espace, mais ils ne sont pas assis à des rangées de tables parallèles sans fin dans toute la zone de bureau. Grâce aux colonnes, aux angles non standard et à une disposition bien pensée des lieux de travail, nous avons obtenu des zones distinctes pour chaque équipe. En fait, des armoires, uniquement sans murs solides. Ainsi, les collègues peuvent rapidement se poser des questions, résoudre des problèmes complexes. Dans le même temps, en raison de la taille de toute la salle, ces zones de travail des départements sont assez éloignées les unes des autres - les collègues voient la présence constante les uns des autres et la communication entre les équipes devient plus facile. Mais le sentiment de "fourmilière" ne se pose pas.

Les ateliers traditionnels pour chaque groupe, clôturés avec des murs, coûteraient beaucoup plus cher. Oui, et avec flexibilité, il y aurait des problèmes - nous nous développons activement, les équipes changent, donc la division en cabinets perdrait rapidement de sa pertinence. Maintenant, chaque équipe a suffisamment d'espace pour s'asseoir sur de longues tables avec de larges allées entre elles. Le développement mobile s'est même plaint qu'ils étaient trop spacieux et éloignés, nous avons donc dû embaucher plus de personnes dans des équipes :) (en fait, nous voulons maintenant doubler ces équipes pour résoudre les problèmes de produits).

Nous avons dessiné le plan général avec toute la direction technique, mais en même temps, nous avons activement demandé l'avis des collègues: quelqu'un a jeté les images, quelqu'un a offert des idées prêtes à l'emploi, quelqu'un a exprimé les propositions du studio de design lors d'une assemblée générale. La version finale n'est pas née la première fois - nous avons changé à plusieurs reprises la disposition des tables, le but des salles de réunion et le placement des départements. Maintenant, grâce à la répartition zonale de l'espace ouvert, tout le monde sait où se situe le département. De plus, l'espace est prévu de telle sorte qu'avec l'expansion de l'entreprise, il n'y aura pas de confusion.

Carte de 2 étages où les départements techniques sont assis

Grâce à la participation active des collègues et à leurs idées qui ont surgi lors des discussions avec les designers, nous avons eu une salle très animée. Malgré le grand espace, il n'y a presque pas de longs murs ennuyeux, chaque zone semble équipée, il est clair que les gens l'utilisent activement. Dans le même temps, toute la pièce a un design unique et efficace. Les murs de verre séparant les espaces ouverts des salles de réunion sont recouverts d'un miroir et d'un film dichroïque qui change de couleur en fonction de l'angle - les créateurs ont voulu recréer l'atmosphère d'une boutique de mode avec un tas de cabines d'essayage et de miroirs. Au fait, au début, il semblait à beaucoup qu'ils marchaient dans un labyrinthe, mais ensuite nous nous y sommes habitués, et c'est devenu intéressant.


Le film dichroïque ressemble à ceci (sur la porte de la cabine téléphonique)

La question ultime: comment réduire au minimum les niveaux de bruit dans OpenSpace?

Même au stade de la planification des murs, nous avons commencé à couper l'espace en petits morceaux, dispersant les interphones entre les blocs de travail, car ils sont continus du sol au plafond et bloquent complètement le chemin vers le son. Même les portes des salles de réunion voisines ont été conçues de différents côtés afin de maximiser le flux de personnes à la fois. Lieux de travail éloignés des zones de passage: personne ne s'assoit près des toilettes ou de la cuisine.


Passages indirects, zonage de l'espace

Des salles de réunion confortables et diversifiées sont les choses les plus intéressantes et les plus importantes que nous ayons faites pour augmenter le confort de travail. Sur trois étages, jusqu'à 43 salles de réunion, c'est 2,5 fois plus que dans le bureau précédent. C'est là que les concepteurs sont sortis! Vous pouvez soudainement vous retrouver dans une selle en cuir dans une salle de réunion Cowboy ou étalé sur une chaise douce en laine feutrée en Oversize - nous avons notre propre chambre stylisée pour chaque style de vêtements.















Des cabines spéciales pour parler au téléphone ont considérablement amélioré la situation, nous avons placé 5 de ces 25 cabines sur le sol technique. Tout le monde sait que pire qu'une voix forte dans OpenSpace, il ne peut y avoir qu'une voix forte déformée et amplifiée par le haut-parleur. Les cabines autour du périmètre sont recouvertes d'un matériau d'insonorisation - vous pouvez facilement les appeler par zoom ou skype sans menacer la santé mentale de vos collègues. Et il y a des tabourets rembourrés doux. Deux personnes peuvent facilement tenir dans certaines cabines, elles sont donc parfois utilisées pour des conversations confidentielles rapides.


Cabine téléphonique au 2ème étage


Cabine téléphonique Atrium

Toutes les pièces bruyantes - cuisines, pièces avec imprimantes, zones de kicker - sont séparées de l'espace de travail par des portes, afin que certaines n'interfèrent pas avec le travail productif des autres. Même pour le travail des spécialistes du support technique en fer, une pièce séparée est prévue afin de ne pas vibrer dans l'espace commun. Les spécialistes du service d'assistance l'appellent «remplissage».


La zone de kick est également séparée par des portes toujours fermées.

Nous avons atteint le résultat que nous voulions: le bruit dans le bureau est minimisé. Les clients sont surpris que nous n'ayons pas le buzz typique de l'Open Space, et sont doublement surpris quand ils découvrent que 300 personnes travaillent sur le sol.

Mais parfois, le travail nécessite une attention particulière, et vous voulez le faire dans un silence et une solitude complets. Pour de tels cas, nous avons jusqu'à deux solutions.

Chambres séparées insonorisées avec prises de courant, Wi-Fi, tables et chaises - là, vous pouvez fermer et réfléchir calmement sur la solution du problème pendant plusieurs heures. Ce ne sont pas des salles de réunion blindées, à savoir des salles de travail individuel dans les cas où même le souffle du voisin distrait. Il y en a 3 sur le plancher technique.

One Day Home Office - l'idée a été proposée par les gars du département d'automatisation des processus d'affaires, et la direction a lancé le pilote, puis déployé le programme à tous les postes d'ingénierie en développement. Une fois par semaine, selon le calendrier convenu avec le chef d'équipe, tout ingénieur (et parfois même chef d'équipe) peut travailler à domicile.


Espace pour le travail individuel

Ce n'est pas pour rien que notre bureau s'appelle Lamoda Home - nous voulions qu'il soit confortable et confortable à la maison. Et à la maison, une personne avec un ordinateur portable n'est généralement pas assise toute la journée, mais se déplace entre un canapé, un fauteuil et une table de cuisine. Pour créer une occasion de se détendre du lieu de travail principal à l'intérieur du bureau, nous avons conçu des niches spéciales avec un rembourrage insonorisant dans les murs, où nous avons installé différentes couleurs de canapés moelleux, il est très agréable de s'y allonger.


Canapés confortables à côté des zones de travail


Zone douce pour le coworking


Ottomans dans une détente tranquille, il y a des chaises de massage et une capsule pour dormir

Dans les grands canapés, certaines équipes tiennent même des stand-up. Les canapés avec un dossier très haut ont également très bien fonctionné: placés en face l'un de l'autre, ils créent un espace isolé pour parler à l'intérieur et à l'extérieur créent une barrière supplémentaire aux sons s'ils sont placés entre les équipes comme séparateur.




Canapés à dossier haut


Ici, l'équipe de développement de bureau effectue des stand-ups

Planifiez avec une marge et multipliez par deux. Trois mieux

Vlad Almazov, chef du service de soutien aux technologies de l'information

Lamoda ne cesse de croître, et nous avons essayé de réfléchir attentivement au placement des équipes, de prévoir une réserve en tout et partout.

Pendant le déménagement, nous avons finalement finalement retiré les serveurs du bureau vers le centre de données, en nous débarrassant des salles de serveurs et de leur maintenance. Cela a permis d'accorder plus d'attention au reste de l'équipement technique. Pour un réseau filaire, nous avons mis en place une double capacité de réseau, plaçant des prises même là où il n'y a pas de travaux. Nous avons également tiré de nombreuses conclusions concernant des appareils supplémentaires - moniteurs, téléviseurs, etc.

Soit dit en passant, des conseils d'expérience personnelle: pour les entreprises qui ne pensent qu'à déménager, je vous recommande de toujours regarder les locaux en personne avant toute planification. Et encore mieux - invitez des équipes qui travailleront dans cette salle, ou du moins leurs dirigeants. Il se pourrait bien que dans les endroits où les bureaux sont placés, par exemple, le soleil brille trop fort. Les tables devront être déployées, puis la sortie sera dans des endroits inconfortables. Vous devriez également voir comment les communications avec les lieux de travail seront mises en évidence - par exemple, si les employés pourront se connecter à eux-mêmes des équipements supplémentaires. Attention à ces petites choses à un stade précoce vous fera gagner beaucoup de temps par la suite.

Nous avons soigneusement planifié un réseau Wi-Fi, grâce à cela, les employés se déplacent librement dans le bureau avec des ordinateurs portables et des téléphones, tout en restant sur le réseau d'entreprise avec tous les accès. Maintenant, le réseau sans fil est conçu pour connecter 2000 appareils, et nous avons laissé une réserve pour son expansion. Lors de la mise en place du réseau sans fil, nous avons rencontré un problème inattendu: le beau film, qui était collé sur toutes les salles de réunion, était métallisé et ne passait pas complètement le signal Wi-Fi 5GHz. J'ai dû installer des points d'accès séparés dans les salles de réunion.

Il n'y a jamais trop d'affichages

Des étalages contenant des informations utiles traînent dans nos bureaux: les principales sociétés OKR, les nouvelles des régions, l'annonce des événements à venir.

Il y avait une idée de diffuser en temps réel ce qui se passait dans notre entrepôt à Bykovo, dans les entrepôts de transit dans les villes de livraison, aux points de collecte. Le pilote a été un succès technique, mais nous n'avons pas démarré le projet en raison de difficultés juridiques. Selon la loi, une telle diffusion nécessite l'obtention d'autorisations pour le tournage de chaque employé. Mais pour les points de ramassage où d'autres personnes viennent, cela ne peut pas être réalisé du tout. Nous avons donc dû abandonner cette idée géniale, bien que nous ayons vu des choses similaires dans les bureaux des entreprises mondiales - cela a l'air super et aide à unir les structures distribuées.

Au deuxième étage, où les services techniques sont assis, presque toutes les équipes ont réglé le suivi avec des indicateurs clés des services que l'équipe développe et soutient. En passant, les collègues peuvent s'intéresser à la situation ou attirer l'attention de l'équipe sur les indicateurs en cas de problème. Lorsque vous disposez de plus de 100 services internes, vous devez les surveiller attentivement.

Parallèlement à la relocalisation, nous avons mis à jour l'équipement sur le lieu de travail. Tous les développeurs que nous travaillons maintenant sur des ordinateurs portables mis à jour, si vous le souhaitez, tout le monde peut prendre un ou deux moniteurs de 27 pouces.









Quelques autres tablettes murales sont responsables de la réservation. J'ai déjà mentionné que les salles de discussion séparées sont la principale caractéristique de notre nouveau bureau. Et le système de réservation en est un élément important. Bien que l'entrepreneur ait proposé différentes options, nous avons finalement opté pour un ensemble de Zoom Rooms, Google Calendar et Google building & resources. Tout est payant, mais pas vendeur, il est possible d'utiliser des appareils à usage général, y compris des iPads. Cet ensemble s'est avéré être plus rapide, plus pratique et plus fonctionnel que les appareils spécialisés. Le système affiche le planning juste à la porte des salles de réunion, vous permet de les réserver pour le futur ou de choisir «tout de suite» une salle vide pour une conversation privée.


Système de conférence Zoom intégré à la réservation de salle de réunion

Nous avons mis en place un accès complet au bâtiment et nous déplaçons dans le bureau via le système de reconnaissance faciale Face ID, donc si un employé a oublié le laissez-passer à la maison, il n'est pas nécessaire d'en rédiger un temporaire. Chaque personne a été spécialement photographiée, et au début, tout fonctionnait de manière stable. Que pensez-vous qu'il s'est passé ensuite? Quelques mois plus tard, les gens ont commencé à changer leur image: ils ont grandi ou coupé leur frange, mis des lentilles au lieu de lunettes - et les portes ont cessé de s'ouvrir, car, de leur point de vue, une personne ne se ressemble pas. Donc, si la mode est votre profession, vous devrez utiliser à nouveau le pass ou prendre une nouvelle photo dans le système.


Face ID vous permet de marcher sans laissez-passer

À l'intérieur du bureau, nous avons un grand atrium intérieur, où nous pouvons organiser tous les événements toute l'année, car nous contrôlons entièrement l'espace interne, le calendrier et l'équipement.Ici, nous tenons des réunions trimestrielles des départements techniques de IT Gathering, et pour vendredi IT Fests et Tech Talks, nous prenons l'une des discussions sur les transformateurs.

Mitap Mosdroid dans l'atrium de la


salle de transformation de la pendaison de crémaillère de Lamoda - deux salles de


réunion qui se combinent en une pour des réunions de 40 à 50 personnes

La nutrition est une affaire sérieuse

Après une salle à manger complètement horrible dans l'ancien endroit, nous avons réalisé à quel point il était important pour nous tous d'avoir une alimentation délicieuse et variée - et avons abordé son organisation aussi sérieusement que possible. Maintenant, tout le monde a la possibilité de passer quelques minutes à réfléchir où aller cette fois. Le centre d'affaires dispose d'une bonne salle à manger où vous pourrez prendre un déjeuner copieux pour 250-350 roubles, et quelques restaurants avec déjeuners d'affaires.

Chaque étage dispose de grandes cuisines avec réfrigérateurs, micro-ondes et lave-vaisselle. Ce n'est pas un endroit exigu avec quelques tables où les gens mangent et se dispersent, mais une zone confortable supplémentaire pour la communication. Les collègues y passent parfois beaucoup de temps - il y a des canapés, quelques zones clôturées où vous pouvez vous asseoir en compagnie et même des coins où vous pouvez travailler avec un ordinateur portable. Immédiatement, nous avons mis en place une bibliothèque pour la littérature technique et notre radar technologique .

Afin de ne pas avoir à courir après le thé à travers un plancher assez long jusqu'à la cuisine, nous avons prévu des zones supplémentaires pour les points café. Même aux heures de pointe - matin et après-midi - il n'y a pas de ligne pour faire bouillir l'eau ou une machine à café.


Cuisine du premier étage


Cuisine du premier étage

Mealty, Delivery Daily, VkusVill, GinzaGo et plusieurs autres fournisseurs nous apportent des plats cuisinés: vous ouvrez le réfrigérateur, placez votre petit-déjeuner, déjeuner ou dîner sur le lecteur de codes-barres et payez sans contact ou par carte. Au début, il était inhabituel que tout soit du domaine public. Un tel système, fondé sur la confiance, fonctionne depuis plus d'un an et, apparemment, est pleinement justifié.


Réfrigérateur tout prêt

Beaucoup de fans de café ont adoré le petit café près de l'ancien bureau, nous avons donc fait des amis avec les propriétaires et invité les gars à ouvrir un point juste à l'intérieur de notre atrium. Ils ont appelé un nouveau bureau et une entreprise sympathique qui prépare de délicieuses soupes et salades. À la suggestion de collègues, a ouvert un minibar de jus de fruits fraîchement pressé. L'atrium est devenu un centre d'attraction pour l'ensemble du bureau: vous pouvez prendre quelque chose de savoureux et tenir une réunion à des tables confortables ou sur des canapés moelleux. Les équipes de développement mobiles tiennent traditionnellement un stand-up juste là, avec des verres de délicieux café à la main.


Coffee Shop


Soup


Smoothing

Qu'en est-il des autres souhaits des collègues?

En fait, nous avons implémenté tous les éléments de confort dont nous avons parlé au départ.

• Ils ont mis en place une salle de gym, où il y a non seulement une salle de sport, mais aussi une salle de tennis de table. Des cours de yoga et des entraînements EMS sont régulièrement organisés.
  
• Ils ont fabriqué des douches qui peuvent être utilisées après les cours dans le hall ou à pied pour se rendre au travail (ou pendant l'arrêt de l'eau chaude à la maison).
  
• La salle de loisirs était équipée de fauteuils de massage, de tables de bar et de chaises.
  

Gym, le fer n'était pas inclus dans le cadre

Qu'avons-nous obtenu en conséquence?

Donc, la principale chose que nous avons faite pour rendre notre nouvel OpenSpace aussi pratique que possible:

1. Des idées préliminaires ont été recueillies et discutées par l'ensemble du bureau avec des designers invités.
   
2. Nous avons trouvé un site adapté à une liste préétablie d'exigences, en tenant compte de l'emplacement, de la taille, de l'infrastructure et de la possibilité d'équiper entièrement les locaux pour eux-mêmes.
   
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8. Nous avons organisé notre propre espace, où nous organisons des événements et des fêtes à petite et à grande échelle.
   

Peut-être certains et peu importe où travailler seul, mais en ce qui concerne la communication entre les équipes et les départements, après avoir déménagé, elle s'est sensiblement améliorée. Et en général, l'atmosphère est devenue plus agréable. Maintenant, nous sommes tous assis ensemble, sans avoir besoin de courir entre les étages, de nous voir et, grâce à l'organisation compétente de l'espace, nous nous sentons beaucoup plus à l'aise que dans l'ancien bureau.

Valentin Shchitov, STO

Je sais que de nombreuses entreprises informatiques en pleine croissance envisagent de créer leur propre siège social. Mais pour que les attentes ne s'écartent pas de la réalité, je vous conseille de ne pas commander de projets complètement clé en main à l'entrepreneur. Cela vaut la peine de participer activement à la construction d'un nouvel espace, en attirant le plus d'employés possible dès les premières étapes. C'est alors que nous obtenons un projet qui correspondra à l'esprit de l'entreprise. Dans notre nouveau bureau, nous avons pu influencer certaines choses, les faire exactement comme nous le voulions.

Vous pouvez regarder de plus près notre maison Lamoda et écouter une histoire plus détaillée sur les détails de la planification et de la construction dans une excursion d'entrevue vidéo:


Et quelles autres bonnes décisions avez-vous prises vous-même ou avez-vous vues des autres afin d'améliorer la qualité de vie dans un espace ouvert et de ne pas devenir fou avec ça?