Dans le monde des technologies informatiques modernes, lorsque de nombreuses applications de Google Play et Appstore informent quotidiennement des mises à jour, entendre l'équipe de projet pour la mise en œuvre du système ERP "le projet prendra de 9 (optimiste) à 12 mois (réaliste)" est assez courante. De plus, il existe des projets plus complexes. Dans l'une des entreprises où mon ami travaillait, seule l'étape de création et de signature de la conception des processus a duré 6 mois. Le volume du document de conception s'est avéré assez impressionnant et, sous forme imprimée, pourrait bien sauver la vie d'un guerrier de la Chine ancienne (ils disent qu'ils ont utilisé du papier comme matériau pour leur armure). L'époque de la Chine ancienne est révolue, mais aujourd'hui cette pile de papier continue de sauver, sinon des vies, du moins le système nerveux des consultants au stade de la mise en service du système. Mais ce qu'un document de conception ne sauve pas, c'est un changement dans le moment du lancement du projet et des problèmes de qualité du système au moment de l'exploitation commerciale. Essayons de comprendre pourquoi cela se produit et si cela est possible différemment.
Imaginez que vous commandiez la réparation de votre nouvel appartement. Avant de commencer les travaux, l'équipe de l'entrepreneur vous demande de signer un document texte, généralement sans illustrations, sur la façon dont votre appartement se chargera de la réparation, y compris tous les détails: prises, interrupteurs, meubles, etc. Le chef d'équipe prévient que des changements pendant la phase d'acceptation sont plus probables le total entraînera des coûts supplémentaires. Pour cette raison, vous abordez la tâche de manière responsable, passez beaucoup de temps et, finalement, signez le document. Eh bien, supposons que vous partiez pour six mois du pays. Et faites entièrement confiance à l'équipe de mise en œuvre pour effectuer la réparation vous-même sans aucun contrôle ni surveillance de votre part. Après six mois, revenez, entrez dans l'appartement et voyez que l'appartement fini ne répond pas pleinement à vos attentes. Ensuite, vous demandez à l'équipe de projet de refaire certains détails, par exemple, rapprochez les prises du réfrigérateur. L'équipe du projet dit qu'il sera assez coûteux de transférer les prises et de prendre beaucoup de temps, car vous devez creuser le mur, et il y a des carreaux, etc. Vous allez dans la chambre, allumez le climatiseur déjà installé et comprenez qu'il soufflera la nuit chez vous . Demandez à l'équipe de le déplacer, mais vous obtenez à peu près la même réponse qu'avec les prises. Néanmoins, c'est une question de principe pour vous et vous dites que vous ne commencerez à vivre dans l'appartement que lorsque le climatiseur sera là où vous en avez besoin, car dans votre appartement actuel, c'est exactement là où vous en avez besoin, et vous ne voyez pas l'intérêt de déménager aggravera le confort de votre vie quotidienne. En conséquence, vous appelez dans un appartement 3 mois plus tard que le plan d'origine avec un excédent budgétaire de 20%.
Le principal problème, à mon avis, est que nous essayons de prévoir et de fixer tous les détails au stade de la conception avant de commencer les travaux. La phase de conception est retardée, car les utilisateurs professionnels peuvent rarement se consacrer entièrement au projet, ils doivent gérer leurs processus commerciaux quotidiens. Au moment de la signature de la conception, ils ont accumulé un arriéré assez important de tâches en attente et ils ne sont plus prêts à s'impliquer dans le projet jusqu'à la phase de test. Ils ont déjà passé beaucoup de temps à planifier tous les détails et aimeraient voir un système fini et réglé. Cependant, le résultat final ne répond pas aux attentes. Une des raisons à cela est illustrée ci-dessous:
Dans notre entreprise, nous expérimentons avec succès une nouvelle approche de projets pour la mise en œuvre et la réplication de systèmes ERP. De plus, sur les projets de réplication, l'approche vous permet de terminer le projet encore plus rapidement que le plan habituel avec des phases successives de conception, de développement et de test (aka Waterfall).
Nous sommes passés de ceci:
Pour cela:
Nous appelons cette approche mixte (Waterfall - Agile) car nous utilisons à la fois des éléments Agile (travail de sprint) et Waterfall (l'exploitation commerciale ne commence qu'après l'achèvement de l'ensemble du projet). L'accélération est due au fait que, d'une part, nous travaillons en parallèle avec les utilisateurs professionnels (travail sur la conception des futurs sprints et personnalisation, développement des sprints actuels), et d'autre part, nous «transférons les prises» plus près du futur réfrigérateur avant la pose des carreaux et ensemble de cuisine assemblés. Plus le volume du projet est important, plus les gains de temps et de qualité sont importants par rapport à l'approche Waterfall classique.
Exemple de projet sur Mars utilisant une approche mixte
Les principales caractéristiques du projet:
- 5½ périodes (22 semaines) du début au lancement
- Équipe de projet complète - 40 personnes (utilisateurs professionnels et consultants informatiques, développeurs)
- 4 équipes fonctionnelles au sein de l'équipe projet - Finance, Achats, Logistique et Ventes, Département Contrôle Qualité
- 4 cycles de tests commerciaux avec 93% de scripts réussis du premier coup. 5 ateliers à temps plein
Au stade d'avant-projet, nous avions estimé que nous réaliserions le projet dans 30 semaines. En fait, en utilisant l'approche Agile, nous avons tout fait en 22 semaines. Pendant 4 mois de fonctionnement après le lancement, nous avons reçu 1 demande de changement de la part de l'entreprise.
Facteurs clés de réussite
Équipes informatiques internes. Dès que possible, prenez des dispositions avec les principales équipes informatiques qui seront impliquées dans la mise en œuvre. Obtenez un soutien de la direction pour engager un dialogue avec un entrepreneur externe.
Entrepreneur externe. L'équipe de projet de l'entrepreneur doit comprendre des professionnels qui connaissent bien le système lui-même et les principes de mise en œuvre Agile. Les débutants ne devraient pas l'être. Mener des entretiens sélectifs avec l'équipe avant de signer le contrat.
L'équipe commerciale doit avoir l'opportunité et le désir de s'engager régulièrement dans le projet pendant toutes les phases de développement. Cela ne signifie pas que l'entreprise devra travailler davantage. Nous redistribuons leur temps de la phase de conception et de test habituelle à chaque segment du développement.
Quelques questions fréquemment posées
Question 1: Le service commercial demande à signer un contrat avec un entrepreneur à valeur fixe avant de commencer le développement. Mais comment évaluer le coût s'il n'y a pas de conception achevée et signée?
Réponse 1: Nous signons un contrat d'équipe fixe avec un entrepreneur - nous fixons l'équipe et le temps de mise en œuvre du projet, par exemple, 8 mois. Ce n'est pas la même chose que Time-Material, car nous enregistrons la durée et la quantité totale de travail. Dans le même temps, nous restons flexibles dans la modification / l'ajout d'exigences commerciales si la durée du projet et de l'équipe n'augmente pas.
Question 2: Que se passe-t-il si les utilisateurs professionnels ajoutent constamment de nouvelles exigences lors de l'examen et de la planification de chaque sprint?
Réponse 2: Dans ce cas, nous vous demandons de prioriser les exigences et de supprimer celles qui ont la priorité la plus basse et ne correspondent pas aux délais du projet. C'est-à-dire ajouter un nouveau au lieu de quelque chose d'existant. Tous ces changements / nouvelles exigences nous attendront en tout cas au stade de l'acceptation, quelle que soit l'approche. Mais dans le cas d'une acceptation intermédiaire à la fin de chaque sprint, nous avons plus d'opportunités de gérer ces exigences, alors qu'en acceptant immédiatement avant le lancement, nous risquons le timing du lancement et la qualité du système (la qualité par définition est la correspondance du résultat final aux attentes de l'utilisateur, non conception de texte).
Si vous êtes intéressé par cet article, si vous avez des questions, ou si vous souhaitez simplement partager une opinion sur ce qui précède, alors je vous serais reconnaissant si vous partagez des commentaires dans le cadre de la publication ou dans un message personnel. Illustrations et contenu idéologique de l'article avec la participation d'Angelina Abdullaeva
angelina .abdullayeva.