Expérience du déploiement d'infrastructures de bureau sur Zextras / Zimbra OSE

Aujourd'hui, la grande majorité des entreprises ont besoin d'outils de collaboration avec les documents, l'échange d'e-mails, les messageries instantanées, la vidéoconférence. Plus ces outils sont efficaces et faciles, plus le coût de déploiement des systèmes individuels est faible et la productivité du travail plus élevée.



Tatyana, propriétaire d'une petite entreprise de nettoyage, a donc acquis la suite bureautique Microsoft. Bien qu'il y ait eu peu de commandes, tous les clients pouvaient être saisis dans un seul tableau dans Excel - il y avait aussi des données sur les commandes et les paiements. En regardant ce tableau, il était facile de planifier le chargement des employés. L'entreprise se développait, il y avait plus d'employés au bureau et les licences achetées n'étaient pas suffisantes. Et pour en acheter de nouveaux, cela s'est avéré plus cher que prévu à Tatiana. Tatiana a rejeté les conseils d'un informaticien familier pour télécharger la version piratée, mais le problème devait être résolu: ne pas revenir à l'ancienne méthode de comptabilité dans un cahier. Pour comprendre comment les concurrents résolvent ce problème, Tatyana, il semble que les messagers, le courrier, une liste de tous les contacts, externes et internes, un calendrier commun où les tâches de tous les employés pendant une journée ou une semaine n'interfèrent pas avec les employés distants travaillant ensemble , stockage cloud pour les fichiers partagés.

Toute communication de l'employé-client avec le bureau se fait via un smartphone: il contient des informations sur les commandes entrantes et terminées, les plans, les contacts, un messager de travail. Oui, et les qualifications des employés ne sont pas de nature à les obliger à installer et à utiliser différentes applications sur le téléphone - c'est gênant et il n'y a peut-être pas assez de mémoire.

Par conséquent, les principales exigences de Tatyana sont les suivantes:

1. La fonctionnalité la plus complète
2. Manque de dépenses en capital
3. Paiement mensuel faible
4. Facilité d'utilisation
5. La sécurité
6. Toutes les fonctionnalités d'une seule interface
7. La possibilité de faire évoluer facilement le système
8. Version mobile disponible

Le propriétaire de l'entreprise, avec un ami travaillant dans le domaine informatique et connaissant divers logiciels, a décidé de tester 3 solutions populaires:

• Office 365
• MyOffice
• Zimbra / zextras

De nombreuses entreprises en Russie utilisent des logiciels de bureau de l'American Microsoft Corporation, qui est entré sur ce marché dans les années 90 du 20e siècle. Cependant, la situation évolue et maintenant sur le marché, il existe de nombreuses solutions similaires d'autres développeurs. L'une de ces solutions est Zextras Suite, qui vous permet de déployer une plate-forme de communications d'entreprise à la fois dans votre entreprise et dans le cloud, en tant que service. Zextras est connu en tant que développeur d'extensions pour le serveur de messagerie open source Zimbra. Son produit principal, Zextras Suite, ajoute le chat texte et vidéo à Zimbra OSE, la sauvegarde des données, la collaboration documentaire, la prise en charge des appareils mobiles et le stockage sur disque avec un haut degré de fiabilité et une utilisation économique des ressources informatiques. La solution est utilisée dans les plus grandes entreprises du monde, les opérateurs de télécommunications et les fournisseurs de services cloud par plus de 20 millions d'utilisateurs. Déployons et testons cette solution et comparons-la avec Microsoft Office 365 et la solution domestique MyOffice.

Déploiement de serveur

Pour commencer à déployer Zextras Suite, vous devez préparer un serveur pour Zimbra. Configuration minimale requise pour installer Zimbra Collaboration Suite: processeur 64 bits d'Intel ou AMD avec une fréquence d'horloge de 1,5 GHz, 8 gigaoctets de RAM et plus de 5 gigaoctets de mémoire sur votre disque dur. Le serveur doit avoir le système d'exploitation Ubuntu, Oracle Linux, RHEL ou CentOS installé. Choisissez Ubuntu. Notez également qu'avant d'installer Zimbr, un nom de domaine complet (FQDN) doit être attribué au serveur.

Vous pouvez télécharger gratuitement Zimbra Open-Source Edition de la dernière version ici: https://svzcloud.ru/zextras/ . Vous pouvez télécharger une version de test de Zextras Suite ici: https://www.zextras.com/en/download/ .

Tout d'abord, nous allons installer Zimbra Collaboration Suite. Pour ce faire, décompressez l'archive téléchargée à l'aide de la commande tar zxpvf , puis exécutez le script d'installation ./install.sh. Étant donné que pour les tests, nous effectuons une installation Zimbra sur un seul serveur, pour son bon fonctionnement, les composants Zimbra Collaboration Suite suivants seront requis: zimbra-core, zimbra-ldap, zimbra-logger, zimbra-mta, zimbra-dnscache, zimbra-snmp, zimbra-store, zimbra -apache, zimbra-spell, zimbra-memcached, zimbra-proxy, zimbar-drive, zimbra-imapd . De plus, nous devrons accepter d'utiliser les référentiels Zimbra standard pour installer les correctifs.



Une fois l'installation de Zimbra terminée, le menu d'installation vous invite à effectuer l'installation initiale, où vous pouvez définir le mot de passe administrateur. Pour ce faire, vous devrez appuyer sur les chiffres 7 et 4 pour accéder à l'élément de menu correspondant, puis appuyer sur les lettres R et A pour revenir au menu initial et appliquer les modifications. Sur ce point, l'installation de Zimbra est terminée et nous ne pouvons ouvrir que les ports TCP 25,80,110,143,443,465,587,993,995,5222,5223,9071 et 7071 sur le serveur pour un fonctionnement normal de Zimbra. Après cela, à l'adresse mail.server.ru : 7071 / le panneau d'administration Zimbra commencera à s'ouvrir, où le serveur de messagerie et les outils de collaboration seront gérés.



Une fois Zimbra Collaboration Suite installé, vous pouvez procéder à l'installation des extensions Zextras Suite. Décompressez l'archive téléchargée. À l'intérieur de l'archive se trouve le script d'installation install.sh. Pour installer tous les modules complémentaires, vous devez l'exécuter avec l'option -all. La commande finale ressemblera à ceci: ./install.sh -all . Une fois l'installation terminée avec succès, la section Zextras Suite apparaîtra dans la console d'administration Zimbra, dans laquelle vous pourrez utiliser les fonctionnalités des modules complémentaires de Zextras.

Ajout d'utilisateurs

Ainsi, après l'installation, un serveur avec Zimbra Open Source Edition à bord est apparu dans notre entreprise. Il est temps d'en donner accès à ceux qui utiliseront directement tous les avantages de Zimbra dans leur travail, c'est-à-dire créer des comptes pour les employés des entreprises. Zimbra Collaboration Suite OSE peut s'intégrer à Active Directory. Vous pouvez lire les instructions sur la façon de réaliser cette intégration sur le blog Zextras sur Habr.ru. Cependant, pour tester Zimbra et Zextras Suite, nous allons essayer de créer de nouveaux utilisateurs.

Cela peut être fait à la fois dans le panneau d'administration de Zimbra et dans la console. Dans le panneau d'administration, sélectionnez «Gestion» dans le panneau latéral puis accédez au sous-élément «Utilisateurs». Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous devez trouver le menu déroulant dans le coin supérieur droit et sélectionner «Créer». Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous devez spécifier le nom du compte, ainsi que le nom, le prénom et, si vous le souhaitez, le deuxième prénom. De plus, vous pouvez saisir et confirmer un mot de passe. après avoir cliqué sur le bouton «Enregistrer», l'utilisateur apparaîtra dans le système.



Dans la console, pour créer un utilisateur, vous pouvez entrer la commande zmprov ca marketing@company.ru qwerty . Après son exécution, un utilisateur avec la boîte aux lettres marketing@company.ru et le mot de passe qwerty apparaîtra dans le système. De plus, si l'entreprise possède un serveur avec AD, vous pouvez ajouter des comptes à Zimbra directement à partir de celui-ci.

Assurer la fiabilité de Zimbra

Étant donné que le système de collaboration est toujours l'une des clés de l'entreprise, il est très important d'assurer la sécurité des données et de minimiser les temps d'arrêt. Pour ce faire, configurez la sauvegarde à l'aide de l'extension Zextras Backup . Vous devez activer l'extension dans la console d'administration. Dans le volet gauche, recherchez l'élément Zextras Suite, développez-le, puis basculez vers ZxBackup. Ensuite, dans la section «Configuration de sauvegarde de base» des paramètres de sauvegarde Zextras, vous devez cliquer sur le bouton «Initialiser MAINTENANT», puis activer SmartScan, qui enregistrera de manière incrémentielle chaque modification qui se produit dans le stockage de courrier Zimbra.



Toutes les informations de sauvegarde sont accumulées dans le dossier / opt / zimbra / backup, cependant, il est déraisonnable de stocker une copie de sauvegarde sur le même serveur avec un système en cours d'exécution, nous vous recommandons donc de monter un lecteur externe ou un lecteur réseau dans le dossier / opt / zimbra / backup afin que le support de sauvegarde soit géographiquement éloigné du serveur principal. Une combinaison de ces méthodes de sauvegarde est également possible. Supposons que vous ayez connecté un lecteur réseau à / opt / zimbra / backup, mais que vous souhaitiez disposer d'un lecteur externe avec une copie complète des données Zimbra. Pour ce faire, l'option de sauvegarde externe vous est utile. Grâce à lui, vous pouvez faire une copie complète des données sur un disque externe connecté au serveur.



Cependant, à mesure que la quantité de données générées par les utilisateurs de Zimbra augmente, la quantité de données qu'ils utilisent augmente également et, par conséquent, le temps nécessaire pour créer une sauvegarde complète augmente. Afin de le réduire, vous pouvez utiliser l'extension Zextras PowerStore, qui vous permet d'utiliser la compression et la déduplication, ce qui peut réduire jusqu'à 50% l'espace occupé par l'espace de stockage du courrier, et également connecter un stockage supplémentaire au serveur sans utiliser LVM.

D'autres extensions Zextras peuvent également être très utiles. Par exemple, Mobile vous permettra d'utiliser toutes les fonctionnalités de Zimbra et Zextras Suite sur des appareils mobiles. L'administrateur vous permettra d'utiliser la solution dans les grandes entreprises avec de nombreuses divisions, en les nommant administrateurs et en leur déléguant partiellement l'autorité d'un administrateur global pour gérer leur groupe d'utilisateurs. De plus en plus de communications dans les entreprises sont transférées aux messageries instantanées, mais cela n'est pas sûr du point de vue du stockage et de la transmission d'informations confidentielles. L'extension Team vous permet de mettre en œuvre une conversation d'entreprise à part entière avec prise en charge des appels vidéo dans l'entreprise, tout en évitant le transfert de données confidentielles sur le côté, comme cela se produit de nos jours lorsque les employés utilisent WhatsUpp, Telegram et d'autres messageries instantanées.

Travailler avec Zimbra

Une fois que tous les employés de l'entreprise ont reçu leur compte Zimbra, vous pouvez commencer à utiliser Zimbra pour la communication directe et l'interaction entre les employés. Les utilisateurs de Zimbra / Zextras disposent de plusieurs canaux de communication. Outre le courrier électronique, ils peuvent profiter du chat en ligne du client Web intégré de Zextras, ainsi que des appels audio et vidéo qu'il prend en charge.



En plus de la communication, les utilisateurs de Zimbra ont accès à une large gamme d'outils de collaboration. Par exemple, il existe des calendriers et des agendas interactifs qui, grâce à l'extension Zextras Mobile, prennent en charge la synchronisation avec les appareils mobiles. Vous pouvez facilement y établir votre horaire de travail et le chef du département peut organiser des réunions directement à Zimbra, en affichant simplement les événements pertinents sur des calendriers, et également définir des tâches en les plaçant dans le journal quotidien de ses subordonnés. Dans le même temps, le leader peut indiquer le moment de la tâche, ainsi que laisser des commentaires et recevoir une notification de la tâche afin de contrôler plus facilement les subordonnés.

Modification de documents dans Zimbra

Drive est un autre outil pratique de Zimbra. Il vous permet d'utiliser des stockages de données personnelles, augmentant leur sécurité, grâce au stockage sur les serveurs de l'entreprise, sans les transférer à l'extérieur, comme dans OneDrive, DropBox et autres. Les employés peuvent organiser les documents qu'ils utilisent, partager des liens, y compris des documents protégés, avec des collègues au sein de l'entreprise et avec des partenaires. Grâce à Zextras Docs , la fonctionnalité de Drive se développe considérablement et devient une solution de collaboration documentaire à part entière.

Zextras Docs est disponible pour toute personne qui installe le jeu d'extensions Zextras Suite Pro dans Zimbra OSE. Essayons de créer un document texte dans Zextras Docs et essayons de le partager avec un collègue afin que nous puissions travailler ensemble dessus. Pour ce faire, accédez à votre compte Zimbra, allez dans l'onglet «Drive» et cliquez sur le bouton «Nouveau». Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un menu déroulant s'ouvre dans lequel vous pouvez choisir le document que vous souhaitez créer. Vous pouvez choisir parmi un document texte, une présentation et un tableau. Vous pouvez également créer un nouveau dossier à l'aide de ce bouton.



Créez un fichier texte et écrivez-y du texte arbitraire. Chaque nouvelle action est fixée par le système, grâce à laquelle il sera possible non seulement de revenir à n'importe quelle étape de la création du document, mais également de suivre la procédure pour y apporter des modifications, ce qui aide ceux qui n'ont pas rejoint le processus à rejoindre pleinement le processus d'édition dès le début.



Une fois le travail sur le document terminé, vous pouvez le télécharger sous forme de fichier texte. Toutes les normes les plus populaires sont prises en charge, y compris .docx. Les documents créés dans Microsoft Excel, Word peuvent être enregistrés au format LibreOffice, sans perte de formatage, même complexe, y compris les images et les tableaux. J'ai testé l'enregistrement d'un fichier Excel avec plusieurs pages avec des liens internes vers le format Calc LibreOffice et aussi avec succès. Il existe des informations selon lesquelles un certain nombre de fonctions avancées de Microsoft Business Intelligence ne sont pas prises en charge par LibreOffice, mais je ne les ai pas encore rencontrées. Vous pouvez également partager le fichier sous forme de lien vers Zextras Docs. De la même manière, le travail se fait avec des présentations.

Tous ces outils sont suffisants pour organiser un travail pratique et efficace avec des documents, même dans une grande entreprise avec un grand nombre d'employés, car grâce à l'équipe Zextras, Zimbra et le carnet de contacts de l'entreprise, les employés de différents services pourront résoudre rapidement les problèmes de travail.







Tous ces outils sont suffisants pour organiser un travail pratique et efficace avec des documents, même dans une grande entreprise avec un grand nombre d'employés, car grâce à l'équipe Zextras, Zimbra et le carnet de contacts de l'entreprise, les employés de différents services pourront résoudre rapidement les problèmes de travail.

Comparons

Bien sûr, Zimbra Collaboration Suite n'est pas la seule solution informatique sur le marché qui vous permet d'organiser la communication et la collaboration d'entreprise dans l'entreprise. Les concurrents les plus populaires de Zimbra aujourd'hui sont Office 365 de Microsoft, ainsi que MyOffice du développeur national "New Cloud Technologies". Voyons ce que ces solutions nous offrent et essayons de les comparer.

MS Office 365

Microsoft Office 365 est une collection de services Web et d'applications d'abonnement pour y accéder. Grâce à l'utilisation de ces services, il est possible de fournir rapidement et facilement aux employés de l'entreprise des outils de messagerie, de communication et de collaboration, ainsi que des logiciels de bureau pour travailler avec des documents.

Afin d'obtenir des distributions avancées de MS Office 365 pour les tests, vous devez partager des informations sur votre entreprise avec Microsoft. Le modèle d'abonnement Office 365 permet à l'entreprise de planifier les coûts associés à la garantie de l'efficacité opérationnelle de son infrastructure informatique, cependant, nous notons que les applications Office 365 ne sont pas disponibles sur tous les systèmes d'exploitation, c'est pourquoi votre entreprise devra probablement débourser pour octroyer des licences aux systèmes d'exploitation pour les employés. lieux

Un grand avantage est également une énorme communauté d'utilisateurs, qui peut fournir toute l'assistance possible en cas de problème. Il existe de nombreux forums de discussion, groupes et forums dédiés aux produits Microsoft où vous pouvez toujours obtenir de l'aide.
Beaucoup de gens considèrent Office 365 comme un gros plus pour la présence d'un ensemble de programmes bureautiques répandus - Word, Excel, Outlook, PowerPoint. Mais comme nous l'avons précédemment testé, le package gratuit LibreOffice a les mêmes capacités et une compatibilité totale avec MS Office.

Le principal inconvénient de la solution est qu'elle est située dans des centres de données Microsoft à l'étranger et que les données de l'entreprise et de ses employés seront localisées et traitées à l'étranger. Tout cela entraîne automatiquement des informations et des risques économiques pour l'entreprise. En particulier, malgré le fait que Microsoft garantit à ses clients un SLA de 99,9% pour tous les services de l'entreprise, l'accès à ceux-ci se fait toujours via le réseau de prestataires, dont la connexion peut se rompre à tout moment et entraîner une baisse de la productivité de l'entreprise, ou de son temps d'inactivité.

Un autre inconvénient important de cette solution est son insécurité. Aujourd'hui, en raison de son utilisation généralisée, Office 365 est l'une des principales cibles des cybercriminels, et bien que Microsoft s'efforce de protéger les utilisateurs d'Office 365, cela est loin d'être toujours possible. Par exemple, en août 2017, les noms d'utilisateur et les adresses e-mail du tableau de bord administratif d'Office 365 à locataires multiples ont été divulgués. De plus, les serveurs qui constituent la base de Microsoft Azure ne sont pas localisés en Russie, ce qui signifie que les entreprises travaillant avec des données personnelles de Russes ne pourront pas utiliser Office 365.

Cependant, les principaux risques étaient, sont et restent le soi-disant «runet souverain» et les sanctions commerciales.À tout moment, comme ce fut le cas pendant la persécution du Telegram, les serveurs Microsoft Azure peuvent ne pas être disponibles, ou les entreprises russes peuvent être interdites d'utiliser les services Microsoft dans le cadre de sanctions. Si ces risques se réalisent, le travail dans de nombreuses entreprises peut être littéralement paralysé.

MyOffice

MyOffice est un développement entièrement domestique et, comme MS Office 365, est un ensemble de services Web et d'applications basés sur abonnement. Cette solution est apparue récemment sur le marché et est principalement axée sur son utilisation dans les agences gouvernementales qui cherchent à réduire leur dépendance à l'égard des logiciels étrangers. À l'heure actuelle, MyOffice peut fournir la plupart des outils demandés par l'entreprise pour la collaboration, le partage de fichiers et l'utilisation de documents.

Parmi les principaux avantages de MyOffice figurent la protection contre les risques associés au «runet souverain» et aux sanctions. Le produit a été spécifiquement créé afin de remplacer les utilisateurs russes de MS Office 365, ce qui est assez peu fiable en termes de sécurité de l'information et apparaît actuellement dans plusieurs scandales liés au traitement et au stockage des données personnelles. C'est pourquoi MyOffice peut être une option appropriée pour les entreprises et les organisations qui sont obligées de mettre en œuvre uniquement des logiciels certifiés et qui ont de nombreuses exigences de sécurité de la part des organismes de réglementation et d'application de la loi, ainsi que des agences de sécurité de l'État.

Un autre avantage de la solution MyOffice est que, contrairement à MS Office 365, elle peut être déployée localement, tout en excluant l'accès à tous les services situés sur les serveurs du fabricant MyOffice, ainsi que le transfert de données en dehors du périmètre d'information de l'organisation. Dans le même temps, les options de déploiement de services cloud et hybrides restent possibles, ce qui est idéal pour les petites et moyennes entreprises.

Un autre avantage de la solution est sa faible configuration système. La partie serveur de la solution MyOffice. Un cloud privé peut fonctionner sur un serveur avec un processeur x86-64 2 GHz, 3 Go de RAM et 5 Go de disque dur. De plus, étant donné que la partie serveur de MyOffice s'exécute sous Linux, vous pouvez économiser considérablement sur la licence du système d'exploitation pour le serveur. En outre, les avantages incluent la pleine compatibilité de MyOffice avec les systèmes d'exploitation nationaux.

Par contre MyOffice peut être attribué à de mauvaises fonctionnalités, à un code source fermé et, par conséquent, à un petit nombre d'utilisateurs. En d'autres termes, si tel ou tel problème survient, l'administrateur système sera à peine en mesure de le résoudre par lui-même, car il n'y a actuellement pas de forums animés ou de ressources Wiki sur MyOffice sur Internet, et l'expression «Contactez-moi» dans la FAQ officielle de l'entreprise support technique. " De plus, vous perdez la possibilité de modifier indépendamment la solution selon vos besoins.

Une petite communauté d'utilisateurs signifie également qu'il y a très peu d'histoires sur la mise en œuvre réussie de MyOffice. C'est pourquoi il est peu probable que vous réussissiez à trouver une entreprise similaire à votre entreprise qui réussirait à mettre en œuvre MyOffice en production et, par conséquent, à conclure que. combien cette solution vous convient ne fonctionnera pas avant de la tester directement, ce qui est plutôt gênant.

De plus, vous ne pouvez pas simplement télécharger MyOffice pour des tests comme celui-ci. Afin de pouvoir obtenir une version à tester, vous devez laisser une demande aux intégrateurs, revendeurs et distributeurs locaux, et ce n'est qu'après l'approbation de votre application que vous aurez la possibilité de tester MyOffice.

Zimbra Collaboration Suite + Zextras Suite

Parmi toutes ces solutions, Zimbra Collaboration Suite est la seule qui soit open source. Au cours de son histoire de plus de 15 ans, Zimbra a élargi sa fonctionnalité, qui est capable de répondre aux besoins d'outils de communication et de collaboration d'entreprise, non seulement les petites et moyennes entreprises, mais aussi les grandes entreprises, ainsi que les institutions gouvernementales et éducatives.

Vous pouvez implémenter Zimbra dans votre entreprise de manière indépendante ou avec l'aide de fournisseurs SaaS qui fournissent l'accès à Zextras Suite en tant que service. Étant donné que la partie serveur peut fonctionner sur des distributions Linux gratuites et que le client Web est multiplateforme, l'utilisation de Zimbra sur un serveur privé de l'organisation peut réduire considérablement les coûts de licence par rapport à MS Office, pour le déploiement duquel vous devez acheter des licences pour Windows Server, ainsi que des licences Windows pour les travaux.

Aujourd'hui, il y a plus de 500 millions d'utilisateurs de Zimbra dans le monde, il existe de nombreuses histoires de mise en œuvre réussie dans tous les secteurs de l'économie, un forum animé, de nombreux problèmes résolus, ainsi qu'une base de connaissances Wiki détaillée avec une description de toutes les fonctions et algorithmes nécessaires pour résoudre divers problèmes. On peut dire qu'aujourd'hui la solution à tout problème lié à l'administration de Zimbra se trouve sur Internet.

Un grand avantage de Zimbra est sa facilité de mise à l'échelle. À mesure que la charge sur le serveur augmente, vous pouvez ajouter de nouveaux serveurs virtuels ou physiques à l'infrastructure Zimbra qui permettront au service de rester disponible, malgré le grand nombre d'utilisateurs.

Nous attirons votre attention sur l'enregistrement du webinaire, qui a eu lieu le 10 décembre 2019, qui montre en détail la rapidité, la convivialité de l'interface et d'autres avantages des postes de travail numériques de Zextras.



Pour toutes questions relatives à la Suite Zextras, vous pouvez contacter la représentante de Zextras, Ekaterina Triandafilidi, par e-mail katerina@zextras.com