L'épargne est l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises passent à l'externalisation de l'impression. Dans cet esprit, ils choisissent l'entrepreneur qui offre le prix le plus bas par tirage. Et aujourd'hui, Igor Chelebaev, un expert en optimisation d'impression de bureau avec 27 ans d'expérience, vous expliquera comment les sous-traitants parviennent à liquider le montant de la facture et comment calculer le coût réel de l'impression et découvrir la vérité.
Comme le pensent les «sous-traitants»
Au cours des 27 années du Bureau Machine Office, nous avons réalisé qu'il n'y a pas de limite à l'ingéniosité humaine. L'entreprise cliente a besoin de numéros spécifiques: elle a imprimé autant d'exemplaires en un mois, combien coûte une impression, combien était le montant total des paiements pour l'impression en copie. Et l'externaliseur lui donne ces données. Mais d'où les obtient-il? Quelle est la différence, répondra le manager, si au final le montant des coûts ressort moins qu'avant l'externalisation.
Mais il y a une différence quand le manager découvre soudain qu'il pourrait économiser 2-3 fois plus. Et il économiserait si l'externalisant utilisait les bons outils pour compter. Mais plus à ce sujet plus tard.
Alors, comment se sentent-ils?
Histoire n ° 1 «Avec un doigt dans le ciel»
L’un des sous-traitants pour les travaux de remplacement des cartouches, d’élimination des bourrages et de calcul du volume d’impression d’un client a engagé un étudiant et l’a placé dans une pièce sur le territoire de l’entreprise. En théorie, l'étudiant devait faire le tour de chaque appareil régulièrement et prendre les relevés des compteurs. Mais il ne l'a pas fait et a soigneusement rempli le tableau chaque mois avec des chiffres pour une raison quelconque. Le temps a passé, un autre étudiant a remplacé notre étudiant, puis un troisième. Et si au tout début une certaine logique de calcul du volume d'impression était suivie, alors le troisième élève avait déjà prescrit des nombres au hasard. Mais tôt ou tard, la vérité est révélée. Le responsable a néanmoins découvert que le volume d'impression indiqué dans l'entreprise dépassait le chiffre réel de 3 fois! Inutile de dire que l'étudiant n'est plus assis dans cette petite pièce.
Histoire n ° 2 «Lie to Me»
Un autre exemple. D'une manière ou d'une autre, nous étions confrontés au fait que l'externalisateur avait installé du papier A4 avec le côté étroit vers l'avant afin d'augmenter la facture pour l'impression de copie dans un appareil qui pouvait imprimer au format A3. L'imprimante comptait une telle feuille comme A3, car les copies n'étaient pas comptées en feuilles, mais en nombre de tours d'arbre. Et en conséquence, le client a été facturé pour 1 copie réelle comme pour 2 feuilles A4.
Histoire n ° 3 «Que la couleur soit»
Un certain nombre d'imprimantes couleur de certains fabricants ne peuvent pas désactiver les photos couleur lors de l'impression de tirages noir et blanc. Cette fonctionnalité a été utilisée par un entrepreneur sans scrupules. L'utilisateur envoie le document à imprimer en couleur, mais en incluant le mode d'impression monochrome. La feuille sort de l'imprimante en noir et blanc extérieurement, mais en fait elle a été réalisée dans les 4 couleurs et une impression couleur a été comptée dans l'imprimante. Et cela coûte beaucoup plus qu'une feuille n / b ordinaire.
Histoire №4 "Divisée"
Les sous-traitants aiment utiliser une autre fonctionnalité des imprimantes de l'un des fabricants - l'appareil dans son rapport affiche séparément le kilométrage de chaque source de photos. Et chaque chiffre reçu dans le rapport est résumé sous forme d'impression couleur. En conséquence, le paiement pour une feuille imprimée en couleur va comme pour 4 feuilles. Un tel emballage n'est pas faible 4 fois!
Histoire n ° 5 "Calcul complexe"
Des sous-traitants et des schémas de calcul de paiement délicats sont utilisés. Quel genre de formules pour confondre les utilisateurs, je n'ai pas vu! Avec des fractions, des conditions difficiles et de nombreux composants. Et en proposant un prix extrêmement bas par empreinte digitale, ils «subissent» les pertes à travers les multiples composantes de ce calcul complexe: paiement de base, cotes, surtaxes, etc.
Historique n ° 6 "Calcul simplifié"
Une autre astuce est le prix moyen d'une impression couleur et n / b. Extérieurement, il a fière allure - vous n'avez pas à penser au document imprimé en noir et blanc ou en couleur. Mais en fait, le volume réel d'impression couleur n'est que de 5 à 10% et le prix est calculé en moyenne sur la base d'un rapport de 50 à 50. Ainsi, le client paie pour une impression en noir et blanc au prix de la couleur.
Historique n ° 7 "Tricky Software"
Le problème causé par la saisie manuelle des données de l'élève, que j'ai cité dans le premier exemple, peut être résolu en installant un système de collecte automatique de données. De l'extérieur, il semble que professionnellement, mais un entrepreneur astucieux met en place son propre programme auto-écrit, qui lui-même tord automatiquement les données défavorables au client.
Tous ces six étages ont leur place pour une seule raison: le client souhaite au départ obtenir le prix le plus bas de la part de l'entrepreneur. Provoquant ainsi le donneur d'ordre à trouver de plus en plus de nouvelles façons d'obtenir le montant du paiement qui lui est bénéfique.
Comment calculer avec précision le volume d'impression
La seule façon de calculer avec précision le volume d'impression réel est d'installer un logiciel développé par un fabricant indépendant. Le programme de collecte et de calcul des données doit avoir une réputation et des documents confirmant qu'il fournit des données correctes. L'entreprise peut le faire elle-même en sélectionnant et en installant le programme sur un périphérique d'impression, ou en demandant l'aide de spécialistes spécialisés dans ce domaine.