10 systèmes de contrôle. Où est-il plus pratique de communiquer sur les tâches et de partager des fichiers?

Depuis 7 ans, je suis "passé" une fois pour toutes de bureaux réels à virtuels. Je suis beaucoup plus à l'aise de travailler à distance à domicile. Par «bureau virtuel», j'entends les systèmes de gestion de projet. Au fil des années de travail à distance avec différentes entreprises et studios, j'en ai essayé plus de 10.

Je partagerai mon expérience de l'utilisation de 10 systèmes de contrôle en termes de commodité de communication. Pour moi, en tant que spécialiste du marketing de contenu, c'est la clé. Il est important pour moi que les messages et les fichiers ne soient pas perdus.



Maintenant, je travaille avec des gars de YouGile qui développent leur propre système. Mais malgré le fait que mes sympathies soient du côté de YouGile, des systèmes complètement différents sont entrés dans le top trois des leaders de la revue.

J'ai évalué la commodité des communications aussi objectivement que possible, selon un certain nombre de critères:

• «Y a-t-il des chats et des flux en direct?»
• "Quelle est la largeur de la fonctionnalité de commentaire?"
• «Existe-t-il une intégration avec le stockage cloud?»
• «Combien de Go dans le cloud à un tarif gratuit?»
• "Puis-je stocker des fichiers en un seul endroit?"

J'ai classé les systèmes selon ma note: du plus faible au plus cool. À la fin de l'examen se trouve un tableau comparatif.

10. Megaplan

Communications dans la tâche Megaplan

Chats et commentaires

Il n'y a pas de discussions personnelles et de groupe, mais il y a une section «Communication» sous la forme d'un flux en direct. Un message dans un flux en direct peut être joint à l'une des sections: «Travail», «Repos», «Actualités». Vous pouvez ajouter une enquête et joindre des fichiers. Les communications se produisent également dans la fiche de tâches elle-même par le biais de commentaires. Il y a une "mise en évidence" - en fonction de la tâche ou de la sous-tâche, vous pouvez créer automatiquement un e-mail et l'envoyer rapidement directement depuis le système. L'adresse de l'expéditeur ressemble à ceci: i.smirnov@mp42053333.megaplan.ru.

Partage de fichiers

Le fichier peut être téléchargé depuis un ordinateur. Il n'y a pas d'intégration avec le stockage cloud principal et les disques. Dans les tâches, les fichiers sont stockés dans un onglet séparé, vous pouvez donner un lien rapide vers l'un d'eux ou l'ajouter à vos favoris.

Notification de message

Lorsque vous laissez un nouveau commentaire dans la tâche, vous pouvez choisir lequel des collègues doit en informer. Et dans un flux en direct, vous pouvez choisir la discussion à suivre.

Opinion personnelle

En général, la fonctionnalité nécessaire pour communiquer sur les tâches est. Mais au début, il est difficile de s’habituer au système. Il n'y a aucun sens de l'intégrité et de la cohérence, une interface variée avec un grand nombre de fonctions dans lesquelles il est facile de se perdre. Pourtant, c'est plus un CRM qu'un système de communication.

9. Trello

Commentaires dans la fiche de tâches Trello

Chats et commentaires

Les commentaires sont échangés dans la fiche de tâches. Vous pouvez exprimer en toute sécurité votre attitude envers le message ou confesser votre amour à un collègue - la gamme d'émoticônes est riche. Vous pouvez adresser la réponse au commentaire à une personne spécifique.

Partage de fichiers

Les pièces jointes aux tâches ne seront pas définitivement perdues: tout le contenu texte, graphique et vidéo peut être stocké dans la carte des tâches. Le téléchargement de pièces jointes est facile à la fois depuis un ordinateur et depuis Dropbox, Google Drive, One Drive et Box. Certes, le tarif gratuit a des restrictions sur le poids du fichier - pas plus de 10 Mo.

Notification de message

Toutes les notifications arrivent à la «cloche» dans le coin supérieur de la fenêtre. Si une sorte de fiche de tâches et de discussions est vraiment fatiguée, vous pouvez vous en désinscrire.

Opinion personnelle

Chez Trello, tout est simple et direct. Il est facile de connecter de nouveaux employés, pigistes et clients aux processus de travail - il suffit de partager des informations et d'envoyer un lien. Je sais que beaucoup de gens aiment ce système, en particulier les petites équipes, mais ma relation avec Trello n'a pas fonctionné. J'ai essayé de l'utiliser pour coordonner le travail de deux de mes assistants rédacteurs et d'un designer avec qui j'ai travaillé en collaboration. Nous manquions de fonctionnalités de communication et nous nous «échappions» constamment du système aux messagers. Les commentaires sur les cartes sont «lourds», ils sont strictement suivis tour à tour, comme dans le forum modèle 2006 (pas de «microblogging» pour vous).

8. Pyrus

Fichiers et discussions dans la tâche Pyrus

Chats et commentaires

À première vue, l'interface ressemble au courrier, il y a même un onglet Boîte de réception. Certes, cela ne s'applique qu'aux tâches; il n'y a pas de zone distincte pour les messages privés. Toutes les communications ont lieu sur les cartes. Une fonction pratique cite des messages, c'est-à-dire que vous pouvez répondre à un commentaire spécifique. Si quelque chose n'est pas agréable, nous mettons un sourire en colère.

Partage de fichiers

Dans les tâches, il est pratique d'échanger des fichiers - nous copions et envoyons à nos collègues un lien direct vers un document ou une image spécifique. Les fichiers de chaque carte sont stockés dans une liste distincte, c'est-à-dire que vous ne pouvez pas les rechercher avec une lampe de poche dans la sombre forêt de commentaires. Il existe une intégration des données de Dropbox, One Drive, Google Drive, Box. Dans le cloud, le stockage dispose de 10 Go d'espace, mais uniquement à un tarif payant.

Notification de message

Notifications - comme dans le bon vieux courrier. En face de la boîte de réception, le nombre de nouvelles tâches et commentaires s'affiche. Les notifications sont également envoyées par e-mail «réelles».

Opinion personnelle

Objectivement, le système est bon, mais il ne me convenait pas. Confus que l'utilisateur ordinaire ne puisse pas créer une tâche privée. Il est difficile de trouver les paramètres d'autorisation et il n'est pas clair si votre tâche est visible pour vos collègues. En conséquence, il s'avère qu'elle est visible et seul l'administrateur peut établir la confidentialité. Et cette "transparence" est parfois déroutante, et une partie de la communication est transférée aux messageries instantanées.

7. Planfix

Communication dans la sous-tâche Planfix

Chats et commentaires

La communication ressemble à un forum. Chaque tâche a un bloc où vous pouvez mener une discussion. La fonctionnalité de commentaire est large: vous pouvez citer le message, vous pouvez l'aimer, l'ajouter à vos favoris, l'épingler ... Il y a aussi un tri des commentaires: par ordre chronologique ou du nouveau au plus ancien.

Partage de fichiers

Dans une fenêtre séparée "Documents", vous pouvez accéder à tous les fichiers du projet sélectionné. Il existe une intégration avec Dropbox, Google Drive, One Drive, ainsi qu'avec tous les messageries instantanées populaires. La taille de base du stockage cloud à tous les tarifs est de 1 Go, vous devez donc payer un supplément. Idéalement, tous les documents d'une tâche spécifique peuvent être téléchargés dans une seule archive.

Notification de message

De nombreuses possibilités de personnalisation des notifications. Ils peuvent venir par courrier ou par messager: Skype, WhatsApp, Telegram et d'autres comme eux. Il existe également des fenêtres contextuelles dans le navigateur et des alertes sonores.

Opinion personnelle

Dans ce système, il est pratique de travailler sur des tâches de marketing, qui se composent d'étapes et dans lesquelles plusieurs spécialistes sont impliqués. Par exemple, pour effectuer l'optimisation SEO d'un site ou exécuter un atterrissage avec le contexte. Organisez facilement des listes de tâches et partagez des fichiers et des commentaires à chaque étape.

6. Bitrix24

Partage de fichiers dans la tâche Bitrix

Chats et commentaires

Il y a plus d'occasions de communication que les types de neige des Esquimaux. Discussions privées et de groupe, ouvertes et fermées, appels et appels vidéo, Buzz, messages vidéo, messages importants, sondages, émoticônes, gifs ... Vous pouvez aimer ou citer un message dans une conversation, mais, hélas, vous ne pouvez pas épingler et ne pouvez pas créer un lien rapide vers celle-ci .

Partage de fichiers

À un tarif gratuit, 5 Go dans le cloud. Intégration avec Dropbox, Google Drive, Yandex.Disk, One Drive Une bonne idée est de créer des groupes et des projets dans des dossiers séparés, d'y stocker des fichiers et de discuter des matériaux. Dans le département marketing, où j'ai travaillé, nous avons créé des groupes: «Idées pour les newsletters», «Questions et réponses», «Avis», «Design», «Réseaux sociaux», «Newsletters», «Contenu sur le site», «Marketing» . C'était très pratique en théorie, mais en pratique ... En un mois, nous avons commencé à ignorer ces dossiers et à partager des fichiers dans des chats partagés. Et là tout s'est vite perdu.

Notification de message

Une fenêtre pop-up, un signal sonore et un numéro devant une fenêtre avec des tâches ou des chats. Vous pouvez configurer des notifications par e-mail.

Opinion personnelle

Bitrix a beaucoup de possibilités, mais ... pour une raison quelconque, vous ne les utilisez pas. C’est comme un immense ferry, confortable et luxueux, mais qui «roule» lentement. Parfois, il est plus facile de monter à bord d'un avion. La fonctionnalité la plus large et l'interface colorée et «lourde» déroutent et effraient les collègues. En conséquence, tout le travail conjoint est transféré dans la salle de discussion, où règne un chaos complet. Cependant, ce sont encore des chatics au sein du système, et non «sur le côté».

5. Section de travail

Communiquer avec un client dans une tâche de section de travail

Chats et commentaires

Les discussions de groupe sont uniquement dans la version payante. Il est commode de communiquer dans une seule branche du projet. Vous pouvez citer des messages, vous pouvez mentionner une personne en particulier via @. Vous pouvez faire des commentaires privés - c'est particulièrement cool quand il y a des clients dans le projet. Par exemple, cela nous est arrivé: le client écrit "Tout est terrible, je n'aime pas ça!", Et mon manager me laisse un commentaire privé "Gardez votre calme :) nous ne répondons à rien, je vais lui parler personnellement."

Partage de fichiers

Les fichiers sont téléchargés depuis un ordinateur, pas d'intégration. Avec l'essai gratuit, seulement 100 Mo dans le cloud sont disponibles.

Notification de message

Il est très pratique de recevoir des notifications par mail, il existe également des notifications push. Pour chaque commentaire individuel dans le projet, vous pouvez mettre votre propre notification. Par exemple, je veux poser une question à un collègue, sans déranger le client. Nous le supprimons de la notification - et vous avez terminé.

Opinion personnelle

Nous avons utilisé ce système dans une agence commerciale pour la communication entre les clients et les rédacteurs. Il est très facile d'y inviter de nouvelles personnes, les clients n'ont aucune difficulté. L'interface est intuitive, rappelant les forums classiques où les messages vont "de haut en bas". Il est facile de connecter de nouvelles personnes au projet (par exemple, relecteur et concepteur) à un certain stade. En général, le système est pratique pour communiquer sur les tâches en petits groupes, avec plusieurs spécialistes et clients. Mais pour l'organisation d'un département marketing à part entière, sa fonctionnalité n'est clairement pas suffisante.

4. YouGile

Chat de tâches YouGile et lien de fichier rapide

Chats et commentaires

La principale caractéristique des communications qui m'a immédiatement accroché est que chaque tâche est implémentée comme un chat. Autrement dit, en plus de la description, des autocollants et de la feuille de tâches, le chat est «cousu» dans chaque carte. Dans le chat, la communication est plus vivante que dans les commentaires. Vous pouvez toujours accéder à la liste complète des chats pour toutes les tâches, les vôtres et les autres. Il existe également des discussions de groupe et des messages privés distincts.

Partage de fichiers

À un taux gratuit, 5 Go sont donnés pour le stockage de fichiers. Il n'y a pas d'intégration avec le stockage cloud et les disques. Le partage de fichiers a lieu directement dans la tâche de discussion. Et afin de ne pas perdre un document ou une image important, vous pouvez le "pin" sur le chat en utilisant un lien rapide et ajouter une étiquette de nom.

Notification de message

Pour toute tâche, vous pouvez vous abonner ou signer votre ami, puis il recevra des notifications à ce sujet. Les notifications viennent de nouveaux messages dans les chats privés et dans les tâches. Les tâches avec modifications sont décrites en rouge. Et si vos collègues sont complètement fatigués, vous pouvez toujours désactiver les notifications pendant 30 minutes, 1 heure, etc., toute la journée.

Opinion personnelle

Maintenant, je travaille avec l'équipe YouGile et je me suis donc lié d'amitié avec leur système. YouGile n'est pas aussi répandu que les autres systèmes, mais les gars font des puces sympas. Et ces puces sont à mon avis dignes d'attention. Par exemple, les «messages miroir», je ne les avais jamais vus auparavant, et c'est pratique pour la communication entre les départements. Il manque encore beaucoup, par exemple, la possibilité de citer des messages de chat ou de mentionner une personne spécifique via @, mais ces fonctions sont en cours de développement et seront bientôt disponibles.

3. BaseCamp

Chat de feu de camp pour la communication du projet à BaseCamp

Chats et commentaires

Il existe des chats privés Campfire avec la possibilité de partager des fichiers. Il y a un «Message Board» séparé (un analogue de «Buzz») - là, vous pouvez également communiquer avec des collègues et partager des fichiers. Vous pouvez répondre à un commentaire spécifique, vous pouvez ajouter un sourire. Le babillard affiche tous les nouveaux commentaires et pièces jointes.

Partage de fichiers

Tous les fichiers de discussion peuvent être affichés séparément et ils n'ont aucune chance de se perdre. Les fichiers peuvent également être stockés sur une carte Docs & Files distincte. Capacité de stockage cloud - 500 Go (au tarif d'essai et de base). Intégration uniquement avec Dropbox et Google Docs. La structure est claire et compréhensible, il est difficile de perdre quelque chose d'important. Il vous suffit de convenir à l'avance de l'endroit où télécharger les fichiers: dans le babillard électronique, les salles de discussion ou dans la section Documents et fichiers pour chaque projet.

Notification de message

Les notifications de nouveaux messages de discussion arrivent dans l'onglet Pings, les notifications de tout le reste vont dans l'onglet avec le nom amical et gai Hey! Pour qu'un collègue ne manque pas le message, vous pouvez lui envoyer un ping personnel.

Opinion personnelle

L'interface anglaise a effrayé certains de mes collègues et ils se sont opposés à ce système de toutes leurs forces. Hélas, tout le monde ne comprend pas et ne se souvient pas quand il leur dit: «Importons des fichiers dans les documents et les fichiers et écrivons des messages importants à tous les collègues du babillard électronique.»

2. Wrike

Communication dans la sous-tâche Wrike

Chats et commentaires

Il n'y a pas de chats, mais il y a une intégration avec Slack, ce qui permet d'utiliser simultanément les fonctionnalités des deux systèmes - tâches Wrike + chats Slack. Et donc - la communication à travers des commentaires standard dans les tâches et les sous-tâches. Il existe également un «fil d'actualités», qui est mis à jour en temps réel et affiche tous les processus de travail et les communications suivis par l'employé. Synchronisation pratique avec le courrier - vous pouvez envoyer un courrier électronique du courrier électronique au système et le convertir immédiatement en tâche. Vous pouvez mentionner une personne en particulier dans un commentaire en écrivant son nom via @. Il existe des émoticônes et un formatage de texte.

Partage de fichiers

Dans chaque tâche, il est pratique de partager des fichiers, il y a intégration avec Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box et d'autres services, ainsi qu'avec YouTube. À un tarif gratuit, 2 Go de stockage cloud sont fournis. Un gros plus - vous pouvez voir séparément tous les fichiers attachés à un projet ou une carte spécifique. Un autre avantage est que l'accès aux documents peut être à la fois général pour tous les collègues et limité.

Notification de message

Les notifications de nouveaux commentaires dans les tâches sont affichées en haut, dans l'onglet Boîte de réception, vous pouvez également configurer l'intégration avec le courrier. Il existe des paramètres flexibles pour les notifications, vous pouvez vous abonner à une tâche spécifique et la surveiller, vous ne pouvez surveiller les tâches que dans les Favoris.

Opinion personnelle

Wrike a beaucoup de fonctionnalités intéressantes, dont l'une est des modèles de projet prêts à l'emploi à différentes fins, par exemple, le lancement d'un nouveau produit. À l'aide d'un modèle, il est facile de créer un projet avec une structure claire. Une autre fonctionnalité est l'éditeur intégré, qui vous permet de modifier des documents directement dans le système sans les télécharger. En général, j'étais à l'aise de travailler dans le système, tout allait bien. Certes, Wrike est un peu cher pour la Russie, payé en dollars.

1. Asana

Communication et partage de fichiers dans la tâche Asana

Chats et commentaires

Dans chaque projet, vous pouvez créer une conversation Conversation distincte, signer simultanément des collègues sélectionnés ou toute l'équipe. Vous pouvez ajuster la confidentialité des tâches et discuter avec audace de tout ce que votre cœur désire - des clients ennuyés au bar. Vous pouvez vous fixer une tâche personnelle et la partager avec une seule personne, sans craindre que d'autres collègues voient un dialogue. Il est pratique de laisser des commentaires dans les fiches: vous pouvez épingler un message important, vous pouvez contacter la personne via @, vous pouvez aimer ou sourire.

Partage de fichiers

Pour un accès rapide aux documents, vous pouvez donner un lien direct vers la tâche. Les fichiers de la tâche sont affichés séparément, surtout les commentaires, et restent toujours en vue. Vous pouvez également remonter d'un niveau et voir tous les fichiers du projet - dans un onglet séparé «Fichiers». Il y a intégration avec Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box. Places sur le cloud - autant que vous le souhaitez, sans restrictions.

Notification de message

Les notifications apparaissent dans le menu de gauche de l'onglet Boîte de réception. Si une tâche est très fatiguée, cliquez simplement sur «Quitter la tâche» sous toutes les discussions et ne recevez plus de notifications à ce sujet. Il existe également des notifications par mail.

Opinion personnelle

L'interface est simple, intuitive, les fonctions de base sont faciles à comprendre la première fois. Les licornes volantes ravissent énormément. Asana est une excellente option pour organiser un petit département marketing pour 10 à 15 personnes. Mais il y a un inconvénient majeur: l'absence d'une version en russe. Si l'équipe est plus grande et que tous les employés ne connaissent pas l'anglais, ce problème se posera tôt ou tard.

Un système idéal à tous égards n'existe pas. Ici, j'ai fait une comparaison des systèmes «sauce» de la commodité de la communication et du partage de fichiers avec des collègues. Et si je m'engage à comparer par le critère (par exemple) la commodité de fixer des objectifs - la note sera complètement différente. Par conséquent, vous ne pouvez trouver par vous-même un "bureau de rêve virtuel" que par essais et erreurs.

Voici, en passant, un autre aperçu des systèmes de gestion des tâches , où je considère les systèmes selon un autre critère - la commodité de travailler avec des tâches.

Tableau de comparaison des systèmes de contrôle en termes de facilité de communication:

Asana «Conversations» Google , Dropbox, OneDrive, Box «Files» Wrike Slack Google , Dropbox, OneDrive, Box 2 Basecamp + Dropbox 500 «Docs & Files» YouGile Worksection Bitrix + Dropbox, Google , ., One Drive 5 Dropbox, Google , One Drive 1 «» Pyrus Dropbox, One Drive, Google , Box 10 Trello Dropbox, Google , One Drive Box 10 –