Comment établir des relations sociales dans une équipe de travail à distance

Rassembler une équipe virtuelle est une tâche difficile. J'offre 7 façons qui aideront à établir des relations sociales dans une équipe d'employés travaillant à distance de partout dans le monde.

Je suis sûr que vous serez d'accord avec moi: établir une connexion sociale dans une équipe distante est la partie la plus difficile du travail d'un manager. Selon un sondage que nous avons mené l'automne dernier auprès de 297 employés et gestionnaires de telles équipes, la plus grande difficulté dans le travail du gestionnaire et de l'équipe dans son ensemble était considérée comme «la formation d'un sentiment de communauté en l'absence d'un lieu de travail commun».

Et cela est compréhensible: en travaillant dans le même bureau, vous pouvez, en passant devant la table des collègues, dire bonjour et discuter du week-end dernier. Après avoir remarqué par la réaction d'une personne qu'il est déprimé, vous proposez de sortir ensemble pour un café plus tard. Au déjeuner, vous vous amusez à parler avec un autre collègue et découvrez soudainement que les deux sont fous des mêmes bonbons à la menthe poivrée peu populaires de Nouvelle-Zélande.

De telles manifestations naturelles des relations sociales lorsque l'on travaille à distance ne se produisent pas si souvent et pas si naturellement. En conséquence, une équipe dispersée dans le monde peut manquer de sens de la communauté et du soutien mutuel - à moins, bien sûr, que son développement soit délibérément encouragé.

Les scientifiques ont décrit ces sentiments comme utiles pour construire une «confiance affective», une confiance basée sur la connexion émotionnelle et les relations interpersonnelles. Elle diffère de la «confiance cognitive», dont la source est la confiance dans la fiabilité et la compétence des collègues. Les deux formes de confiance affectent la productivité du travail, mais la confiance affective est généralement plus prononcée au début d' une relation d'équipe (selon la recherche ).

Traduit en Alconost

Des études montrent également à quel point le manque de communication sociale sur le lieu de travail peut être nocif. L'enquête Buffer Remote Work 2018 a montré que le plus grand inconvénient pour 21% des employés distants était la solitude, ce qui était également l'une des raisons pour lesquelles ils étaient enclins à cesser de fumer. De plus, dans une autre enquête auprès de plus de 2 000 gestionnaires, 60% ont déclaré qu'ils étaient plus susceptibles de conserver leur poste s'ils avaient plus d'amis au travail.

Mais ce n'est pas tout: l' étude a montré que les employés qui parlaient avec des collègues 15 minutes par jour avaient une productivité 20% plus élevée que ceux qui n'avaient pas une telle communication. On peut également citer une étude qui a montré l'impact positif des relations sociales sur l'espérance de vie.

Si tout cela est pris en compte, alors cela vaut la peine d'être considéré: construisez-vous correctement les liens sociaux dans une équipe distribuée? À partir des sondages que nous avons menés et grâce à la communication dans notre communauté de dirigeants, Watercooler , qui rassemble plus de 1 000 managers du monde entier, j'ai réussi à tirer quelques conclusions.

Ensuite, je parlerai des moyens les plus fréquemment mentionnés - et appelés les plus efficaces - de maintenir la communication interpersonnelle dans les équipes de travail à distance.

Sujets intéressants pour démarrer une conversation - au lieu d'être ennuyeux

À quelle fréquence vous demandent-ils: "Comment s'est passé votre week-end?" Ou "Quel est votre hobby?" Sûrement trop souvent. Les questions semblent torturées - les réponses aussi. Mais si des questions intrigantes, impudentes et ridicules sont posées pour entamer une conversation, les réponses seront ennuyeuses. Une de mes graines préférées pour la conversation est: "Quel genre de chanson pouvez-vous détester?" En posant la question dans l'équipe Know Your Team, nous avons eu beaucoup de plaisir à écouter les réponses. Vous voulez une source d'inspiration sur ce sujet? Lisez un article sur 25 questions qui vous aideront à démarrer une conversation .

De nombreuses équipes réparties commencent par une réunion hebdomadaire ou une courte réunion chaque matin avec cette question de départ. Il est recommandé de poser quelques-unes de ces questions lors de l'adaptation d'un nouvel employé (vous pouvez en savoir plus sur les nouveaux arrivants entrant dans l'équipe à distance ci-dessous). Notre produit Know Your Team a même une fonction amusante de brise-glace - juste à cette fin.

Attention particulière - adaptations pour débutants

La confiance affective est un facteur très important au tout début de la relation, l' adaptation des nouveaux employés devient donc un élément essentiel du processus de constitution d'une équipe virtuelle, ce qui est confirmé par les résultats de notre enquête réalisée l'automne dernier: 69% des managers et employés travaillant à distance ont répondu que leur entreprise avait un processus spécial adaptations pour débutants.

Wade Foster , PDG de Zapier , une entreprise détenue à distance avec plus de 200 employés, a mis au point une procédure d'adaptation qui inclut souvent une communication en direct: «Nous l'appelons AirBnOnboarding: nous aimons laisser l'employé passer une semaine ici pendant le premier mois de travail , par la baie de San Francisco. Par conséquent, nous louons un logement via Airbnb, invitons un nouveau venu et son manager et travaillons ensemble pendant une semaine. »

D'autres entreprises utilisent un modèle similaire pour travailler avec un partenaire afin d'adapter les nouveaux arrivants (voir ci-dessous). Chez Help Scout , où environ 80 personnes travaillent à distance, chaque nouvel employé a toujours un «meilleur ami au travail» (ils ont écrit un excellent article sur leur processus d'adaptation). Chez Automattic, avec un effectif d'environ 1 000 employés, les nouveaux arrivants «passent par l'autoformation combinée aux commentaires de leur partenaire», a expliqué Valentina Turner, chef d'équipe. Chez Watercooler, Valentina a déclaré:

«Chaque nouveau venu passe par une énorme liste de tâches conçues pour fonctionner pendant 12 semaines. La liste comprend des tâches pour l'employé (par exemple, «suivre un cours sur les extensions pour le débogage»), son responsable (par exemple, «vérifier l'accès au planificateur, Zendesk, etc.») et pour le partenaire affecté (par exemple, «parler avec un nouvel arrivant»). sur XYZ "). Nous mettons constamment à jour et complétons cette liste. Il vaut mieux ajouter une tâche apparemment «évidente» à la liste et la marquer comme terminée, qu'à un moment donné, se rendre compte que tous les nouveaux arrivants (ou leurs dirigeants) L'OUBLIENT, car pour eux, cela ne semble pas évident. »

Création d'un système partenaire

Comme déjà mentionné, de nombreuses entreprises qui pratiquent le télétravail au moment de l'adaptation proposent des coéquipiers aux employés, mais cela se fait de telle manière que les collègues sont intéressés à socialiser et à mieux se connaître. En pratique, selon l'enquête, les managers et employés des équipes distantes dans 51% des cas déclarent disposer d'un programme de mentorat ou d'un système de coéquipiers.

Cela peut ressembler à la nomination d'une personne comme «mentor» officiel, avec laquelle le nouveau venu tient des réunions personnelles une fois par semaine ou deux pour poser des questions d'intérêt et s'adapter à l'entreprise. Cela peut inclure une sélection aléatoire de 2-3 personnes chaque semaine dans le but de s'amuser dans un chat vidéo sur un sujet qui n'est pas lié au travail. Dans tous les cas, cultiver et établir certaines relations interpersonnelles est un moyen de promouvoir délibérément les relations sociales dans une équipe éloignée: vous ne pouvez pas simplement espérer que la communication informelle fonctionnera d'elle-même.

Il est intéressant de noter que le mentorat dans l'entreprise est utile non seulement pour les quartiers: dans une étude de 2013, il a été constaté que les employés qui pouvaient agir comme mentors sont plus satisfaits de leur travail et fidèles à leur employeur. Autrement dit, une telle relation est bénéfique pour les deux parties.

Chat vidéo programmé

Si vous ne pouvez pas communiquer en face à face, le chat le plus proche de cette communication est le chat vidéo. Au début, ils peuvent sembler contre nature, mais, comme l'a noté l'un des répondants, «vous devez vous habituer aux appels vidéo et les organiser plus souvent».

Help Scout organise des pauses-café (15-30 minutes chacune) avec un chat vidéo entre des membres de l'équipe sélectionnés au hasard - les soi-disant fikas . Chez Litmus , ils boivent du café ou de la bière chaque semaine avec des collègues dans le chat vidéo et jouent à des jeux vidéo sur le réseau. D'autres sociétés du site Watercooler auraient eu des discussions au club de lecture, ainsi que des chats vidéo sur des sujets spécifiques, tels que la nourriture, la musique, etc.

En général, l'utilisation de chats vidéo pour établir une connexion sociale dans une équipe distante devrait ressembler à une seconde nature. Selon notre enquête, la fréquence la plus courante de chat vidéo est plusieurs fois par semaine (32% des répondants).

Mettez en surbrillance un canal de discussion non fonctionnel

Si votre équipe travaille à distance, vous disposez probablement d'un canal de discussion qui n'est pas lié au travail. De nombreux utilisateurs de Watercooler issus d'équipes distantes ont noté l'importance d'un tel outil: il peut s'agir de #cats à Slaka ou d'un canal où vous pouvez dire bonjour à tout le monde lorsque vous vous connectez - il est important d'avoir la possibilité de communiquer de manière informelle similaire au bavardage dans la glacière ou dans la cuisine du bureau.

La plupart des managers et employés d'équipes distantes de l'enquête ont noté qu'un tel bavardage en temps réel est devenu le principal moyen de communication (45% des répondants). Par conséquent, un canal non fonctionnel doit bien correspondre au flux de travail existant de la commande à distance.

Ne lésinez pas sur des vacances communes - et organisez-les correctement

Bien sûr, en termes d'efficacité à établir des liens sociaux, rien ne se compare à la communication en face à face. Notre enquête a révélé que la fréquence la plus courante des réunions en face-à-face est de plusieurs fois par an (25% des répondants) et qu'une moyenne de 1 000 à 5 000 $ y est dépensée par employé (29% des répondants). Cette communication peut prendre différentes formes:

• La plupart des entreprises travaillant à distance ont ce type de réunion une ou plusieurs fois par an. Nous essayons de nous réunir au moins deux fois par an. Certaines entreprises organisent un repos commun d'une semaine trois fois par an. Balsamiq utilise une approche informelle et personnelle pour se réunir et passer un bon moment. Dans d'autres entreprises, ces réunions sont axées sur la collaboration, la conduite de discussions stratégiques et la réflexion sur des tâches complexes. Si vous souhaitez organiser quelque chose de similaire à la maison, lisez l' excellent article Buffer sur leur expérience.
  
• Certaines entreprises organisent parfois des mini-réunions pour lesquelles des membres individuels de l'équipe se réunissent dans un but précis. Par exemple, un département de conception peut se réunir pendant plusieurs jours pour discuter d'un projet.
  
• Dans d'autres entreprises tout au long de l'année, les employés sont invités au siège social (le cas échéant) - pour lancer de nouveaux projets, assister à des conférences ensemble ou rencontrer des clients.
  
• Dans certains cas, les employés vivant à proximité les uns des autres sont encouragés à se rencontrer (par exemple, payer pour des dîners communs), etc.
  

Quelle que soit la méthode que vous décidez de mettre en œuvre - chats vidéo, système de coéquipier, sujets intéressants pour démarrer une conversation - la communication sociale dans une équipe distante ne pourra pas s'établir d'elle-même: vous devrez faire des efforts ciblés, allouer du temps, réfléchir, planifier. Ne comptez pas sur le cours naturel des événements.

Oui, vous devez travailler un peu - mais dans de nombreux cas, cela sera récompensé.

À propos du traducteur

L'article a été traduit par Alconost.

Alconost localise des jeux , des applications et des sites dans 70 langues. Traducteurs en langue maternelle, tests linguistiques, plateforme cloud avec API, localisation continue, chefs de projet 24/7, tout format de ressources de chaîne.

Nous réalisons également des vidéos de publicité et de formation - pour les sites qui vendent, présentent des images, de la publicité, des formations, des teasers, des explicateurs, des bandes-annonces pour Google Play et l'App Store.

→ En savoir plus