Pour chaque produit qui tombe dans le magasin, une grande quantité de données de base est requise pour le système comptable. Et chaque département - du commercial au transport - avait l'habitude de créer sa propre comptabilité des marchandises, puis nous avons souffert de leur coordination et de leurs changements. Dans de telles circonstances, créer un autre «département» pour la compilation des catalogues de produits serait insensé, mais nous avons pris le risque et fait appel à un laboratoire expert. Bien que la chaîne d'entrée des produits dans l'assortiment soit devenue plus longue, le temps total d'inscription a été réduit d'une semaine. Dans cet article, nous partagerons les détails de la façon dont nous avons construit le travail avec le laboratoire et ce que nous avons obtenu en conséquence.
Nous avons 5 000 fournisseurs, 25 000 références, 811 magasins et 1 200 000 marchandises par magasin - avec de telles ressources, vous devez faire de grands efforts pour capturer avec précision toutes les données sur les marchandises.
Des données de base (informations complètes relatives à une unité de nomenclature spécifique) sont nécessaires pour le travail de toutes les divisions de l'entreprise, des achats et de la logistique aux départements des finances et du marchandisage. Les erreurs et inexactitudes dans les données provoquent des problèmes:
- Les pertes en entrepôt augmenteront si les caractéristiques de poids et de taille (WGH) du produit sont mal déterminées.
- Les pertes de service augmenteront si le quantum de commande est mal déterminé (la quantité minimale de marchandises par SKU qu'un fournisseur peut expédier à un client de détail).
- Les mises à jour de l'assortiment seront retardées.
- Il faudra effectuer un ravitaillement (rechargement dans d'autres véhicules) et ainsi de suite.
L'introduction de nouveaux postes dans l'assortiment a toujours été particulièrement difficile à travailler avec les données de base. Auparavant, il était décentralisé dans notre pays. Tout d'abord, le fournisseur a rempli un formulaire Excel, qui a été envoyé à un employé du service commercial. Il l'a téléchargé dans le système IBM MDM. Lorsque des erreurs ont été identifiées, un long processus de correction a commencé avec l'envoi de ce formulaire par e-mail. La réconciliation pourrait s'étendre sur des semaines. Enfin, les données convenues ont été chargées dans notre système ERP, les marchandises ont été envoyées à l'entrepôt, remesurées et entrées dans un système WMS distinct. Et après cela, le service des transports, à son tour, est entré dans son système TMS. En conséquence, chaque département a en fait créé son propre système de stockage de données distinct. Lorsqu'il était nécessaire d'obtenir des données «propres», il y avait souvent des écarts, car les données reçues de différents référentiels différaient les unes des autres. Sans parler du fait que chaque section de la chaîne de circulation des marchandises a réintroduit des données, ce qui a entraîné une perte de temps.
Pensant à optimiser ce processus, nous (X5 Retail Group) avons eu l'idée de créer un catalogue électronique unique de marchandises. Pour participer au lancement pilote, nous avons invité MARS en tant que premier partenaire fournisseur.
Nous avons décidé d'ajouter un nouvel élément à la chaîne d'approvisionnement des données produit. Cet élément était le laboratoire expert créé par le fournisseur de services de contenu. Pour notre pilote, Mars, c'était KORUS Consulting. Le plan de travail est le suivant: le fournisseur fournit au laboratoire des échantillons de produits à numériser. Le laboratoire effectue des mesures automatiques de produits avec photocontrôle, prise de vue 3D, décrit les marchandises et remplit des attributs supplémentaires conformément aux normes internationales et au modèle de données X5. Nous avons donc eu une personne qui est responsable de la qualité des données et cherche à optimiser le processus d'obtention autant que possible. Le laboratoire transfère les données reçues directement au système de portail (sur le compte du fournisseur). Donc au stade de notre pilote, nous nous sommes débarrassés du stade de l'envoi des fichiers Excel.
Intégration via API entre le catalogue électronique «MARS» et notre portail, nous avons reçu les données, mesuré leur qualité et transférées à notre système MDM.
Bien entendu, l'interaction avec le laboratoire devait également être établie. Lorsque les données sont entrées dans le système de portail fournisseur, nous les avons vérifiées. Si nous considérions que les données n'étaient pas valides, nous avons alors fait part de leurs commentaires. Le personnel du laboratoire a effectué des corrections, puis les données corrigées via le système d'intégration automatiquement (sans saisie manuelle) sont entrées dans notre système de données de base pour lancer une demande d'introduction de marchandises. Après cela, les employés du service commercial n'ont rempli que 3-4 attributs internes pour créer une demande de nouveau PLU. Il y avait des dizaines de ces attributs auparavant.
Attirer le laboratoire présentait plusieurs avantages à la fois pour le fournisseur et le détaillant:
- Grâce à une ressource unique et une expertise indépendante de la contrepartie, la planification conjointe du détaillant et du fournisseur a été simplifiée.
- Pertes significativement réduites associées à des données incorrectes (erreurs de commande, retours).
- Les informations sur chaque produit sont devenues les plus complètes et les plus correctes.
- Le processus lui-même s'est accéléré, en outre, la question de savoir quelles données sont considérées comme correctes n'est plus d'actualité.
Les normes nous ont également aidés à éviter les écarts dans les mesures d'emballage. Parfois, l'équipement de certaines unités était mal réglé ou mal configuré, de sorte que des erreurs se sont produites dans les mesures de hauteur, largeur, profondeur, volume. Dans ce cas, nous avons demandé une photofixation de la mesure. Si vous trouvez une erreur, en avez parlé et avez apporté des modifications. Maintenant, nous recevons des informations sans impliquer les employés du service commercial, et nous pouvons immédiatement utiliser les données dans le système. Et tous les services (y compris le service des transports et les centres de distribution) peuvent utiliser les données d'IBM, c'est-à-dire qu'ils ne les saisissent pas d'eux-mêmes.
Nous avons été les premiers à entrer sur le marché des données de base sous la forme d'une coopération trilatérale. Bien entendu, cela nécessitait beaucoup de travail pour le transfert de données entre les entreprises et les divisions: il était nécessaire d'utiliser les centres de distribution, de vérifier soigneusement que toutes les ID coïncidaient et de dispenser une formation aux employés du service commercial. Aujourd'hui en Russie, tant pour les détaillants que pour les fournisseurs (même mondiaux), travailler avec de telles normes est encore nouveau: les données sont décentralisées et beaucoup commencent à penser à la nécessité de les consolider. Cependant, cela vaut vraiment la peine pour améliorer la qualité du travail et minimiser les difficultés et les coûts à l'avenir.
En conséquence, nous avons pu:
- Réduisez de 10% le nombre d'erreurs dans les commandes.
- Jusqu'à 40% d'amélioration de la qualité des données VHC.
- Réduisez le temps total d'inscription d'une semaine. Nous avons eu environ deux jours en raison de l'exclusion des manipulations sur l'échange du fichier Excel lors de la correction des erreurs - exactement cette opération apparemment simple a ralenti le flux de travail.
À l'avenir, nous prévoyons de transférer tous les fournisseurs vers le nouveau système de catalogue électronique et d'élaborer également des processus non seulement pour la saisie, mais également pour la modification des articles en stock via le même portail unique. Nous étions convaincus qu'une seule fenêtre accélère la communication avec le fournisseur en recevant directement les données, et le lien qui est responsable de la qualité des données améliore généralement la qualité du réseau.
