Oui, mais vraiment, pourquoi le chef de projet devrait-il prendre en charge la réflexion conceptuelle? Le chef de projet est déjà occupé à coordonner, accélérer et prioriser tout ce qui ne peut pas bouger sans lui.
Cet article est inspiré de l'
expérience de mes collègues, ainsi que de ma propre réflexion sur le chef de projet pour la mise en œuvre de SAP eWM (Extended Warehouse Management - un système d'automatisation de la gestion des entrepôts) et utilisateur final à temps partiel de nombreux autres projets.
Quelle est la valeur principale de la pensée design? Cette technique vous permet de ne pas oublier les étapes simples et presque gratuites qui sont souvent manquées ou sans priorité (en particulier dans les grands projets), mais elles tirent très fort lors du lancement.
Quand est-il judicieux d'appliquer le design thinking? Dans toute situation d'incertitude. Vous avez de façon inattendue + NN kg? Le travail a cessé de plaire? Vous cherchez de nouvelles idées d'automatisation? Vous pouvez essayer d'appliquer la pensée design. Cette méthodologie est devenue populaire récemment, mais nombre de ses outils que nous utilisons depuis longtemps dans notre travail.
Quelle est donc le caractère unique de cette méthodologie? La pensée conceptuelle aborde de manière structurelle le processus de création d'un nouveau, ce qui vous permet d'arriver rapidement et efficacement à un résultat commercial.
Contrairement à l'approche analytique traditionnelle, lorsque la tâche est posée, des solutions sont développées et la meilleure est choisie:
la méthodologie du design thinking préfère se concentrer sur l'utilisateur final, en créant rapidement le premier prototype du produit, par exemple l'écran papier d'un smartphone, et en testant ce prototype avec les utilisateurs finaux pour obtenir une rétroaction instantanée:
Ainsi, ce qui prenait auparavant des mois peut désormais se faire en une journée. Cela est particulièrement vrai dans notre monde VUCA en évolution rapide.
Chez Mars, nous utilisons une méthodologie de design thinking adaptée composée de six étapes, chacune desquelles nous pouvons nous adapter à un problème métier spécifique.
Je propose de passer par toutes les étapes sur l'exemple du lancement du projet SAP eWM (nous avons changé le BIOS SAP dans les entrepôts de nos usines de Novossibirsk à Rostov-sur-le-Don). Dans le projet, il était clair QUOI faire, mais la question restait de savoir comment construire une interaction d'équipe efficace, qui est basée dans différents fuseaux horaires et est déjà engagée dans des tâches opérationnelles.
Première étape: le cadre. Ici, nous définissons le vrai problème en élargissant la portée de la recherche en reformulant le problème dans «Comment pouvons-nous ...?» Et en approfondissant les fameuses questions «Pourquoi?» Et «Pourquoi?». Dans le projet SAP eWM, le problème était initialement clair: «Comment contourner le« rake »du projet précédent et en tirer le meilleur parti pour qu'il commence dans le budget prévu dans un an?», Je vais donc partager un autre exemple de l'équipe d'automatisation informatique, où J'ai dû creuser les problèmes (et plus tard, je montrerai les résultats finaux du projet SAP eWM). Initialement, l'équipe d'automatisation informatique voulait augmenter le nombre d'idées, mais après trois «Pourquoi?» Les gars ont réalisé que le problème n'était pas le nombre d'idées sur l'automatisation informatique, mais le flux croissant de demandes qui devaient être traitées par les ressources existantes. En conséquence, le problème a été reformulé dans "Comment pouvons-nous trouver des réserves cachées dans notre travail actuel?"
Deuxième étape: explorer . Ici, nous quittons la pièce, nous mettons à la place de l'utilisateur (nous passons par sa manière d'utiliser / d'acquérir de l'expérience) ou simplement demander ce qu'il aime, ce qui "fait mal", ce qui fonctionne / n'a pas fonctionné, en essayant de comprendre les vrais besoins de l'utilisateur. Dans le projet SAP eWM, nous l'avons fait dans le format de refléter l'expérience précédente et les espoirs de chaque participant: une peur («râteau») = un autocollant, un souhait (meilleur) = un autocollant, cela nous a permis de parler de l'expérience précédente dans une atmosphère conviviale et de formuler ensemble des critères de réussite . Dans l'exemple de l'automatisation informatique, nous avons demandé à nos collègues ce qu'ils aiment de leur travail et ce qu'ils aimeraient améliorer. Peu importe le format de la plongée; important - le nombre d'idées qui sont collectées en conséquence.
Troisième étape: Sense-Make est nécessaire pour traduire le nombre de connaissances en qualité, résumer les résultats de l'étude et former notre vision des besoins profonds de l'utilisateur. J'utilise un groupe de connaissances similaires, il existe également des techniques pour créer des personnages et des cartes du chemin de l'utilisateur. Habituellement, à ce stade, le problème initial est reformulé en tenant compte des besoins réels des utilisateurs. Par exemple, dans le projet SAP eWM, le problème initial «Comment pouvons-nous contourner le« rake »du projet précédent et en tirer le meilleur parti pour qu'il commence dans le budget prévu dans un an?» Transformé en deux questions: «Comment pouvons-nous organiser le travail de l'équipe de projet à distance le plus combinant efficacement le travail opérationnel et le travail de conception? »et« Comment pouvons-nous remplacer le WMS (Warehouse Management System) dans les usines, de manière invisible pour les utilisateurs finaux, clairement à l'heure, de la manière la plus efficace et la plus efficace avec le plus simple et le plus transparent pour le cheval processus utilisateur GOUVERNEMENTALES, sans perdre les détails importants et en gardant l'attention des acteurs économiques? ».
Si le temps pour une session de réflexion sur la conception est limité, les trois premières étapes peuvent être effectuées lors de la préparation hors ligne.
Quatrième étape: créer . Ici, nous commençons la session de brainstorming standard sur le problème identifié à l'étape précédente, dont les résultats sélectionnent des idées pour la mise en œuvre dans le prototype.
Le prototype est ce qui nous ramène à l'enfance lorsque l'argent a été coupé en papier et que la maison a été construite à partir de chaises et de couvertures. Tous ces éléments étaient des prototypes de situations réelles. Dans le monde de la conception, un prototype peut être fabriqué à partir du contenu de la poubelle, du fait qu'il ne coûte rien.
Un exemple de prototype d'automatisation informatique:
Cinquième étape: apprendre consiste à tester le prototype avec les utilisateurs finaux, à obtenir des commentaires rapides, à finaliser le prototype sur la base des commentaires et à tester à nouveau, les commentaires, à finaliser en un résultat acceptable.
La sixième étape - Pilote : lancement du produit de bombardement, car les utilisateurs eux-mêmes ont participé à sa naissance, son développement et sa révision!
Un autre avantage de la conception est que le processus est très flexible et qu'il n'est pas nécessaire de passer par les cinq étapes. Vous pouvez arrêter le processus à tout moment ou, si nécessaire, le boucler.
Cette approche a ses inconvénients:
- Il est difficile de numériser les avantages de l'utilisation de la technologie;
- Souvent, la séance de réflexion sur la conception est perçue comme «s'est bien amusée» et ses résultats tomberont très probablement sur la table s'il n'y a aucune obligation concernant le premier produit de démonstration en 3 semaines et un plan étape par étape avec les responsables.
Je voudrais également noter que le design thinking est plus qu'une session ou une technique, c'est la réflexion d'un chef de projet qui comprend les besoins des utilisateurs finaux et les prend en compte lors de la prise de décision. Bien sûr, la pensée conceptuelle n'annule pas les techniques classiques de gestion de projet et augmente seulement les chances de réussite d'un projet avec les ressources nécessaires.
Alors, comment la pensée conceptuelle aide-t-elle le chef de projet informatique? De ma propre expérience et de l'expérience de collègues d'autres régions, j'ai réalisé que la pensée design ajoute une nouvelle dimension au projet - l'utilisateur final. Le plus souvent, le client du projet informatique est le dirigeant ou le conseil d'administration de l'entreprise et le problème résolu par le projet est formulé à ce niveau avec le chef de projet sans tenir compte de l'expérience des utilisateurs finaux. En règle générale, l'équipe de projet résout ce problème avec succès à l'aide d'outils informatiques, et après la mise en œuvre, tout le monde se rend compte qu'il est maintenant nécessaire de modifier les processus commerciaux existants, ce qui peut être très douloureux pour l'entreprise.
Attirant les utilisateurs finaux même au stade de la formation des problèmes, nous pouvons «voir» le problème des cadres supérieurs à travers les yeux d'une véritable entreprise et choisir une solution informatique plus précise et appropriée.
Attirant les utilisateurs finaux au stade de la conception, nous pouvons comprendre comment notre implémentation informatique affectera le processus métier et initier des changements dans les processus actuels en parallèle.
En testant avec les utilisateurs finaux, nous les aidons à franchir les étapes du déni, de la colère, de la négociation et de prendre une nouvelle décision, en faisant leurs ambassadeurs avant le lancement (si un collègue dit que les gars de l'informatique font une puce sympa, alors tout le monde veut l'essayer immédiatement) .
En conclusion, je tiens à rappeler une fois de plus que la pensée conceptuelle fonctionne bien dans des situations de forte incertitude quand au moins un des membres de l'équipe de projet a un désir conscient d'utiliser cette approche et que l'équipe de projet (avec le leader) peut écouter calmement des points de vue alternatifs.
Écoutez à cœur ouvert, regardez attentivement, parlez avec amour et n'oubliez pas le désir le plus profond des utilisateurs: "pour que ça marche tout seul!"