Concentrez-vous sur la gestion des tâches. Comment nous faisons notre système de gestion

Il y a un tel problème dans les entreprises - un gâchis dans les tâches. Avec la croissance de l'équipe, ce problème conduit à la paralysie. Les dates sont brisées, le travail sur le projet est ralenti, les tâches sont perdues. Et plus le pourcentage de pertes est élevé, plus l'efficacité globale de l'équipe diminue. Et le plus intéressant, c'est que les équipes s'y habituent.

Ainsi, en raison de la perte de 10% des tâches, les entreprises perdent de 10% (si les tâches ne sont pas liées) à 100% (si la relation est forte) d'efficacité et finalement de revenus. Retirez un boulon et la fusée ne volera pas.



Chez YouGile, j'agis en tant que client du produit - je communique avec les utilisateurs et étudie leurs problèmes. Alors maintenant, il est finalement devenu clair que le problème fondamental de la gestion des tâches dans des équipes de plus de 20 personnes n'est toujours pas résolu, et les solutions de gestion existantes sont à blâmer pour cela.

Je vais vous raconter une histoire qui a «dévoilé» mon idée des besoins réels des entreprises dans le domaine de la gestion de projets et de tâches.

C'était une réunion ordinaire avec une entreprise qui emploie environ 150 personnes, développe un peu de dispositifs secrets de vidéosurveillance ...

Ils sont sur le marché depuis environ 20 ans et l'entreprise se porte bien. Nous nous sommes réunis dans leur salle de réunion avec une belle vue sur Moscou, des biscuits et du café sont apparus immédiatement. De leur côté, il y avait 5 personnes (chefs de service et directeur adjoint) et moi seul - du nôtre.

Je commence à demander plusieurs fois selon le schéma établi: «Quelle est la structure de l'entreprise?», «Où sont combien de personnes?», «Quel est le cycle du projet», «Quels sont les problèmes et les demandes?».

Ils me répondent avec plaisir, et j'enregistre. De plus, je montrerai le produit et me concentrerai sur la façon dont leurs problèmes et demandes sont résolus. Le format est déjà bien établi et n'a pas donné de pépins.

Ici, la première fois que Zam arrête notre discussion (il est le seul à s'asseoir et est clairement insatisfait de quelque chose):

"Nous avons déjà commandé un audit des processus métier, nous n'avons pas besoin de tirer tout cela. Il vaut mieux simplement nous dire comment nous travaillons avec les tâches, et pour que demain il n'y ait pas ce gâchis »(faisant évidemment allusion à des collègues).

J'ai commencé à lui dire que, d'abord, il fallait créer des tableaux pour différents départements, puis inviter des employés, les former, et alors seulement ... Ses collègues m'ont soutenu avec plaisir, ont ajouté quelque chose, posé des questions, parlé d'un tableau blanc avec des morceaux de papier et différents systèmes dans l'entreprise.

"Vous ne m'entendez pas!", L'interrompit Zam. "Je n'ai besoin d'aucune numérisation des processus, d'aucun audit commercial, d'aucune formation du personnel. Montrez-moi simplement le bouton pour définir les tâches. Pour que demain je puisse émettre un décret: à partir d'aujourd'hui, cliquez sur ce bouton et définissez les tâches dans le système! »

Nous nous sommes «frottés» pendant longtemps, mais l'homme s'est avéré être fort, j'ai lissé mon ton, mais en substance je ne l'ai pas bougé. Il avait besoin d'une solution simple qui permettrait de toujours placer toutes les tâches de l'entreprise au même endroit. Et toutes les 1,5 heures, il a obstinément occupé ce poste.

Et oui, nous n'avons pas un tel bouton "magique" pour créer des tâches, comme il le demande.

En général, tous les systèmes russes que je connais résolvent un million de cas différents, ils sont aussi CRM, et gestion de projet, et un concepteur de site, et un concepteur de processus d'affaires, et un messager d'affaires ...

Mais aucun d'eux n'est complètement emprisonné dans le cadre de la gestion des tâches. Dans le monde, la meilleure solution pour résoudre ce problème est Asana, mais la langue est un grand obstacle (il n'y a pas de traduction en russe), et après plusieurs dizaines d'employés d'un système démocratique de droits, il n'y en a pas assez.

La plupart des entreprises n'ont pas du tout besoin de «vaisseaux spatiaux», elles ont besoin de choses très banales. Par exemple, pour faire face au "désordre" dans les tâches.

Comment naît un gâchis

• Vous avez oublié de vous engager. La tâche a été définie verbalement et n'a été affichée nulle part, puis perdue.
• Le défi L'entrepreneur a changé quelques détails et la tâche a perdu de sa pertinence.
• Plusieurs artistes participent à la tâche, elle se bloque quelque part pendant le transfert.
• La tâche a été décomposée, une partie a été perdue et toute la tâche s'est effondrée.
• Les termes traînèrent. Et quand tout était prêt, il s'est avéré que la tâche nécessitait déjà des changements.

Oui, vous avez peut-être ressenti que tous ces problèmes étaient en quelque sorte insignifiants et, dans une bonne équipe, ils sont résolus par eux-mêmes. Mais ce n'est qu'une question de taille de groupe. Selon nos propres observations, le point critique se situe autour de 12 à 17 personnes, quand elles travaillent toutes sur un résultat commun. S'il y a 50 personnes dans un groupe et que personne n'a spécifiquement travaillé sur la gestion des tâches, un gâchis sera obligatoire.

Comment voulons-nous résoudre le problème du "désordre dans les problèmes"?

Notre objectif principal est de créer des interfaces ciblées spécifiquement pour entrer et travailler avec des tâches. Et rien de plus. Bien sûr, ce n'est pas une garantie de succès, tout dépend d'une gestion compétente. Mais notre tâche est de simplifier autant que possible toutes les règles de travail avec le système. Idéalement, ces règles devraient tenir dans une phrase. Par exemple: «Maintenant, nous définissons toutes les tâches dans le système, cliquez sur ce bouton et créez des cartes.»

Nous avions une forte supposition que les gens résistent inconsciemment à fixer des tâches. Cependant, après les premières implémentations de la version mise à jour de notre système, il s'est avéré que ce n'était pas du tout le cas. Si tout est simple et clair, les employés sont heureux de montrer sur quoi ils travaillent.

Sur quoi nous travaillons dans le langage des fonctions

Structure claire de l'entreprise avec les départements

La première chose qui commence à nettoyer les tâches d'une grande équipe est la formation d'une structure avec des droits. La structure détermine qui peut définir une tâche à qui et qui voit quelles tâches.


Besoin de services de nidification sans fin - la commodité de travailler, même si vous êtes 100 personnes
Un employé peut voir lequel des collègues est responsable de quoi, qui contacter sur quel sujet. Le gestionnaire peut configurer des droits d'accès aux tâches pour différentes personnes et services.

Le système de définition des droits dans le système peut être implémenté de 10 manières différentes, mais si après cela, vous ne pouvez pas voir la situation dans son ensemble répéter la véritable entreprise avec les départements, cela ne fonctionnera pas. Lorsque les droits de tous les employés sont définis et compréhensibles à première vue - le système peut être utilisé en toute sécurité sans craindre de gâcher quelque chose.

Définition rapide des tâches

L'essentiel est la vitesse et la simplicité. La tâche est facile à mettre en 1 clic. La tâche est une interface prioritaire. Tout employé peut le comprendre en une seconde. Pour commencer à travailler, vous n'avez pas besoin de mise en œuvre et de formation.


"Bouton bleu magique", qui vous permet de définir des tâches en 1 clic

Auparavant, dans notre système, les tâches ne pouvaient être définies que sur les cartes, et maintenant nous avons créé le «bouton bleu magique». Juste celui que le Zam intraitable m'a demandé lors de la réunion. Sur lequel vous appuyez - et la tâche est prête.

Planificateur personnel pratique

Chaque employé doit gérer facilement les tâches et ne pas s'y perdre:

• Regardez les tâches qui lui sont assignées
• Regardez les tâches qu'il a lancées à quelqu'un
• Créez vous-même des tâches privées (point particulièrement important)
• Transférer des tâches personnelles vers des projets partagés

Tâches "Mes tâches" dans YouGile triées par artiste

L'interface avec les tâches privées s'est avérée très intéressante. Il se trouve que très souvent, je veux corriger la tâche dans le système d'entreprise et ne la montrer à personne jusqu'à un certain point. Ensuite, la tâche «mûrit» et peut être présentée et discutée. Cette petite fonctionnalité est critique pour environ 20% des tâches (statistiques générales de la version cloud).

Regarder en équipe

La transparence, c'est-à-dire la possibilité de voir les tâches de vos collègues aide à synchroniser le travail. Selon les commentaires, vous pouvez comprendre à l'avance quel est le statut qui vous sera transmis. Ou naviguez, qui est surchargé de tâches et qui est libre. Qui peut être distrait et qui vaut mieux rester seul.


«Autres tâches» dans le système, triées par artiste

Vous pouvez également toujours découvrir qui est le héros, qui rompt régulièrement les délais et ignore les délais. Et cela est important non seulement pour le leader, mais aussi pour les collègues des équipes à structure plate.

La capacité de mener des projets complexes, mais pour les employés tout reste simple

La capacité de mener des projets complexes, en tenant compte de tous les détails, ressources et relations, bien sûr, est nécessaire. Mais surtout, ce n'est pas le premier écran pour un employé ordinaire.

Par exemple, un diagramme de Gantt est un excellent outil. Il est très pratique de planifier des ressources et de célébrer les progrès si vous êtes l'aîné du groupe. Habituellement, une personne le remplit et dirige, les autres observent. Mais si vous venez de «resserrer votre écrou» - vous n'êtes prêt qu'à marquer votre résultat dans une interface simple, vous n'en avez pas besoin de plus.

Un employé ordinaire peut même ne pas connaître les relations complexes et les dépendances des projets - l'essentiel est qu'il lui soit commode d'effectuer simplement ses tâches. Par conséquent, toutes les tâches des tableaux apparaissent automatiquement dans le planificateur personnel.


Transition de la carte vers le diagramme de Gantt (interface «cachée»)

Et pour les gestionnaires et les superviseurs, il est important d'avoir des projets, des tableaux, un diagramme de Gantt, des colonnes miroir et des résumés pour la communication entre les départements et la comptabilité des détails.

Télécharger la note par tâche, personnes et service

Oh! C'est la réponse la plus courante à la question «Pourquoi choisir un système de gestion?»: «Nous voulons comprendre qui fait quoi, nous avons besoin de transparence.» Pour résoudre ce problème n'est pas difficile du tout, mais seulement si toutes les tâches du système.

L'outil n'a qu'à répondre aux questions: qui est chargé de quoi en ce moment? Quel type de téléchargement sera dans un avenir proche pour chaque employé et service? Qui a chargé quoi le mois dernier sur un projet spécifique?


Évaluation de la charge de travail du mois dernier pour les projets, les départements et les personnes

Nous avons un bon outil de résumé. Ce sont des colonnes où vous pouvez filtrer les tâches en fonction de divers paramètres de tous les projets disponibles, par exemple, afficher toutes les tâches du projet pour les 7 derniers jours, marquées de l'autocollant «Important». Après avoir créé plusieurs de ces colonnes, vous pouvez obtenir un tableau pour la surveillance en ligne de tout.


Résumé de toutes les tâches au tableau pour la semaine

Travaillez sur les tâches et les discussions en un seul endroit

Les tâches doivent être discutées là où elles sont définies. Nous sommes partis de cela lorsque nous avons lancé la première version du système pour un usage personnel. En général, la planification est le lieu des discussions. Et il est important que cet endroit ne soit pas seulement des couloirs et des fumoirs.


Chats par tâches - communication dans le système de contrôle

Chaque tâche est un chat, une fonctionnalité réussie de YouGile. Les communications sur les tâches sont effectuées dans le système, directement dans les cartes.

Quel problème dans le domaine de la gestion des tâches est le plus important pour vous?

Nous avons déjà publié quelques interfaces dans la version cloud, quelque chose jusqu'à présent uniquement au niveau des prototypes cliquables.

Mais la chose la plus importante pour nous maintenant est de comprendre si nous résolvons le problème qui existe vraiment? Ou cela nous a-t-il simplement semblé, et nous créons un système de gestion - l'un des nombreux?

Je serais reconnaissant si dans les commentaires ou dans un e-mail personnel quelqu'un dit avec tous les détails - quel problème du domaine de la gestion des tâches et des projets est le plus important dans sa pratique?