Séminaire, conférence, mitap: étudier les statistiques de 18 000 événements

Boiling Points accueille jusqu'à 800 événements par semaine. Certains trouvent leur public et provoquent une résonance, d'autres se perdent dans le bruit de l'information.

Sous la coupe, certaines statistiques aideront les visiteurs et les organisateurs à obtenir des réponses aux questions: comment les événements sont organisés par d'autres, où et combien de personnes viennent, quels formats gagnent en popularité et quel est leur indice de planification, c'est-à-dire combien de pour cent des personnes enregistrées dans éventuellement participer.



La plupart des chiffres ont été obtenus grâce à l'analyse des statistiques des points d'ébullition de janvier 2016 à mai 2019.

Avant d'entrer dans l'analyse des formats, quelques mesures courantes.

Au total, environ 18 000 événements ont eu lieu dans les points d'ébullition (un réseau de coworking et de sites gratuits) pour la période indiquée. Dans le même temps, les statistiques pour une seule année 2019 indiquent une augmentation multiple - selon les données préliminaires, de janvier de l'année dernière à la mi-décembre, nous avons organisé 19 mille événements.


La somme des événements par mois pour 2019 (selon mi-décembre)

Cependant, ces données n'ont pas fait l'objet d'une analyse approfondie, et tous les chiffres présentés ci - dessous sont les résultats du traitement pour la période 01.2016 - 05.2019 .

L'audience couverte par les Points augmente chaque mois, et actuellement plus de 880 000 personnes sont inscrites sur la plateforme.

Quelles activités sont effectuées le plus souvent

Nous parlons de la demande de formats. Il peut être représenté sur le plan des coordonnées, où la fréquence d'utilisation se reflète sur un axe, et le nombre moyen de participants sur l'autre.



Les cinq formats les plus populaires parmi les organisateurs sont le transfert de connaissances et l'échange de vues sous différentes formes:

• Séminaire et formation . L'objectif du séminaire est de diffuser de nouvelles compétences grâce à des exercices tout au long de l'événement. Habituellement, un ou plusieurs experts organisent un séminaire et une trentaine de participants y sont présents. Souvent, un coordinateur est affecté qui est responsable de la communication pendant le travail de groupe. Au total, 5651 événements de ce format ont eu lieu de 2016 à la mi-2019 à Boiling Points. La durée moyenne de l'atelier est de trois heures.
  
• Réunion . Ce format implique un échange de vues entre les participants avec le développement d'une certaine position convenue sur la question déclarée. L'un des participants dirige également la réunion, mais il peut y avoir plusieurs orateurs. Au total, nous avons organisé 2245 événements de ce format.
  
• Conférence . La présentation de l'expert dans ce format sert à transférer les connaissances, les idées ou les opinions du conférencier au public. Comme dans d'autres formats, en plus de l'orateur, le présentateur est souvent présent ici. Au cours de cette période, nous avons organisé 1 900 conférences sur divers sujets.
  
• La réunion du groupe de travail . Contrairement à une réunion dont le but n'est que de prendre une décision, ce format implique le travail conjoint d'experts pour obtenir un certain résultat. Selon la tâche, le groupe de travail peut avoir une structure organisationnelle complexe, comprenant le président, les coprésidents, le secrétariat, etc. Au total, 1473 réunions des groupes de travail ont eu lieu aux points d'ébullition.
  
• Table ronde . Ce format permet de déterminer quels points de vue existent sur la question considérée. Contrairement à la réunion et à la réunion du groupe de travail, cela n'implique pas la coordination de ces points de vue et le développement de toute solution. Cependant, l'ensemble des rôles est le même que lors de la réunion. Pendant cette période, 1433 événements de ce type ont eu lieu.
  

Voici une autre évaluation des formats triés par ordre décroissant du nombre moyen de participants:

• Le forum Le nombre moyen de participants est de 121. Ce format est utilisé pour échanger des vues sur des questions assez globales. Parfois, le résultat est une décision, et dans d'autres cas, seulement une indication de l'ordre du jour. Au total, 397 événements de ce format ont eu lieu et la durée moyenne du forum était de six heures.
  
• Vacances . L'un des nouveaux formats et peut-être le plus libre sur le réseau de point d'ébullition. En moyenne, 96 personnes assistent à de tels événements.
  
• La signature d'accords . Dans notre réseau, il n'y avait qu'environ 25 signatures, mais le nombre moyen de participants dépassait 72 personnes.
  
• Conférence . Il s'agit d'une autre discussion massive d'un problème ou d'une question sous différents angles, mais dans ce format, l'accent est mis sur l'échange d'expériences. À la mi-mai 2019, nous avons organisé 799 conférences et le nombre moyen de participants était de 60 personnes.
  
• Exposition Ce format est destiné à démontrer les réalisations dans un domaine particulier afin d'attirer des clients finaux ou des investisseurs. Nous avons eu un peu moins de 100 expositions. En moyenne, 51 personnes sont venues vers eux.
  

Pour les événements à grande échelle, nous n'avons pas indiqué les rôles typiques des participants, car leur structure de rôle est souvent complexe et varie en fonction de la tâche.

Faits intéressants:

• Les séminaires et les formations constituent la chaîne de retour la plus longue. Cela signifie qu'une personne qui assiste à un événement de ce format est plus susceptible de revenir au point d'ébullition, et pas nécessairement à un séminaire.
  
• Il semblerait que plus la discussion sera longue, moins les gens accepteront de venir s'asseoir jusqu'à la fin. Mais la dépendance caractéristique du nombre de participants à la durée des événements dans nos statistiques n'est pas retracée. Vous pouvez planifier une longue interaction avec le public, l'essentiel est de ne pas l'ennuyer.
  

• Dans une variété de formats, plusieurs attirent un jeune public - jusqu'à 30 ans. Ce sont des sondages, des concours, des briefings, des conférences de presse, des expositions, des projections de films avec discussion, des concours, des excursions et des hackathons. La plupart de cette liste a la plus grande dispersion des participants par âge. Et pour les personnes de plus de 35 ans, il y a un besoin évident de sessions. Ils prévalent dans les sessions stratégiques, les sessions de conception et les sessions de pitch.
  

• En général, les points d'ébullition sont caractérisés par la saisonnalité. Le nombre total d'événements, ainsi que le nombre de visiteurs, diminue pendant les longues vacances du Nouvel An et pendant les vacances d'été (de mai à fin août). Cependant, cela dépend beaucoup du type d'événement. Le nombre de visiteurs des séminaires et forums, par exemple, est réduit de plus de moitié par rapport à la période active. Et pour davantage de réunions de chambre, comme les ateliers, le déclin saisonnier est presque imperceptible.
  

Qu'est-ce qui est plus facile à planifier - un séminaire ou un hackathon?

Organiser un événement est une tâche difficile. Afin d'évaluer et de calibrer les efforts nécessaires pour organiser chacun des formats, nous avons comparé le nombre de participants inscrits avec le nombre de visiteurs réels, en obtenant une caractéristique pratique - l'indice de planification.


L'indice de planification moyen pour toutes les activités est de 83%

En moyenne, les excursions, la signature d'accords, les master classes, les ateliers et les réunions étaient les plus prévisibles. À l'autre extrémité de «l'échelle de prévisibilité» se trouvent les vacances, les expositions, les webinaires et les hackathons. D'un point de vue pratique, cela signifie que les organisateurs du hackathon doivent s'attendre à ce que sur 100 personnes inscrites, un peu plus de 30 personnes viennent à elles, et intensifier la campagne publicitaire de l'événement en conséquence. Avec des excursions - une situation différente. Selon nos statistiques, encore plus de personnes viennent à eux que ce qui était indiqué. Peut-être, lors de l'organisation de ces événements, le public est simplement mal évalué. Les formats où les organisateurs travaillent le mieux pour attirer les visiteurs sont au milieu.

Bien que nos statistiques ne révèlent pas de lien entre la popularité du public et la durée moyenne des événements, il existe une corrélation entre la durée et l'indice de planification. Les formats les plus prévisibles (avec un indice de planification élevé) ont une durée moyenne de 2,5 ou 3,5 heures. Et, en règle générale, de 15 à 35 personnes rassemblent un public.

Il existe d'autres dépendances intéressantes ici:

• L'indice de planification d'événements courts est plus élevé s'ils sont initialement conçus pour un petit nombre de personnes. Mais pour les longs événements, tout dépend du format spécifique. Une connexion explicite n'est pas tracée. Cependant, aux Boiling Points, il n'y a pratiquement aucun événement conçu pour un public de plus de 300 personnes, qui dure moins de quatre heures.
  
• Quelle que soit la durée moyenne des événements, un indice de planification de plus de 80% se retrouve dans des formats conçus pour un public de moins de 40 personnes.
  
• Un indice de planification inférieur à 50% est plus courant dans les événements courts pour un large public.
  

Il est curieux que l'index de planification soit vaguement lié à la question de savoir si tout le monde y est invité ou si des listes fermées sont formées.

Parmi les formats populaires auprès des organisateurs, il existe à la fois généralement ouvert et généralement fermé. Par exemple, dans la grande majorité des cas, tout le monde est invité à un séminaire, une conférence et une table ronde. Et pour la réunion du groupe de travail et la réunion, ils forment des listes de participants complètement fermées, ou ne les développent que sur demande.

Parmi les formats d'événements rassemblant le public maximum, la plupart ouverts. Ce qui est assez logique.

Fait intéressant:

• Si l'événement est clôturé, cela ne signifie pas que son indice de planification deviendra immédiatement 100%. Parmi les événements typiquement clos, il y en a des peu prévisibles (les mêmes hackathons détenus pour les membres d'un club). L'inverse est également vrai: parmi les formats à indice de planification élevé, il existe des formats ouverts.
  

Expériences de format

Les formats d'événements les plus marquants de l'année dernière comprennent les séminaires et formations, les conférences, les master classes, les réunions et les forums. Les ateliers et réunions sur cette liste n'étaient pas inclus dans les classements des formats populaires mentionnés ci-dessus. Autrement dit, on peut supposer que ce sont ces formats qui provoquent la réaction la plus vive des visiteurs - les critiques sont apparues plus souvent sur le réseau (les formats sont arrivés en tête du nombre de critiques, malgré le nombre total d'événements relativement faible).

Soit dit en passant, la réunion est un nouveau format pour le réseau, qui n'est pas encore disponible dans le formulaire d'inscription par défaut. Avec le jeu d'entreprise, la réunion, le programme et le festival, c'est l'un des cinq nouveaux formats les plus diffusés qui sont utilisés dans quatre points d'ébullition ou plus.


Nombre moyen de formats d'événements utilisés aux points d'ébullition

Nous avons été surpris de voir qu'ils expérimentent le plus activement de nouveaux formats dans les régions. Par exemple, aux Boiling Points à Tcheliabinsk et Tomsk, des événements de 27 formats différents sont organisés. Si nous analysons toutes les publications sur les réseaux sociaux qui mentionnent les activités des Boiling Points et leurs formats, il s'avère que Belgorod fournit 20% de ce flux d'informations. Un autre 18% donne des publications de Veliky Novgorod et Yakutsk, où ils travaillent avec 16 formats.

Certains points d'ébullition dans les régions ont déjà réussi à former leurs nouveaux formats préférés. Par exemple, le Point d'ébullition à Veliky Novgorod fournit 100% des mentions de propriétaires d'appartements à travers le réseau d'agences. 75% des mentions de la projection du film avec discussion sont données par Tomsk, 67% des mentions du cours - Oulianovsk.

Faits intéressants:

• Une augmentation directe de la variété des formats n'est pas associée à une augmentation du nombre de points d'ébullition dans les régions.
  
• La règle 80/20 est la même que dans les affaires. Sur l'ensemble du réseau, 80% de la variété des formats ne fournit toujours pas plus de cinq points d'ébullition.
  

Ce qui reste dans les coulisses

En général, nous avons collecté de nombreuses statistiques, construit des graphiques montrant les relations entre les formats d'événements et les participants, et effectué une analyse morphologique des descriptions dans le but de trouver une corrélation entre les thèmes et les formats. L'un des fruits de ce travail a été l' Atlas des formats (pdf, 10 Mo) préparé par notre équipe de Tomsk. Vous pouvez y trouver beaucoup d'informations connexes et supplémentaires. Nous espérons que ces chiffres aideront les organisateurs à déterminer les formats et à corréler correctement le nombre prévu de participants et la quantité d'efforts qui doivent être faits pour les attirer. Et les participants - imaginez à peu près ce qui les attend lors de divers événements.

Rendez-vous à nos points!