Conseils d'un spécialiste informatique au client, ou comment automatiser le désordre

Bonjour à tous, je travaille dans le secteur informatique (dans la partie qui traite de la création de systèmes informatiques) depuis plus de 20 ans. Je voulais résumer l'expérience en quelques conseils au client pour faire de l'automatisation de l'organisation un projet efficace et réussi.

À propos des objectifs et des limites du projet

Commençons par définir les objectifs que vous souhaitez atteindre en mettant en œuvre un projet informatique. En fin de compte, l'informatique n'est rien de plus que la technologie avec ses capacités. Mais la création d'un système d'information ne peut être une fin en soi. L'objectif doit être défini en fonction de votre entreprise.

Conseil: Si vous songez à un projet informatique à grande échelle couvrant de nombreux domaines de votre entreprise, assurez-vous que l'objectif est convenu avec la première personne et même avec le conseil d'administration, le cas échéant. Il vaut mieux attirer l'attention de la direction sur le projet le plus tôt possible.

Après avoir fixé l'objectif, il est nécessaire de décider quels processus d'activité seront affectés dans le cadre de la mise en œuvre du système d'information. L'automatisation est toujours un processus de changement des processus d'activité. Certes, tout le monde a entendu le slogan "vous ne pouvez pas automatiser un gâchis". Et ça l'est vraiment. La mise en place d'un système d'information vous obligera à définir plus clairement les processus d'activité, les modes de décision, que cela n'est possible sans automatisation. Certes, vous obtiendrez ainsi des règles de travail plus claires et des résultats commerciaux prévisibles.

La définition des processus d'activité automatisée est la désignation des limites organisationnelles (en termes de personnes, de services) et fonctionnelles (ensemble de fonctions qui déterminent le processus) d'un futur projet.

Conseil: Au cours du processus, réfléchissez aux limites du projet. Très souvent, lors de la conception d'un système d'information, je souhaite «automatiser ce type de travail, et même celui-ci». Essayez de ne pas autoriser cela. Chaque nouvelle fonctionnalité représente un travail supplémentaire pour vous et les entrepreneurs.

À propos du groupe de travail

Après avoir déterminé quels processus le projet informatique affectera, vous avez besoin d'un groupe de travail! Il devrait inclure les employés de l'organisation qui sont responsables de la mise en œuvre des processus mêmes que l'automatisation affectera.
Le groupe de travail doit déterminer les objectifs commerciaux du projet et les exigences fonctionnelles du système d'information que vous souhaitez recevoir.

Astuce: c'est pourquoi j'ai parlé plus tôt de la nécessité d'aligner les objectifs du projet avec la première personne de l'entreprise. Au stade de la formation du groupe de travail, les collègues peuvent résister aux changements futurs. C'est normal! Mais il faut s'y préparer. Par exemple, lorsque vous vous accordez sur les objectifs d'un projet informatique, vous pouvez discuter de la question de la motivation des participants avec la direction.

Formation d'exigences pour un système automatisé

Comment accélérer la discussion des tâches d'automatisation et des exigences fonctionnelles? Il existe deux approches:
1. Si les processus que vous décidez d'automatiser sont assez typiques, vous pouvez impliquer des professionnels dans la discussion - une entreprise informatique qui a de l'expérience dans l'automatisation de processus similaires. Ils vous diront quelles tâches sont résolues, quels processus sont affectés et exprimeront les exigences fonctionnelles. Et vous éditez simplement une telle liste par vous-même.
2. Sélectionnez dans le groupe de travail le principal expert de l'industrie dont les activités seront les plus affectées. Et rédigez avec lui la première version des tâches et des exigences fonctionnelles.

L'essentiel est d'obtenir le premier projet de tâches et de fonctions, puis de le clarifier, et de ne pas attendre que le groupe de travail le forme. La vérité de base est toujours plus facile à critiquer qu'à inventer.

La prochaine étape est la formation des exigences techniques

Ici, vous avez besoin du directeur informatique de l'entreprise. Sa tâche est de fournir des informations sur la façon de mener à bien un projet informatique (sur quels serveurs, avec quels canaux de communication, quel système d'exploitation, dans quels langages de programmation, en utilisant quels logiciels). Ou donnez des exigences à tout ce qui précède, en fonction de sa compréhension du paysage informatique de votre entreprise.

Lorsque nous avons franchi ces étapes - nous considérons que nous avons une tâche technique pour un projet informatique!

Sélection de l'entrepreneur

Vient ensuite le tour de la phase d'organisation: le choix de l'entreprise-entrepreneur. Dans le monde moderne, un tel processus est organisé comme une procédure compétitive.

• Si vous êtes une entreprise d'État et que le système d'information est créé à partir du budget de l'État, vous disposez de 44 lois fédérales. En fait, il règle toutes les règles de la compétition.
• Si vous êtes une entreprise avec une participation de l'État, vous agissez sur la base de 223 lois fédérales et de vos propres réglementations en matière de passation des marchés.
• Enfin, si vous êtes une entreprise privée, vous disposez d'une déclaration d'approvisionnement.

Il ne peut y avoir de conseil universel. Mais je recommande fortement que même votre disposition d'approvisionnement ne l'exige pas, indique le prix maximal initial du contrat et limite le pourcentage d'écart autorisé . Pourquoi? Oui, car toutes les exigences que vous avez écrites - chaque soumissionnaire potentiel lira à sa manière. Ou une entreprise apparaîtra qui décidera de ce qui est important pour elle de ne pas le faire, mais seulement d'obtenir un contrat.

Vélo: une entreprise (je ne peux pas nommer) a décidé de créer une ressource d'information pour tout le pays. Ce n'est pas une structure étatique, et la direction n'a pas limité la fourchette de prix abordables, souhaitant obtenir autant d'options que possible.
75 entreprises ont participé au concours. Le client a reçu des propositions pour la mise en œuvre de ses savoirs traditionnels avec une fourchette de prix de 3 millions de roubles à 300 millions de roubles. Et ne pouvait pas prendre une décision. Le concours a été annulé, les tâches n'ont pas été résolues.

Astuce: lors de la planification du calendrier du projet, n'oubliez pas que les procédures concurrentielles prennent généralement environ un mois.

Digression sur les types de projets informatiques

Avant de parler des caractéristiques de la mise en œuvre de notre projet informatique, nous devons prendre une courte pause et stipuler que les projets informatiques sont réellement différents. Lesquels?

Projets informatiques d'infrastructure
Un projet informatique peut se concentrer sur la construction ou la mise à niveau de votre infrastructure informatique. Ce qu'on appelle familièrement «mais achetons des serveurs et des imprimantes».

Projets d'implémentation de produits logiciels
Un projet informatique peut consister à introduire un produit logiciel. De plus, à la fois "horizontal" et spécialisé. Par «produit horizontal» dans le monde informatique, nous entendons un produit qui, sans paramètres supplémentaires, résout la tâche très spécifique d'automatiser une fonction spécifique, dont tous les utilisateurs ont besoin. Un excellent exemple d'un tel produit est Microsoft Word. Comprenons-nous tous que Word est un système d'information? Mais ils se sont habitués au fait qu'il est installé simplement, et c'est facile à apprendre. C'est précisément parce que le système résout un problème étroit: taper avec formatage, sauvegarde et impression. Et la tâche est universelle.
Produit logiciel spécialisé. Un exemple est un système comptable. Un tel produit semble avoir toutes les fonctions nécessaires à la comptabilité ... Mais! Chaque entreprise a son propre plan comptable, ses analyses de compte, les participants aux processus d'approbation et d'approbation des documents comptables ... Autrement dit, vous devez configurer le produit logiciel pour votre entreprise.

Projets pour développer une solution unique et sa mise en œuvre
Il existe encore des projets informatiques pour la création et la mise en œuvre de systèmes d'information uniques créés spécialement pour votre entreprise. Et plus loin, nous parlerons spécifiquement des spécificités de la gestion de projet de ce type.

Astuce: je veux attirer l'attention sur le fait que, même si vous devez acheter des imprimantes dans votre organisation, je vous conseille fortement de formuler les termes de référence à peu près de la même manière que je l'ai dit précédemment. C'est une source d'économies. Puisque, en commençant à comprendre pourquoi il n'y a pas assez d'imprimantes, il se peut que vous ayez beaucoup d'imprimantes réseau, qui, pour une raison quelconque, sont utilisées comme «personnellement quelqu'un», et vous n'avez pas besoin d'acheter du matériel, mais modifiez simplement les paramètres. Cela sortira beaucoup moins cher. Je pense que tout le monde sera d'accord avec moi.

Une note sur la complexité du projet ou les grands systèmes d'information.
Dans le monde des systèmes d'information d'entreprise, «grand» est appelé un système qui automatise plus de 10 processus d'affaires. Et si vous créez un tel système, il est particulièrement important pour vous de comprendre comment gérer un projet pour sa création et sa mise en œuvre.

Mise en œuvre du projet. Travail client

Ensuite, nous parlerons d'un projet de création et d'implémentation d'un système d'information aux fonctions uniques et spécifiques.

Le concours a lieu et vous avez un exécuteur de projet informatique. La phase de mise en œuvre commence. À ce stade, le groupe de travail (celui qui a formulé les tâches fonctionnelles) est encore plus important. Seulement maintenant, il comprendra des représentants de l'artiste.

Si le contractant est un professionnel, il sait qu'il est nécessaire de démarrer le projet par une assemblée générale de toutes les parties concernées et l'approbation de la charte du projet . Et ça l'est vraiment. C'est la charte du projet qui vous permet de prescrire les règles d'interaction des équipes de l'entrepreneur et du client. Dans les savoirs traditionnels et le contrat, contrairement à la Charte, il n'y a généralement pas de détails tels que les noms de famille responsables de décisions de conception très spécifiques.

Il est donc important que les gardiens des connaissances sur ces fonctions spécifiques de votre organisation participent activement au projet. Le risque d'une implication insuffisante des spécialistes du secteur de la part du client est qu'en conséquence, le système informatique ne prendra pas en compte les spécificités requises et au mieux vous ne pourrez pas le mettre en œuvre (les employés ne pourront pas l'utiliser), et au pire, l'entreprise perdra simplement son avantage concurrentiel sur le marché qu'elle avait, mais tout à coup n'étaient pas automatisés ...

L'entreprise partenaire pour le développement du système n'est pas toujours versée dans votre entreprise. Des analystes experts et développeurs de la part de l'entrepreneur peuvent écouter attentivement vos souhaits et proposer des solutions plus optimales en termes de spécificités de l'automatisation, mais pas trouver comment mener votre entreprise.

A propos de la gestion du développement d'un système d'information

Ceux qui sont tombés sur des systèmes informatiques ont probablement entendu les termes de développement «en cascade» (ou «cascade») et agile . Je vais vous en dire un peu plus sur la différence. Traditionnellement dans le monde informatique, la standardisation des approches de développement a conduit à une méthodologie en cascade pour la création de solutions informatiques. En effet, vous devez admettre que toute normalisation a un seul objectif: celui qui fait quelque chose, le résultat sera exactement comme prévu. Une approche en cascade fournit cela. Son essence est en trois mots: nous allons d'abord concevoir, décrire dans les documents, puis écrire le code du programme, vérifier comment cela fonctionne avec les spécifications techniques et les documents de conception technique - et c'est parti! Ce qu'ils voulaient, ils l'ont obtenu. Il semblerait pratique de travailler pour tous les participants au projet, à la fois l'entrepreneur et le client. Il n'y a qu'un seul problème: le temps. Alors que nous avons tous conçu, le monde a changé, de nouveaux types d'activités dans votre entreprise sont apparus, le personnel a changé, les domaines de responsabilité ont été redistribués. Et le système dans son ancienne forme n'est plus vraiment nécessaire.
Qu'est-ce que Agile (ou Scram)? Il s'agit d'une méthodologie pour créer un système informatique en «petits morceaux», lorsque nous divisons la tâche en sous-tâches qui peuvent être développées et testées en deux semaines - un mois. Telle est l'idée. Quelle est la prise? Il s'agit de diviser la tâche en «morceaux indépendants». Hélas, cela n'arrive presque jamais.

Et il s'avère que ni le développement en cascade ni Agile ne sont une panacée. Donc, quoi qu'on en dise, la gestion de projet informatique nécessitera l'utilisation des deux approches.

Organisation du travail côté client, quelques conseils

1. Avant de commencer «l'automatisation de tout», vous devez identifier les tâches hautement prioritaires (un ensemble de processus où le manque d'automatisation rend la vie difficile).

2. Discutez au sein de l'entreprise de la manière dont ces processus automatisés échangeront des informations avec les processus métier associés.

Je vais vous expliquer. Vous avez décidé d'automatiser le flux de travail, vos collègues ont réalisé que les lettres entrantes de l'organisation gestionnaire étaient perdues. Vous décidez - d'automatiser non pas l'intégralité du flux de travail, mais uniquement l'enregistrement des entrants. Dans ce cas, vous devez décider si les entrants seront enregistrés électroniquement et les sortants - non, cela vous conviendra-t-il? Et comment ça va marcher? Si vous avez répondu à ces questions, n'hésitez pas à faire un projet pour automatiser le processus d'enregistrement des lettres entrantes. Cette étape est appelée «Détermination des limites fonctionnelles du projet» . Après cela, vous pouvez également identifier spécifiquement les participants, c'est-à-dire les limites organisationnelles du projet et rendre le projet visible. Pour lui, il sera possible d'appliquer au moins une méthode en cascade, au moins agile.

3. Si un si petit espace d'automatisation ne peut pas être attribué, essayez cette approche: trouvez un entrepreneur au stade de la rédaction des spécifications techniques et commandez-le non seulement des spécifications techniques, mais aussi le développement de schémas simples pour les parties les plus importantes du système.

N'oubliez pas: il est important de garantir l'intérêt des dirigeants pour le projet. Montrez-lui la disposition des tableaux de bord: lorsqu'ils apprendront à obtenir toutes les données pour ces tableaux de bord clairs, il sera plus pratique de prendre des décisions. Cela permettra d'économiser des années de travail et des millions de roubles.

Soit dit en passant, c'est génial de créer des prototypes selon la méthodologie Agile. Vous pouvez rapidement résoudre, créer, afficher tout et, si nécessaire, ajuster les attentes. En fait, Agile est apparu comme une technique de prototypage rapide, et pas du tout pour créer des systèmes informatiques industriels stables.

4. Pour que l'entreprise utilise un certain système informatique couvrant tous les processus d'activité, le personnel a besoin d'un comité d'architecture permanent . Il s'agit d'un groupe de vos employés (ceci est obligatoire) qui surveillera la création, l'utilisation, les changements, les innovations sur le marché, c'est-à-dire être responsable de l'intégrité et de l'idéologie commune. Habituellement, le comité est géré par le DPI, mais des spécialistes de l'industrie doivent également être inclus.

5. Dans les savoirs traditionnels, outre les exigences fonctionnelles et techniques, les exigences en matière de documentation sont toujours présentées - exactement quelles descriptions du système informatique doivent être fournies par le contractant. Rendez cette partie des exigences optimale pour une utilisation future.

N'oubliez pas que l'entrepreneur peut changer, et si le système n'est pas documenté, le nouvel entrepreneur repartira de zéro!

Le processus de création d'un système par une organisation externe ne signifie pas que vos employés «ne font rien et attendent leur mise en œuvre». Vous et l'entrepreneur discutez des documents, des décisions de conception privée, des résultats intermédiaires. C'est important à comprendre. Si cela n'est pas fait, l'entrepreneur automatisera ses idées sur votre entreprise, et non sur l'entreprise elle-même.

Peut-être voulez-vous déjà poser la question: «Seigneur, combien de temps le projet prendra-t-il du temps et de l'argent?». À ce sujet à la fin du document.

Maintenant, je veux parler davantage des deux dernières étapes du cycle de vie d'un projet informatique: la mise en œuvre et l'exploitation.

Organisation du processus de mise en œuvre

Ainsi, le groupe de travail sur la gestion de projet, avec le contractant, a adopté le système. Où l'a-t-elle emmené et que faire ensuite?

Traditionnellement, la première acceptation signifie le début de l' opération d'essai . Souvent, peu d'attention est accordée à cette étape. Et il est important. Idéalement, pendant l'opération d'essai, vous distinguez 1-2 personnes et les formez dans le système: placez-le sur le lieu de travail (ou donnez accès), et ils commencent à effectuer une partie du travail en utilisant le nouveau système.

À noter que les anciennes méthodes d'exercice de leurs fonctions sont toujours en vigueur. Autrement dit, les participants à l'opération d'essai font un double travail! N'oubliez pas de les motiver!

Le but de la phase d'opération pilote est de s'assurer qu'il est possible de travailler dans le système. Il ne donne pas de résultats et d'erreurs inattendus, il est suffisamment pratique pour qu'elle puisse l'utiliser. S'il y a des erreurs, des désagréments, autre chose «pas bien», ils sont enregistrés dans le «Journal of trial operation». L'entrepreneur doit éliminer les commentaires.

Que faire s'il s'avérait qu'il ne s'agissait pas de petites remarques, mais que l'on avait oublié tout le processus? Hélas, ma réponse ne plaira pas. Si cela est oublié au stade des TdR, le contractant ne corrigera pas l'erreur à ses frais. Car il dira qu '«ils n'ont pas demandé cela» et il aura raison. Vous devrez discuter avec l'entrepreneur de la conclusion d'un accord supplémentaire au contrat, des conditions supplémentaires et de l'argent.

Après l'essai, il y aura des employés capables de travailler dans le système informatique. Ils pourront aider leurs collègues à apprendre une nouvelle façon de travailler au quotidien. L'opération pilote dure généralement de 1 à 3 mois.

Après avoir corrigé les lacunes identifiées par l'entrepreneur, le système est accepté pour une exploitation commerciale et devient une solution de combat pour faire des affaires. L'acte d'acceptation en exploitation commerciale complète formellement le projet informatique.

Deux mots sur la formation du personnel

Nous nous souvenons que certains des employés (participants à l'opération d'essai) ont déjà suivi la formation organisée par l'entrepreneur. Que faire avec les autres employés? Ils doivent être enseignés. Vous pouvez impliquer à la fois des spécialistes formés et un entrepreneur dans ce travail. Les deux options sont acceptables. N'oubliez pas que le processus d'apprentissage est toujours «payé». Soit vous payez explicitement ces services à l'entrepreneur, soit vous devez distraire votre personnel du travail principal pour former des collègues.

Comment ce processus peut-il et doit-il être optimisé? Demandez à l'interprète de préparer des leçons vidéo, d'organiser une formation dans votre organisation, par exemple à la maison, de réussir le test. Si vous incluez une position sur la nécessité de développer un cours vidéo avec des tâches de test dans le contrat avec l'entrepreneur, vous aurez la possibilité de former de nouveaux employés pour toute la période d'exploitation.

Un autre point organisationnel qu'il est important de retenir lors de la mise en service du système. Un acte est un acte, mais il est important de réfléchir au processus de transition vers le travail dans le nouveau système. Un exemple:

1. Vous déterminez la date à partir de laquelle TOUTES les opérations sont effectuées dans le nouveau système. Hélas, les gens ne sont pas parfaits. Par conséquent, je vous conseille non seulement de fixer une date, mais également de fournir un outil de motivation.
2. En règle générale, une telle date n'est pas «demain après la signature de l'acte», mais après une certaine période, généralement appelée période de transition. Pendant cette période, l'organisation vit dans deux mondes: l'ancien et le nouveau. En fait, la période de transition est comme une opération d'essai prolongée, uniquement avec tous les utilisateurs.

Astuce: les gens ont tendance à résister au nouveau, gardez à l'esprit que les employés ne seront pas satisfaits du nouveau système. Ils diront que rien n'est clair et que tout est lent, que de leurs propres mains ils auraient tout fait il y a une heure. Ne vous inquiétez pas et n'oubliez pas que l'objectif de l'automatisation - hélas - n'est pas toujours de la rendre «plus rapide», mais toujours de garantir une transparence totale et de rendre compte de toutes les opérations.

Je vais vous donner un exemple ancien mais efficace de motivation pour la mise en œuvre. Un système de gestion des ventes a été créé. Au stade de la mise en œuvre, les employés ne voulaient pas l'utiliser et ont continué d'émettre toutes les factures manuellement. Le directeur de la société a émis un ordre interne: les factures émises et payées en dehors du système ne seront pas prises en compte lors du calcul de la prime du vendeur. Le système a été implémenté en 3 (!) Jours! Oui, ces trois jours ont été un enfer pour l'interprète, un million de lacunes sont sorties. Mais, même si je semble être un "représentant de l'interprète", je vous conseille fortement de penser à de tels modes de motivation.

Je laisse la conversation sur l'organisation du fonctionnement du système la prochaine fois. Mais je note que la maintenance du système après sa mise en œuvre nécessite également un accord , de préférence avec le développeur. Il s'agit d'un type de contrat distinct qui devrait déterminer comment contacter le développeur si des erreurs sont détectées et les règles de comportement avec le développeur si un processus a changé (ou si un nouveau est apparu). Autrement dit, le contrat prescrit comment corriger les erreurs et comment vous envisagez de développer le système ensemble. Ce type de contrat est appelé SLA (Service Level Agreement). J'insiste sur le fait qu'il s'agit d'un accord distinct.

Quelques mots sur le coût et le timing

L'informatique utilise une approche universelle pour déterminer le coût du travail, la méthode dite des ressources. On évalue quelle équipe de spécialistes, à quelle période de temps met en œuvre l'ensemble de fonctions requis. : (, ) 1 , 1 -, 1 , 2-3 , 1 «» . 3 . (, ) . . ? -, . hh. , , , …
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