En décembre de l'année dernière, la majorité des entreprises commerciales et des agences gouvernementales ont achevé le processus d'élaboration et de coordination des plans d'affaires pour l'année à venir. Quelqu'un a élaboré un plan optimiste, quelqu'un a été réassuré en cas de circonstances extérieures imprévues et quelqu'un s'est préparé au pire des cas. Le degré d'élaboration des plans pour tous est également différent - certains se limitaient aux seuls chiffres les plus généraux sur les revenus et les dépenses, tandis que d'autres détaillaient chaque article en détail. Mais même un plan détaillé et de haute qualité ne représente que la moitié de la bataille. Pour que le plan fonctionne en tant que partie intégrante d'un système de gestion efficace, il est nécessaire d'assurer un suivi régulier de la mise en œuvre des plans.
Et pas seulement le contrôle des nombres, mais le suivi de l'efficacité du travail des différents leaders derrière chaque numéro. Dans le cas le plus simple, un tel contrôle est une audition régulière des rapports des managers sur les écarts les plus significatifs entre les résultats réels et les résultats prévus. Avec l'analyse ultérieure des raisons et le développement des actions nécessaires pour un avenir proche. Il s'agit en fait de l'essence d'un système de gestion organisationnelle efficace, quelle que soit sa taille et sa complexité, basé sur la comptabilité de gestion.
Mais si dans les petites organisations, la comptabilité de gestion ne peut exister que dans la tête d'un gestionnaire, il est presque impossible de se passer des technologies de l'information modernes au niveau des organisations de taille moyenne. Mais comme cela arrive dans la vie, ces mêmes technologies de l'information ne créent souvent que l'illusion de l'efficacité des processus de comptabilité de gestion. Il semble que tous les participants au processus disposent d'une mer de données analytiques disponibles via Internet en temps réel, mais pour une situation spécifique, le plus souvent, vous devez effectuer des calculs supplémentaires, tordre et combiner astucieusement des données comptables. Tout cela se produit parce que l'architecte de la plupart des systèmes de comptabilité de gestion se concentre principalement sur les spécificités de la comptabilité plutôt que sur la planification.
Je vais vous expliquer. Traditionnellement, le processus d'automatisation dans toute organisation commence par la comptabilité et promet à l'avenir de se connecter aux planificateurs de système qui sont assis dans leur Excel depuis longtemps et envisagent quelque chose. Tout d'abord, le processus de saisie des documents primaires avec une orientation vers le système de comptabilité fiscale et les statistiques de l'État est automatisé, afin de ne pas payer de taxes supplémentaires, mais sans encourir d'amendes pour évasion fiscale. De plus, le système de codification des documents primaires dans le contexte des caractéristiques analytiques utilisées par les planificateurs, bien qu'il existe en théorie, mais dans la pratique, les comptables ordinaires le traitent de manière extrêmement négligente, confondant souvent certaines caractéristiques analytiques et parfois simplement ne les remplissant pas (après tout, sur la taxe comptabilité cela ne se reflète en aucune façon!).
En conséquence, après un certain temps, les planificateurs pour générer des rapports sur la mise en œuvre des plans précédemment planifiés sont obligés de se connecter indépendamment aux systèmes comptables et en mode semi-manuel de faire des sélections dans le contexte des analystes nécessaires. Dans le même temps, il est pratiquement inutile de forcer les comptables à remplir eux-mêmes les formulaires Excel, car ces formulaires devront dans tous les cas être revérifiés, ce qui ne conduira pas à une réduction, mais à une augmentation du temps consacré à la préparation des données nécessaires.
À ce stade, il y a une fourchette dans le développement ultérieur des systèmes d'automatisation de la comptabilité de gestion. Si la direction de l'entreprise ne s'intéresse pas trop aux technologies de l'information, le processus d'automatisation se termine par la comptabilité. Sinon, un système de planification plutôt tordu est vissé au système comptable, ce qui n'offre pas la flexibilité nécessaire, ce qui fait que les planificateurs n'augmentent que la charge, car ils continuent à effectuer les calculs les plus importants dans Excel, puis les téléchargent en outre dans le système général.
Que peut faire aujourd'hui un planificateur ordinaire dans une organisation ordinaire pour améliorer sa position? Le seul moyen possible aujourd'hui est de transférer des calculs d'Excel vers la plate-forme de modélisation économique basée sur le cloud JetCalc, dont les concepts de base ont été décrits dans l'article "Existe-t-il une alternative à Excel dans le domaine de la budgétisation et de la
veille économique" sur
habr.com/en/post/421163 . En outre, le transfert de leur propre chef sans la participation des employés des services informatiques. Voici une séquence approximative d'étapes pour implémenter JetCalc dans votre organisation pour ces planificateurs.
La première et principale condition est la nomination d'une personne responsable qui supervisera la mise en œuvre de JetCalc dans toute l'organisation et assurera la coordination des activités de tous ses services dans le cadre de ce processus. Le titre du poste est PDG de JetCalc. L'administrateur en chef de JetCalc doit être nommé par ordre de l'organisation qui, en plus de déterminer la personne responsable, approuve également les règles de travail dans le système JetCalc. Le contenu de la commande de modèle est disponible sur
www.jetcalc.ru/?page_id=423 .
Il convient de souligner ici que l'administrateur en chef de JetCalc n'est pas un poste technique, mais organisationnel. Par conséquent, seul un leader faisant autorité dans le secteur financier et économique et bien familiarisé avec les spécificités de la planification économique et commerciale peut être nommé à ce poste. Idéalement, il devrait s'agir du chef ou du chef adjoint de l'unité de planification et économique de l'organisation. Dans le même temps, pour son niveau de connaissance des technologies de l'information, un utilisateur Excel confiant est tout à fait suffisant. S'il n'y a pas un tel leader dans l'organisation, la mise en œuvre ultérieure de JetCalc perd tout son sens même si des consultants externes sont impliqués.
La prochaine étape est une délimitation claire des pouvoirs entre les services économiques et informatiques. Vous devez immédiatement indiquer clairement que les services informatiques ne peuvent en aucun cas interférer avec les problèmes méthodologiques. Leur tâche consiste à placer le code du programme JetCalc sur le serveur de l'organisation et à garantir un accès ininterrompu à celui-ci via Chrome ou Yandex.Browser Internet Browsers (c'est-à-dire sur le moteur V8), ainsi que d'effectuer des tâches de service standard avec des bases de données et le système d'exploitation du serveur.
Une autre étape importante consiste à nommer JetCalc responsable de chaque domaine fonctionnel de l'organisation mère (administrateurs JetCalc sur le terrain) et de chaque unité géographiquement distincte (administrateurs JetCalc pour l'entreprise). Et aussi parmi les employés de profil, et non les informaticiens. Grâce à ces spécialistes, à l'avenir, tout le travail d'organisation sera effectué sur l'interaction de l'administrateur en chef de JetCalc avec des unités fonctionnelles et géographiquement distantes. Les tâches principales de ces spécialistes sont de donner accès à JetCalc aux employés de leurs divisions, ainsi que la coordination et l'interaction en matière de nature méthodologique (principalement la structure des rapports de gestion) et organisationnelle.
Après avoir commencé, vous devez immédiatement faire attention à la bonne classification des rôles et des omissions qui donnent accès aux fonctions et aux documents dans le système JetCalc. Vous pouvez en savoir plus sur la sécurité JetCalc dans la documentation sur
leossnet.gitbook.io/jetcalc/chapter1 . Lors de la mise en place d'un système de sécurité, un équilibre doit être trouvé entre la flexibilité de configuration (nombreux rôles et omissions) et la contrôlabilité du système (peu de rôles et omissions).
Le processus de transfert des feuilles de calcul Excel vers la plate-forme JetCalc doit commencer par une courte liste de rapports clés contenant principalement des données brutes. À titre d'exemple, nous pouvons recommander les documents de rapport suivants:
- bilan;
- rendre compte des résultats financiers;
- chiffre d'affaires sur les impôts et les paiements;
- rapport sur les coûts de production et de vente.
Sur la base de ces rapports, vous pouvez générer un rapport assez intéressant sur les flux de trésorerie de manière indirecte, ainsi que de nombreux indicateurs financiers.
Au stade de la mise en place des premières formes de reporting de gestion, la tâche clé est de développer les compétences suivantes:
- Assurer la comparabilité des données prévues et réelles pour chaque article de chaque rapport.
- Formulation pour chaque article de la description de l'algorithme pour la formation de la valeur planifiée, ainsi que la source et la méthode de génération des données réelles. Ces informations peuvent être placées dans l'onglet Documentation du document correspondant dans JetCalc.
- Développement de points de contrôle pour chaque document, fournissant une vérification des données prévues et réelles entrées dans le système (pour plus de détails, voir leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/kontrolnie-tochki ).
- Développement d'en-têtes personnalisables de rapports analytiques pour chaque document, vous permettant de générer rapidement les représentations nécessaires des données analytiques (pour plus de détails voir leossnet.gitbook.io/jetcalc/soderzhimoe-dokumenta/zagolovki ).
- Mise en place d'un système de verrouillage des documents grâce auquel le contrôle de la discipline exécutive est assuré (pour plus de détails, voir leossnet.gitbook.io/jetcalc/kontolnye-funkcii/sistema-blokirovok ).
L'ajustement initial des documents doit être organisé dans l'unité de planification et économique, même si ces documents sont spécifiques à d'autres unités. Par exemple, des rapports sur le travail ou la production. Par la suite, après l'accumulation d'expérience, il est possible d'organiser des formations pour les employés des autres départements afin d'assurer la standardisation des approches de création des documents et la codification des indicateurs individuels.
Dans l'unité de planification et économique, le travail d'élaboration des documents doit être divisé en deux niveaux de complexité avec un niveau d'accès approprié:
- Un niveau de base qui vous permet de personnaliser uniquement les lignes d'un document. Dans ce cas, les en-têtes de document sont sélectionnés dans la liste des en-têtes créés précédemment. Il s'agit de l'accès par défaut accordé à tous les employés de l'unité qui possèdent l'ordinateur.
- Un niveau avancé qui vous permet de personnaliser les lignes et les en-têtes des documents, ainsi que d'effectuer des réglages à l'échelle du système. Cet accès est accordé à un ou deux employés qui ont de bonnes compétences en informatique et, surtout, connaissent les spécificités de l'entreprise et possèdent leurs propres registres comptables au moins au niveau du chef comptable d'une petite entreprise. La connaissance de la comptabilité est essentielle à la configuration initiale de la structure et des formules des documents.
Pour consolider les compétences de réglage et d'utilisation ultérieure de JetCalc, deux cycles trimestriels de génération de plans et de rapports suffisent. Ici, on suppose que des plans sont élaborés pour le trimestre à venir, et le fait est collecté mensuellement. Le plan mensuel est calculé comme un tiers du plan trimestriel. Chaque mois, l'unité de planification et économique analyse la mise en œuvre du plan dans le bon état de fonctionnement, mais le rapport trimestriel est soumis à l'examen de la direction de l'organisation.
Après avoir pratiqué les compétences de configuration de base de JetCalc, vous pouvez commencer à développer la liste des rapports de gestion. Il convient de garder à l'esprit que si les formulaires de déclaration établis au stade initial contenaient un nombre minimal d'erreurs méthodologiques, car ils sont basés sur des formulaires de déclaration réglementés, les formes de rapport de gestion interne seront très probablement très différentes. Dans le meilleur des cas, il y aura une divergence entre la nomenclature des articles dans différents départements, dans le pire des cas, des différences insaisissables dans les algorithmes de calcul des mêmes articles dans différents départements.
Dans l'approche classique de l'automatisation, immédiatement avant la mise en place de nouveaux documents, il convient de mettre en place la comptabilité et le reporting. La durée de cette étape peut être assez importante, ce qui peut devenir un obstacle insurmontable à une automatisation complexe. Dans JetCalc, ce moment est implémenté d'une manière légèrement différente. Le concept d'établissement de l'ordre ne disparaît pas. Mais chaque itération de «mettre les choses en ordre - automatisation» est réduite même à un document séparé, mais à une ligne distincte du document. Cela réduit considérablement le temps pour chaque itération. De plus, de l'extérieur, cela ressemble à un processus d'automatisation continue avec un ordre de restauration simultané.
Cette approche est mise en œuvre comme suit. Initialement, un document de déclaration est créé «tel quel», c'est-à-dire comment il est fourni par les unités déclarantes. Ensuite, des points de contrôle sont mis en place dans ce document, liant les ratios de contrôle de certains indicateurs de ce document avec les indicateurs d'autres documents. À mesure que des documents sont ajoutés, ces points de contrôle peuvent devenir de plus en plus nombreux.
Il est important de souligner que le mécanisme de point de contrôle dans JetCalc est inextricablement lié au système de verrouillage des documents, qui détermine le degré de préparation des données saisies du document de rapport. Cela peut être soit l'achèvement de la saisie des données par l'unité déclarante, soit l'achèvement de la vérification des données reçues par l'unité de contrôle. Dans ce cas, la modification du statut du document est enregistrée par date et par utilisateur. Pour les groupes de documents, vous pouvez également définir des délais pour la soumission des rapports, c'est-à-dire la dernière date à laquelle le document a été bloqué pour l'unité déclarante. Si le document est bloqué après la date de reporting, le document est considéré comme non remis dans les délais avec la possibilité de prendre des mesures disciplinaires à l'encontre des personnes responsables.
Alors voilà. Si le document a des points de contrôle non fermés, le document ne peut pas être bloqué et, par conséquent, en faire rapport à temps. La seule façon de verrouiller un document consiste à apporter des modifications aux données de rapport afin que les points de contrôle convergent. Dans le même temps, il n'est pas du tout effrayant qu'en quelques mois après l'ajout d'un nouveau formulaire de rapport, les données puissent simplement être ajustées tant que les points de contrôle convergent. C'est juste qu'au fil du temps, il commence même à atteindre les manipulateurs les plus tenaces, ce qui est beaucoup plus facile de rétablir l'ordre dans la comptabilité principale que d'ajuster les données aux points de contrôle à chaque fois. En effet, à mesure que le nombre de points de contrôle augmente, un tel ajustement devient de plus en plus difficile.
Dans la pratique, après avoir ajouté un nouveau formulaire de rapport, il faut 1 à 2 ans pour mettre de l'ordre dans la comptabilité primaire dans une certaine direction. À partir de cette période, une année complète est consacrée à la réalisation de l'inévitabilité de l'établissement de l'ordre dans la comptabilité et à la mise en œuvre des changements nécessaires à partir du nouvel exercice, y compris la modification des politiques comptables et fiscales.
Dans le même temps, dans le processus d'établissement de l'ordre comptable, il arrive assez souvent qu'il soit nécessaire de modifier la structure de certains formulaires de déclaration avec l'ajustement inévitable des données des périodes passées. Chez JetCalc, cette tâche est accomplie relativement facilement et rapidement à l'aide du mécanisme de roulement automatique.
Pour cela, une ou plusieurs nouvelles lignes sont initialement créées, qui sont exclues du calcul des totaux. Pour ces lignes, des formules de pompage automatique sont configurées, qui non seulement calculent automatiquement les valeurs par les formules, mais enregistrent également le résultat de ces calculs dans la base de données. Après avoir rapproché les valeurs, y compris en utilisant des lignes de formule, les lignes avec des formules pour le pompage automatique désactivent les formules, par conséquent, ces lignes deviennent primaires. De plus, ces lignes suppriment le signe d'exclusion des totaux. Et à la fin, les anciennes lignes sont supprimées.
De cette façon, un affinement progressif des données analytiques est assuré, tout en maintenant la comparabilité des années passées avec les données des périodes de rapport. Je voudrais tout de suite émettre une réserve sur le fait que, dans ce cas, il peut s’avérer que la conformité de la structure des documents des années précédentes aux formulaires de déclaration comptable et autre est violée. En fait, ce n'est pas un si grand mal, car le système JetCalc se concentre en grande partie sur l'avenir, et non sur le creusage dans le passé. Et de ce point de vue, la comparabilité des données passées avec les données actuelles est beaucoup plus importante aujourd'hui que la conformité des données passées avec des formulaires de rapport obsolètes. Dans les cas extrêmes, vous pouvez créer une forme de rapport obsolète, en liant les formules à toutes ses lignes avec les lignes du rapport actuel.
Ainsi, progressivement, étape par étape sur 3-4 ans, il est possible de créer un système de comptabilité de gestion efficace qui couvrira tous les aspects importants de l'activité économique de l'organisation. Bien sûr, vous pouvez le faire plus rapidement, mais ici tout repose sur diverses craintes des artistes locaux qui saboteront de quelque manière que ce soit tout changement sérieux dans leur travail. Par conséquent, la plus efficace de la pratique est l'automatisation dite rampante, lorsqu'à chaque étape une fonctionnalité relativement petite est introduite, ce qui ne préoccupe pas sérieusement les interprètes et facilite même parfois leur propre travail.
En conclusion, je voudrais souligner que la plate-forme JetCalc est distribuée sous la licence MIT et peut être utilisée gratuitement non seulement pour créer votre propre système de comptabilité de gestion, mais également pour fournir des services payants pour l'automatisation des activités de gestion. La signification de ce modèle de licence est que les entreprises sérieuses et le gouvernement seul n'ont pas particulièrement besoin d'une automatisation. Les entreprises et le gouvernement ont besoin de garanties d'avantages tangibles qui ne peuvent être fournis que par des professionnels dans le cadre d'accords commerciaux qui spécifient ces garanties mutuelles. Et ici, les développeurs de la plateforme JetCalc et leurs partenaires officiels sont hors compétition.