🏪 🍠 ♉️ कॉर्पोरेट प्रिंटिंग: जितना लगता है उससे कहीं अधिक समस्याएं 👩🏿‍🌾 👨🏾‍🔬 🤙🏿

बिना कागज़ के लंबे समय से घोषित युग नहीं आता है। यह काम नहीं करता है: टैबलेट, स्मार्टफोन और पाठकों ने पेपर बुक को नहीं मारा है, और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन अभी तक क्लासिक को बदलने में सक्षम नहीं है। इसका मतलब है कि प्रिंटर और एमएफपी बाजार, हालांकि पीड़ित चल रहा है, अभी भी अपने पैरों पर है, और एक खटखटाने से भी नहीं बचा है। बड़ी और छोटी कंपनियां दस्तावेजों को प्रिंट करना जारी रखती हैं, और कभी-कभी भारी मात्रा में। लेकिन इस प्रक्रिया के संगठन (एक बैंक या थोक व्यापार में लगी एक कंपनी में दस्तावेजों को प्रिंट करना - यह एक वास्तविक व्यवसाय प्रक्रिया है) से जुड़ी समस्याएं बनी हुई हैं, और बहुत दर्दनाक हो सकती हैं।

वास्तव में, उद्यम, जो अपने काम में दस्तावेजों की एक ध्यान देने योग्य मात्रा प्रिंट करता है (यह वास्तव में इतना नहीं है - एक हफ्ते में 1000 शीट से), कठिनाइयों का एक पूरे ढेर के साथ सामना किया जाता है। हम लेखों की एक श्रृंखला शुरू कर रहे हैं जिसमें हम बताएंगे कि कैसे कंपनियां दस्तावेज़ लागतों का अनुकूलन करती हैं और समस्याओं और जोखिमों से छुटकारा पाती हैं।

अनुचित खर्च

मुख्य परेशानी सतह पर काफी है - मुद्रण की अत्यधिक लागत। वे बहुत ठोस हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, गार्टनर के विशेषज्ञों ने कई साल पहले एक अध्ययन किया और इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि ये लागत कंपनी के बजट का लगभग 3% है, और प्रत्येक कर्मचारी पर एक वर्ष में 600-700 डॉलर खर्च किए जा सकते हैं। कल्पना कीजिए कि बड़े पैमाने पर उद्यम क्या मात्रा हैं।

और उसी समय, प्रिंटर को दस्तावेज़ भेजने से आंतरिक नेटवर्क ट्रैफ़िक का 55% उत्पन्न होता है, और मुद्रण समस्याओं के कारण कॉरपोरेट तकनीकी सहायता के लिए 60% कर्मचारियों की कॉल आती है। कंपनी जितनी बड़ी होगी, नुकसान उतना ही अधिक होगा, जो निश्चित रूप से लड़ने की जरूरत है। और लागतों को अनुकूलित करने के लिए, आपको उनकी घटना के मुख्य कारणों को समझने की आवश्यकता है।

उपकरण

अतिरिक्त लागतों के स्रोतों में से एक छपाई उपकरणों का एक पुराना, गैर-इष्टतम बेड़ा है और यहां तक कि कार्यालय में उनका गलत स्थान भी है। आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रिंटर का प्रदर्शन आपकी कंपनी की जरूरतों के लिए उपयुक्त होना चाहिए। यह स्पष्ट सत्य हमेशा वित्तीय सेवाओं द्वारा निर्देशित नहीं होता है जो अद्यतन उपकरणों के लिए धन आवंटित करते हैं। यह पुराना उपयोग करने के लिए उचित है, लेकिन फिर भी कार्यात्मक उपकरण जहां उन पर लोड कोमल होगा। इसके बजाय, आईटी सेवाओं को अक्सर उन्हें सबसे "व्यस्त" क्षेत्रों में स्थापित करने के लिए मजबूर किया जाता है। परिणाम प्रिंट की गुणवत्ता में कमी, टोनर की खपत में वृद्धि, मूल्यह्रास में वृद्धि और निरंतर उपकरण विफलता है, जो अंततः एक आधुनिक एमएफपी की खरीद से अधिक कंपनी की लागत है ।

कार्यालय में प्रिंटर के स्थान के लिए दृष्टिकोण "एक कूबड़ पर" तर्कसंगतता में भिन्न नहीं है। तथ्य यह है कि हम में से प्रत्येक उस डिवाइस का उपयोग करने का प्रयास करेगा, जो प्रिंट कार्य की जटिलता और मात्रा, डिवाइस के उद्देश्य या भार और अन्य कारकों के बावजूद, उसके लिए दृष्टिकोण करने के लिए अधिक सुविधाजनक है। किसी विशेष उपकरण का उपयोग करने के लिए अनुनय और यहां तक कि सख्त निर्देश थोड़ी मदद करते हैं - कोई भी कर्मचारी थोड़े से अवसर पर निकटतम प्रिंटर का उपयोग करेगा। इसलिए, जब मुद्रण अवसंरचना के लेआउट को विकसित किया जाता है, तो यह कारक - प्रयोज्य - बिना असफलता को ध्यान में रखना चाहिए। ऐसा हमेशा नहीं होता है। या तो कर्मचारियों को कार्यालय परिसर के आसपास "पवन" किलोमीटर, या एक शक्तिशाली प्रणाली को अंडरलोड किया जाता है, और "परिष्करण" कार्यों के लिए एकमात्र रंगीन प्रिंटर पूरे दिन ड्राफ्ट करता है।

"मैं सिर्फ एक पासपोर्ट आवेदन पत्र का प्रिंट आउट लेता हूं"

कंपनियों को निर्दोषों के लिए भुगतान करना पड़ता है, पहली नज़र में, कर्मचारियों का शौक - निजी सामग्रियों को प्रिंट करने के लिए उपकरणों का दुरुपयोग। वास्तव में, कर्मचारियों को कभी-कभार अपने लिए एक-दो पेज प्रिंट करने की अनुमति क्यों नहीं दी जाती है? इससे कंपनी को कोई नुकसान नहीं होगा। लेकिन अत्यधिक उदारवाद अच्छा नहीं कर रहा है।

उदाहरण के लिए, कंपनियों में से एक ने एक अजीब समस्या का खुलासा किया - इसकी प्रशासनिक सेवा को प्रिंटर में कारतूस को बदलने के लिए लगातार मजबूर किया गया था, जिसे एक कार्य समूह को सौंपा गया था, जहां मुद्रण की आवश्यकताएं कम थीं। ऑडिट से पता चला कि कर्मचारियों में से एक ने अपने बच्चे के स्कूल के कार्यों को प्रिंट करने के लिए इसका इस्तेमाल करना शुरू कर दिया था। यह शौक इस तथ्य के साथ समाप्त हुआ कि उसने स्कूल प्रोग्राम से साहित्यिक कार्यों को एक सेवा प्रिंटर पर छापना शुरू किया। नतीजतन, इस अनधिकृत प्रेस की मात्रा तीन गुना (!) थी, जो पूरे कामकाजी समूह की गतिविधि उत्पन्न करती थी। क्या आपके पास जीवन से ऐसे उदाहरण हैं?

अक्षमता और आलस्य

बहुत बार प्रिंटर के अकुशल उपयोग के उदाहरण होते हैं, जब एक काले और सफेद कागज की प्रतिलिपि के लिए पर्याप्त दस्तावेज एक विशेष मामले के लिए उपयुक्त डुप्लेक्स के बजाय रंगीन प्रिंटर या एकल-पक्षीय मुद्रण के लिए भेजे जाते हैं। इस फ़ंक्शन का उपयोग करते समय किसी कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ों को प्रिंट करने से पेपर की लागत को आधा करने की अनुमति होगी, जो कि बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों के लिए विशेष रूप से सच है। और रंग की अस्वीकृति जहां इसकी आवश्यकता नहीं है, उपभोग्य सामग्रियों पर 60 प्रतिशत की बचत होगी।

प्रिय आपूर्तिकर्ताओं

उपभोग्य सामग्रियों की लागत (और अक्सर खर्च हो सकती है!) उपभोक्ता अगर वे अनियोजित खरीदे जाते हैं। यहां तक कि सबसे सरल निगरानी यह बताएगी कि उपभोग्य सामग्रियों के लिए बजट कैसे बनाया जाए और खरीद कार्यक्रम निर्धारित किया जाए, लेकिन कई कंपनियां इस बात की उपेक्षा करती हैं। और अगर यह भाग्य है, कि इससे रिटेल स्टोर के बजाय विशेष आपूर्तिकर्ताओं की सेवाओं का उपयोग करना संभव हो जाएगा, तो बचत कारतूस की लागत का 10% तक हो सकती है।

अधिशेष और बजट समस्याओं

अंत में, सभी को प्रिंटिंग सरप्लस के बारे में पता चल गया होगा - प्रिंटेड शीट के पूरे पैक जो प्रिंटर की ट्रे में पूरे दिन धूल इकट्ठा कर सकते हैं और इसलिए किसी को इसकी आवश्यकता नहीं होगी। ऐसा अक्सर होता है यदि आपने पहले दस्तावेज़ को मुद्रण के लिए भेजा है, तो उसमें एक त्रुटि देखी गई और उसे फिर से भेजा। पहला आमतौर पर रद्द नहीं किया जाता है, और केवल दूसरा ट्रे से लिया जाता है। विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों को प्रिंट करने के लिए उपकरणों की गलत पसंद, और अत्यधिक नेटवर्क ट्रैफ़िक, और ऊर्जा लागत, और यहां तक कि कंपनी कार्यालयों में प्रिंटर और कारतूस संग्रहीत करना (जिन्होंने गलियारों में बक्से के पिरामिड नहीं देखे थे?) एक पैसा उड़ाते हैं।

बहुत हद तक, ये समस्याएं अन्य, प्रणालीगत कारणों से होती हैं - मुद्रण लागतों का अनुचित बजट। जब भी आवश्यक हो, अक्सर उन्हें "आंख से" निर्धारित किया जाता है, लेखा विभाग उपभोग्य सामग्रियों के लिए अगले बिल का भुगतान करता है। ऐसा होता है कि मुद्रण लागत को कंपनी के बजट में ध्यान में रखा जाता है, लेकिन आईटी विभाग या आर्थिक सेवा की कुल लागत में "भंग" किया जाता है। इन सभी घटनाओं को समाप्त करने की आवश्यकता है - अन्यथा आदेश को बहाल करना असंभव है।

चोरी

एक और समस्या है कि कंपनियों का सामना बेहद अप्रिय है - चोरी। बेशक, इसका मुख्य कारण मानवीय असंगति है, लेकिन इस घटना से निपटने के लिए आवश्यक है। और यह अच्छा होगा यदि समस्या "आध्यात्मिक सादगी के लिए" चोरी तक सीमित थी, जब एक लापरवाह कर्मचारी एक उच्च स्तर के टोनर के साथ एक कारतूस को एक नए के साथ बदल देता है, इस तथ्य के बावजूद कि पुराना एक अभी भी लंबे समय तक इस्तेमाल किया जा सकता है (हाँ, वास्तव में, यह भी चोरी है)। लेकिन अफसोस, और भी गंभीर पाप हैं। उदाहरण के लिए, ऐसे मामले हैं जब महंगे मूल कारतूस की आड़ में, एक सस्ते संगत कारतूस का उपयोग किया जाता है, या कारतूस को बदलने के बजाय, इसे फिर से भरना है। इसी समय, नए मूल कारतूसों के रूप में पैसे पर बहस की जाती है।

एक उदाहरण एक थोक कंपनी का अनुभव है। इसमें दस्तावेजों के साथ मुद्रण की मात्रा प्रति माह 60,000 शीट तक पहुंच जाती है, जबकि चार उत्पादक एमएफपी का उपयोग किया जाता है। कारतूस पर कंपनी की लागत प्रति माह 55,000 रूबल तक पहुंचती है। सिस्टम प्रशासक जो प्रिंटर के रखरखाव में शामिल था, उसने नए कारतूस स्थापित करने के बजाय रिफिल्ड कारतूस का उपयोग किया, और बस अपने हाथों से नए कारतूस बेचे। नतीजतन, कंपनी को न केवल सीधे नुकसान का सामना करना पड़ा - वही 55 हजार रूबल पुराने कारतूस को फिर से भरने की लागत को घटाते हैं, बल्कि अप्रत्यक्ष रूप से बढ़े हुए मूल्यह्रास और उपकरण विफलता के साथ जुड़े हुए हैं।

सूचना सुरक्षा को खतरा

और समस्याओं की एक और श्रेणी। यह मुद्रण लागत में वृद्धि की तुलना में बहुत अधिक गंभीर हो सकता है। यह उद्यम की सूचना सुरक्षा के बारे में है। सूचना सुरक्षा विशेषज्ञों ने ईमेल ट्रैफ़िक, त्वरित संदेशवाहक के उपयोग, सामाजिक नेटवर्क और बाहरी भंडारण मीडिया के साथ काम करना सीखा है। लेकिन, पुराने दिनों की तरह, सूचना रिसाव के मुख्य चैनलों में से एक गोपनीय दस्तावेजों की छपाई बनी हुई है। आखिरकार, एक ही दूत के विपरीत, मुद्रण दस्तावेज़, निषिद्ध करना असंभव है। और कोई भी कर्मचारी आसानी से एक दस्तावेज़ प्रिंट कर सकता है और ध्यान से उसे अपने साथ एक पोर्टफोलियो में ले जा सकता है, उदाहरण के लिए, प्रतियोगियों को।

यह एक जानबूझकर प्रिंटआउट हो सकता है, या एक गुप्त फाइल को प्रिंट करने के लिए एक सार्वजनिक प्रिंटर का आकस्मिक उपयोग हो सकता है, लेकिन सार एक ही रहता है - एक मुद्रण डिवाइस के लिए व्यापार रहस्य उपलब्ध कराया जाता है। सूचना के रिसाव के लिए एक और चैनल आधुनिक एमएफपी के एक सामान्य कार्य का उपयोग हो सकता है - एक दस्तावेज़ की डिजिटल कॉपी को ई-मेल या क्लाउड स्टोरेज में भेजने के साथ स्कैनिंग। प्रिंट नियंत्रण से संबंधित निवारक उपाय इस संकट को हराने में मदद करेंगे। यह समझते हुए कि "सभी चालें दर्ज की गई हैं" और अपराध निश्चित रूप से हल हो जाएंगे, अधिकांश मामलों में संभावित "तिल" डेटा चोरी होने से बंद हो जाएगा। लेकिन अगर वह एक बार भी मौका लेता है, तो सूचना के प्रसार को जल्दी से रोका जा सकता है।

क्या करें?

और अब काफी तार्किक प्रश्नों का सामान्य उत्तर है: क्या इन समस्याओं से निपटना संभव है और यह कैसे करना है? जाहिर है, उपाय करना केवल आवश्यक है, कुछ मामलों में प्राथमिक सफाई की मदद से और, अधिकांश मामलों में, उद्यम के कर्मचारियों द्वारा मुद्रण बुनियादी ढांचे और इसके उपयोग को प्रबंधित करने के लिए डिज़ाइन किए गए विशेष समाधानों की मदद से ।

बड़ी कंपनियां आउटसोर्सर्स की सेवाओं का उपयोग कर सकती हैं, जो एक प्रिंट ऑडिट का संचालन कर सकती हैं, और इसे ऑप्टिमाइज़ करने के लिए एक प्रोजेक्ट विकसित कर सकती हैं, एक प्रिंट मॉनिटरिंग सिस्टम लागू कर सकती हैं, एक्सेस कंट्रोल कर सकती हैं और फिर उपकरणों का रखरखाव कर सकती हैं। छोटे उद्यमों के लिए, यह तैयार सॉफ्टवेयर समाधानों का उपयोग करने के लिए समझ में आता है, जैसे कि प्रिंटस्टैट या एचपी एक्सेस कंट्रोल, जिनकी कार्यक्षमता विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए सिस्टम से भिन्न होती है, लेकिन बुनियादी कार्यों के लिए पर्याप्त है।

वैसे, स्मार्ट कार्ड का उपयोग करके प्रिंटर तक पहुंच को व्यवस्थित करने के रूप में इस तरह के एक उपाय, जो यह सुनिश्चित करता है कि प्रिंटर केवल उस कर्मचारी की उपस्थिति में काम करता है जिसने काम भेजा है, प्रिंट वॉल्यूम और लागत को 10-15% तक कम कर सकता है। प्रत्येक कर्मचारी के लिए आवंटित प्रिंट कोटा एक और 10% बचत प्रदान करता है। यह देखते हुए कि एक औसत कंपनी में मुद्रण लागत बजट के 3% तक पहुँचती है, लगभग 40% लागतों को बचाने से बहुत ही ठोस प्रभाव पड़ सकता है। यह आश्चर्य की बात नहीं है कि प्रिंट प्रबंधन के लिए सॉफ्टवेयर समाधान उपयोग के डेढ़ साल के लिए भुगतान कर रहे हैं। अगली बार हम आपको बताएंगे कि बाजार में लोकप्रिय समाधान क्या हैं, वे क्या कर सकते हैं और वे एक दूसरे से कैसे भिन्न हैं।

कॉर्पोरेट प्रिंटिंग: जितना लगता है उससे कहीं अधिक समस्याएं