👨🏻‍✈️ 🆙 🖕🏽 प्रिंट प्रबंधन समाधान अवलोकन 🦈 👨🏾‍🤝‍👨🏼 🧘🏽

नमस्कार Giktayms! कॉर्पोरेट प्रिंटिंग इन्फ्रास्ट्रक्चर के निर्माण और प्रावधान से जुड़ी समस्याओं का समाधान उनकी निगरानी से शुरू होता है। मुद्रण उपकरणों की स्थिति पर नज़र रखने की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है, भले ही कंपनी छोटी हो और इसकी सभी ज़रूरतें MFP द्वारा साझा किए गए एकल नेटवर्क द्वारा कवर की गई हों। इस स्थिति में भी, एक दिन आपको एक प्रिंटर के बिना छोड़ा जा सकता है, "वास्तव में" की मरम्मत के तरीकों की तलाश में। यदि संगठन के पास कई (10 या 100) प्रिंटर और एमएफपी होने का पूर्ण आधारभूत ढांचा है, तो ऐसे बेड़े का ऑडिट करना कोई आसान काम नहीं है। और यहां आप विशेष सॉफ्टवेयर समाधान और सेवाओं के बिना नहीं कर सकते हैं , जो कटौती के तहत चर्चा की जाएगी।

गार्टनर या नून्स के विश्लेषकों के अनुसार, रूसी कार्यालयों में प्रतिदिन औसतन 60% कर्मचारी 11 से 50 पृष्ठ तक प्रिंट करते हैं। एक ही समय में, निश्चित रूप से, उनमें से अधिकांश उन खर्चों के बारे में चिंतित नहीं हैं जो नियोक्ता को प्रिंट करना है। और वे [लागत], वैसे, प्रत्येक कर्मचारी के संदर्भ में सालाना कई सौ डॉलर के बड़े प्रिंट वॉल्यूम के साथ कंपनियों तक पहुंच सकते हैं।

इन लागतों को कम किया जा सकता है और सही ढंग से वितरित किया जा सकता है। सबसे पहले, मुद्रण उपकरणों ("पासपोर्ट प्रश्नावली") के दुरुपयोग से छुटकारा पाना आवश्यक है, प्रिंटर ट्रे में प्रिंटआउट, रंग में अनुचित मुद्रण, संभावित चोरी (मूल एक के बजाय एक संगत कारतूस को फिर से भरना), आउटसोर्सिंग कंपनियों से संभावित धोखाधड़ी और ओवरचार्ज बिल। यदि आप उनकी सेवाओं का उपयोग करते हैं।

हम कर्मचारियों की बेईमानी के विषय का उल्लेख करने से हतोत्साहित थे ताकि गीकटाइम्स पर नकारात्मक पाठक न बनें, लेकिन यह वास्तव में एक सामान्य मामला है, और इसके बिना आज की पोस्ट खट्टा क्रीम के बिना बोर्स्ट की तरह होगी। यह कैसा चल रहा है? मुद्रण उपकरण के प्रभारी कार्यालय कार्यकर्ता का कहना है कि आपूर्ति समाप्त हो गई है। इस एप्लिकेशन पर कंपनी मूल कारतूस खरीदती है। कारतूस प्राप्त करने के बाद, कर्मचारी मूल (पढ़ें, चोरी) कारतूस की खरीद में लगी एक विशेष कंपनी की ओर मुड़ जाता है। हमारे डेटा के अनुसार, एक मूल Hewlett-Packard टोनर कार्ट्रिज की औसत लागत, उदाहरण के लिए, 2016 में 10,500 रूबल की राशि। कर्मचारी एक महत्वपूर्ण छूट पर मूल कारतूस बेचता है, और उसके बाद भी कम पैसे के लिए संगत लोगों को खरीदता है या फिर रिफिल का आदेश देता है।

लेकिन अभी भी ऐसे कार्य हैं जैसे उपकरणों का तकनीकी नियंत्रण और उपभोग्य वस्तुओं की स्थिति, प्रिंटर के उपयोग का संगठन आदि। विशेष उपकरणों के बिना ऐसा करना असंभव है।

हमारे अभ्यास में, हम ग्राहकों को विभिन्न माध्यमों की पेशकश करते हैं , उन कार्यों के आधार पर जो वे हल करते हैं और उनके मुद्रण बुनियादी ढांचे की रचना करते हैं। प्रमुख विक्रेताओं, एक नियम के रूप में, उनके विभागों में अपने स्वयं के विकास होते हैं। लेकिन वे केवल उन दुर्लभ कंपनियों के लिए उपयुक्त हैं जो केवल एक निर्माता से उपकरण का उपयोग करते हैं। उनमें से कुछ ही हैं। प्रिंटर और एमएफपी का बेड़ा वर्षों से बन रहा है, और अधिकांश मामलों में विभिन्न निर्माताओं के उपकरण हैं और "ताजगी" की डिग्री बदलती है। इसलिए, सार्वभौमिक समाधानों पर चर्चा करना तर्कसंगत है।

FollowMe (रिंगडेल)

उनमें से एक, FollowMe, एक ही बार में कई कार्यों का समाधान प्रदान करता है, जैसे कि मुद्रण लेखांकन और उपकरणों पर पहुंच नियंत्रण, साथ ही सेटिंग्स के अनुसार कार्य मार्ग। उद्यम में सभी प्रिंटर और एमएफपी के उपयोग को ध्यान में रखते हुए, व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं या कार्य समूहों की गतिविधि पर नज़र रखना और इंटरएक्टिव प्रिंटिंग - फॉलोमे ऐसे कार्यों के लिए सबसे उपयुक्त है।

मेगाट्रैक (फॉन्टवेयर)

यह एप्लिकेशन प्रिंट उपकरणों की निगरानी करता है और बाद की रिपोर्टिंग और विश्लेषण के लिए आंकड़े एकत्र करता है। इस समाधान का लाभ न केवल नेटवर्क के साथ काम करने की क्षमता है, बल्कि स्थानीय प्रिंटर भी है। प्रत्येक प्रिंटर के लिए सेटिंग्स में, आप एक प्रिंट की लागत दर्ज कर सकते हैं, और सिस्टम प्रत्येक डिवाइस के लिए आर्थिक गणना भी जारी करेगा। समाधान विंडोज क्लस्टर सर्वर 2000/2003 के क्लस्टर कॉन्फ़िगरेशन का समर्थन करता है, बहुभाषी है और इसमें रिमोट एक्सेस के लिए एक वेब इंटरफ़ेस है।

Pcounter (कंपनी और प्रौद्योगिकी)

Pcounter की एक विशेषता मौजूदा बुनियादी ढांचे और बाद में स्केलिंग में इसका बहुत सरल एकीकरण है। सिस्टम डिवाइस पर भेजे गए सभी प्रिंट नौकरियों को ध्यान में रखता है, इसके उपयोग पर आंकड़े एकत्र करता है, और एक अतिरिक्त फ़ंक्शन के रूप में इसमें नौकरियों को पुनर्निर्देशित करने की क्षमता होती है। मुद्रण के अलावा, Pcounter व्यवस्थित और स्कैन करने में सक्षम है। एक वैकल्पिक डाउनलोड करने योग्य एप्लिकेशन कॉर्पोरेट MFPs का उपयोग करके फैक्स कॉपी, स्कैनिंग और फैक्स भेजने के लिए आंकड़े एकत्र करता है।

JetAdvice 2.0 (यूरोफार्म ए / एस)

कॉर्पोरेट मुद्रण उपकरणों और आपूर्ति के बारे में जानकारी एकत्र करने के लिए एक और आसान उत्पाद है। JetAdvice 2.0 कॉर्पोरेट नेटवर्क से जुड़े उपकरणों में उपभोग्य सामग्रियों की स्थिति की निगरानी करता है, और जब टोनर का स्तर एक महत्वपूर्ण स्तर तक गिर जाता है, तो यह बाहरी सेवा विभाग से समर्थन या संपर्क करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारियों को ई-मेल सूचना भेजता है। ब्रांडों की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए समर्थन विशेष रूप से उन कंपनियों के लिए मूल्यवान होगा जिनके पास गैर-मानक उपकरणों सहित विभिन्न विक्रेताओं के प्रिंटर और एमएफपी का "चिड़ियाघर" है।

इक्विट्राक (नून्स कंपनी)

इस निर्णय का मूल्य प्रेस के लिए कंपनी के कर्मचारियों के जिम्मेदार रवैये को बढ़ावा देने के लिए इसकी मदद से अभियान चलाने की क्षमता है। इक्वेट्रैक एक वर्चुअल प्रिंट कतार बनाता है जब एक दस्तावेज़ उपयोगकर्ता का अनुसरण करता है और कॉर्पोरेट नेटवर्क से जुड़े किसी भी प्रिंटर पर मुद्रित किया जा सकता है। यह किसी विशिष्ट कार्य के लिए सबसे उपयुक्त डिवाइस के उपयोगकर्ता द्वारा जागरूक विकल्प के बारे में भी है। इक्वेट्रैक को एक अलग सर्वर की आवश्यकता नहीं है और इसे आसानी से किसी भी नेटवर्क प्रिंटर या एमएफपी पर स्थापित किया जा सकता है।

ये सभी सरल समाधान हैं जो संभावनाओं के एक अलग सेट की पेशकश करते हैं। लेकिन प्रिंट प्रबंधन उपकरण भी हैं जो कॉर्पोरेट नीतियों और अधिकारों के अनुसार प्रिंटर और एमएफपी तक पहुंच प्रदान करने के लिए संपूर्ण बुनियादी ढांचे की निगरानी से लेकर समस्याओं की एक विस्तृत श्रृंखला को हल कर सकते हैं।

PrintStat (निकोटेक)

प्रिंटस्टैट बाजार पर सभी प्रसिद्ध निर्माताओं के प्रिंटर और एमएफपी की निगरानी के लिए एक सॉफ्टवेयर समाधान है। यह समाधान वास्तव में सार्वभौमिक है - 1000 से अधिक अंकों का मॉडल आधार योग और, निर्माताओं द्वारा अपनी लाइनों के अद्यतन के साथ, फिर से भरना है। यह आपको उस कंपनी में भी PrintStat का उपयोग करने की अनुमति देता है जहां उपकरणों का एक पूरा बेड़ा चल रहा है, बहुत पुराने से नवीनतम तक।

PrintStat के संचालन का सिद्धांत सरल है - डेटा को मुद्रण उपकरणों के अंतर्निहित सेंसर से एकत्र किया जाता है, सिस्टम द्वारा समेकित किया जाता है और एक अनुकूलन इंटरफ़ेस का उपयोग करके कल्पना की जाती है। सिस्टम में प्रवेश वेब इंटरफेस के माध्यम से नेटवर्क पर किसी भी कंप्यूटर से प्राप्त किया जा सकता है, और आप ई-मेल द्वारा सूचनाओं के आवधिक भेजने को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

PrintStat को क्या डेटा मिलता है? उनकी रचना कंपनी में प्रिंट निगरानी द्वारा प्रदान की गई आवश्यकताओं को लगभग पूरी तरह से कवर करती है। डेटा का पहला सेट आपूर्ति की स्थिति की निगरानी कर रहा है। सिस्टम स्थापित कारतूस के जीवन का मूल्यांकन करता है, प्रिंटर या एमएफपी पर लोड के अनुसार उनकी खपत की भविष्यवाणी करता है, और यहां तक कि उपभोग्य सामग्रियों के आपूर्तिकर्ता को एक आवेदन भी भेज सकता है। कारतूस के साथ बक्से से कार्यालय के गलियारों में कुख्यात गोदाम अप्रासंगिक हो जाते हैं। उपभोग्य सामग्रियों की आपूर्ति और इसके भंडारण की अनुपस्थिति में लागत अनुकूलन के अलावा, मानव संसाधन की एक रिहाई है।

स्वाभाविक रूप से, प्रिंस्टन उपभोग्य सामग्रियों की निगरानी केवल सीमित नहीं है। समाधान लगातार मुद्रित पृष्ठों और संसाधन विवरण के काउंटरों से आने वाले डेटा की निगरानी करता है। इसके लिए धन्यवाद, डिवाइस और उसके संसाधन पर वर्तमान लोड की निगरानी की जाती है। यह जानकारी कार्यालय मुद्रण के अनुकूलन के लिए महत्वपूर्ण है। दो एमएफपी के लोड की तुलना करके, उनकी क्षमताओं में समान या समान, यह संभव है, उदाहरण के लिए, एक कमरे में अपने स्थान का अनुकूलन करने के लिए ताकि कर्मचारी दोनों उपकरणों का समान रूप से उपयोग करें।

ऐसे कई उदाहरण हैं जहां एक नेटवर्क प्रिंटर बेकार था, जबकि दूसरे का अत्यधिक उपयोग किया गया था, और इस असमान भार का कारण उपकरणों में से एक के लिए कई अतिरिक्त कदम उठाने की आवश्यकता थी।

नियोजन रखरखाव एक समान रूप से महत्वपूर्ण कार्य है जब संसाधन भागों की विफलता की भविष्यवाणी करने और उनके प्रतिस्थापन की योजना बनाने के लिए कार्यालय मुद्रण और निगरानी को काफी हद तक प्रिंट करता है। रखरखाव के लिए यह दृष्टिकोण अग्रिम में खर्चों का बजट बनाना संभव बनाता है, न कि "वास्तव में" टूटने का। परिणाम भी स्पष्ट है - किसी भी कंपनी के लिए व्यवस्थित और नियोजित खर्च हमेशा आपातकालीन स्थिति की तुलना में सरल और अधिक सुविधाजनक होते हैं।

PrintStat का एक स्पष्ट लाभ उपकरण के रखरखाव में लगी हुई कंपनियों को आउटसोर्स करने के लिए जानकारी एकत्र करने और विश्लेषण करने की प्रक्रिया देने की क्षमता है। सेवा की भविष्यवाणी करने के लिए, ग्राहक के कॉर्पोरेट बुनियादी ढांचे तक पहुंच प्राप्त किए बिना ईमेल सूचनाओं को ट्रैक करना उनके लिए काफी पर्याप्त होगा।
और प्रिंटस्टैट का एक और फायदा कंपनी में उपकरणों के बेड़े का विस्तार या अपडेट करते समय स्वचालित स्केलिंग है। सिस्टम स्वतंत्र रूप से नए स्थापित प्रिंटर का पता लगाता है और इसके उपयोग को ट्रैक करना शुरू करता है।

प्रिंट मैनेजर प्लस (प्रिंट मैनेजर)

कॉर्पोरेट प्रिंट बुनियादी ढांचे की निगरानी के लिए डिज़ाइन किए गए सबसे लोकप्रिय और बहुमुखी उत्पादों में से दूसरा। प्रिंट मैनेजर प्लस (पीएमपी) में प्रिंटस्टैट की तुलना में अधिक विशेषताएं हैं। इसका उपयोग प्रिंटर और एमएफपी के बड़े और विविध बेड़े के साथ बड़ी कंपनियों द्वारा किया जा सकता है। सभी प्रमुख निर्माताओं के उपकरणों का समर्थन किया जाता है, जो बेड़े का विस्तार या अपडेट करते समय कठिनाइयों के खिलाफ गारंटी देता है। पीएमपी न केवल आंकड़े और नियंत्रण उपभोग्य वस्तुएं एकत्र कर सकता है, बल्कि उपयोगकर्ता के उपयोग और पहुंच नीतियों को ट्रैक करके प्रिंटर और एमएफपी तक पहुंच को व्यवस्थित करने में भी मदद करता है।

उदाहरण के लिए, पीएमपी आपको यह ट्रैक करने की अनुमति देता है कि किसने और क्या प्रिंटर से प्रिंट किया, और किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता या विभाग के लिए मुद्रण की लागत की गणना करें। और यहां तक कि दिए गए शर्तों के आधार पर उपकरणों के बीच कार्यों को वितरित करें। उदाहरण के लिए, स्वैच्छिक दस्तावेजों को प्रिंट करने के लिए अधिक कुशल उपकरणों का उपयोग करना बेहतर है, और पीएमपी आपको उन्हें स्वचालित रूप से शक्तिशाली प्रिंटर पर भेजने के लिए कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है, और फ़ाइल प्रकार द्वारा वितरण कार्यालय के अंदर गोपनीयता आवश्यकताओं का पालन करना संभव बना देगा।

एक स्पष्ट लाभ इसका अपना सांख्यिकी मॉड्यूल है, जो आपको सीधे पीएमपी में प्रिंट बुनियादी ढांचे की स्थिति का विश्लेषण करने की अनुमति देता है। इसी समय, क्रिस्टल रिपोर्ट पर आधारित एक रिपोर्ट जनरेटर भी है, और सौ से अधिक विज़ुअलाइज़ेशन विकल्प हैं। इसकी सभी जटिलता के लिए, पीएमपी का उपयोग करना आसान है और लगभग किसी भी प्लेटफ़ॉर्म सॉफ़्टवेयर के साथ संगत है - यूनिक्स से विंडोज सर्वर सिस्टम तक (वैसे, सिस्टम में Microsoft से संगतता प्रमाणपत्र है)। यह सर्वर पर एक मिनट में स्थापित किया जाता है, पांच और में कॉन्फ़िगर किया गया है।

सिद्धांत रूप में, अंतिम दो समाधान प्रिंट मॉनिटरिंग से जुड़ी सभी जरूरतों को प्रदान करने में सक्षम हैं और साथ ही अतिरिक्त कार्यों को हल करने में सक्षम हैं, जैसे प्रिंटर और एमएफपी तक पहुंच अधिकार सुरक्षित करना। उनमें से एक बड़ी कंपनियों के लिए अधिक उपयुक्त है, दूसरा एसएमबी सेगमेंट की जरूरतों के लिए बेहतर है। लेकिन, उनमें से किसी को तैनात करने से पहले, बुनियादी ढांचे की प्रारंभिक ऑडिट करना सार्थक है - यह काफी संभव है कि विशेष इंटीग्रेटर्स द्वारा प्रस्तावित एक और विकास सबसे अच्छा हो जाएगा ।

धीरे-धीरे, हमें सबसे दिलचस्प बात लगी - उपभोग्य सामग्रियों की लागत का अनुकूलन करने के लिए, लेकिन हम इस बारे में अगली पोस्ट में बात करेंगे।

प्रिंट प्रबंधन समाधान अवलोकन