हम प्रिंट के लिए उपयोग किया जाता है। घर पर, अक्सर कम मात्रा को देखते हुए, समय-समय पर कारतूस बदलने और कागज खरीदने के लिए। काम पर, अगर आईटी विभाग या प्रबंधन से कोई सख्त नीति नहीं है, तो कुछ भी और किसी भी मात्रा में प्रिंट करें।
हालांकि, नेताओं के लिए यह समझना महत्वपूर्ण है कि संगठन में प्रेस एक राक्षस है। और यदि आप इसे नहीं लेते हैं, तो यह संगठन के बजट को बहुत "म्यूटेट" कर सकता है।
क्या आप गंभीर हैं?
हां। एक संगठन में बुनियादी ढांचे और मुद्रण प्रक्रियाओं का प्रबंधन एक ऐसा कार्य है जिसके लिए बहुत सारे संसाधनों, समय, और सबसे महत्वपूर्ण, नियंत्रण की आवश्यकता होती है।
आंकड़ों के अनुसार, मुद्रित दस्तावेज़ों का निर्माण सबसे बड़े व्यय मदों में से एक है और संगठन के कुल लाभ का 3% तक "खा सकता है"। बाजार में औसतन, लगभग 700,000 रूबल प्रति वर्ष प्रति कर्मचारी संगठनों द्वारा खर्च किए जाते हैं, बाहरी मुद्रण सेवाओं की लागतों की गिनती नहीं करते हैं।
यह महत्वपूर्ण है कि कई प्रबंधक और विशेषज्ञ यह नहीं समझते हैं कि वे किस "राक्षस" को खिलाते हैं, अर्थात उन्हें यह नहीं पता है कि प्रेस की लागत कितनी है। ऐसा इसलिए है क्योंकि दृश्यमान लागत, औसतन, कुल का केवल 20% है, और अधिकांश लागत छिपी हुई लागत हैं, जैसा कि उद्योग विशेषज्ञ उन्हें कहते हैं।
हालांकि, कुछ कंपनियां अभी भी प्रिंट प्रबंधन का ऑडिट नहीं करती हैं या इस समस्या से मुंह नहीं मोड़ती हैं। प्रिंट वातावरण में प्रक्रियाओं को प्रभावी रूप से ट्रैक या प्रबंधित करने के लिए पर्याप्त समय, कर्मचारी या अनुभव नहीं। कारण अलग हो सकते हैं।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपकी प्रिंटिंग कंपनी कितनी मुश्किल है, MPS प्रबंधित प्रिंट सॉल्यूशंस और कैनन के डिस्कवरी असेसमेंट सॉल्यूशन यहां मदद के लिए हैं।
चरण 1: परिचयात्मक लेखा परीक्षा और मूल्यांकन
छिपी हुई लागतों पर युद्ध की घोषणा करने से पहले, यह जानना लायक है कि आप वास्तव में किसके साथ लड़ रहे हैं। यह समझने के लिए कि क्या सुधार प्राप्त किए जा सकते हैं और आप पैसे कैसे बचा सकते हैं, आपको मौजूदा मुद्रण संरचना और मुद्रण की लागत को प्रभावित करने वाली सभी प्रक्रियाओं की स्पष्ट समझ की आवश्यकता है।
मुफ्त डिस्कवरी मूल्यांकन सेवा इसमें आपकी सहायता कर सकती है। यह मौजूदा प्रिंट इंफ्रास्ट्रक्चर और इसके उपयोग का एक निष्पक्ष व्यापक विश्लेषण प्रदान करता है, और सुधार के लिए विकल्प प्रदान करता है।
उल्लेखनीय रूप से, अधिकांश बुनियादी ढांचा विश्लेषण सेवाएं केवल उपकरणों के बेड़े के मूल मात्रात्मक डेटा को ध्यान में रखती हैं। बदले में, कैनन के डिस्कवरी आकलन, नेटवर्क स्कैन परिणामों और अंतिम-उपयोगकर्ता वेब सर्वेक्षण के संयोजन (ऐसी सेवाओं के लिए बाजार के लिए अद्वितीय) के लिए धन्यवाद, छपाई करते समय उपयोगकर्ताओं की जरूरतों और आदतों के बारे में उच्च-गुणवत्ता की जानकारी लेता है। यह आपके संगठन में प्रेस की बहुत अधिक संपूर्ण तस्वीर प्रदान करेगा।
आपके आंतरिक नेटवर्क में विशेषीकृत सॉफ़्टवेयर का होना, जो एसएनएमपी प्रोटोकॉल का उपयोग करके सभी मुद्रण उपकरणों का विश्लेषण करता है, एक महीने में हमारे विशेषज्ञ आपको एक विस्तृत रिपोर्ट प्रदान करने के लिए तैयार होंगे। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि कई अन्य एनालॉग्स के विपरीत, यह सॉफ़्टवेयर उन प्रिंटरों का भी विश्लेषण करता है जो यूएसबी के माध्यम से सीधे कंप्यूटर से जुड़े होते हैं।
रिपोर्ट में प्रक्रियाओं में सुधार और प्रत्येक "विशिष्ट" स्थिति के लिए लागत कम करने की सिफारिशें शामिल हैं। आपको अनुकूलन पर निर्णय लेने के लिए स्पष्ट रूप से संरचित आधार मिलता है, जो स्थिति को नियंत्रित करने और हितधारकों को संलग्न करने के लिए संभव बनाता है।
यह देखते हुए कि कंपनियों में मुद्रण प्रक्रियाओं के साथ पैमाने और स्थिति भिन्न हो सकती है, हम वर्तमान स्थिति के बारे में अधिक विस्तृत समीक्षा सेवा और विश्लेषण भी प्रस्तुत करते हैं - उन्नत डिस्कवरी मूल्यांकन। यह उपकरणों के स्थान और स्वामित्व की कुल लागत को प्रदर्शित करने के लिए एक योजनाबद्ध योजना बनाने की क्षमता प्रदान करता है। सेवा पैसे बचाने और उत्पादकता बढ़ाने के लिए व्यक्तिगत सिफारिशें प्रदान करती है।
स्टेज 2: डिजाइन
जब आप अपनी कंपनी की स्थिति पर एक शांत नज़र डालते हैं और मुद्रण उपकरणों के बेड़े को अनुकूलित करने का फैसला करते हैं, तो आप कैनन के व्यक्तिगत प्रस्ताव - एमपीएस प्रबंधित मुद्रण सेवाओं का लाभ उठा सकते हैं।
ऑडिट डेटा के आधार पर, समाधान, व्यवसाय और सेवा डिजाइन में हमारे विशेषज्ञ, आपकी कंपनी के प्रतिनिधियों के साथ मिलकर, आपके सभी कार्यों और लक्ष्यों के अनुसार प्रिंट वातावरण का अनुकूलन करने के लिए एक सेवा वास्तुकला बनाएंगे।
हम दीर्घकालिक रूप से औसत दर्जे का लाभ प्राप्त करने के लिए सबसे उपयुक्त हार्डवेयर, सॉफ्टवेयर उत्पादों और सेवाओं का चयन करेंगे।
यह ध्यान देने योग्य है कि MPS सेवा स्वयं एक सामान्य लचीली प्रकृति की है। आपके संगठन की आवश्यकताओं के आधार पर, हम कर सकते हैं:
- सभी उपकरणों और एक सार्वभौमिक ड्राइवर के एकल इंटरफ़ेस के लिए उपयोग में आसानी सुनिश्चित करें, जो आपके कर्मचारियों और प्रशिक्षण (बाहरी और आंतरिक) के प्रशिक्षण की आवश्यकता को कम करेगा।
- बुद्धिमान विशेषताओं (उदाहरण के लिए, ईमेल अनुप्रयोगों में सीधे स्कैनिंग या पीडीएफ में स्वचालित रूपांतरण) सहित वर्कफ़्लो का अनुकूलन करें।
- अनुमति दें मेरा प्रिंट कहीं भी तकनीक के साथ मुद्रण की सुरक्षा और गोपनीयता बढ़ाएं, जो उपयोगकर्ताओं को किसी भी डिवाइस पर और किसी भी समय मुद्रित दस्तावेज़ प्राप्त करने की अनुमति देता है, बिना किसी चिंता के कि कोई और गलती से उन्हें उठा लेगा।
- मुद्रण और छवि प्रसंस्करण उपकरणों की एक विस्तृत श्रृंखला की पेशकश करें, साथ ही मुद्रण प्रणालियों के अनुकूलन के लिए सॉफ्टवेयर उत्पादों का एक सार्वभौमिक सेट।
- उपयोग किए गए उपकरणों के प्रकारों के बारे में सिद्धांतों और नीतियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें, साथ ही मुद्रण कार्यों के एक्सेस अधिकारों के भेदभाव को सुनिश्चित करें और आवश्यक लागत स्तर का अनुपालन करें (आपके कर्मचारी यह नियंत्रित करने में सक्षम नहीं होंगे कि इसके लिए सबसे उपयुक्त उपकरणों को प्रिंट करने और चुनने के लिए उन्हें कितना खर्च करना है)
इसी समय, हम नए लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए नई प्रणालियों की शुरूआत से पहले न केवल आपके साथ चर्चा और संयुक्त रूप से सेवा समझौतों को विकसित करने के लिए तैयार हैं, बल्कि परियोजना प्रबंधन के सभी चरणों में खुद को विसर्जित करने के लिए भी तैयार हैं।
चरण 3. कार्यान्वयन
निर्णय लेने वालों और सामान्य कर्मचारियों के लिए संगठन में परिवर्तन हमेशा तनावपूर्ण होते हैं। नकारात्मक प्रभाव को कम करने के लिए, हम न केवल कार्यान्वयन के सभी चरणों का प्रबंधन करेंगे, बल्कि आपके संगठन के कर्मचारियों के साथ प्रशिक्षण और बातचीत भी करेंगे।
और ये केवल शब्द नहीं हैं। हमारे एमपीएस कार्यान्वयन विशेषज्ञ आपके संगठन को बदलने में मदद करेंगे - व्यक्तिगत रूप से, इंट्रानेट के माध्यम से, और ईमेल के माध्यम से। यह, साथ ही एक विस्तृत प्रशिक्षण कार्यक्रम (व्यक्तिगत प्रशिक्षण सहित), उन्हें जल्दी से बदलती परिस्थितियों के लिए उपयोग करने और नई "स्वस्थ" मुद्रण आदतों का अधिग्रहण करने में मदद करेगा।
समानांतर में, सॉफ्टवेयर पेश किया जाएगा, साथ ही नए उपकरणों के प्रतिस्थापन / स्थापना। सभी कार्यों को इस तरह से डिजाइन और नियोजित किया जाएगा ताकि संगठन के साथ हस्तक्षेप को कम किया जा सके।
चरण 4. समर्थन और प्रबंधन
एमपीएस समाधान का अर्थ है कि हमारी सेवाओं का उपयोग करने के पूरे चक्र के दौरान, हम आपके उपकरणों के बेड़े का समर्थन और प्रबंधन करेंगे (तीसरे पक्ष के उपकरणों सहित), आपके संगठन की वर्तमान और भविष्य की जरूरतों को ध्यान में रखते हुए। सभी प्रोटोकॉल, प्रक्रियाओं, सूचनाओं के आदान-प्रदान और आवश्यकता के अनुसार, सुविधा में सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर को स्थानांतरित करने, जोड़ने या बदलने के लिए सेवाएं प्रदान करने के लिए, आपके सेवा अनुबंधों के अनुप्रयोगों में और एमपीएस के लिए संस्करण नियंत्रण मैनुअल में पूरी तरह से प्रलेखित किया जाएगा।
हमारे विशेषज्ञों की सहायता और सलाह भी आपको पूरे चक्र में उपलब्ध होगी। इसके अलावा, एक एकल संपर्क व्यक्ति आपके संगठन से जुड़ा होगा, जिससे आप और आपके कर्मचारी मुद्रण, आपूर्ति और रखरखाव से संबंधित सभी मुद्दों के लिए हमेशा संपर्क कर सकते हैं।
हम आपके कर्मचारियों को संकट प्रबंधन में प्रशिक्षित करने और प्रिंटिंग से संबंधित नई समस्याओं के उद्भव को स्वतंत्र रूप से नियंत्रित करने के लिए हमेशा तैयार रहेंगे। और, जो मुद्रण उपकरणों के व्यापक बेड़े के साथ बड़ी कंपनियों के लिए विशेष रूप से मूल्यवान है, हम सुविधा में उपकरणों के निरंतर रखरखाव के लिए अपने स्वयं के विशेषज्ञ प्रदान करने के लिए तैयार हैं।
उपकरणों के बेड़े की छपाई और सर्विसिंग की लागत के रूप में, हम आपको मीटर की रीडिंग को स्वचालित करके और आपूर्ति का आदेश देकर परिचालन लागत को कम करने में मदद करेंगे। इसके अलावा, हम उपकरण के लोडिंग (मुद्रण और स्कैनिंग) पर रिपोर्ट बनाने के लिए लगातार या एक व्यक्तिगत अनुरोध पर सक्षम होंगे ताकि आप अपने "समस्या क्षेत्रों" की पहचान कर सकें और मुद्रण प्रक्रियाओं को और भी अधिक कुशलता से अनुकूलित कर सकें।
चरण 5. मूल्यांकन
कुछ प्रतिस्पर्धी प्रबंधित प्रिंट समाधानों के विपरीत, कैनन के समाधान में मूल्य निर्धारण शामिल है। डायनामिक रूप से बदलते बाहरी और आंतरिक वातावरण के कारण, हम उस समाधान को समायोजित करने और अनुकूलित करने के लिए आवश्यक हैं जो हम संक्रमण और कार्यान्वयन के चरण में प्रस्तावित करते हैं।
मूल्यांकन में आपके व्यक्तिगत प्रबंधक के साथ निरंतर बातचीत शामिल है, जिसमें समीक्षा बैठकें आयोजित करना, साथ ही प्रबंधन रिपोर्ट प्रदान करना शामिल है। डिवाइस उपयोग डेटा के अलावा, वे सेवा वितरण, परिसंपत्ति प्रबंधन (मैक सहित), निरंतर सेवा सुधार (सीएसआई), और रुझानों की जानकारी भी शामिल करते हैं।
वैसे, सीएसआई सेवा आपकी मौजूदा और भविष्य की सेवाओं को आपके संगठन और आपकी आईटी प्रक्रियाओं की वर्तमान और भविष्य की रणनीतिक आवश्यकताओं के अनुरूप लाने में मदद करेगी।