समय प्रबंधन डरावना नहीं है: अधिक कैसे करें

हम अलग हैं: किसी को सख्त अनुक्रम में कार्यों को पूरा करने के लिए उपयोग किया जाता है, किसी को कार्रवाई की किसी न किसी योजना की आवश्यकता होती है, और किसी को प्रभावी ढंग से काम करने के लिए एक अच्छे मूड में होना बहुत महत्वपूर्ण है। लेकिन कई मायनों में हम समान हैं: उदाहरण के लिए, इसमें हम और अधिक करना चाहते हैं।

अपने काम को अधिक प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित करें, समय प्रबंधन कोच, एचआर विशेषज्ञ व्रीक, डारिया इग्नाटोविच ने समझने में मदद की।



समय प्रबंधन के सिद्धांतों का पालन करने का मतलब योजना के अनुसार हर मिनट रहना या अपने काम का निर्माण करना नहीं है जैसा कि पुस्तक में लिखा गया है। इसका मतलब है, सबसे पहले, अर्थ का प्रबंधन करना, काम करने के दृष्टिकोण के साथ प्रयोग करने से डरना नहीं है और आपको क्या सूट करना है।

कोई भी जादू की गोली नहीं है "सभी के लिए कार्य दिवस बनाने के लिए सबसे अच्छा"। लेकिन शायद कम से कम कुछ टिप्स आपके लिए उपयोगी होंगे, जिनकी चर्चा नीचे की जाएगी।

कैसे काम करने के लिए धुन

आरंभ करना दिन के लिए योजना के लायक है। बहुत से लोग योजना बनाना पसंद नहीं करते हैं, क्योंकि प्रक्रिया एक तंग ढांचे से जुड़ी है, या ऐसा लगता है कि कार्य सूची पूरे दिन को ध्यान में रखना आसान है। लेकिन, सबसे पहले, आप एक टू-डू सूची लिख सकते हैं और उन्हें एक सुविधाजनक अनुक्रम में पूरा कर सकते हैं। दूसरे, यह समझना महत्वपूर्ण है कि दिन के दौरान क्या ध्यान रखेगा, क्या अधिक समय समर्पित करना चाहिए, और कौन सी सेनाएं अब पर्याप्त नहीं हैं। मेमोरी जानकारी का एक अविश्वसनीय भंडार है: जब बहुत सारे कार्य होते हैं, तो एक या दो के बारे में भूलना बहुत आसान है, इसलिए आपको वह सब कुछ ठीक करना चाहिए जो आप चाहते हैं और करने की आवश्यकता है। चेतना का स्वागत यहां मदद करता है: आपको अपने सभी कार्यों के बारे में सोचने की जरूरत है, - न केवल काम पर महत्वपूर्ण मामलों के बारे में, बल्कि सरल, रोजमर्रा के कामों के बारे में भी - और उन्हें नीचे लिखें। उसके बाद, दिन के लिए मुख्य और माध्यमिक कार्यों को उजागर करें।

कई योजना नहीं बनाना चाहते हैं और केवल उसी काम को अपनाते हैं जो खुद से आता है - वे टर्नओवर की स्थिति में रहते हैं। यह रुमेज, असंतोष, जलन या उस भावना का कारण हो सकता है जो आप प्रवाह के साथ जा रहे हैं।

कार्य कार्यों को तीन प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है:



दिन की शुरुआत में कौन से कार्य सबसे अच्छे होते हैं और कौन से अंत में नहीं, इस पर कोई सार्वभौमिक सलाह नहीं है। यह सब कम से कम उस संस्कृति पर निर्भर करता है जिसमें व्यक्ति काम करता है। उदाहरण के लिए, स्क्रम संस्कृति में टीमवर्क बहुत अधिक है: एक दिन में कई बैठकें हो सकती हैं, और आपको अपना काम उन्हें समायोजित करने की आवश्यकता है। बैठकें दिन को तोड़ देती हैं और अक्सर आपको लंबे समय तक किसी कठिन कार्य में नहीं उतरने देतीं, लेकिन वे हमेशा इस बात से अवगत रहने में मदद करती हैं कि परियोजना के साथ क्या हो रहा है। कुछ लोग सुबह के समय ताज़े दिमाग के साथ जटिल स्ट्रीमिंग कार्य करना पसंद करते हैं, और फिर बैठकों में जाते हैं। अन्य लोग जल्दी से परिणाम प्राप्त करने के लिए वर्तमान कार्यों के साथ एक कार्य दिवस शुरू करना पसंद करते हैं, और फिर कुछ अधिक जटिल लेते हैं। यह प्रयोग करने लायक है और आपको सबसे अच्छा लगता है।

ऐसी संस्कृतियाँ हैं जहाँ आपको सहकर्मियों के साथ बहुत बात करने की ज़रूरत नहीं है - आप वहाँ विषयगत दिनों की व्यवस्था कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, सप्ताह में तीन दिन समर्पित करने के लिए जटिल कार्यों में गहन विसर्जन, चर्चा के लिए एक दिन और संगठनात्मक मुद्दों और "पूंछ" के लिए एक दिन।

योजना बनाने में क्या महत्वपूर्ण है? न केवल समय का प्रबंधन करना आवश्यक है, बल्कि अर्थ भी। उदाहरण के लिए, यदि ऐसा लगता है कि कई बैठकें हैं, और उनसे बहुत कम लाभ है, तो ऑडिट आयोजित करना सार्थक है: बैठकों के आयोजकों के साथ बात करें और पता करें कि क्या कम चर्चा के लिए एक साथ मिल पाना संभव है। शायद बैठकें जड़ता से आयोजित होती हैं: क्योंकि किसी को यकीन है कि उनकी ज़रूरत है।
काम में अर्थ देखना बहुत महत्वपूर्ण है: जब एक व्यक्ति को पता चलता है कि वह कुछ क्यों कर रहा है, तो प्रेरणा और ताकत दिखाई देती है।

कैसे धारा में प्रवेश करें

एक धारा एक ऐसी अवस्था है जब कोई व्यक्ति अपनी गतिविधि में इतना डूब जाता है कि समय उसके लिए अपूर्ण रूप से उड़ जाता है। धारा के राज्य का अध्ययन करने वाले अमेरिकी शोधकर्ता मिहाई चिकसेंटमिहाई इस नतीजे पर पहुंचे कि रचनात्मक ही नहीं, किसी भी तरह के लोग इसमें डूब सकते हैं। इस अवस्था में, लोग बहुत उत्पादक होते हैं और अपने सर्वोत्तम परिणाम दिखाने में सक्षम होते हैं।

एक धारा में प्रवेश करने में क्या लगता है?

• कार्य को स्पष्ट रूप से तैयार करें

यदि आपको एक समझ से बाहर या बहुत ही चमकदार काम का सामना करना पड़ता है, उदाहरण के लिए, "एक बड़ी परियोजना शुरू करें", तो धारा में डुबाना असंभव होगा। लेकिन इस तथ्य के कारण तनाव महसूस करना कि कार्य असंभव लगता है आसान है। प्रवाह की मुख्य स्थितियों में से एक समस्या की स्पष्टता है। उदाहरण के लिए, आपने अंग्रेजी में काम करने के लिए दिन में आधा घंटा देने का फैसला किया। "अंग्रेजी सीखने" का कार्य अस्पष्ट है। जब इसे पूरा करने का समय आएगा, तो यह स्पष्ट नहीं होगा कि क्या करना है। इसलिए, इसे विशेष रूप से तैयार किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, "TED पर दो वीडियो देखें"। यदि आपके पास एक मुश्किल काम है, तो आपको इसे कई सरल, समझ वाले लोगों में विभाजित करने और उन्हें लेने की आवश्यकता है।

• एक कार्य में ट्यून

कार्य में ध्यान लगाओ और धुनो - 10-15 मिनट के लिए इसके संदर्भ में रहो: जानकारी इकट्ठा करो, एक समाधान के बारे में सोचो। आमतौर पर, इस तरह की स्थापना के बाद, गतिविधि में "गोता लगाना" और 2-3 घंटों के लिए कुछ जटिल करना आसान है।

• नियमित कार्यों को और अधिक रोचक बनाने के तरीके के साथ आओ।

जब ब्याज होता है, तो प्रवाह में प्रवेश करना आसान होता है, और जब काम उबाऊ लगता है, तो यह मुश्किल है। यदि नियमित कार्यों को नहीं सौंपा जा सकता है, तो आपको उनके प्रति अपने दृष्टिकोण पर पुनर्विचार करना चाहिए और अपने आप को ब्याज देने की कोशिश करनी चाहिए। यह किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, सरलीकरण की मदद से: पहले की तुलना में तेजी से कार्यों को पूरा करने की कोशिश करना, और कुछ किए जाने के लिए खुद को पुरस्कृत करना।

कैसे लाभ के साथ विलंब करने के लिए

रात के खाने से लौटने के लिए और आधे घंटे के लिए सोशल नेटवर्क में फंस गए - आप शायद यह जानते हैं। इस तरह के व्यवहार से संकेत मिल सकता है कि थकान जमा हो गई है और एक ब्रेक की जरूरत है। दोपहर के भोजन के बाद, अपने आप को 15-20 मिनट का आराम देना अच्छा है। इस समय क्या करें? टहलने जाएं, सहकर्मियों के साथ बात करें, या आराम की स्थिति में सरल चीजों की योजना बनाएं: कुछ ऑर्डर करें, बिल का भुगतान करें, एक वीडियो रिपोर्ट देखें। प्रबंधन और नेतृत्व पर अमेरिकी सलाहकार, समय प्रबंधन पर पुस्तकों के लेखक, स्टीफन कोवे ऐसे कार्यों को "केस-सैंड" कहते हैं। वह सरल चीजों की सूची संकलित करने और उन्हें स्विच के दौरान करने की सलाह देता है: फिर समय बर्बाद करने के लिए अपराध की भावना नहीं होगी। कोवे प्रणाली के अनुसार, अभी भी "मामले-कंकड़" और "मामले-बड़े पत्थर" हैं।



इन मामलों का महत्व और तात्कालिकता अलग है, लेकिन इन सभी को करने की आवश्यकता है - एक सीमित आकार के जार में बड़े पत्थर, कंकड़ और रेत डालें। कोवे की अवधारणा यह है कि बड़े पत्थर एक जार में फिट नहीं होंगे जब पहले से ही कंकड़ और रेत हैं। इसलिए, योजना बनाते समय, सबसे पहले यह महत्वपूर्ण है कि बड़े पत्थरों पर ध्यान दिया जाए जो भविष्य में महत्वपूर्ण परिणाम देंगे, और दृष्टिकोण से दूर जाने के लिए "किसी दिन अपने खाली समय में मैं यह करूँगा"।

मूड खराब होने पर काम कैसे जारी रखें

यह इस तरह होता है: जैसे ही आप काम करना शुरू करते हैं, एक गुस्सा पत्र आता है, या आप जिन समझौतों को गिना रहे हैं। मूड खराब हो गया है, लेकिन काम करने की जरूरत है। इस तरह के अभ्यास से रचनात्मक तरीके से धुन करने में मदद मिलती है: जो कुछ भी हुआ वह एक तथ्य के रूप में पहचाना जाना चाहिए और इसे अपने आप से कहना चाहिए। उदाहरण के लिए, "एक सहकर्मी ने मुझ पर आवाज़ उठाई।" फिर अपने आप से कहें कि आप वास्तव में क्या महसूस करते हैं। उदाहरण के लिए, "मैं गुस्से में हूं।" आपको स्थिति से अलग होने और खुद को याद दिलाने की जरूरत है: जिन भावनाओं को आप अभी अनुभव कर रहे हैं वे अस्थायी हैं, वे जल्द ही गुजरेंगे। फिर आप थोड़ी सैर कर सकते हैं, चाय पी सकते हैं - कुछ ऐसा करें जो शांत करने में मदद करे।

कितनी बार ब्रेक लेना है

यदि लंबे समय तक ध्यान केंद्रित करना मुश्किल है, तो आप पोमोडोरो तकनीक का उपयोग कर सकते हैं: काम करने के लिए 25 मिनट, विचलित होने के लिए 5 मिनट। यह ताल उन लोगों के लिए सबसे अच्छा है जिन्हें क्रमिक रूप से और अकेले कार्य करने की आवश्यकता है। यदि आप लगातार लोगों के साथ काम करते हैं (संवाद करें, पत्रों के जवाब की प्रतीक्षा करें), तो यह तकनीक आपके लिए काम करने की संभावना नहीं है। लेकिन हर डेढ़ से दो घंटे में एक बार छोटे ब्रेक की व्यवस्था करने के लायक है: चलना, रिश्तेदारों को बुलाना या व्यापार-रेत करना।

कैसे समझें कि यह घर जाने का समय है

यहाँ, फिर से, नियोजन से मदद मिलती है। यदि दिन के लिए मुख्य और माध्यमिक कार्यों की पहचान करने के लिए सुबह में, यह स्पष्ट हो जाएगा कि कब रुकना है। यदि लक्ष्यों को प्राप्त किया जाता है, तो दिन को समाप्त करने के लिए एक अनुष्ठान की व्यवस्था करने के लायक है - टू-डू सूची के बगल में बक्से की जांच करें। जब हम देखते हैं कि हमने एक दिन में क्या किया है, तो मस्तिष्क को एक संकेत मिलता है जो आज के लिए पर्याप्त है, और आप उपलब्धि (और संतुष्टि) की भावना के साथ आराम करने जा सकते हैं।