क्या कॉरपोरेट संचार आपको एक खेल की तरह प्रोजेक्ट में छोड़ने या खींचने के लिए मजबूर करता है?

एलोसा ने सालों तक वाह में खेला। खेल जीवन के साथ हस्तक्षेप करता है, लेकिन इसे छोड़ने के लिए असंभव था: इच्छाशक्ति पर्याप्त नहीं थी, और पासवर्ड बदलने और खाते को हटाने के लिए खुद को धोखा देने के सभी प्रयास ब्लिज़ार्ड के अनुकूल तकनीकी समर्थन द्वारा आसानी से दबा दिए गए थे।

यह पता चला कि खेल छोड़ने का सबसे अच्छा तरीका इसे खेलना जारी रखना है, लेकिन फिर से उसी टीम के साथ खेलना कभी नहीं। क्योंकि खेल से सभी चर्चा टीम में खेली जाती है, जो न केवल आवश्यक बटन दबा सकती है, बल्कि एक दूसरे के साथ संवाद भी कर सकती है। जो कुछ हो रहा है उस पर लगातार चर्चा करने और आपस में क्रियाओं का समन्वय करने की क्षमता के बिना, जीतना लगभग असंभव है। और जीत के बिना, खेल का आनंद गायब हो जाता है।



मैं YouGile टीम में काम करता हूं - यह एक उत्पाद में एक कार्य ट्रैकर और कॉर्पोरेट चैट है। इस प्रक्रिया में, हमने कई प्रणालियों की जांच की और टीम संचार के बारे में सामग्री का एक गुच्छा अध्ययन किया।

काटा के बाद - सबसे दिलचस्प अंश, संचार प्रणालियों का अवलोकन, समस्याओं पर चर्चा करने के लिए दृष्टिकोण की तुलना, और सवाल का जवाब देने का प्रयास: "किस तरह का संचार टीमों को अधिक सामंजस्यपूर्ण बनाता है, और कौन सा टूट जाता है?"

क्या संचार महत्वपूर्ण है? शायद यह कार्य निर्धारित करने के लिए अधिक सटीक है?

एस्पोर्ट्समैन समझते हैं कि खेल के लिए सही ढंग से संवाद करना कितना महत्वपूर्ण है: पेशेवर टीमों के पास संचार की गुणवत्ता को मापने के लिए भी तरीके हैं । अब एलोशा को पता है कि ऑनलाइन गेम बहुत नशे की लत है क्योंकि वे सभी स्तरों पर सामाजिक आवश्यकताओं को पूरा करते हैं। और फिर खेल प्रक्रिया इतनी गंभीर और बहुमुखी हो जाती है कि पेशेवर गेमिंग मैच देखना अन्य खेलों को देखने से कम दिलचस्प नहीं है। उसी तरह जैसे ऑनलाइन गेम और सोशल नेटवर्क में संचार आपको कर्मचारियों को एक प्रोजेक्ट पर काम करने की अनुमति देता है।

क्लाइंट और टीम के साथ प्रभावी संचार खेल टीम के भीतर प्रभावी संचार जितना ही महत्वपूर्ण है। समझने की अशुद्धि हमेशा शर्तों और बजटों के विघटन की ओर ले जाती है, ग्राहक की अनुचित अपेक्षाओं के साथ, अंतिम उपयोगकर्ताओं के लिए, परियोजना प्रबंधक की पीड़ा के लिए। गलतफहमी का स्रोत प्रभावी संचार की कमी है। जब यह नहीं होता है, तो कार्यों को असाइन करने और पूरा करने के लिए एक प्रभावी प्रणाली बनाना असंभव है।



2012 PWC सर्वेक्षण के अनुसार, अस्पष्ट कार्य और संचार की कमी लगभग 20% परियोजनाओं की विफलता का कारण है।

100 लोगों की टीम में, संचार में स्पष्टीकरण सप्ताह में 17 घंटे लगते हैं और कंपनी को प्रति वर्ष $ 528,443 का खर्च आता है। जाहिर है, इस तरह के एक बड़े टुकड़े को पहले अनुकूलित करने की आवश्यकता है।

2016 से टैगलाइन रेटिंग के अनुसार, सबसे लोकप्रिय कॉर्पोरेट संचार उपकरण स्काइप है, इसका उपयोग 92% उत्तरदाताओं द्वारा किया जाता है। 2018 तक, थोड़ा बदल गया है - 100% कंपनियां जिनके साथ हम सीधे बात करते थे, एक तरह से या किसी अन्य में स्काइप का उपयोग करते हैं।

आश्चर्यजनक रूप से, लगभग 10% टीमें अभी भी ICQ का उपयोग करती हैं। यह काफी स्वाभाविक है कि विशेष रूप से कॉर्पोरेट संचार के लिए बनाए गए उपकरणों में से, स्लैक को एकल किया गया है। यह अजीब है कि व्यावहारिक रूप से रैंकिंग में या खुले पोल में कोई भी टास्कट्रैकर्स या यहां तक ​​कि बेसेकैंप को संचार की जगह के रूप में उल्लेख नहीं करता है, हालांकि कार्यों के आसपास कुछ पर चर्चा करना एक तार्किक विचार है।

टीम एक कॉर्पोरेट मैसेंजर कैसे चुनती है

टीमें अलग-अलग तरीकों से संदेशवाहक चुनती हैं। ज्यादातर, यह सिर्फ ऐतिहासिक रूप से हुआ । कोई व्यक्ति सरलतम समाधानों के पक्ष में एक सचेत विकल्प बनाता है, जबकि कोई व्यक्ति विशेष उपकरणों को प्राथमिकता देता है और गंभीर रूप से अपनी सेटिंग्स के साथ परेशान करता है।

यदि आप एक छोटी सूची में सभी आवश्यकताओं को शामिल करने का प्रयास करते हैं, तो आपको मिलता है:

1. एक शाखा में विभिन्न कार्यों की चर्चा के बिना, संरचना - एक साथ कई परियोजनाओं और संगठनों में समानांतर संचार की संभावना।
2. सरलता - प्रणाली को लागू करना आसान होना चाहिए और किसी विशेष कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए आसानी से अनुकूल होना चाहिए।
3. शोर ( शोर कम से कम) को नियंत्रित करने की क्षमता - सिस्टम को हानिकारक स्विचिंग और बाढ़ की संख्या को कम करना चाहिए, काम पर ध्यान केंद्रित करने का अवसर देना चाहिए।
4. पारदर्शिता - कंपनी में किसी भी विषय के साथ खुद को जल्दी से परिचित करने की क्षमता और टीम के सदस्यों के लिए प्रक्रिया दर्ज करें जो पहले किसी भी कार्य में शामिल नहीं हुए हैं, साथ ही साथ सभी के लिए रुचि रखते हैं।

बेशक, कई औपचारिक आवश्यकताएं हैं जो हम यहां नहीं मानते हैं - सुरक्षा, विश्वसनीयता (घृणित परिस्थितियों में काम करना चाहिए), मूल्य, मूल ग्राहकों की उपलब्धता, मोबाइल एप्लिकेशन की उपलब्धता, डेटा भंडारण नीति, आदि।

प्रत्येक ग्राहक के साथ, हम अध्ययन करते हैं कि टीम विभिन्न उपकरणों में कैसे संवाद करती है और क्या वे इस तरह से संचार को व्यवस्थित करने का प्रबंधन करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि ये सभी आवश्यकताएं पूरी हो गई हैं। हम सबसे लोकप्रिय टूल (टेलीग्राम, व्हाट्सएप, स्लैक, स्काइप) का सामना करते हैं और आपके विकास के साथ तुलना करते हैं - YouGile, कुल कंपनी डेटा तक पहुंच का उपयोग करते हुए।

संरचित

यह सबसे महत्वपूर्ण है। अच्छी संरचना संचार को सरल, पारदर्शी बनाती है, स्वचालित रूप से शोर को कम करती है।

टेलीग्राम और व्हाट्सएप जैसे लोकप्रिय त्वरित दूतों में, संचार आमतौर पर बड़ी परियोजनाओं या विभागों के आसपास बनाया जाता है। उदाहरण के लिए, एक थोक और खुदरा कंपनी में इस प्रकार व्यवस्था की गई थी:

“चैट आमतौर पर अनायास होते हैं। सबसे अधिक शामिल कर्मचारियों में उनकी संख्या 25 तक पहुँच सकती है, लेकिन वे अभी भी विशेष चैट में सब कुछ पर चर्चा करते हैं ”

लोकप्रियता की शुरुआत के समय, स्लैक एक संदेशवाहक था जिसने बस एक अलग कॉर्पोरेट संचार संरचना का प्रस्ताव दिया था, यह अधिक प्रबंधनीय है।

संरचना उदाहरण :

“सुस्त में हमारे पास चैनलों का एक स्पष्ट पदानुक्रम है। कुछ सामान्य क्षेत्र हैं जहां सभी कर्मचारी बैठते हैं। आगे क्षैतिज दिशाएं हैं, प्रत्येक में 100 से अधिक लोग हैं। फिर टीमों के चैनल, फिर उनके विशिष्ट कार्यों और परियोजनाओं के लिए चैनल। प्रत्येक टीम के पास विचारों के लिए और बग के लिए एक चैनल भी है। ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि सूचना शोर एक धारा में जाए। एक अलग प्रकार का चैनल एकीकरण है: स्वचालित संदेश वहां दिखाई देते हैं, यदि सर्वर क्रैश हो जाता है या कुछ और टूट जाता है, जो इसे ठीक कर सकते हैं "

यह संरचना बनाए रखना काफी कठिन है: नियमों को तैयार करना, उनके साथ सभी कर्मचारियों को परिचित करना और नियमित रूप से चैनलों को साफ करना आवश्यक है।

आप पर

हम परिकल्पना का परीक्षण करते हैं कि सबसे सही संचार संरचना तब है जब प्रत्येक कार्य एक चैट (या चैनल) है। कार्यों के साथ एक बोर्ड होता है, जिस पर क्लिक करने पर, संबंधित चैट को खोला जाता है, और गतिविधि द्वारा क्रमबद्ध किए गए चैट की एक सूची होती है। यहाँ यह कैसा दिखता है:



सभी सक्रिय उपयोगकर्ताओं के लिए औसतन आँकड़े:

• 19.3% कार्यों में संवाद करें, बाकी बिना बात के चलते हैं
• संचार कार्य 11 संदेशों को डायल करता है और प्रासंगिक होना बंद कर देता है
• केवल 1.5% कार्यों में 50 से अधिक संदेश मिलते हैं (शायद चर्चा पहले ही विषय से हटकर है)।

इस दृष्टिकोण का मुख्य नुकसान बहुत सख्त है! बाढ़ के लिए बहुत कम जगह है, जो उत्पाद का उपयोग करने में टीम को परेशान करता है और ऑफ-टॉपिक से सवाल पूछना संभव बनाता है, जो महत्वपूर्ण भी है। लेकिन कुछ भी नहीं, हम जल्द ही सिर्फ समूह चैट जारी करेंगे और एक अंतर बनाने की कोशिश करेंगे।

आराम

अधिकांश टीमें जो संचार के लिए टेलीग्राम का चयन करती हैं, वे अपने सुविधाजनक इंटरफेस को चुनने का मुख्य कारण कहती हैं। और स्लैक का उपयोग करने वाली अधिकांश टीमों का कहना है कि उन्होंने तुरंत इसे जीरा या ट्रेलो और कनेक्टेड चैट बॉट के साथ एकीकृत किया। जब आप स्लैक के साथ काम करना शुरू करते हैं, तो आपकी आंखें चौड़ी हो जाती हैं और आपको सभी 100 एप्लिकेशन और इंटीग्रेशन को जोड़ने के लिए लुभाया जाता है।

आप पर

यद्यपि हम टेलीग्राम जैसे संदेशवाहक से अधिक जटिल नहीं हैं, पहले सप्ताह में नई टीम कार्यों के साथ काम करने के कार्यों का अधिक उपयोग करती है, और कुछ दिनों के बाद यह संवाद करना शुरू कर देती है।

यहां जून में नई टीमों के लिए औसत घटनाओं की संख्या है:



संभवतः स्थिति खिलौने में समान है - पहले आप तलवार प्राप्त करना सीखते हैं, और उसके बाद ही बात करते हैं।

शोर नियंत्रण

ऐसा लगता है कि आवाज़ के साथ कार्यालय में बात करना गति के मामले में सुपर-कुशल है: एलोशा पेट्या को हिला सकता है, जो अपने मॉड्यूल के बारे में सब कुछ जानता है और वह तुरंत सब कुछ बता देगा। लेकिन वास्तव में, दूतों के माध्यम से संचार अधिक प्रभावी है, क्योंकि पाठ संचार लाइव संचार की तुलना में सस्ता है। लाइव संचार के दौरान, पेट्या को अपने कार्य से विचलित करना होगा और एलोशा के सवाल का जवाब देने के बाद, वापस चला जाए, और स्विच करना, जैसा कि आप जानते हैं, 20% समय लगता है। इसके अलावा, दिन के दौरान प्रत्येक नए कनेक्शन को अधिक से अधिक कठिन दिया जाता है। कार्यालय में, काम और संचार के बीच की रेखा धुंधली है, और संचार अक्सर खाली होते हैं। लाइव संचार के दौरान, पाठ संचार के विपरीत, एलोशा उसी समय पेटा से पूछ सकता है: "वैसे, आप और माशा कैसे हैं?" या "तो क्या शुक्रवार की पार्टी समाप्त हो गई?" और अपने कामों पर लौटना और भी मुश्किल होगा। खाली समय में बहुत समय व्यतीत होता है, जिसमें समस्याओं को हल करना संभव था। एक और तथ्य यह है कि अप्रत्यक्ष रूप से लाइव संचार की लागत को प्रभावित करता है - विस्मृति। जोर से बोली जाने वाली जानकारी को आसानी से भुलाया जा सकता है।

यह तो इंटरेस्टिंग है। एस्पोर्ट्स टीमें शोर की मात्रा को संचार की गुणवत्ता के मुख्य मेट्रिक्स में से एक मानती हैं: अधिक संदेश विशेष रूप से भावनाओं या बेकार तथ्यों को व्यक्त करने के बजाय टीम की समस्या को हल करने के लिए निर्देशित किए जाते हैं, अधिक कुशलता से एक टीम नियमों द्वारा सीमित समय बिताती है।

टेलीग्राम या स्काइप आंशिक रूप से सूचनाओं के बिना मोड पर स्विच करने की सरल संभावना द्वारा इस समस्या को हल करते हैं। लेकिन यहां विचलित होने का एक और कारण है: दोस्त, परिवार, रिश्तेदार। और कुछ सबसे भयानक - " पैतृक " चैट से परिचित हैं। "यह भयानक है जब कंपनियों को संचार में व्यक्तिगत और काम के खातों को मिलाने के लिए मजबूर किया जाता है," हैबर उपयोगकर्ताओं ने एक कॉर्पोरेट दूत के रूप में टेलीग्राम की पसंद पर चर्चा करने के बारे में शिकायत की ।

स्लैक अच्छा है क्योंकि इसमें कोई बाहरी उत्तेजना और मनोरंजन चैनल नहीं हैं। कॉर्पोरेट संचार के लिए विशेष रूप से अनुरूप होने के नाते, मैसेंजर ने सूचनाओं को निष्क्रिय करने की क्षमता के लिए भी प्रदान किया। और उन्नत उपयोगकर्ता भ्रमित हो सकते हैं और उन शब्दों या वाक्यांशों की एक सूची बना सकते हैं जिनके लिए सूचनाएं नहीं आएंगी।

लेकिन अगर चैनल संरचना खराब तरीके से चुनी गई है, तो चैनल स्पष्ट परिसीमन नहीं हैं। वे चर्चा विषयों के बजाय समूहों को अलग करते हैं, इसलिए विषयों / चर्चाओं को अभी भी चैनलों के बीच दोहराया जाता है। उद्धरण :

"जिन विशिष्ट स्थितियों में मैंने देखा है, उनमें चर्चा के वर्तमान विषय को समझना मुश्किल है - कौन सा चैनल, कौन सा विषय प्रत्येक विशिष्ट संदेश से संबंधित है"

YouGile शोर नहीं है

हमने संचार की संरचना के लिए यह धन्यवाद प्राप्त किया है। YouGile इंटरफ़ेस में 30 मिनट से एक दिन के लिए अलग-अलग समय अंतराल पर सूचनाओं को बंद करने का बटन भी है। लेकिन आंकड़ों के अनुसार, इसे बहुत कम ही क्लिक किया जाता है - प्रति दिन 0.02% उपयोगकर्ता। हमने इसे लंबे समय तक किया और केवल इसलिए कि हर किसी के पास फ़ंक्शन है और नए उपयोगकर्ताओं ने पूछा: "सहकर्मी, सूचनाओं को कैसे बंद करेंगे?"। चूंकि प्रत्येक चैट में एक विशिष्ट, बल्कि संकीर्ण विषय होता है, इसलिए चर्चा प्रतिभागी इससे विचलित नहीं होते हैं। कार्य बंद हो जाता है - चैट बंद हो जाता है।

दूतों में सूचना के अतिरेक के लिए लोकप्रिय कारणों में से एक कार्यपट्टियों से उनका कनेक्शन है। स्लैक का उपयोग करने वाली अधिकांश टीमें इसे जीरा या ट्रेलो से जोड़ती हैं और चैनल में कार्य की स्थिति बदलने पर सूचनाएं प्राप्त करती हैं। लेकिन इस तरह के चैनलों को शोर करने के लिए लगभग बर्बाद किया जाता है - एक व्यापक दिए गए विषय पर एक धारा उपयोगी नहीं होगी और निश्चित रूप से सभी के लिए नहीं।

विकास विभाग में, अक्सर एक क्लासिक चैनल होता है - "घटनाएं"। वहाँ सभी घटनाओं को फेंक दिया जाता है जब कुछ गिर जाता है। एक बहुत महत्वपूर्ण चैनल, क्योंकि पूरी टीम को पता होना चाहिए कि कुछ गलत हुआ था। लेकिन अंत में, प्रत्येक संदेश किसी के लिए सिर्फ एक बाधा है। बग नगण्य हो सकता है या आमतौर पर केवल सिस्टम प्रशासक पर लागू होता है।

YouGile में कम शोर है, क्योंकि प्रत्येक कार्य एक चैट है और एक विशिष्ट संकीर्ण से सदस्यता समाप्त करना आसान है। इसलिए यदि उपयोगकर्ता को कार्य की जानकारी की आवश्यकता नहीं है, तो वह एक चेकमार्क और सदस्यता समाप्त करता है।

पारदर्शिता

पारदर्शिता से आत्मविश्वास बढ़ता है और टीम संबंधों में सुधार होता है। यहाँ एक छोटी कहानी है जो स्ट्रैटोप्लान ने अपने एक ग्राहक के बारे में बताया ।

उन्होंने कहा, 'हमें सिर्फ प्रोजेक्ट सौंपना था, लेकिन डेडलाइन को लेकर स्पैमिंग शुरू कर दी। संक्षेप में, हर दिन हमने ग्राहक को लिखना शुरू किया कि हम क्या कर रहे हैं, क्या समस्याएं हैं और हम उन्हें कैसे हल करेंगे। इससे पहले, हमारे पास सप्ताह में एक बार या ग्राहक के अनुरोध पर रिपोर्ट होती थी, और यहां हमने हर दिन लिखना शुरू किया। नतीजतन, कल हमें तिमाही के लिए अनुमान भेजे गए थे। जब हमने समय सीमा में देरी नहीं की तो हमारा मूल्यांकन उन तिमाहियों से अधिक हो गया। ”

टेलीग्राम और स्लैक में, पारदर्शिता हासिल करना बहुत मुश्किल नहीं है: यह एक नए उपयोगकर्ता के लिए संदेश इतिहास तक पहुंच प्रदान करने के लिए पर्याप्त है और जब पूरी तरह से पढ़ा जाएगा, तो सब कुछ पारदर्शी होगा। यह समझने के लिए कि पिछले सप्ताह जब आप छुट्टी पर थे, तब भी कोई समस्या नहीं है - बस सभी नए संदेशों को देखने के लिए और धूम्रपान कक्ष में चैट सामान्य प्रश्न "क्या खबर?" से शुरू नहीं होगी, लेकिन विशेष रूप से "एलोशा का क्या हुआ?" उससे अंतिम लेआउट सिर्फ एक ***** टुकड़ा है। ”

समस्या तब उत्पन्न होती है जब आपको छुट्टी के बाद एक संकीर्ण विषय से अवगत होने की आवश्यकता होती है, मौजूदा चैनलों की तुलना में संकीर्ण जिसमें आपको वांछित विषय की चर्चा के लिए देखना पड़ता है। सबसे अधिक संभावना है कि आपको या तो एक और अतिरिक्त चैट को व्यवस्थित करने और विशिष्ट प्रश्न पूछने की आवश्यकता है, या परियोजना या टीम के सभी पत्राचार को पढ़ें। यहां तक ​​कि एक बहुत ही उन्नत खोज समय को बहुत कम करने में सक्षम नहीं है।

समस्या की जड़ यह है कि संचार संरचना किसी की इच्छा से बनती है, न कि उद्देश्य से। चैनल व्यक्तिपरक कारणों के लिए प्रकट नहीं होने चाहिए (किसी ने, यहां तक ​​कि बॉस ने भी फैसला किया कि हम टीम में ऐसे विषयों पर बात करेंगे), लेकिन वस्तुनिष्ठ लोगों के लिए, एक विशिष्ट कार्य है, और जब विषय समाप्त हो जाता है, तो चैनल को स्वाभाविक रूप से मरना चाहिए।

आप पर

इस पर टिप्पणियों तक पहुँचने के लिए आपको किसी कार्य की सदस्यता लेने की आवश्यकता नहीं है। यह शोर को कम करते हुए पारदर्शिता प्रदान करता है।


उन कार्यों द्वारा नीली चैट में, जो आप प्रत्यक्ष प्रतिभागी हैं, ग्रे चैट में आप बस पहुंच सकते हैं, लेकिन आप उनकी सदस्यता नहीं लेते हैं और अधिसूचना प्राप्त नहीं करते हैं।

एक निष्कर्ष के बजाय

प्रयोग , जो कॉलेजिएट साइबर डिफेंस प्रतियोगिता के परिणामों के अनुसार आयोजित किया गया था, ने दिखाया कि जो टीमें कम से कम एक दूसरे के साथ संवाद करती हैं वे सबसे प्रभावी हैं। तथ्य यह है कि कुछ बिंदु पर यह संचार की कमी है जो उत्कृष्ट पारस्परिक समझ का प्रतीक है। सफल साइबर टीमों को नेटवर्क की सुरक्षा करते समय हर विवरण पर चर्चा करने की आवश्यकता नहीं होती है; वे पहले से ही जानते हैं कि क्या करना है।

YouGile में, हमने कुछ समय बाद टीमों में संचार में गिरावट नहीं देखी है। चार्ट सिर्फ पठार पर जाता है।



हो सकता है कि YouGile चुनने वाली सभी टीमें - एक उपकरण जो सही संचार पर बहुत उलझन में है - वे खुद समझते हैं कि चैट न करना बेहतर है।