डिजाइन कंपनियों में पीएमओ की भूमिका और कार्य

प्रोजेक्ट मैनेजर हमेशा नए ज्ञान को सीखने और बहुत सारे उपयोगी कौशल हासिल करने का प्रयास करते हैं, सफल होते हैं और नवाचारों के साथ रहते हैं। परियोजना प्रबंधन में, आवश्यक अनुशासन और क्षेत्र होते हैं, जिन्हें प्रबंधकों को परियोजनाओं और रिलीज के सफल संचालन को सुनिश्चित करने की आवश्यकता होती है। आज विभिन्न स्तरों और फ़ोकस की कंपनियों में, परियोजनाओं की गुणवत्ता और सफलता के लिए एक विशेष संरचना अक्सर जिम्मेदार होती है - प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस या पीएमओ।



परियोजना प्रबंधन में पर्याप्त संक्षिप्त विवरण हैं, भ्रमित होना आसान है: WBS, CPM , PMBOK, SDLC, PMO, XP और कई अन्य। यदि आप परियोजना प्रबंधन की दुनिया में गहराई से जाना चाहते हैं, तो परियोजना प्रबंधन की दुनिया से मुख्य संक्षिप्त और संक्षिप्त विवरणों का अध्ययन करना उपयोगी होगा।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में PMO क्या है?

परियोजना प्रबंधन कार्यालय (पीएमओ) एक परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन कार्यालय (पीएमओ) है, जो कंपनी में एक इकाई है जो परियोजनाओं का समन्वय करता है, परियोजना की जानकारी, निगरानी, ​​बजट, कार्यक्रम, टीम संचार का समन्वय करता है और एक परियोजना में शामिल सभी दलों के काम का समन्वय करता है। साथ ही गुणवत्ता का मानकीकरण।

प्रबंधक और विशेषज्ञ जो कार्यालय बनाते हैं, वे वर्तमान परियोजना की स्थिति का अनुकूलन करने के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं और रणनीतियों को जमा करते हैं। कभी-कभी पीएमओ एकमात्र परियोजना प्रबंधक होता है। यह कंपनी के आकार पर निर्भर करता है। यह सुरक्षित रूप से कहा जा सकता है कि गुणवत्ता परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन कार्यालय की उपस्थिति एक आधुनिक कंपनी और इसकी परियोजनाओं की सफलता का एक अभिन्न अंग है।

पीएमओ का मुख्य लक्ष्य परियोजना प्रबंधन में सभी प्रक्रियाओं, विधियों और नीतियों के उच्च-गुणवत्ता वाले परिणाम और प्रतिस्पर्धी लाभ प्राप्त करना है। पीएमओ को कंपनी की संस्कृति और वैश्विक रणनीति के अनुरूप होना चाहिए।

आज, ऐसे कार्यालय या इकाई की लोकप्रियता केवल बढ़ रही है, क्योंकि उनके कई उदाहरणों ने दिखाया है कि पीएमओ में निवेश करने से क्या परिणाम प्राप्त हो सकते हैं।

जिन कंपनियों में पीएमओ लागू है, वे यह भी सुनिश्चित कर सकती हैं कि परियोजनाओं से जुड़े सभी जोखिम और संघर्ष की स्थिति नियंत्रण में है।

PMO बनाने में किन उद्योगों की दिलचस्पी है?

कंपनी के आकार, उसके दायरे और उद्योग की मांग के आधार पर परियोजना प्रबंधन की आवश्यकता बढ़ जाती है।

सबसे अधिक संभावना वाले उद्योग जहां आपको एक परियोजना पोर्टफोलियो प्रबंधन कार्यालय मिलेगा आज स्वास्थ्य सेवा, आईटी, वित्तीय संस्थान, विनिर्माण और पेशेवर सेवाएं, और रसद हैं।

व्यापार में, सभी आकारों की कंपनियों के बीच पीएमओ की आवश्यकता लगातार बढ़ रही है।

कंपनी में पीएमओ की जिम्मेदारी के क्षेत्र क्या हैं?

कार्यालय बलों के आवेदन की विशिष्ट कार्यक्षमता और क्षेत्र कंपनी से कंपनी में बहुत भिन्न हो सकते हैं। कोई आदर्श उदाहरण नहीं हैं। लेकिन सबसे आम में शामिल हैं:

• संकलन और परियोजना पोर्टफोलियो का औचित्य। पीएमओ कंपनी की रणनीति और उपलब्ध संसाधनों के आधार पर परियोजनाओं को वर्गीकृत, चयन और प्राथमिकता देते हैं ।
• प्रक्रियाओं का मानकीकरण और परियोजना प्रबंधन के लिए कार्यप्रणाली और तकनीकों का चुनाव।
• परियोजनाओं के मूल्यांकन, परियोजना कार्यान्वयन चक्र की अवधि को कम करना।
• कर्मचारियों की वर्तमान जानकारी, स्टाफिंग बनाए रखना।
• संसाधन उपयोग की योजना और अनुकूलन।
• संघर्ष के समाधान और जोखिम की रोकथाम।
• प्रोजेक्ट प्रगति को ट्रैक करें और निर्भरता का प्रबंधन करें।
• परियोजना प्रबंधन , कर्मचारी प्रशिक्षण, सलाह के लिए उपयुक्त उपकरणों की शुरूआत।
• परियोजना डेटा की विश्वसनीयता सुनिश्चित करना और सूचना की पारदर्शिता को बढ़ाना।
• ज्ञान आधार का निर्माण (संभावित गलतियों से बचने के लिए पिछले प्रोजेक्ट सहित)।
• टीम के भीतर संचार का अनुकूलन।
• परियोजना प्रबंधकों को प्रशासनिक सहायता।
• प्रबंधन को रिपोर्ट करना।
• सभी संगठन परियोजनाओं के अभिलेखागार का प्रबंधन।

प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन कार्यालय का प्रतिनिधित्व करने वाले कंपनी कर्मचारियों को प्रबंधन के मुख्य क्षेत्रों में सक्षम होने की आवश्यकता है। पीएमओके गाइड में पीएम के ऐसे पेशेवर क्षेत्रों को स्पष्ट रूप से वर्णित किया गया है। यहाँ सबसे महत्वपूर्ण हैं:

पीएमओ की क्षमताएँ

एकीकरण प्रबंधन

पीएमओ के लिए सभी संसाधनों को संयोजित करना और सक्षम रूप से प्रक्रियाओं का निर्माण करना महत्वपूर्ण है।

ज़ूम नियंत्रण

प्रोजेक्ट का पैमाना प्रोजेक्ट प्लानिंग का हिस्सा है। इसमें परियोजना के लक्ष्यों, उद्देश्यों, लागतों, परिणामों और समय सीमा की परिभाषा और प्रलेखन शामिल है। स्केल प्रबंधन यह सुनिश्चित करने के लिए है कि परियोजना के लिए हर कोई वास्तव में जानता है।

लागत प्रबंधन

लागत प्रबंधन में परियोजना वित्तपोषण के सभी पहलू शामिल हैं। वास्तव में, हम एक परियोजना बजट तैयार करने के बारे में बात कर रहे हैं, जिसमें यह शामिल है कि प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य में कितना खर्च आएगा और परियोजना के लिए समग्र बजट पूर्वानुमानों की रक्षा करेगा।

समय प्रबंधन

परियोजना प्रबंधन में समय प्रबंधन की अवधारणा प्रबंधकों को समय का प्रबंधन करने के तरीके से संबंधित है, और टीम के सदस्य परियोजना कार्यों पर अपने संसाधनों को खर्च करते हैं।

संचार प्रबंधन

किसी भी परियोजना प्रबंधक को एक उत्कृष्ट संचारक होना चाहिए, यह सभी जानते हैं। इसलिए, एक टीम में सक्षम संचार प्रबंधन भी PMO कार्यक्षमता में मुख्य पदों पर जाता है। इसमें आने वाले और बाहर जाने वाले सभी संचारों की निगरानी करना, ग्राहकों की प्रतिक्रिया के साथ काम करना भी शामिल है।

गुणवत्ता प्रबंधन

गुणवत्ता संकेतकों के साथ उचित कार्य परियोजना प्रबंधकों को परियोजना गुणवत्ता नियंत्रण बनाने में मदद करता है। सभी प्रक्रियाओं के निष्पादन की गुणवत्ता के मुद्दों को नियंत्रण में रखते हुए, वे यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि अंतिम परिणाम ग्राहकों की अपेक्षाओं को पूरा करेगा।

जोखिम प्रबंधन

कंपनी जितनी बड़ी होगी, जोखिम प्रबंधन भी उतना ही महत्वपूर्ण होगा। कंपनी के प्रोजेक्ट पोर्टफोलियो प्रबंधन कार्यालय को हमेशा "बराबर" रहने और परियोजनाओं के लिए खतरे का समय पर निदान करने की आवश्यकता होती है। विवरणों पर ध्यान देना और मामलों और प्रक्रियाओं की स्थिति के गुणात्मक विश्लेषण में लगातार संलग्न होना महत्वपूर्ण है।

मानव संसाधन प्रबंधन

मानव संसाधन प्रबंधन दिखाता है कि परियोजना प्रबंधक अपनी परियोजना टीमों में कैसे काम करते हैं और एक स्वस्थ कार्य वातावरण को बनाए रख सकते हैं।

ये केवल सबसे बुनियादी योग्यताएं हैं जिनके लिए किसी कंपनी में एक परियोजना प्रबंधन कार्यालय जिम्मेदार हो सकता है। यहां तक ​​कि सबसे सफल और मजबूत पीएमओ समय-समय पर विभिन्न समस्याओं का सामना करेगा, क्योंकि एक परियोजना का जीवन एक जीवित जीव के जीवन की तरह है, जहां हर दिन कुछ अप्रत्याशित हो सकता है।

हालांकि, जब सब कुछ सही ढंग से किया जाता है और कार्यालय की गतिविधियां कंपनी के परिणाम लाती हैं, तो यह परियोजनाओं में मूल्य जोड़ता है और व्यापार के संतुलन और संतुलन को सुनिश्चित करता है, और उत्पादकता बढ़ाने में मदद करता है।

संक्षेप में, हम कंपनियों में पीएमओ के मुख्य लाभों पर प्रकाश डाल सकते हैं:

• पीएमओ कंपनी की रणनीति पर केंद्रित परियोजनाओं के एक पोर्टफोलियो के लिए जिम्मेदार है।
• अनुभव और परियोजनाओं के साथ जुड़े जोखिम को कम करने का संचय।
• परियोजना प्रबंधकों और टीमों के लिए समय का अनुकूलन।
• परियोजनाओं के बीच संचार में सुधार।
• परियोजना कार्यान्वयन की गुणवत्ता में सुधार।
• डिजाइन जोखिमों में कमी।

परियोजनाओं के काम करने की संरचना का एक उच्च गुणवत्ता वाला चयन परियोजनाओं की संख्या और गुणवत्ता में संतुलन सुनिश्चित करेगा, विपणन संकेतक बढ़ाएगा और बिक्री में वृद्धि सुनिश्चित करेगा।