प्रिंट इन्फ्रास्ट्रक्चर मैनेजमेंट

एक प्रिंट सेवा प्रदान करना और दस्तावेज़ बनाना प्रत्येक कंपनी के काम में एक महत्वपूर्ण घटक है। वर्कफ़्लो की निरंतरता रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण कार्यों की संख्या में लगातार बढ़ रही है, क्योंकि प्रिंट सेवा के डाउनटाइम से गंभीर परिणाम हो सकते हैं। शिपिंग दस्तावेज़ीकरण, गुणवत्ता प्रमाण पत्र, लेखा खातों, उत्पाद कैटलॉग के पंजीकरण के साथ-साथ कई उदाहरण हो सकते हैं और उनका रखरखाव आईटी विभाग के कर्मचारियों के लिए एक गंभीर बोझ हो सकता है। हम एक छोटी चेकलिस्ट प्रदान करते हैं जो आपको इस कार्य से निपटने में मदद करेगी।

वर्तमान प्रदर्शन का आकलन

मूल्यांकन करें कि क्या कंपनी के मुद्रण उपकरणों का मौजूदा बेड़ा इष्टतम है। ऐसा करने के लिए, मुद्रण बुनियादी ढांचे और प्रक्रियाओं का ऑडिट करना सार्थक है। वास्तव में, प्रत्येक विभाग में उत्पन्न होने वाले मुद्रित दस्तावेजों के प्रकार, इन दस्तावेजों की मात्रा, प्रक्रिया, समय और इसके उत्पादन के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरणों का विश्लेषण करना आवश्यक है। पहली नज़र में लगता है कि सब कुछ बहुत अधिक जटिल हो सकता है। सभी मुद्रण उपकरणों से प्रिंट वॉल्यूम के संदर्भ में वास्तविक नमूने का विश्लेषण करना आवश्यक होगा, दस्तावेजों के उत्पादन की मौसमीता और दस्तावेज़ की गुणवत्ता के लिए प्रत्येक विभाग की आवश्यकताओं की विशिष्टता और इसे बनाने के लिए संभव उपलब्ध विकल्पों को ध्यान में रखना होगा। आपको दस्तावेज़ बनाने की प्रक्रिया में काफी गहराई से गोता लगाना होगा और प्रत्येक विभाग की संतुष्टि और जरूरतों को समझना होगा। कई कंपनियां अपने दम पर इस कार्य का सामना करने में सक्षम हैं, लेकिन अगर उपकरण के बेड़े में बड़ी संख्या में डिवाइस होते हैं, तो यह विश्लेषण अधिक कठिन हो जाता है, और कुछ को अभी भी कंपनी के कार्यालयों के जटिल भूगोल से निपटना होगा, जो कार्य को और अधिक जटिल करेगा।

इन आंकड़ों को प्राप्त करने के बाद, प्रिंटिंग डिवाइस के प्रत्येक मॉडल का विश्लेषण करना और यह समझना आवश्यक है कि क्या डिवाइस की कार्यक्षमता पर्याप्त है, इसकी मुद्रण गति, क्या डिवाइस का संसाधन इसके वास्तविक भार से मेल खाता है, और यह भी निर्धारित करने के लिए कि मॉडल प्रतिस्थापन आवश्यक है या नहीं।

एक अन्य महत्वपूर्ण मुद्दा डिवाइस के संचालन की कुल लागत और गुणवत्ता के नुकसान के बिना कीमत कम करने की संभावना होगी।

डेटा एकत्र करने के बाद, जानकारी का मूल्यांकन करना और परिवर्तन के सभी संभावित विकल्पों और तरीकों को समझना आवश्यक है। हालांकि, आंकड़े एकत्र करने और बाद के विश्लेषण के लिए आवश्यक सभी जानकारी और उपकरण खुले स्रोतों में उपलब्ध नहीं होंगे। अपनी ताकत का मूल्यांकन करें: कभी-कभी इस मामले में विशेषज्ञता के साथ आउटसोर्सिंग पर एक कंपनी को ढूंढना बेहतर होता है और गुणवत्ता के लिए जिम्मेदार होता है, जो काम के इस ब्लॉक को खुद लेना है।

कार्यान्वयन बदलें

सबसे कठिन चरणों में से एक, जैसा कि लोग किसी भी बदलाव से सावधान रहते हैं। भले ही नवाचार कर्मचारियों के लिए फायदेमंद है या नहीं, प्रिंट बुनियादी ढांचे में किसी भी बदलाव से वर्कफ़्लो में अतिरिक्त परेशानी होगी, जो आईटी विभाग के लिए एक समस्या हो सकती है।



परिवर्तन खुद को धीरे-धीरे और तुरंत दोनों से बाहर किया जा सकता है, लेकिन, किसी भी मामले में, आपको उपयोगकर्ताओं की राय से सहमत होना होगा। अद्यतन प्रणाली के सभी लाभों को कंपनी के प्रत्येक कर्मचारी को स्पष्ट रूप से और समझदारी से संप्रेषित किया जाना चाहिए, साथ ही साथ उन लक्ष्यों को भी जो कंपनी इन परिवर्तनों को लागू करते समय अपनाती है। इस प्रक्रिया में नए उपकरणों और सॉफ्टवेयर, प्रशिक्षण प्रशासकों और प्रमुख उपयोगकर्ताओं के उपयोग पर सूचना पत्र, प्रशिक्षण और निर्देश, और शीर्ष प्रबंधन के लिए परिवर्तनों का अवलोकन आपकी सहायता करेगा। यदि सेवा को अपडेट करने की प्रक्रिया में यह सब शामिल है, तो काम कुशलता से किया गया है। अन्यथा, किसी भी कमी से कुछ प्रश्न और समस्याएं हो सकती हैं।

मुद्रण प्रणाली का बाद में प्रबंधन

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि नियंत्रण और प्रबंधन की निरंतर प्रक्रिया के बिना, प्रिंट सेवा सेवा अपना अर्थ खो देती है। मुद्रण प्रक्रिया निर्बाध और दोष-सहिष्णु होनी चाहिए, उत्पादित दस्तावेजों की गुणवत्ता हमेशा आवश्यक स्तर पर होनी चाहिए, और उपयोगकर्ताओं को हमेशा वर्तमान प्रणाली की अधिकतम संभव कार्यक्षमता तक पहुंच होनी चाहिए। इसलिए, संगठन को मुद्रण उपकरणों और सॉफ्टवेयर समाधानों के संचालन की निगरानी करने में सक्षम होना चाहिए, तुरंत किसी भी घटना का जवाब देना चाहिए और कंपनी के मुख्य व्यवसाय के उद्देश्यों के अनुसार तुरंत बदलाव करना चाहिए।

प्रिंट सेवा से संबंधित घटनाओं की संख्या, घटना के डेटा को हल करने के लिए प्रतिक्रिया समय और सेवा की पुनर्प्राप्ति समय को स्पष्ट रूप से नियंत्रित करना भी आवश्यक है। लोड का आकलन करना बहुत महत्वपूर्ण है: कंपनी के आकार और कार्यों की मात्रा के आधार पर, यह सब सिस्टम प्रशासक द्वारा खर्च किए गए गंभीर समय और दस्तावेज बनाने और बनाए रखने की प्रक्रियाओं का प्रबंधन करने के लिए कर्मचारियों के एक पूरे विभाग के आवंटन का मतलब हो सकता है।

नियंत्रण के लिए एक और महत्वपूर्ण बिंदु उत्पादित दस्तावेजों की सुरक्षा और सूचना रिसाव की संभावना है। अंत में, प्रत्येक व्यवसाय से पहले इस समस्या को हल करने के 3 तरीके हैं: अपर्याप्त नियंत्रण के लिए एक आँख बंद करें, कुछ कार्य निर्धारित करें और अपने कर्मचारियों को लोड करें या सेवा प्रदाता के प्रबंधन को यह प्रक्रिया दें।

अपने वर्कफ़्लो को व्यवस्थित और व्यवस्थित करें।

मुद्रण उपकरणों के उत्पादन और सॉफ्टवेयर के साथ सभी नवीनतम तकनीकी प्रगति को ध्यान में रखते हुए, लगभग किसी भी प्रबंधन अनुरोध को महसूस किया जा सकता है: मोबाइल उपकरणों से मुद्रण, स्वचालित रूप से स्कैनिंग के बाद एक दस्तावेज़ को रूट करना, आंतरिक ईआरपी प्रणाली में अनुमोदन प्रक्रिया शुरू करना, एक दस्तावेज़ को पहचानना और स्वचालित के साथ विशिष्ट शब्दों की खोज करना। सुरक्षा विभाग की अधिसूचना, इंटरफ़ेस का अनुकूलन और कुछ बटन दबाने से पहले उपकरणों के संचालन का सरलीकरण, बारकोडेड और फोल्डर में दस्तावेजों का बाद में वितरण। यह सूची केवल कल्पना द्वारा सीमित है, और कार्यान्वयन की संभावना आंतरिक कर्मचारियों के ज्ञान और विशेषज्ञता तक सीमित है।

किसी भी मामले में, पहले से ही पहले चरण में आप लोड की डिग्री का मूल्यांकन कर सकते हैं और यह तय कर सकते हैं कि क्या आप आंतरिक रूप से कार्य का सामना करने में सक्षम हैं या यह आउटसोर्सिंग के लायक है या नहीं। और हम विनम्रतापूर्वक याद करते हैं कि हम इसमें आपकी मदद कर सकते हैं।

यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया निजी संदेशों या टिप्पणियों में संपर्क करें। हमें जवाब देने में खुशी होगी!