समस्या का समाधान: किसी टीम में समस्याओं को प्रभावी ढंग से कैसे हल करें?

प्रबंधक की ओर से एक समस्या को हल करने के लिए कोई भी कार्रवाई, सबसे पहले, समस्या और उसके कारणों की पहचान करना, प्राथमिकताएं निर्धारित करना और सर्वोत्तम समाधान के लिए विकल्प चुनना, साथ ही साथ सीधे इस समाधान को लागू करना है।

किसी उत्पाद और एक टीम की आंतरिक और बाहरी समस्याओं को समय पर हल करने और जिम्मेदार निर्णय लेने की क्षमता है जो किसी भी नौसिखिए उत्पाद प्रबंधक को अपने करियर की शुरुआत में सीखना चाहिए। इस लेख में, हम समस्या को हल करने की प्रक्रिया के माध्यम से "सॉर्ट" करेंगे, साथ ही टीमवर्क के लिए कई प्रभावी तकनीकों और अभ्यासों का विश्लेषण करेंगे।



सक्षम समस्या को हल करने के लिए टीम के सदस्यों को अधिक से अधिक परिणाम प्राप्त करने के लिए प्रेरित कर सकते हैं जितना वे कल्पना कर सकते हैं।

समस्या को सुलझाने के कौशल को विकसित करके, यहां तक ​​कि कैरियर की शुरुआत में एक अनुभवहीन उत्पाद प्रबंधक टीम सहयोग और कठिन परिस्थितियों से निपटने की क्षमता में सुधार करने में सक्षम होगा। सहयोग टीम के सदस्यों को सोच की विभिन्न शैलियों का उपयोग करने और एक साथ निर्णय लेने के लिए प्रोत्साहित करेगा।

किसी भी मामले में, व्यावसायिक समस्याओं को हल करने के उद्देश्य से टीमवर्क "एक टिक के लिए" गतिविधि नहीं है, और आपको इसे गंभीरता से लेना चाहिए। यदि आप एक साधारण व्यायाम, एक मजेदार खेल या एक वैज्ञानिक पद्धति का उपयोग करते हैं, तो इससे कोई फर्क नहीं पड़ता। मुख्य बात यह है कि किसी भी समस्या को हल करने वाली गतिविधि फायदेमंद है और स्पष्ट और छिपी बाधाओं को दूर करती है।

समस्या को हल करने का कोई भी तरीका टीम की सोच को सही दिशा में स्थापित करने के लिए बनाया गया है। लेकिन प्रत्येक टीम को अपने तरीके की जरूरत होती है। नई तकनीकों और दृष्टिकोणों की खोज करके, हम समस्या के बारे में अपने दृष्टिकोण का विस्तार करते हैं और व्यक्तिगत और टीम प्रभावशीलता को बढ़ाते हैं।

समस्या के आकार और प्रकृति के बावजूद, इसे हल करने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण आपको अधिक प्रभावी उत्पाद प्रबंधक बनने में मदद करेगा।

समस्याओं को हल करने के लिए एक व्यवस्थित दृष्टिकोण में, 5 मुख्य चरणों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• समस्या की परिभाषा
• इसकी घटना के कारणों की पहचान
• आइडिया जनरेशन
• सबसे अच्छा समाधान चुनना
• प्रभाव

समस्या को पहचानें

समस्या की सही परिभाषा इसे हल करने की दिशा में सही कदम है। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण चरण है, जो यह निर्धारित करेगा कि आप इसे कैसे हल करने का प्रयास करते हैं।

उदाहरण के लिए, आपको अपने किसी उपयोगकर्ता / ग्राहक से एक महत्वपूर्ण टिप्पणी मिली। आप इस समस्या को कैसे परिभाषित करते हैं, इसके आधार पर समस्या को हल करने के विकल्प अलग-अलग होंगे।

यदि आप यह तय करते हैं कि मामला किसी विशेष टीम के सदस्य की कम उत्पादकता का है, तो आप उसके काम को अनुकूलित करने के उद्देश्य से विभिन्न समाधान विकसित करेंगे।

कारणों का पता लगाएं

समस्या की पहचान हो जाने के बाद, आपको गहरी खुदाई करनी चाहिए और यह पता लगाना चाहिए कि इसका कारण क्या है। कारण-प्रभाव संबंधों को निर्धारित करने के लिए, एक इशिकावा आरेख या एक फ़िशबोन आरेख अक्सर उपयोग किया जाता है।

यदि आप इस समस्या को एक अंतर के रूप में मानते हैं कि आप अभी कहां हैं और आप कहां होना चाहते हैं, तो इसके कारण और समस्याएं बाधाएं हैं जो आपको इस दूरी को तुरंत कवर करने से रोकती हैं।



ऐसा विश्लेषण काफी प्रभावी है, क्योंकि यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आपके निर्णय वास्तविक कारणों को खत्म करने के उद्देश्य से हैं, न कि समस्या के लक्षणों पर। यदि पाया गया समाधान वास्तविक कारण के बजाय केवल लक्षणों को समाप्त करता है, तो समस्या की पुनरावृत्ति होने की संभावना है।

विचारों को उत्पन्न करें

जैसे ही समस्या की पहचान करने और उसके कारणों का पता लगाने का कठिन काम पूरा हुआ, रचनात्मकता दिखाने और विचारों के साथ "गश" करने का समय आ गया है। इसके लिए टीम की बैठकें और मंथन।

सबसे अच्छा समाधान चुनें।

आपके विचारों की सूची के बाद जो समस्या को हल कर सकती है, वह काफी लंबी हो जाती है, आपको समाधान की एक विधि चुनने की आवश्यकता है।

इस स्तर पर, कोई भी प्राथमिकता के साथ काम करने की क्षमता के बिना नहीं कर सकता है जो किसी भी उत्पाद प्रबंधक के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। लीन प्रायोरिटी मेथड में उपयोग किया जाने वाला सरल मैट्रिक्स आपको जल्दी और स्पष्ट रूप से सब कुछ डालने में मदद करेगा। आपकी समस्या के लिए सबसे अच्छा परिणाम मैट्रिक्स पर उच्चतम स्तर का समाधान होगा। इस तरह की मैट्रिक्स को कागज की शीट पर स्वतंत्र रूप से चित्रित किया जा सकता है:



या उपलब्ध उत्पाद प्रबंधन सेवाओं का लाभ उठाएं जो प्राथमिकता के लिए सुविधाएँ और उपकरण प्रदान करते हैं। जैसे, उदाहरण के लिए, हाइगर, माइंडटूल या प्रोडपैड।

कार्य

जब समस्या का सही समाधान पाया गया, तो कार्रवाई करने का समय था। यदि समाधान में कई क्रियाएं शामिल हैं या टीम के अन्य सदस्यों से अतिरिक्त की आवश्यकता है, तो एक कार्य योजना बनाने और इसे एक मिनी-प्रोजेक्ट के रूप में विचार करने की सिफारिश की जाती है।

इस सरल पाँच-चरण दृष्टिकोण का उपयोग निश्चित रूप से आपकी समस्या को सुलझाने के कौशल की प्रभावशीलता को बढ़ाएगा।

यह दृष्टिकोण (बदलती डिग्री के साथ) कई तकनीकों के आधार के रूप में लिया गया था जो टीम की समस्याओं को हल करने में मदद करते हैं। आइए हम उनमें से कुछ पर ध्यान केन्द्रित करें।

कारणों का विश्लेषण करने और समस्याओं के समाधान की पहचान करने के तरीके

रूट केस विश्लेषण

रूट कॉज़ एनालिसिस या आरसीए एक समस्या का प्रमुख कारण खोजने, इसका विश्लेषण करने और इसे हल करने के लिए एक योजना बनाने के उद्देश्य से एक कार्रवाई है।

अक्सर वास्तविकता में कारण से लक्षणों को भेद करना मुश्किल होता है। RCA मॉडल का उद्देश्य समस्या की उत्पत्ति की पहचान करना है और इसमें विशिष्ट चरणों का समावेश है:

• जो हुआ उसकी परिभाषा
• जो हुआ उसके कारणों का निर्धारण करना
• इसे फिर से होने से रोकने के लिए कदमों की पहचान करना

समस्या, सबसे अधिक बार, निम्नलिखित कारकों को शामिल करेगी:

• शारीरिक कारक - समस्या मूर्त और मूर्त है।
• किसी विशेष व्यक्ति की त्रुटि से जुड़ा मानवीय कारक।
• संगठनात्मक कारक वह है जब निर्णय लेने और पूर्ण कार्य करने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रक्रिया या प्रणाली खराबी है।

आरसीए के नकारात्मक प्रभावों के सभी पहलुओं का विश्लेषण करने के लिए, सभी तीन कारकों पर ध्यान देना चाहिए।

आरसीए सिद्धांत अन्य तरीकों के समान कई मायनों में है और इसमें लगातार 5 चरण शामिल हैं:

1. समस्या को पहचानें
2. आवश्यक जानकारी जुटाएं
3. संभावित कारक की पहचान करें
4. रूट कारणों की पहचान करें
5. प्रस्ताव और एक समाधान लागू करें

किसी निर्णय का क्या प्रभाव हो सकता है इसकी गणना करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है।

CATWOE

CATWOE विधि, जैसा कि आप समझते हैं, बिल्लियों (अंग्रेजी बिल्ली से) से कोई लेना-देना नहीं है। किसी समस्या के बारे में जानकारी एकत्र करते समय संक्षिप्त नाम और विधि ही उपयोगी है।

तकनीक का मुख्य सिद्धांत समस्या को प्रभाव के विभिन्न क्षेत्रों में विघटित करना है। संक्षिप्त नाम का प्रत्येक प्रारंभिक अक्षर जोनों को प्रभावित करता है: लोग, पर्यावरण और प्रक्रियाएं।

• ग्राहक - वे कौन हैं और क्या, समस्या उन्हें कैसे प्रभावित करती है?
• अभिनेता - समस्या में कौन शामिल है? समस्या को हल करने के लिए कौन शामिल होना चाहिए?
• परिवर्तन प्रक्रिया - इस समस्या से कौन सी प्रक्रियाएं प्रभावित होती हैं?
• विश्व दृश्य - क्या हो रहा है की सामान्य तस्वीर क्या है? वैश्विक निहितार्थ क्या हैं?
• स्वामी - प्रक्रिया / स्थिति का मालिक कौन है और निर्णय में क्या भूमिका निभाएगा?
• पर्यावरण संबंधी बाधाएं - क्या कोई प्रतिबंध हैं जो अंतिम परिणाम को प्रभावित कर सकते हैं?

इन छह तत्वों में से सभी नए दृष्टिकोण को खोलते हैं और समस्या के अध्ययन में गहराई से उतरने में मदद करते हैं। CATWOE विधि समस्या पर अधिक व्यापक डेटा प्रदान करती है और समाधान में अन्य टीम के सदस्यों को सक्रिय रूप से शामिल करने से पहले समस्या की गंभीरता को निर्धारित करने में मदद करती है।

तकनीक 5 क्यों

यह मॉडल एक समस्या का कारण निर्धारित करने के लिए सबसे सरल और सबसे अधिक इस्तेमाल किया जाने वाला तरीका है। इसे जल्दी और आसानी से लागू करें, इसका उपयोग सरल और मध्यम जटिल समस्याओं के लिए किया जाता है।

5 6-चरणीय स्ट्रीम का उपयोग क्यों करता है:

• टीम का जमावड़ा चर्चा को समस्या से सीधे जुड़े लोगों को साथ लाना चाहिए।
• एक समस्या की परिभाषा यदि यह परिभाषित नहीं है। सभी टीम के सदस्यों को परिभाषा से सहमत होना चाहिए।
• मुख्य "क्यों?"। पूछें कि समस्या क्यों उत्पन्न हुई। उत्तर देते समय, बिना अटकलें केवल तथ्यों का उपयोग करें।
• बाकी "क्यों?" प्राप्त उत्तर के लिए, प्रश्न पूछें "क्यों?" फिर से। इस तरह से जारी रखें जब तक कि मुख्य समस्या नहीं मिलती है। इस तरह के सवाल पांच नहीं, बल्कि कम या ज्यादा हो सकते हैं।
• कार्य योजना। जब टीम ने मूल कारण की पहचान की है, तो भविष्य में समस्या की पुनरावृत्ति से बचने के लिए उपायों और कार्यों की सूची पर चर्चा करने का समय है।
• विश्लेषण। भविष्य में समस्या की पुनरावृत्ति न हो, इसके लिए विश्लेषण भी बहुत महत्वपूर्ण है। चर्चा करें कि किए गए उपाय कितने प्रभावी थे, क्या उन्होंने समस्या से छुटकारा पाने में मदद की या इसके प्रभाव को कम किया। यदि लक्ष्य प्राप्त नहीं हुआ था, तो आपको प्रक्रिया को दोहराना होगा।

यह महत्वपूर्ण है कि जल्दी से अगले प्रश्न के उत्तर से आगे बढ़ें, जो हमें समस्या के बारे में निर्णय लेने से पहले सामान्य तस्वीर को निर्धारित करने की अनुमति देगा।

यदि प्रसिद्ध तरीकों और तकनीकों के अध्ययन की आवश्यकता होती है, तो टीम की समस्याओं को हल करने के लिए सबसे सरल अभ्यास और खेल बहुत तैयारी के बिना और बहुत समय लेने के बिना लागू किया जा सकता है।

समस्याओं को हल करने के लिए व्यावसायिक खेल

बिजनेस टीम गेम समस्याओं को सुलझाने का एक अधिक अनौपचारिक तरीका है। सबसे अधिक बार, ऐसी गतिविधियों का उद्देश्य टीम संचार के विकास, आपसी सहायता, प्रतिनिधिमंडल, अनुकूलन और अन्य गुण और कौशल टीम के लिए उपयोगी होते हैं।



इस तरह की गतिविधियां हर टीम के लिए उपयुक्त नहीं हैं, क्योंकि उन्हें टीम के सदस्यों, लचीली सोच और रचनात्मकता से पर्याप्त स्तर की ग्रहणशीलता की आवश्यकता होती है।

प्रबंधक के लिए यह महत्वपूर्ण है कि वे इस तरह की गतिविधियों का आयोजन करें ताकि यह समझ सकें कि उनके मामले में कोई भी विजेता या हारने वाला नहीं हो सकता है। ऐसी गतिविधियों के 5 उदाहरण यहां दिए गए हैं:

एग ड्रॉप

गतिविधि टीमवर्क कौशल और सामूहिक निर्णय लेने का विकास करती है।
खेल के लिए आपको आवश्यकता होगी: एक दर्जन अंडे (कम या ज्यादा टीम के आकार के आधार पर) और किसी भी सामग्री पर हाथ (कागज, समाचार पत्र, स्कॉच टेप, बक्से, पेंसिल, कॉकटेल के लिए पुआल, फिल्म, रिबन, गुब्बारे, प्लास्टिक के व्यंजन, आदि)। ।), साथ ही गतिविधि के लिए एक जगह है, जहां आप अस्थायी रूप से कूड़े कर सकते हैं।

प्रतिभागियों को कई टीमों में विभाजित किया जा सकता है। प्रत्येक एक अंडा प्राप्त करता है और "निर्माण सामग्री" चुनता है। सभी के पास अंडे के लिए एक सुरक्षात्मक "कास्केट" बनाने के लिए 15-20 मिनट होंगे, जो इसे तोड़ने की अनुमति नहीं देगा। उसके बाद, प्रतिभागी अपने "कास्केट्स" को एक पूर्व निर्धारित ऊंचाई (टेबल, बिल्डिंग फ्लोर, सीढ़ी) से गिराते हैं। एक अंडे के साथ एक कंटेनर एक मजबूत और एकजुट टीम में नहीं टूटेगा। यदि कई अंडे बच जाते हैं, तो आप प्रयोग के लिए ऊंचाई बढ़ा सकते हैं जब तक कि सर्वश्रेष्ठ टीम निर्धारित न हो।

डूबता हुआ जहाज

गतिविधि एक टीम के रूप में अनुकूलन करने की क्षमता विकसित करती है। खेल का संचालन करने के लिए आपको रस्सी या टेप की आवश्यकता होगी।

एक रस्सी या टेप के साथ फर्श पर एक सीमित क्षेत्र को चिह्नित करें। टीम को निर्दिष्ट क्षेत्र में फिट होना चाहिए। अब समय के साथ धीरे-धीरे सीमित स्थान कम करें। प्रतिभागियों को एक दूसरे को अंदर रखने और "जहाज" पर नहीं गिरने का रास्ता खोजना चाहिए। आमतौर पर गतिविधि 10 मिनट तक रहती है।

खोज

टीमवर्क कौशल विकसित करता है। जरूरत है कि एक कुंजी, एक बंद कमरे और 5-10 संकेत-कार्य है।

एक बार एक बंद कमरे में, टीम को संकेत का उपयोग करके कुंजी खोजने की आवश्यकता होती है। आवंटित समय में बंद कमरे से बाहर निकलना आवश्यक है। आमतौर पर, ऐसी गतिविधि के लिए 30-45 मिनट पर्याप्त हैं। खेल को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए, टीम को एक साथ कार्य करने और एक सामान्य निर्णय लेने में सक्षम होने की आवश्यकता है।

सुरंग-क्षेत्र

खेल संचार कौशल विकसित करता है। इसके लिए एक खाली कमरे या गलियारे, आंखों पर पट्टी और साधारण कार्यालय की आपूर्ति का एक सेट की आवश्यकता होती है।

बेतरतीब ढंग से फर्श पर सामान बिखेरें ताकि वे कमरे के एक छोर से दूसरे छोर तक जाने के लिए एक बाधा का गठन करें।

प्रतिभागियों को जोड़े में विभाजित करें, भागीदारों में से एक को आंखों पर पट्टी बांधें। दूसरे साथी को साथी को एक छोर से दूसरे छोर तक निर्देशित और निर्देशित करना चाहिए ताकि खदान में एक भी वस्तु को स्पर्श न करें। आप केवल शब्दों के साथ मार्गदर्शन कर सकते हैं। यदि आप एक ही समय में फ़ील्ड पर कई जोड़े लॉन्च करते हैं, तो कार्य अधिक जटिल हो जाएगा।

"ब्लाइंड" आंकड़ा

संचार कौशल विकसित करने के लिए भी गतिविधि उपयोगी है। बाहर ले जाने के लिए आपको एक रस्सी और आंखों पर पट्टी की आवश्यकता होगी।

प्रतिभागियों को आंखों पर पट्टी बांधकर एक सर्कल में खड़ा होना चाहिए। रस्सी को एक साथ बांधा गया है और प्रतिभागियों के सामने एक सर्कल के रूप में भी रखा गया है। खेल का मेजबान एक ज्यामितीय आंकड़ा कहता है, जिसे प्रतिभागियों को रस्सी से खींचना चाहिए। खिलाड़ी बात कर सकते हैं, लेकिन आप पट्टियाँ नहीं हटा सकते। जो टीम जरूरी आंकड़ा बनाएगी वह जीत जाएगी।

निष्कर्ष

एक भी उत्पाद अभी तक अपने जीवन चक्र में छोटी या बड़ी समस्याओं से नहीं बचा है। समस्याओं की घटना सामान्य है। मुख्य बात यह है कि समय पर उन पर ध्यान दें और सही उपाय करें। इसके लिए, कई तरह के समाधान के तरीके या टीम अभ्यास हैं। अभ्यास से पता चलता है कि उन्होंने टीमों को बार-बार मदद की और एक सफल समाधान खोजने में मदद की।

और आप अपनी टीम, उत्पाद, कंपनी के जीवन में आने वाली बाधाओं को दूर करने के लिए किन तरीकों, व्यायामों, टीम गेम और अन्य प्रथाओं का उपयोग करते हैं?