बिजनेस एनालिटिक्स: एक्सेल को बिना छोड़े कैसे छोड़ दें

निश्चित रूप से, आप में से प्रत्येक उस स्थिति से परिचित है जब संगठन ने एक्सेल में आंतरिक विश्लेषण करना शुरू किया था, क्योंकि इसकी क्षमताएं पर्याप्त से अधिक थीं। लेकिन कंपनी की वृद्धि के साथ, कार्य अधिक जटिल हो जाते हैं, डेटा वॉल्यूम बढ़ता है, और एक्सेल पहले कराहना शुरू कर देता है, और फिर "खगोलीय धीमी गति से चलती" में बदल जाता है, जिसके कारण भुगतान किए गए कार्य समय का द्रव्यमान दैनिक बर्बाद हो जाता है।

हमारी आज की कहानी इस बारे में है कि कैसे एक बड़े दस्तावेज़ प्रवाह के साथ एक संघीय स्तर की कंपनी भारी-भरकम एक्सेल फाइलों के रूप में रजिस्ट्री से स्विच करके सामान्य, समझे गए बीआई उपकरण के रूप में विकसित होती है। खैर, यह हमारी दृष्टि के बारे में है कि कंपनी को कैसे आगे बढ़ना चाहिए (ग्राहक ने अभी तक अंतिम निर्णय नहीं लिया है)।

समस्याग्रस्त मुद्दा

समस्या के सार को समझने के लिए: अब एक्सेल के माध्यम से डेटा तैयार और समेकित करने वाली कंपनी में कर्मचारियों के काम के समय का लगभग 80% हिस्सा लगता है, साथ ही 79% कार्यक्रम की प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं। यही है, एक व्यक्ति ने कुछ हेरफेर किए, एक सूत्र या मूल्य लिखा, एंटर कुंजी दबाया और धूम्रपान करने, कॉफी पीने या दोपहर का भोजन करने के लिए गया: कुछ समेकन और डेटा अपडेट करने के संचालन में 40 मिनट से 2 घंटे लगते हैं।

मुख्य समस्या प्राचीन काल में निर्धारित डेटा समेकन का तंत्र है - जटिल क्रॉस फ़ार्मुलों का एक गुच्छा जिसमें शैतान अपने पैर को तोड़ता है। एक बार इस तंत्र का आविष्कार किसी प्रकार के "गुरु" एक्सेल द्वारा किया गया था, लेकिन उसने स्पष्ट रूप से यह नहीं माना कि इस तरह के डेटा को संसाधित किया जाएगा। पहले, सब कुछ ब्रेक के बिना काम करता था, और निर्धारित फ़ार्मुलों वाली फ़ाइलों को केवल प्रोजेक्ट से प्रोजेक्ट में कॉपी किया जाता था। और जब कुछ साल बाद समस्याएं शुरू हुईं, तो कोई नहीं जानता था कि समेकन कैसे काम करता है। लेकिन एक विशेषज्ञ को ढूंढना संभव नहीं था जो इसे रीमेक कर सके, जो आश्चर्य की बात नहीं है: डेवलपर्स आमतौर पर एक्सेल सूत्र भाषा नहीं सीखते हैं और इसका उपयोग नहीं करते हैं।

एक्सेल में गणना की जटिलता और अवधि ने इस तथ्य को जन्म दिया कि जैसे-जैसे डेटा की मात्रा में वृद्धि हुई, धीरे-धीरे विभाग में अधिक से अधिक कर्मचारियों को नियुक्त करना आवश्यक था, क्योंकि मौजूदा कर्मचारी दस्तावेजों के प्रसंस्करण से निपटने के लिए बंद हो गए थे।

यह स्थिति तुरंत नहीं थी और दूसरे दिन नहीं। और परिणामस्वरूप, ग्राहक ने फैसला किया: यह प्रवास करने का समय है। मुख्य आवश्यकता यह थी कि नई प्रणाली का प्रक्रिया पर कम प्रभाव होना चाहिए। अर्थात्, ग्राहक, निश्चित रूप से खुश नहीं है कि एक्सेल धीमा हो रहा है, लेकिन वह वास्तव में नए उपकरण के कारण सामान्य संचालन को बदलना नहीं चाहता है। पूरी प्रक्रिया को दो मुख्य चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

1. मुख्य रूप से कागजी दस्तावेजों से विभिन्न स्रोतों से डेटा तैयार करना,
2. एक्सेल फ़ाइलों और समेकन के रूप में रजिस्ट्री प्रविष्टि।

ग्राहक की तकनीकी प्रक्रिया इस तरह दिखती है:



दूसरी बारीकियों: रजिस्ट्री में डेटा दर्ज करते समय, कर्मचारी यह जांचते हैं कि क्या यह दस्तावेज़ पहले दर्ज किया गया है। ऐसा करने के लिए, विवरण के सेट पर एक खोज करें। हमने इस प्रक्रिया को स्वचालित करने और इनपुट चरण पर डुप्लिकेट की पहचान करने का प्रस्ताव दिया। यही है, एक नया दस्तावेज़ आता है, वे बिना किसी फिल्टर के इसे चलाना शुरू करते हैं। यदि सिस्टम किसी भी पैरामीटर (उदाहरण के लिए, उद्देश्य और भुगतान की तारीख) द्वारा एक डुप्लिकेट पाता है, तो इस प्रविष्टि को लाल रंग में हाइलाइट किया जाता है ताकि उपयोगकर्ता यह पता लगा सके कि क्या दर्ज किए गए डेटा में त्रुटियां हैं या पहले से ही दर्ज हैं। इस प्रकार, एक्सेल के माध्यम से रिकॉर्ड के दोहराव और सही इनपुट के नियंत्रण को लागू किया जाता है।

हमने विभिन्न विक्रेताओं से चिड़ियाघर नहीं बनाने का फैसला किया। इस मामले में Microsoft का समाधान बेहतर नहीं था क्योंकि कंपनी ने एक्सेल और पावर बीआई दोनों विकसित किए। और इसलिए भी नहीं कि वे एक-दूसरे के साथ अच्छी तरह से एकीकृत हैं। बस पावर बीआई आपको एक संपूर्ण फ़ोल्डर को डेटा स्रोत के रूप में उपयोग करने की अनुमति देता है, जिसमें उपयोगकर्ता अलग-अलग फ़ाइलों को डाल सकता है जैसा कि वह फिट देखता है (पाठ फ़ाइलों सहित)। और उन्हें एक क्लिक के साथ शाब्दिक रूप से संसाधित करें। यदि आवश्यक हो (1C, अन्य इकाइयों की स्वचालित लेखा प्रणाली, आदि), तो, जानकारी के अन्य स्रोतों को जोड़ें।



Power BI और Power Query शाब्दिक रूप से सैकड़ों बार गति करता है और Excel द्वारा संचालित डेटा की मात्रा पर सीमा को बायपास करता है। पहले यह 64 हजार लाइन थी, अब बिल लाखों में जाता है। इसलिए यदि आप एक्सेल क्षमताओं द्वारा सीमित हैं, तो अगला तार्किक कदम पावर पिवट या पावर बीआई पर स्विच किया जा सकता है: वे समान दृष्टिकोण और तंत्र का उपयोग करते हैं। यदि आपने डेटा को संसाधित करने के लिए M भाषा में (पावर क्वेरी में) या पॉवर धुरी में DAX का उपयोग किया है, तो यह सब Power BI में परिवर्तन के बिना व्यावहारिक रूप से काम करेगा।

पावर बीआई, एक एकल एकीकृत उत्पाद के रूप में, आपको उन सभी तकनीकों को संयोजित करने की अनुमति देता है जो सालों से एक्सेल पर "लटके हुए" हैं, जैसे कि क्रिसमस ट्री पर खिलौने। यद्यपि डेटा इसमें दर्ज नहीं किया जा सकता है (लगभग), A + B पर विचार नहीं किया जा सकता है, जैसा कि एक्सेल में किया जाता है, लेकिन इसे बड़ी मात्रा में डेटा के लिए प्रोसेसर के रूप में उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपको भारी संख्या में कॉलम या पंक्तियों पर कुछ गणना करने की आवश्यकता है। एक्सेल भी कर सकते हैं, लेकिन घंटों में, और सेकंड में पावर बीआई।

दो या तीन प्रतिस्पर्धी उत्पाद हैं, जो काल्पनिक रूप से, समान गणना केवल जल्दी से कर सकते हैं, लेकिन वे एक्सेल के साथ अच्छी तरह से एकीकृत नहीं होंगे और, महत्वपूर्ण रूप से, एक अतिरिक्त आईटी अवसंरचना को तैनात करने की आवश्यकता होगी।

इसके अलावा, आप वित्तीय घटक को छूट नहीं दे सकते हैं: यदि आप इस तंत्र का उपयोग केवल अपनी स्वयं की एक्सेल फ़ाइलों को एकीकृत करने के लिए करना चाहते हैं, तो Microsoft मुफ्त में पावर पिवट डेस्कटॉप प्रदान करता है और रिपोर्ट तैयार करेगा या अकेले या एक छोटे समूह के हिस्से के रूप में डेटा का विश्लेषण करेगा।

उसी समय, बनाई गई Power BI फाइलें एक्सेल रिपोर्ट की तरह कंप्यूटर के बीच स्वतंत्र रूप से स्थानांतरित की जा सकती हैं। नतीजतन, उपयोगकर्ता अपने हाथों में न केवल कुछ गणना, निश्चित डेटा प्राप्त करते हैं, पावर बीआई विभिन्न इंटरैक्टिव, तुरन्त पुनर्गठित ग्राफ़ और चार्ट बनाने के लिए पर्याप्त अवसर प्रदान करता है।



पावर बीआई की शुरुआत के बाद, सबसे निराशावादी अनुमानों के अनुसार, गणना चरण की अवधि 200-300 गुना घट गई (!)। यह देखते हुए कि विभाग वर्तमान में 12 लोगों को रोजगार देता है जो बहुत समय प्रसंस्करण दस्तावेजों को खर्च करते हैं, हम 4. के कारक द्वारा कर्मचारियों को सुरक्षित रूप से कम कर सकते हैं और यह पहले से ही पेरोल करों और करों पर ध्यान देने योग्य बचत है।

लेकिन समय और धन की बचत करना इस समाधान का एकमात्र लाभ नहीं है। पहले, कंपनी ने कभी भी डेटा की पूरी राशि का विश्लेषण नहीं किया - केवल प्रत्येक व्यवसाय लाइन या प्रोजेक्ट के लिए अलग से। एक्सेल बस ऐसे लोड को संभाल नहीं सकता था। और अब न केवल परियोजनाओं पर पार-अनुभागीय विश्लेषण संभव हो जाएगा। इस लाइन के आगे विस्तार के साथ, उदाहरण के लिए, पावर बीआई प्रो, पावर बीआई आरएस या यहां तक ​​कि पावर बीआई प्रीमियम, उपयोगकर्ताओं की विभिन्न श्रेणियों के लिए इंटरैक्टिव रिपोर्ट तैयार करना, संवेदनशील डेटा तक पहुंच के स्तर को प्रबंधित करना और वेब या मोबाइल उपकरणों के माध्यम से पहुंच प्रदान करना संभव होगा।

यही है, व्यावहारिक रूप से वर्कफ़्लो को बदलने के बिना, कंपनी के सभी निर्णय निर्माताओं को जानकारी के साथ प्रदान करें, जैसा कि वे कहते हैं, आपकी उंगलियों पर।

यूरी कोलमाकोव, विशेषज्ञ, समेकन और डेटा विज़ुअलाइज़ेशन सिस्टम विभाग, जेट इन्फोसिस्टम्स ( मैकको )