क्या बजट और व्यवसायिक बुद्धि के लिए एक एक्सेल विकल्प है

हाल के वर्षों में, आर्थिक योजना और विश्लेषण का विषय तेजी से प्रासंगिक हो गया है। लेकिन एक ही समय में, महंगी और बड़े पैमाने पर ईआरपी सिस्टम में इन कार्यों के कार्यान्वयन की अक्षमता जिसमें उनकी उपस्थिति शुरू में ग्रहण की जाती है और भी स्पष्ट हो जाती है (ऐसी प्रणालियों के संक्षिप्त नाम में पी "योजना" भी यह इंगित करता है)। ईआरपी-सिस्टम, मध्यम और बड़े उद्यमों के आर्थिक विभागों को पेश करने के लिए विशाल बजट और टाइटैनिक प्रयासों के बावजूद, दोनों ने काम किया और स्प्रेडशीट में काम करना जारी रखा, मुख्य रूप से एमएस एक्सेल।

इस राज्य के मामलों का कारण क्या है? क्या यह वास्तव में अर्थशास्त्रियों की जड़ता के बारे में है? या Microsoft एक वास्तविक व्यावसायिक वातावरण में अपने आवेदन की सुविधा और प्रभावशीलता के संदर्भ में वास्तव में एक अनूठा उत्पाद बनाने में सक्षम था? खैर, लेख के शीर्षक में अंत में डरपोक सवाल - क्या एक्सेल का कोई विकल्प है?

इन सवालों का जवाब देने के लिए, आपको सबसे पहले यह पता लगाना होगा कि आर्थिक योजना और विश्लेषण की बारीकियां क्या हैं, जिसकी उत्कृष्टता मोनोपॉली बनाए रखती है। संक्षेप में, इस प्रश्न का उत्तर एक शब्द में है - टाइम। यह वह समय है जब किसी भी स्तर की कंपनियों के प्रमुखों को एक प्रबंधन निर्णय लेने की आवश्यकता होती है, जो समस्या के पैमाने के आधार पर कई मिनट से लेकर कई दिनों तक होती है।

इस थीसिस को प्रदर्शित करने का सबसे आसान तरीका अगले वित्तीय वर्ष के लिए वार्षिक योजना (बजट) के विकास और अनुमोदन की प्रक्रिया का उदाहरण है। यह प्रक्रिया किसी भी आधुनिक कंपनी में लागू की जाती है और इसका भविष्य (व्यापक गलतफहमी) का अनुमान लगाने का इरादा नहीं है, लेकिन लाइन और कार्यात्मक इकाइयों के बीच सीमांकित संसाधन (निवेश, स्टाफिंग स्तर, क्रेडिट सीमा, आदि) आवंटित करने की प्रक्रिया पर शीर्ष प्रबंधन को नियंत्रित करना है। अगले वित्तीय वर्ष के लिए बजट के भीतर कंपनियां।

नियमित प्रक्रियाओं, जैसे कराधान, पेरोल, वित्तीय और सांख्यिकीय रिपोर्टिंग के विपरीत, बजट विकास प्रक्रिया को वर्ष में एक बार किया जाता है और समय सीमा द्वारा सख्ती से सीमित होता है। बजट प्रक्रिया की शुरुआत आमतौर पर अक्टूबर में शुरू होती है, जब सूचना (कम से कम प्रारंभिक) पहले से ही चालू वर्ष के 9 महीनों के लिए काम के वास्तविक परिणामों पर उपलब्ध होती है। किसी भी बजट तालिका के एक विशिष्ट चार्ट में आमतौर पर चालू वर्ष के लिए अपेक्षित परिणामों (योजना के अनुसार, 9 महीने + अपेक्षित 4 तिमाहियों), अगले वर्ष के लिए योजनाबद्ध परिणाम और संकेतकों में परिवर्तन की गतिशीलता को नियंत्रित करने के लिए विचलन (पूर्ण और सापेक्ष) की जानकारी होती है। अक्टूबर-नवंबर के दौरान, कंपनी प्रभाग अपने स्वयं के बजट विकसित करते हैं, और फिर दिसंबर में कंपनी या मूल संगठन के प्रबंधन द्वारा उनकी समीक्षा और अनुमोदन किया जाता है।

बजट के विकास की प्रक्रिया में, कंपनी के आंतरिक लक्ष्यों और उद्देश्यों को ध्यान में रखते हुए, बाहरी वातावरण के विभिन्न परिदृश्यों के लिए कई विकल्प विकसित किए जा सकते हैं। फिर भी, अंत में, मुख्य (मूल) परिदृश्य का चयन किया जाता है, जिसके अनुसार सभी विभागों के बजट की गणना की जाती है। इस प्रक्रिया का अंतिम परिणाम पूरी कंपनी (कंपनियों के समूह) के लिए समेकित बजट है, एक सरलीकृत रूप में कंपनी के भीतर सभी डिवीजनों के बजट का योग है।

व्यवहार में, एक बजट विकसित करते समय, प्रत्येक इकाई को सिद्धांत द्वारा निर्देशित किया जाता है: "अधिक के लिए पूछें, आपको बस सही प्राप्त होगा।" इस सिद्धांत का परिणाम समेकित बजट की कमी है, जब नियोजित राजस्व नियोजित लागतों को कवर करने के लिए पर्याप्त नहीं है। इसलिए, किसी भी बजटीय प्रक्रिया में, अंतिम चरण में, बजट हमेशा संतुलित होता है, जिसमें आय के लिए अधिक गहन योजनाएं स्थापित करना और एक या किसी अन्य इकाई और लेखों द्वारा कुछ प्रकार के खर्चों में कटौती करना शामिल होता है। स्वाभाविक रूप से, सभी योजनाओं के बाद की गणना और समेकित बजट के गठन के साथ। और आय और व्यय को शून्य पर लाने के लिए आवश्यक समेकन के साथ बाद के समेकन के रूप में इस तरह के कई हो सकते हैं।

लेकिन यह सब नहीं है। डेटा के कई पुनर्गणना और समेकन का समय लेने वाली, लेकिन तकनीकी रूप से हल करने योग्य कार्य डेटा मॉडल को बदलने के साथ जुड़े एक बहुत अधिक जटिल कार्य पर आरोपित है, जिसके अनुसार नियोजित संकेतकों का पुनर्गणना और समेकन होता है। उदाहरण के लिए, अगले साल केंद्रीकृत उत्पादों की बिक्री और नए कानूनी संस्थाओं के निर्माण के साथ कुछ उत्पादन प्रक्रियाओं को आउटसोर्स करने पर निर्णय हो सकता है। और इन फैसलों को न केवल पाठ या आरेख के रूप में वर्णित किया जाना चाहिए, बल्कि लागत और वित्तीय परिणामों के गठन से संबंधित सभी निपटान दस्तावेजों में बदलाव किए जाने चाहिए। इसके अलावा, इस तरह के निर्णय प्रारंभिक बजट को विकसित करने और समेकित बजट को संतुलित करने के चरण में उत्पन्न हो सकते हैं।

सॉफ्टवेयर की दृष्टि से जो बजट प्रक्रिया के समर्थन को लागू करता है, TIME उपरोक्त प्रक्रिया में महत्वपूर्ण संसाधन है, जिसके दौरान कंपनी के व्यवसाय मॉडल में परिवर्तन किए जा सकते हैं और इस नए मॉडल पर गणना पहले से ही की जाती है। यह स्पष्ट है कि इन स्थितियों में एक्सेल प्रतिस्पर्धा से बाहर है, क्योंकि यह आपको व्यापार मॉडल को बदलने के लिए कार्य को सेट करने से न्यूनतम संभव समय प्रदान करने की अनुमति देता है ताकि पुनर्गणित मूल्यों को जारी किया जा सके। ईआरपी-सिस्टम केवल अगले वित्तीय वर्ष की पहली तिमाही के लिए वित्तीय विवरण तैयार करते समय निर्णय लेने का वादा कर सकते हैं।

एक्सेल प्रबंधन निर्णय लेने की प्रक्रिया में समय प्रबंधन में इस तरह की दक्षता प्रदान करने की अनुमति देता है? इस प्रश्न का उत्तर भी काफी सरल है - जब अपने प्रत्येक उपयोगकर्ता के चेहरे में एक्सेल का उपयोग करते हैं, तो कार्य प्रबंधक, व्यवसाय विश्लेषक, परीक्षक और अंतिम उपयोगकर्ता को एक ही समय में संयोजित किया जाता है, जिसमें ईआरपी-सिस्टम के कार्यों को न केवल विभिन्न लोगों के लिए, बल्कि विभिन्न विभागों में भी वितरित किया जाता है। और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि यदि एक्सेल उपयोगकर्ता अलग-अलग कार्य करते हैं, तो वही भाषा बोलते हैं जो प्रत्येक के लिए समझ में आती है, तो ईआरपी सिस्टम के उपयोगकर्ता (व्यापक अर्थों में) कई भाषाओं को बोलते हैं जिनमें या तो प्रतिभाशाली "अनुवादकों" की आवश्यकता होती है (जो कुछ हैं), या संचार प्रक्रिया की सख्त औपचारिकता, जो अक्सर अनिश्चित काल तक विलंबित होती है।

इसलिए, डेटा प्रोसेसिंग की गति पर एक्सेल की सभी सीमाओं के साथ-साथ मैन्युअल मोड में आंशिक रूप से कार्यान्वित होने वाली प्रक्रियाओं की अपरिहार्य उपस्थिति, जिनमें से सबसे कठिन बजट प्रक्रिया है, एक्सेल ईआरपी सिस्टम की तुलना में हमेशा प्रतिस्पर्धा से बाहर रहेगा।

एक अस्थायी संसाधन के अपने संचालन की प्रभावशीलता से संबंधित एक्सेल के प्रमुख लाभ की पहचान करने के बाद, हम इसकी कमजोरियों पर विचार करेंगे जिन्हें इसके साथ प्रतिस्पर्धा करने के लिए वैकल्पिक सॉफ्टवेयर में लागू किया जाना चाहिए।

एक्सेल की एक स्पष्ट कमजोरी जब बड़े और जटिल मॉडल के साथ काम करना फ़ाइल डेटा भंडारण मॉडल है, जो:

1. कई विशेषताओं के लिए बड़ी मात्रा में डेटा संसाधित करने के लिए बाहरी संबंधपरक डेटाबेस में सहभागिता की आवश्यकता होती है;

   
   

2. कई संबंधित फाइलों या चादरों से युक्त डेटा मॉडल को बदलते समय यह सूक्ष्म तार्किक त्रुटियों से भरा होता है।

   
   

इन समस्याओं को अंतर्निहित प्रोग्रामिंग भाषा में सॉफ़्टवेयर मॉड्यूल विकसित करके या बाहरी सॉफ़्टवेयर समाधानों के साथ एकीकरण द्वारा आसानी से हल किया जा सकता है। लेकिन इस मामले में, एक्सेल अपने रणनीतिक लाभ को खो देता है - एक उपयोगकर्ता की उपस्थिति एक ही समय में एक कार्य प्रबंधक, व्यापार विश्लेषक, परीक्षक और अंतिम उपयोगकर्ता के कार्यों का संयोजन। इसके बजाय, कम से कम दो लोग दिखाई देते हैं - एक अर्थशास्त्री और एक प्रोग्रामर, अपनी भाषा बोलते हुए, प्रत्येक में एक श्रेष्ठ होता है। नतीजतन, किसी भी व्यक्ति के सिर में आमतौर पर हल किया गया कोई भी सरल कार्य एक लंबी नौकरशाही प्रक्रिया में बदल जाता है।

इस प्रकार, कोई भी वैकल्पिक सॉफ्टवेयर सिस्टम एक्सेल के साथ प्रतिस्पर्धा कर सकता है केवल अगर यह उन कार्यों की सूची का विस्तार कर सकता है जो एक्सेल अतिरिक्त प्रोग्रामिंग के बिना मानक सूत्रों के साथ हल कर सकते हैं।

हाल ही में व्यापार खुफिया प्रणालियों में, ज़ोर से बयानों के बावजूद, एक अधिक लचीली रिपोर्टिंग प्रणाली के अलावा, जो एक्सेल पिवट टेबल डेटा मॉडल पर आधारित है, बड़े और कुछ भी नहीं है (एक्सेल पिवट टेबल एक एकल फ्लैट अनुरोध के चयन को सरल करता है कई क्षेत्रों में क्षैतिज और लंबवत रूप से विशेषताओं के स्कैन और डेटा के एकत्रीकरण के साथ एक तालिका)। किसी भी बजट प्रक्रिया का केंद्रीय तत्व उत्पादन लागत की गणना और वित्तीय परिणामों का गठन है जिसके लिए सारांश तालिकाओं का डेटा मॉडल व्यावहारिक रूप से लागू होता है।

एक्सेल का एकमात्र विकल्प आज जटिल आर्थिक प्रणालियों के लिए JetCalc ओपन सोर्स मॉडलिंग प्लेटफॉर्म है, जिसका स्रोत कोड GHHub पर उपलब्ध है । इसमें दस्तावेज़ीकरण, एक कामकाजी डेमो संस्करण और अन्य अतिरिक्त संसाधनों के लिंक भी शामिल हैं। सिस्टम MIT लाइसेंस के तहत वितरित किया जाता है और सभी इच्छुक पार्टियों के लिए इसके आगे के विकास में भाग लेने के लिए किसी भी ऑफ़र के लिए खुला है।

JetCalc आर्किटेक्चर की बारीकियों पर आगे बढ़ने से पहले, यह कहा जाना चाहिए कि JetCalc जावास्क्रिप्ट सिस्टम में लागू सिस्टम का एक निःशुल्क संस्करण है, जो Microsoft तकनीकों पर लागू बंद सिस्टम आर्किटेक्चर पर आधारित है, जो 2012 से बजट, आर्थिक विश्लेषण और प्रबंधन और वित्तीय रिपोर्टिंग के समेकन प्रदान कर रहा है। सहित, IFRS के अनुसार समेकित वित्तीय विवरणों की तैयारी के लिए, एक बड़े धातुकर्म में 10 बिलियन डॉलर से अधिक के वार्षिक कारोबार के साथ।

JetCalc में, एक्सेल की तरह, सभी गणना उन फ़ार्मुलों पर आधारित हैं जो अंतिम उपयोगकर्ता द्वारा विकसित और परीक्षण किए जाते हैं। इसी समय, JetCalc गणना प्रणाली में कई अद्वितीय गुण हैं जो वास्तविक समय में जटिल समेकित रिपोर्ट उत्पन्न करने और उपयोग किए गए डेटा मॉडल को संशोधित करना आसान बनाते हैं।

JetCalc डेटा मॉडल की एक प्रमुख विशेषता सेल फॉर्मूला बनाने का अपना तरीका है। यदि प्रत्येक सेल के लिए एक्सेल फ़ार्मुलों को लिखा जाता है, तो JetCalc फ़ार्मुलों में एक पंक्ति या स्तंभ के लिए लिखा जाता है, और सेल स्तर पर, सूत्र ओपन डॉक्यूमेंट के संदर्भ में सिस्टम द्वारा गतिशील रूप से उत्पन्न होते हैं। यह दृष्टिकोण बदलते सूत्रों के लिए समय को काफी कम कर देता है और अंकगणितीय त्रुटियों की उपस्थिति को पूरी तरह से समाप्त कर देता है। इसके अलावा, व्यक्तिगत कॉलमों को कुछ प्रकार के दस्तावेजों के लिए शीर्षकों (कैप्स) में जोड़ा जाता है, जो आपको एक ही स्थान पर कई दस्तावेज़ों के लिए स्तंभ सूत्र बदलने की अनुमति देता है।

JetCalc की एक अन्य विशेषता दस्तावेज़ पंक्तियों में सेल मूल्यों के लिए एक विशेष तंत्र की उपस्थिति है, जो एक पंक्ति ट्री पर आधारित है, जिसमें प्रत्येक माता-पिता पंक्ति के लिए चाइल्ड रो पर योग किया जाता है। इसलिए, एक्सेल में कोशिकाओं को सूचीबद्ध करने के बजाय, जिसे एसयूएम फॉर्मूला (ए 1; ए 2 ... ...) में तर्क के रूप में शामिल किया जाना चाहिए, यह वेब इंटरफेस पर वांछित राशि रेखा के खिलाफ एक चेकमार्क लगाने के लिए पर्याप्त है। इसके अलावा, किसी भी रेखा को राशि में शामिल नहीं किया जा सकता है, साथ ही विपरीत चिह्न (यानी, घटाना) के साथ सम्‍मिलित किया जा सकता है। Excel के विपरीत, नई पंक्तियों को जोड़ने पर, JetCalc को किसी भी सेटिंग्स को बदलने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि एक खुले दस्तावेज़ के संदर्भ में सेल सूत्र स्वचालित रूप से फिर से बनेंगे।

JetCalc की तीसरी महत्वपूर्ण विशेषता कई वस्तुओं के साथ एक पेड़ के रूप में आयोजित लेखांकन वस्तुओं के संदर्भ में जानकारी का संग्रह है जो आपको सरल और समझने योग्य सूत्र लिखकर एकत्रीकरण और छानने पर जटिल गणना करने की अनुमति देती है।

उदाहरण के लिए, विभाजन के लिए "धातुकर्म उद्यम" (मेट कोड), जिसमें यूराल मैटलर्जिकल प्लांट JSC (कोड 201) और यूराल रोलिंग प्लांट JSC (कोड 202) शामिल हैं, विभाजन के लिए कुल गणना करने के लिए, दस्तावेज़ के संदर्भ में किसी भी प्राथमिक सेल का सूत्र। में परिवर्तित किया जाएगा:

$@#201? + $@#202? 

उसी अभिव्यक्ति को एक समेकन फ़ंक्शन के सूत्र के रूप में दर्शाया जा सकता है, जिसे स्वचालित रूप से विस्तारित किया जाएगा जब एक या एक से अधिक उद्यम MET समूह में जोड़े जाएंगे:

 $@<<<(D:MET)? 

JetCalc सिस्टम कोर में डेटा प्रविष्टि के रूप में स्वचालित रूप से मूल्यों को पंप करने के लिए एक अंतर्निहित तंत्र है, जो डेटाबेस में प्राथमिक मानों के रूप में एक बार डेटाबेस में सूत्र द्वारा गणना किए गए मूल्यों को सहेजकर गणना प्रणाली पर लोड को काफी कम कर सकता है। इसके बाद, इस तरह के संग्रहित मूल्यों को विभिन्न विश्लेषणात्मक गणनाओं के निर्माण में गणना प्रणाली द्वारा पुन: उपयोग किया जा सकता है। गतिशील रूप से परिकलित मान सेट करने के लिए ऑटो-पंप वाले मान सेट करने के लिए समान सूत्रों का उपयोग किया जाता है।

गतिशील फ़ार्मुलों और ऑटो-पंप मूल्यों का उपयोग करने के बीच का विकल्प पूरी तरह से उपयोगकर्ता द्वारा निर्धारित किया जाता है डोमेन मॉडल की स्थापना, और इसमें प्रशासन में आसानी और दस्तावेज़ संकेतकों की गणना की गति के बीच चयन शामिल है:

1. गतिशील सूत्र एक बार कॉन्फ़िगर करने के लिए पर्याप्त हैं, लेकिन जैसे-जैसे मॉडल अधिक जटिल हो जाता है और डेटा की मात्रा बढ़ जाती है, रिपोर्टिंग की गति धीरे-धीरे कम हो जाएगी;

   
   

2. ऑटो-पंपिंग सूत्र आपको प्राथमिक मानों के साथ परिकलित मानों को बदलने की अनुमति देते हैं, जो रिपोर्टिंग सिस्टम के प्रदर्शन को नाटकीय रूप से बढ़ाता है, लेकिन दस्तावेज़ संरचना को संशोधित करते समय अधिक अनुशासन की आवश्यकता होती है, क्योंकि पहले से पंप किए गए मानों को दस्तावेज़ सेटिंग्स में परिवर्तन करने के बाद पुन: पंपिंग की आवश्यकता हो सकती है।

   
   

JetCalc निपटान प्रणाली के बारे में अधिक जानकारी यहाँ मिल सकती है।

JetCalc में अर्थशास्त्रियों की उत्पादकता बढ़ाने के लिए एक और दिलचस्प तंत्र चेकपॉइंट तंत्र है, जो सूत्रों का एक विशेष वर्ग है जो उपयोगकर्ता-कॉन्फ़िगर करने योग्य भी है, जिसे प्राथमिक डेटा सही ढंग से दर्ज किए जाने पर शून्य मान का उत्पादन करना चाहिए। यदि नियंत्रण बिंदुओं पर गैर-शून्य मान हैं, तो दस्तावेज़ को डेटा दर्ज करने से नहीं रोका जा सकता है, जिसका अर्थ है कि इसे आधिकारिक तौर पर एक उच्च संगठन के लिए प्रस्तुत समय पर नहीं माना जा सकता है। यह दृष्टिकोण आपको उच्च संगठनों के एकल कर्मचारियों के बजाय रिपोर्टिंग संगठनों के सैकड़ों कर्मचारियों पर तार्किक त्रुटियों की पहचान के काम को समानांतर करने की अनुमति देता है।

और निश्चित रूप से, JetCalc मानक विशेषताओं को मुद्रित करता है जैसे कि दस्तावेज़ों को प्रिंट करना या रिपोर्ट को पीडीएफ फाइलों में सहेजना, व्यक्तिगत दस्तावेज़ों को ग्राफ़ के रूप में प्रस्तुत करना, प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए विषय दस्तावेज़ बनाना और बहुत कुछ।

व्यवहार में व्यावहारिक साबित हुई होनहार चीजों में से, गीथहब के माध्यम से असीमित संख्या में ग्राहकों को एक बार बनाए गए मॉडल को वितरित करने की संभावना को बाहर कर सकता है। यह सुविधा MongoDB डेटाबेस में बनाए गए डोमेन मॉडल और PostgreSQL के मूल्यों को संग्रहीत करने पर आधारित है। इसलिए, डोमेन मॉडल एक JSON फ़ाइल है जो किसी भी स्रोत से MongoDB डेटाबेस में लोड करना आसान है।

अंत में, मैं यह कहना चाहूंगा कि वर्तमान में यह परियोजना अपने प्रतिभागियों की व्यक्तिगत पहल के हिस्से के रूप में विकसित हो रही है और लगभग 90% वास्तविक "मुकाबला" स्थितियों में उपयोग के लिए तैयार है। लेकिन इन शेष 10% को सभी दिशाओं में वाणिज्यिक स्तर पर सिस्टम के सावधानीपूर्वक शोधन की आवश्यकता होती है - तैनाती लिपियों के परीक्षण से, निपटान प्रणाली की कार्यक्षमता को अंतिम रूप देने, वेब इंटरफेस के एर्गोनॉमिक्स में सुधार करने के लिए दस्तावेज़ लिखना, डेमो मॉडल बनाना, बाहरी के साथ डेटा के आदान-प्रदान के लिए मॉडल और प्रोटोकॉल के विकास के लिए प्रारूप विकसित करना। सिस्टम और बहुत कुछ।

इसलिए, परियोजना के विकास में रुचि रखने वाले सभी लोगों को विकास टीम में भाग लेने के लिए आमंत्रित किया जाता है, आज दो लोगों से मिलकर काम करते हैं, जिसमें समान विचारधारा वाले लोगों को ढूंढना संभव होगा, एक ऐसे उत्पाद पर अद्वितीय ज्ञान प्राप्त करेंगे जिसका बाजार पर कोई एनालॉग नहीं है, और उनके सबसे शानदार विचारों का एहसास है।