समझने के लिए निर्देश कैसे लिखें

एक कहावत है: "क्या आप अच्छा करना चाहते हैं - स्वयं करें।"

खुद के लिए, वास्तव में, यह तेज और शांत होगा। हालांकि, किसी भी प्रबंधक को पता है कि एक खराब प्रबंधक वह है जो प्राधिकरण को समझाने और सौंपने का तरीका नहीं जानता है। तदनुसार, स्पष्ट निर्देश और एक कार्य योजना देने की क्षमता एक अच्छे नेता का कार्य है। और "प्रयोज्य" उसे इसमें मदद करता है। आइए इस अवधारणा से निपटते हैं।



प्रयोज्यता (अंग्रेजी से। प्रयोज्यता) का अर्थ है प्रयोज्यता, एर्गोनॉमिक्स और समझने में आसानी।

इसके कार्यान्वयन का परिणाम सफल होने पर कर्मचारियों के लिए निर्देश प्रभावी और आसान है। लेख को तैयार करने में, विकी आंतरिक संसाधन पर तैनात कर्मचारियों के आंतरिक निर्देशों का विश्लेषण किया गया था। हालांकि, उनमें से कई सामग्री के विस्तृत अध्ययन के साथ भी सवाल छोड़ देते हैं।

तो, अब सीधे मुख्य बात पर।

अभिव्यक्ति: "और इसलिए यह" निश्चित रूप से निर्देशों के लिए नहीं है।

1. लक्ष्य निर्धारण: किसके लिए और किस उद्देश्य के लिए निर्देश दिया गया है। यहां यह उल्लेख किया जाना चाहिए कि शब्दावली को ज्ञापन के साथ अतिभारित नहीं किया जाना चाहिए, अन्यथा शब्दों की एक शब्दावली इसके साथ जुड़ी होगी - एक पूरे विश्वकोश और, अफसोस, बहुत कम संभावना है कि उन्हें पढ़ा जाएगा।

2. निर्देशों में बहुत अधिक स्लैंग का उपयोग न करें। एक मौका है कि सभी कर्मचारी उसे नहीं समझेंगे।
उदाहरण: "प्रबंधकों के साथ स्पष्ट करें कि क्या किसी लेख को अपडेट मिला है।" एक तरफ, सब कुछ स्पष्ट रूप से लिखा गया है, लेकिन इस तरह के एक कठबोली आधिकारिक दस्तावेज के लिए उपयुक्त नहीं है।

3. हम स्क्रीनशॉट के साथ पाठ को पतला करते हैं। उन्हें अपने कंप्यूटर पर और उस प्रोग्राम या इंटरफ़ेस में करना उचित है जो सभी कर्मचारियों के पास है। आप तीर के साथ स्क्रीनशॉट संपादित कर सकते हैं और आइटम हाइलाइट कर सकते हैं।

समझने योग्य चरणों के साथ स्क्रीनशॉट के उदाहरण:





4. ऐसे कदम न छोड़ें जो हमें बहुत सरल लगते हैं। निर्देशों को पढ़ने वाले कर्मचारी को बेहतर होने दें, इस चरण को स्वयं छोड़ें।

5. पाठ में बड़े वाक्यों का उपयोग करना अवांछनीय है। संक्षेप में: "मेनू पर जाएं", "एक मूल्य जोड़ें ...", "एक पैरामीटर चुनें ...", आदि।

6. पाठ की मात्रा को कम करने के लिए आप ग्राफिक तत्वों का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए

स्थानीय क्षेत्र कनेक्शन -----> गुण -> टीसीपी / आईपीवी 4 -> गुण।

7. फ़ॉन्ट चयन का उपयोग स्वीकार्य है। यह महत्वपूर्ण बिंदुओं की ओर ध्यान आकर्षित करता है।

8. इस या उस उत्पाद का उपयोग करने या निर्देशों में कार्यक्रम का उपयोग करने में अपने किसी भी व्यक्तिगत अनुभव का उपयोग न करें। ऐसा करने के लिए, कर्मचारियों के साथ अलग-अलग बैठकें होती हैं, जहाँ आप उन्हें अपना बहुमूल्य अनुभव देते हैं। और निर्देश एक तार्किक संरचना है, जो "कदम - कार्रवाई" का वर्णन करता है और कुछ भी नहीं।

9. लेखन में सटीक और तार्किक रहें। याद रखें, यदि कोई कर्मचारी, आपके निर्देशों के अनुसार काम कर रहा है, कोई गलती करता है, तो यह आपका दोष होगा।

प्रभावी प्रयोग करने योग्य निर्देश एक साधारण औपचारिकता नहीं है, यह वर्कफ़्लो की सफलता और स्वचालन के चरणों में से एक है। प्रयोज्य दर्पण प्रभाव यह है कि हम उन चीजों को याद करते हैं जो हमारे स्वयं के अनुभव से बेहतर हैं, जिनका हमसे कोई लेना-देना नहीं है। इसलिए, निर्देशों और मेमो का लेखन विशेषज्ञों के प्रबंधकीय कौशल को पंप करता है। और यह, बदले में, "कौशल के गुल्लक" में जाता है।