स्वर्ग पर दस्तक: एसएपी अरीबा के साथ बादल में क्रय प्रबंध

आज हम समाधान के क्षेत्र में कंपनियों के बीच बातचीत की प्रक्रिया को विकसित करने के लिए दिलचस्प तकनीकों की पेशकश करने वाले समाधानों के एसएपी अरीबा परिवार के बारे में बात करना चाहते हैं। इस पोस्ट में, हम एसएपी प्लेटफॉर्म पर रूस के लिए अपेक्षाकृत नए समाधान के काम के सिद्धांतों पर चर्चा करेंगे और पहले से लागू परियोजनाओं के एक जोड़े के बारे में तैयार परिणामों के साथ बात करेंगे।

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संक्षेप में, 2012 में, अरीबा ने एसएपी का अधिग्रहण किया। और अच्छे कारण थे। उत्पादों का अरीबा परिवार एक वैश्विक व्यापार नेटवर्क अरीबा नेटवर्क पर आधारित है, जो उच्च विकास गतिशीलता का प्रदर्शन करता है और अब रूस में जड़ें जमा चुका है। अरीबा नेटवर्क में 2.5 मिलियन से अधिक पंजीकृत कंपनियाँ हैं, और प्रत्येक वर्ष 50 बिलियन डॉलर का भुगतान इसके माध्यम से होता है। सहमत हूँ, अंतरराष्ट्रीय स्तर पर काम करने के लिए एक उत्सुक संपत्ति? हालाँकि, हम, NORBIT के विशेषज्ञ , एक रूसी इंटीग्रेटर के रूप में, जो LANIT समूह का हिस्सा है और IT सेवाओं के बाजार की आधिकारिक रेटिंग्स में अपने पहले पदों के लिए एक महान योगदान देता है (वैसे, यहाँ नवीनतम IDR शोध के परिणाम हैं , SAP Ariba की तुलना में अधिक दिलचस्प है। हमारे देश में उपयोगी हो सकता है।

खरीद की समस्या

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रूस में, खरीद क्षेत्र दुनिया में सबसे अधिक विनियमित है। विधायी स्तर पर, नियामक ढांचे में परिवर्तन और परिवर्धन लगातार दिखाई दे रहे हैं जो सार्वजनिक खरीद और राज्य की भागीदारी वाली कंपनियों की खरीद से संबंधित हैं। इसलिए, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को लगातार अपडेट करना और आंतरिक और बाहरी सूचना प्रणालियों के साथ बातचीत को बदलना आवश्यक है। जैसा कि आप जानते हैं, इसके लिए महत्वपूर्ण श्रम और वित्तीय लागतों की आवश्यकता होती है।

लागत महत्वपूर्ण हैं। खरीद प्रक्रियाओं के विकास और समर्थन के लिए विभिन्न संगठनों की प्रकाशित योजनाओं का विश्लेषण करने के बाद, हम इस निष्कर्ष पर पहुंचे कि बड़ी कंपनियां इस पर एक वर्ष में कई मिलियन से कई दसियों लाख रूबल खर्च करती हैं, और कुछ के लिए, वे खरीद गतिविधियों का समर्थन करने के लिए 100 मिलियन रूबल से अधिक हैं। और यह समर्थन प्रदान करने वाले विशेषज्ञों के कर्मचारियों को बनाए रखने की अतिरिक्त लागतों की गिनती नहीं कर रहा है।


लेकिन सबसे बड़ी समस्या यह है कि कीमती समय बर्बाद होता है, और एक बदलती स्थिति के लिए त्वरित प्रतिक्रिया असंभव हो जाती है। परिणामस्वरूप, कंपनियों को अलग-अलग बजट चक्रों, विक्रेता चयन प्रक्रियाओं और प्रलेखन आवश्यकताओं (GOST के अनुसार) के लिए बंधक बनाया जाता है, यहां तक ​​कि व्यक्तिगत निर्णय कार्यों और अनुकूलन के शोधन के मामले में भी। परिचालन सर्किट को बनाए रखने पर मौजूदा जोर अन्य जरूरी समस्याओं को हल करने पर ज्यादा ध्यान केंद्रित करने की अनुमति नहीं देता है, और इस संदर्भ में, एसएपी अरीबा "खेल के नियमों" को बदलने के लिए एक बहुत ही उपयोगी समाधान हो सकता है।


सिस्टम में व्यावसायिक प्रक्रियाओं की गतिशीलता खरीद प्रक्रिया के आधुनिकीकरण के लिए अनुमति देती है, जिसमें खरीद विभाग की तत्काल जरूरतों को हल करना शामिल है:

• एकीकृत खरीद रणनीति में परिवर्तन,
• स्वचालन के कारण लागत में कमी,
• प्रासंगिकता और डेटा की सटीकता के लिए समर्थन,
• आपूर्तिकर्ताओं की खोज और त्वरित योग्यता,
• परिचालन क्षमता में वृद्धि
• कार्यस्थल में प्रशिक्षण।

रूसी कंपनियों में कागजी कार्रवाई जारी है, सबसे अच्छे मामले में, मध्यवर्ती दस्तावेज मेल द्वारा भेजे जाते हैं, और परिणामस्वरूप दस्तावेजों को स्कैन किया जाता है और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में रखा जाता है।

इस वजह से, खरीद प्रबंधन और कंपनी के विभिन्न आईटी प्रणालियों के साथ इसके एकीकरण के लिए एक तैयार किए गए एकल उपकरण को विकसित करने या लागू करने की आवश्यकता है - ईआरपी और लेखांकन से लेकर गोदाम और रसद तक। और अक्सर यह पता चलता है कि आपको डेटा ट्रांसफर और अनुमोदन की पूरी श्रृंखला को बदलने की आवश्यकता है। आखिरकार, यदि आप विशिष्ट खरीद प्रक्रिया को सरल करते हैं, तो यह कुछ इस तरह दिखाई देगा:


जैसा कि आप देख सकते हैं, प्रलेखन के साथ काम कई बार एक विभाग से दूसरे विभाग में जाता है, कई अनुमोदन चक्र किए जाते हैं, जिम्मेदारी का क्षेत्र हमेशा औपचारिक नहीं होता है और आईटी समाधान को लागू करने का प्रयास होता है जो खरीद से संबंधित सभी प्रक्रियाओं को अपने वर्तमान रूप में नरक में बदल देता है। ऐसी योजना बनाना अधिक सरल होगा, जिसमें दस्तावेजों के एक-दूसरे के लिए कई हस्तांतरण और बहुत सी स्वीकृतियों की आवश्यकता न हो - ताकि आईटी टूल खुद ही सभी प्रक्रियाओं को नियंत्रित कर ले और अधिक दक्षता के साथ खरीदारी करने में मदद करे।


समकक्षों के साथ बातचीत करते समय रूसी कंपनियों के लिए भी यही समस्या है। इसके लिए, वे आम तौर पर विकसित होते हैं और फिर कई वर्षों तक आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत के आयोजन के लिए विभिन्न समाधानों का समर्थन करते हैं: इलेक्ट्रॉनिक प्लेटफार्मों के साथ एकीकरण, आपूर्तिकर्ता पोर्टलों का विकास, बाजार प्लेसमेंट के लिए कनेक्शन, इलेक्ट्रॉनिक सूचना विनिमय ऑपरेटरों के साथ बातचीत, और इसी तरह। इसके बजाय, एसएपी अरीबा नेटवर्क का उपयोग बिचौलियों को खत्म करता है, आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत की जटिल प्रक्रियाओं के एकीकरण और रखरखाव की लागत को कम करता है, साथ ही आंतरिक और बाहरी दोनों प्रक्रिया प्रतिभागियों की बातचीत के लिए एक ही सूचना स्थान बनाता है।

क्या मुझे पहिया को फिर से करना चाहिए?

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एसएपी अरीबा में ऐसे टेम्प्लेट हैं जो अन्य कंपनियों ने पहले ही चलाए हैं। सिस्टम को विभिन्न आकारों और उद्योग क्षेत्रों की कंपनियों के लिए नए दृष्टिकोण के साथ लगातार समृद्ध किया जाता है, जो प्रतिभागियों द्वारा व्यापारिक नियमों के सेट के रूप में संग्रहीत किए जाते हैं। दूसरे शब्दों में, एसएपी अरीबा आपको मौजूदा नियमों के अनुसार खरीदारी करने की अनुमति देता है, लेकिन अन्य संगठनों द्वारा खरीद के सकारात्मक अनुभव को ध्यान में रखते हुए, साथ ही निविदा और बिलिंग की प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है। पहले से स्थापित खरीद प्रथाओं के एक उदाहरण के रूप में, निम्नलिखित एक विशिष्ट कंपनी संरचना है, जिसमें एक केंद्रीयकृत खरीद प्रबंधन प्रणाली है जो अरीबा पर आधारित है।


प्लस यह है कि यहां कुछ भी एकीकृत करने की आवश्यकता नहीं है - सभी इंटरफेस पहले से ही लागू हैं, और समन्वय प्रक्रियाएं सिस्टम के अंदर समर्थित हैं। उदाहरण के लिए, एक काफी बड़े वित्तीय समूह को अनुबंध करने में समस्याओं का सामना करना पड़ा। ऐतिहासिक रूप से, संगठन ने अनुबंधों के साथ काम करने के लिए विभिन्न तरीकों का अभ्यास विकसित किया है नतीजतन, उनकी संख्या 240 प्रकार तक पहुंच गई, और प्रत्येक नए समझौते के समापन का चक्र कई महीनों तक शुरू हुआ। इसके अलावा, कंपनी के वर्तमान में 6,000 से अधिक ग्राहक हैं और प्रशासन की आवश्यकता वाले 25,000 से अधिक सक्रिय अनुबंध हैं।

एसएपी अरीबा के आधार पर, हम धीरे-धीरे मानक अनुबंधों पर स्विच करने में सक्षम थे, साथ ही एक रजिस्ट्री भी बना सकते थे और सभी अनुबंध डेटा को इसमें स्थानांतरित कर सकते थे। वास्तव में, समस्या को हल करने के लिए, केवल एक समाधान मॉड्यूल का उपयोग किया गया था - एसएपी अरीबा अनुबंध प्रबंधन। मॉडल अनुबंधों और डेटा माइग्रेशन के गठन के साथ, इसके कार्यान्वयन में केवल 5 महीने लगे। और एक साल बाद, कंपनी में 55% अनुबंध मानक बन गए, उनके लिए 6 सार्वभौमिक समन्वय योजनाएँ बनाई गईं, और अनुबंधों को समाप्त करने का समय औसतन 32% कम हो गया।


एक और उदाहरण उदाहरण क्षेत्रीय परिवहन सहित 6,000 से अधिक कर्मचारियों के साथ एक बड़ी परिवहन कंपनी है। जैसे-जैसे संगठन बढ़ता गया, एकल डिजिटल खरीद योजना के अभाव में सर्विसिंग ऑर्डर और खातों की लागत में वृद्धि हुई (जो प्रति वर्ष लगभग 250,000 और 420,000 थी)। इस ग्राहक की समस्याओं को हल करने के लिए, पहले से ही चार घटकों का उपयोग किया गया था - एरिबे सप्लीरेंट मैनेजमेंट, एराइबा पी 2 पी ईआरपी सिस्टम में एकीकरण के साथ, अरीबा सोर्सिंग और अरीबा स्पेंड विजिबिलिटी।


पूरे सिस्टम के कार्यान्वयन में 6 महीने लगे, जिसके दौरान कंपनी को इलेक्ट्रॉनिक खरीद और ठेकेदारों के साथ काम के अनुकूलन के लिए टर्नकी समाधान प्राप्त हुआ। कुल में, 350 उपयोगकर्ता सिस्टम से जुड़े थे, और परिणाम निम्नानुसार थे: संचालन के पहले वर्ष के लिए लागत में 8.5% की कमी आई, आपूर्तिकर्ताओं की संख्या में 14% की कमी हुई, खरीद समय में 48% की कमी आई, और कर्मचारियों की दक्षता में 40% की वृद्धि हुई।

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यदि हम कार्यान्वित मॉड्यूल के बारे में दृढ़ता से बात करते हैं, तो वे ग्राहक के साथ निम्नलिखित समस्याओं को हल करते हैं।

• अरीबा आपूर्तिकर्ता प्रबंधन आपको ग्राहक संबंधों का प्रबंधन करने की अनुमति देता है और 3 महीने में लागू किया गया था।
• अरीबा पी 2 पी, जो कि अरीबा नेटवर्क के माध्यम से ठेकेदारों के साथ सीधे संपर्क प्रदान करता है, 4.5 महीनों में लागू किया गया था, जिसमें ग्राहक द्वारा उपयोग की जाने वाली ईआरपी प्रणाली के साथ एकीकरण शामिल है।
• अरीबा सोर्सिंग एक ऐसा समाधान है जो नए आपूर्तिकर्ताओं की खोज करने में मदद करता है और इसके कार्यान्वयन में 2.5 महीने लगते हैं।
• स्पेंड विजिबिलिटी एनालिटिक मॉड्यूल लागत को कम करने में एक महत्वपूर्ण तत्व बन गया है, क्योंकि यह आपको विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत के संबंध में कंपनी के सभी खर्चों को ट्रैक करने की अनुमति देता है। कंपनी के बुनियादी ढांचे में इसके एकीकरण में 3 महीने लगे।

दिलचस्प क्षमता

पहले से ही कार्यान्वित और कार्यान्वयन के तहत परियोजनाओं के परिणामों के आधार पर, हमें एसएपी अरीबा की एक दिलचस्प विशेषता मिली। यह प्रणाली आपको कई अतिरिक्त "गुडीज़" की पेशकश करते हुए खरीद प्रबंधन प्रक्रियाओं को जल्दी से अनुकूलित करने की अनुमति देती है, जो कंपनियों द्वारा लागू नहीं की जा सकती हैं, लेकिन व्यवहार में बहुत उपयोगी साबित होती हैं।


सबसे पहले, अरीबा अंतर्राष्ट्रीय खरीद प्रक्रियाओं तक पहुंच प्रदान करती है और आपूर्तिकर्ताओं को उन क्षेत्रों में कंपनियों को अपनी सेवाएं प्रदान करने की अनुमति देती है जिनके बारे में उन्होंने सोचा भी नहीं था। बदले में, रूसी कंपनियां नए पा सकती हैं, लेकिन एक ही समय में पहले से ही सत्यापित आपूर्तिकर्ताओं, उदाहरण के लिए, चीन में, और अधिक लाभदायक अनुबंधों का समापन करते हैं।

दूसरे, अरीबा आपको उन जोखिमों का मूल्यांकन करने की अनुमति देती है जो आपूर्तिकर्ताओं के साथ समस्याओं के कारण उत्पन्न हो सकते हैं। एक बुद्धिमान प्रणाली सौ हजार से अधिक स्रोतों से डेटा का विश्लेषण करती है और बताती है कि आपके एक आपूर्तिकर्ता को समस्या का सामना करना पड़ा है। विशेष रूप से, आप तुरंत उसे खरीदना बंद कर सकते हैं ताकि एक गंभीर समस्या आपकी कंपनी को प्रभावित न करे।

तीसरा, स्वचालित अनुबंध तैयारी उपकरण उस क्षेत्र के आधार पर नियामकों की आवश्यकताओं के अनुपालन को सुनिश्चित करने में मदद करते हैं जिसमें कंपनी संचालित होती है, साथ ही स्थानीय कर अधिकारियों के नियमों के अनुसार चालान भी करती है। डेवलपर्स द्वारा पहले से बनाई गई सूचनाओं और यादों की प्रणाली समन्वय और लेखा परीक्षकों में सभी प्रतिभागियों के आवश्यक कार्यों के बारे में सूचित करती है, नौकरशाही प्रक्रियाओं के लिए आवश्यक समय को कम करती है।

चौथी बात जो हमने नोट की है, वह कागज प्रलेखन से इलेक्ट्रॉनिक अनुबंधों तक चरणबद्ध संक्रमण की तैयार प्रक्रिया है, और फिर तथाकथित "स्मार्ट अनुबंध" के कार्यान्वयन के लिए है। इसी समय, एफएसबी और अन्य नियामकों की आवश्यकताओं के पूर्ण अनुपालन में, रूसी सहित इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सेवाओं के विभिन्न प्रदाताओं के साथ काम करना संभव है।

अंत में, पांचवां प्लस एसएपी क्लाउड प्लेटफॉर्म पर आधारित अरीबा सुविधाओं का विस्तार करने की क्षमता है। एसएपी क्लाउड प्लेटफॉर्म के लिए धन्यवाद, सिस्टम को लगभग किसी भी बारीकियों के लिए अनुकूलित किया जा सकता है, और एक विशेष कंपनी पर निर्भरता में पड़ने के बिना, जो शोधन कर रहा है। और पहले से ही समाधान में निर्मित व्यवसाय-उन्मुख प्रक्रिया प्रशासन प्रणाली आपको आईटी विभाग के विशेषज्ञों को शामिल किए बिना व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कॉन्फ़िगर और कार्यान्वित करने की अनुमति देती है।

इसी समय, यह देखते हुए कि हाल ही में रूसी बाजार में SAP Ariba समाधान पेश किए गए हैं, ऐसे क्षेत्र हैं जिनमें SAP Ariba की कार्यक्षमता को नियामक कंपनियों की आवश्यकताओं के लिए रूसी कंपनियों में अतिरिक्त अनुकूलन की आवश्यकता हो सकती है। संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर" और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ विनिमय ऑपरेटर से जुड़ने की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए कानूनी रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ प्रवाह को व्यवस्थित करते समय सिस्टम को अंतिम रूप देना होगा। इसके अलावा, आरिबा को आपूर्तिकर्ताओं पर जानकारी एकत्र करने की सेवाओं को "जकड़ना" होगा जो रूसी अभ्यास (यूएसआरएलई डेटा, एफटीएस जानकारी, बेईमान आपूर्तिकर्ताओं के रजिस्टर आदि) को ध्यान में रखते हैं।

हालांकि, प्रणाली में कई दिलचस्प विशेषताएं हैं, अगर एक सम्मानित हबर दर्शकों को यह पता लगाना है कि जोखिम प्रबंधन, सूचना हस्तांतरण, एकीकरण और दुनिया में सफल के अन्य वास्तुशिल्प तत्वों की प्रक्रियाएं कैसे होती हैं और रूस समाधान के लिए पर्याप्त रूप से नए आयोजित किए जाते हैं, तो हम निम्नलिखित में उनके बारे में बात करेंगे। पोस्ट नहीं।