आईडीएम कार्यान्वयन परियोजना की लागत का अनुमान - कैसे आश्चर्य की बात है

IdM पर हमारे प्रकाशनों का अगला खंड वित्त के लिए समर्पित होगा। अर्थात्, दो सबसे कठिन और दर्दनाक विषय - IdM कार्यान्वयन परियोजना का मूल्यांकन और प्रबंधन से पहले इसका औचित्य।

IdM परियोजना की कुल लागत उपकरण, सॉफ्टवेयर लाइसेंस, ठेकेदार के काम और परियोजना टीम की लागत का योग है। अनुभव से, मुख्य कठिनाइयों को सिस्टम को लागू करने की लागत का आकलन करने से जुड़ा हुआ है, तो चलिए इस मुद्दे के साथ शुरू करते हैं।



मूल्यांकन के साथ कठिनाइयाँ आमतौर पर सिस्टम आवश्यकताओं की अपर्याप्त विस्तार के कारण उत्पन्न होती हैं। IdM तकनीक की विशेषताओं के कारण, इस कार्य को ठेकेदारों को शामिल किए बिना उचित स्तर पर पूरा करना मुश्किल है। लेकिन कार्यान्वयन के लिए तैयार करने के लिए एक परियोजना को वित्त देने की आवश्यकता के प्रबंधन को आश्वस्त करना और भी मुश्किल है, इसलिए कंपनी अक्सर जोखिमों को स्वीकार करती है और उम्मीद करती है कि उन्हें एहसास नहीं होगा।

जोखिम काफी गंभीर हैं। विशेष रूप से, वे इस तथ्य में शामिल होते हैं कि ठेकेदार अपने स्वयं के परियोजना जोखिमों को कम करने के लिए काम की लागत से आगे निकल जाएगा, और फिर परियोजना के लिए बजट पर सहमत नहीं हो सकता है। या इसके विपरीत - एक आशावादी मूल्यांकन जारी किया जाएगा और संरक्षित किया जाएगा, लेकिन कार्यान्वयन के दौरान यह स्पष्ट हो जाएगा कि निर्दिष्ट बजट के लिए असाइन किए गए कार्यों को हल करना असंभव है।

हम ईडीएम कार्यान्वयन परियोजनाओं की तैयारी और मूल्यांकन में संगठनों की मदद करने का प्रयास करेंगे: हम कार्यान्वयन कार्य के मुख्य ब्लॉकों और उन कारकों पर अधिक विस्तार से जांच करेंगे जो उनकी जटिलता को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करते हैं।

सर्वेक्षण

पहले चरण में, एक नियम के रूप में, आवश्यकताओं को एकत्र किया जाता है और उनका विश्लेषण किया जाता है, तकनीकी समाधान तैयार किए जाते हैं - एक शब्द में, सब कुछ उसी तरह है जैसे अन्य सूचना प्रणालियों के कार्यान्वयन परियोजनाओं में है।

इसमें परियोजना के मुख्य हितधारकों के प्रतिनिधियों के साथ साक्षात्कार शामिल हैं, एक्सेस कंट्रोल प्रक्रियाओं पर डेटा एकत्र करना, सूचना प्रणाली जो परियोजना के भीतर हैं, उपयोगकर्ताओं को कैसे प्रबंधित किया जाता है और उनके साथ कैसे एकीकृत किया जाए।

इस चरण की लागत उन कर्मचारियों की संख्या पर निर्भर करती है जिन्हें साक्षात्कार की आवश्यकता है, और सूचना प्रणाली जिसके लिए डेटा एकत्र करने की आवश्यकता है। इसकी जटिलता कम या ज्यादा अनुमानित है, और औसत अवधि 1-2 महीने है।

सूचना प्रणाली का कनेक्शन

काम के मुख्य तकनीकी ब्लॉकों में से एक सूचना प्रणालियों का कनेक्शन है। यह परीक्षण वातावरण पर किया जाता है, जिसका प्रावधान कुछ कंपनियों के लिए एक ठोकर बन सकता है। कोई परीक्षण वातावरण नहीं हो सकता है; उनके अंतर्गत कोई सर्वर, हाथ आदि नहीं हो सकते हैं। सबसे अधिक बार, यह केवल परियोजना समयरेखा को प्रभावित करता है, लेकिन यह बजट को भी प्रभावित कर सकता है, उदाहरण के लिए, उपकरण की कमी के मामले में।

IdM के साथ एक सूचना प्रणाली को एकीकृत करने के लिए, तकनीकी बातचीत के लिए इंटरफेस प्रदान करके इसे कॉन्फ़िगर करना अक्सर आवश्यक होता है। यदि सूचना प्रणाली किसी तृतीय-पक्ष संगठन द्वारा समर्थित है, तो इसके लिए अतिरिक्त लागत की आवश्यकता हो सकती है। कुछ विक्रेताओं (उदाहरण के लिए, डायसॉफ्ट) आवश्यक तकनीकी इंटरफेस प्रदान करते हैं, लेकिन एक अतिरिक्त कीमत पर। यहां तक ​​कि अगर ग्राहक अपने दम पर सिस्टम को बनाए रखता है, तो उसके पास पर्याप्त समय नहीं हो सकता है या आवश्यक विशेषज्ञों को प्रदान करने के लिए अपने स्वयं के विशेषज्ञों की क्षमता हो सकती है। यह परियोजना के समय और बजट को प्रभावित करता है।

कनेक्टर्स का उपयोग करके सूचना प्रणाली आईडीएम से जुड़ती है। विक्रेता दावा कर सकता है कि इसमें आपके सभी सूचना प्रणालियों के लिए तैयार किए गए कनेक्टर हैं, लेकिन वास्तव में यह इतना सरल नहीं है, और, जैसा कि वे कहते हैं, बारीकियां हैं।



सूचना प्रणाली जो एक मानकीकृत इंटरैक्शन इंटरफेस प्रदान करती है (उदाहरण के लिए, AD) व्यावहारिक रूप से उस जोखिम को शून्य करने के लिए कम करती है जो एक तैयार कनेक्टर काम नहीं करेगा। हालाँकि, कई सूचना प्रणालियाँ हैं (उदाहरण के लिए, 1C और SAP) जो आपको IdM के साथ सहभागिता करने के लिए विभिन्न विकल्प प्रदान करने की अनुमति देती हैं: डेटाबेस में अपलोड, वेब सेवाएँ और प्रस्तुतियाँ। आपके लिए, कुछ विशिष्ट विकल्प बेहतर हो सकते हैं जिनके लिए कनेक्टर के निर्माता के पास नहीं है, और इसे और विकसित / विकसित करने की आवश्यकता होगी। और यह फिर से समय और पैसा है।

अन्य विशेषताओं का एक टन हो सकता है जो परियोजना की समय और लागत को काफी प्रभावित करेगा।

इंटरफ़ेस को मानकीकृत किया जा सकता है, लेकिन एकीकरण बस के माध्यम से प्रदान किया जाता है, जिसे कनेक्टर अपग्रेड की भी आवश्यकता हो सकती है। यदि विक्रेता ने आपके लिए अपनी सूचना प्रणाली को अनुकूलित किया है, तो मानक कनेक्टर काम नहीं कर सकता है - और फिर से संशोधन के लिए बजट और समय निर्धारित करना आवश्यक होगा।

सूचना प्रणालियों को आईडीएम से जोड़ने में एक महत्वपूर्ण भूमिका सूचना प्रणाली तक पहुंच नियंत्रण के तकनीकी विवरण द्वारा निभाई जाती है। अक्सर वे प्रारंभिक चरण में दिखाई नहीं देते हैं, लेकिन अंततः काम की मात्रा में वृद्धि के लिए नेतृत्व करते हैं। उदाहरण के लिए, जब एक नए उपयोगकर्ता को एक सूचना प्रणाली तक पहुँच प्रदान करने के लिए, उसे दो अन्य में पंजीकृत होना चाहिए।

कभी-कभी, अतिरिक्त या बिल्ट-इन ऑपरेशंस जिन्हें IdM करना आवश्यक होता है, फोकस से बाहर हो जाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक्सचेंज में एक नए कर्मचारी के लिए न केवल एक नया मेलबॉक्स बनाना चाहते हैं, बल्कि कुछ नियमों के अनुसार, उसके लिए एक भंडारण का चयन करें। किसी एक परियोजना में, हम एक सूचना प्रणाली में आए थे जिसमें उपयोगकर्ता के लिए एक से अधिक भूमिका सौंपना तकनीकी रूप से असंभव है। जब यह स्पष्ट हो गया, मुझे अतिरिक्त नियंत्रण के अनुरोध की प्रक्रिया को ध्यान में रखते हुए इसमें पूरी तरह से एक्सेस कंट्रोल प्रक्रिया को फिर से डिज़ाइन करना पड़ा, जो कई हो सकते हैं। इस तरह की बहुत सारी चीजें पैदा हो सकती हैं, ये सभी अतिरिक्त काम हैं, न कि प्रत्येक ईडीएम प्रणाली उनका समर्थन कर सकती है।

इन सुविधाओं को देखते हुए, कंपनी के बुनियादी ढांचे के आधार पर एक सूचना प्रणाली को ईडीएम से जोड़ने की जटिलता काफी भिन्न हो सकती है और अवधि दो दिन से दो महीने तक हो सकती है। नतीजतन, मूल्यांकन चरण में विस्तृत जानकारी की कमी इसकी विश्वसनीयता को काफी कम कर देती है और परियोजना जोखिमों को बढ़ा देती है।

व्यापार प्रक्रियाओं

काम का एक आवश्यक ब्लॉक, जो परियोजना की लागतों को भी महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है, पहुंच अनुरोधों को प्रस्तुत करने और अनुमोदन के लिए प्रक्रियाओं की स्थापना है। यदि आपकी प्रक्रियाएं चयनित सॉफ़्टवेयर द्वारा समर्थित हैं, तो उन्हें सेट करना मुश्किल नहीं है। लेकिन प्रक्रियाओं को पूरी तरह से जाने बिना, आप केवल मोटे तौर पर अनुमान लगा सकते हैं कि सॉफ्टवेयर उनका कितना समर्थन करता है। तदनुसार, यह समझना मुश्किल है कि शोधन की आवश्यकता है और किस हद तक।



प्रक्रिया स्वचालन की कई समस्याएं इस तथ्य से जुड़ी हैं कि बहुत कम लोग समझते हैं कि वे विस्तार से कैसे काम करते हैं। परिणामस्वरूप, अक्सर ईएमएम के पायलट ऑपरेशन के दौरान प्रक्रियाओं को पहले से ही पुनर्गठित करना पड़ता है। IdM प्रणाली के परिवर्तन का पैमाना बारीकियों के लिए बेहिसाब संख्या पर निर्भर करता है। यहाँ कुछ चीजें देखने के लिए हैं:

• आईटी उपयोगकर्ताओं के प्रकार - उदाहरण के लिए, पूर्णकालिक / गैर-कर्मचारी कर्मचारी। अक्सर वे पूरी तरह से अलग व्यावसायिक प्रक्रियाओं के भीतर काम करते हैं।
• प्रक्रिया प्रतिभागियों । यह समझा जाना चाहिए कि प्रक्रियाओं में कौन सी भूमिकाएं शामिल हैं और जहां सिस्टम उनके बारे में डेटा प्राप्त करता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई नेता किसी आवेदन को मंजूरी देने की प्रक्रिया में शामिल है, तो कर्मचारियों के प्रबंधकों को कार्मिक प्रणाली में स्थापित किया जाना चाहिए या किसी तरह ईडीएम में जाना चाहिए।
• प्रक्रियाओं के लिए अतिरिक्त डेटा । उदाहरण के लिए, यदि प्रक्रिया को कर्मचारी के प्रशिक्षण पर डेटा की आवश्यकता होती है, तो आपको यह समझने की आवश्यकता है कि IdM इसे कहां से प्राप्त करेगा। यह या तो अतिरिक्त एकीकरण या एक मैनुअल प्रक्रिया है।
• समन्वय के मार्ग । वे विभिन्न कर्मचारियों के लिए अलग-अलग हो सकते हैं, जो प्राधिकरण या किसी बाहरी स्थिति पर निर्भर करते हैं।
• असाधारण स्थितियों । उन परिस्थितियों के लिए सिस्टम के व्यवहार के लिए प्रदान करना महत्वपूर्ण है जहां छुट्टी पर सहमत होने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को निकाल दिया गया है या निकाल दिया गया है - कैसे कार्य करना है और कहां से आवश्यक जानकारी प्राप्त करना है।
• अलर्ट करता है । स्वचालित प्रक्रियाओं के भाग के रूप में, आईडीएम प्रणाली प्रतिभागियों को सूचनाएं भेजती है। सवाल यह है कि कौन क्या कदम उठाए और कौन सी जानकारी।
• आवेदन प्रपत्र अक्सर कंपनी को निर्णय लेने के लिए अतिरिक्त जानकारी प्रदर्शित करने के लिए, दाखिलों या अनुमोदन के रूपों को अनुकूलित करने की आवश्यकता होती है।

इन सभी तत्वों की प्रत्येक कंपनी में अपनी विशेषताएं हो सकती हैं, और वे एक विस्तृत विसर्जन के बिना दिखाई नहीं देते हैं। कभी-कभी प्रक्रिया का एक सरल तत्व भी काम की मात्रा में ध्यान देने योग्य बदलाव का कारण बन सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि नियमन में कोई नियम है कि दो व्यावसायिक दिनों के भीतर सहमत नहीं होने वाले एप्लिकेशन को आगे बढ़ाया जाना चाहिए, तो इससे ईडीएम के लिए प्रश्नों की एक पूरी श्रृंखला बन जाती है: जहां एक उत्पादन कैलेंडर रखना है, जो इसे करेगा, क्या किसी को एकीकृत करना संभव है या तो एक मौजूदा प्रणाली, आदि। इसलिए, अभिगम नियंत्रण प्रक्रियाओं (और आमतौर पर इसकी आवश्यकता) को स्वचालित करने के लिए विशिष्ट सॉफ्टवेयर को अपनाने की लागत का अनुमान इन प्रक्रियाओं की विस्तृत ड्राइंग के बाद ही लगाया जा सकता है। अन्यथा, ऐसे जोखिम हैं जिन्हें स्वचालन पूरी तरह से लागू नहीं किया जा सकता है।

रिपोर्ट

उपयोगकर्ता की अपेक्षाओं के विपरीत, अभ्यास से पता चलता है कि रिपोर्ट शायद ही कभी विशिष्ट होती हैं। प्रक्रियाओं के विवरण में अंतर को देखते हुए (उदाहरण के लिए, कर्मचारी कार्ड की विशेषताओं में एक साधारण अंतर), हर बार थोड़ा अलग रिपोर्ट की आवश्यकता होती है। उनकी तैयारी केवल इस शर्त पर ज्यादा समय नहीं लेती है कि आईडीएम सिस्टम ऑडिट लॉग में सभी आवश्यक डेटा हैं। और रिपोर्ट टेम्पलेट्स के रूप के बिना इस डेटा की उपलब्धता का आकलन करने के लिए मज़बूती से काम नहीं करेगा। इसलिए, मूल्यांकन के लिए वांछित रिपोर्ट के रूपों का होना बहुत उपयोगी है, अन्यथा ऑडिट के पुन: निर्धारण या प्रसंस्करण की आवश्यकता हो सकती है।

प्रलेखन

यह परियोजना के काम का एक बहुत ही कपटी ब्लॉक है। कुछ कंपनियों के पास परियोजना प्रलेखन के लिए मानक हैं - उनके डिजाइन के लिए दस्तावेजों और आवश्यकताओं की एक सूची (उदाहरण के लिए, GOST के अनुसार)। कुछ संगठन कम औपचारिक रूप से प्रलेखन के लिए दृष्टिकोण करते हैं और विक्रेता से उपलब्ध दस्तावेज से संतुष्ट होते हैं।

चूंकि ईडीएम प्रणाली में एक विशिष्ट संगठन की प्रक्रियाओं को कॉन्फ़िगर किया गया है, सॉफ्टवेयर के लिए इन-हाउस प्रलेखन शायद ही उपयुक्त है। आपके पास अपनी उपयोगकर्ता श्रेणियां होंगी - कर्मचारी, प्रबंधक, संसाधन स्वामी - उनके पास कुछ एप्लिकेशन फ़ॉर्म, इंटरफ़ेस अनुभाग, रिपोर्ट, सूचनाएं होंगी, और उन्हें अलग-अलग निर्देशों की आवश्यकता होगी। प्रशासक के निर्देशों के बिना कमीशन के लिए एक व्याख्यात्मक नोट के बिना सिस्टम को विकसित करना भी मुश्किल होगा। कभी-कभी, प्रलेखन के अलावा, प्रशिक्षण सामग्री की आवश्यकता होती है - प्रस्तुतियों, वीडियो। यदि उन सभी लोगों की संख्या जिनके साथ इन सभी सामग्रियों पर सहमति होने की आवश्यकता है, काफी बड़ी है, तो प्रलेखन के विकास के लिए कई सौ व्यक्ति-दिनों की आवश्यकता हो सकती है, हालांकि प्रारंभिक चरण में यह ब्लॉक बहुत कम करके आंका जाता है।

सिस्टम को एक उत्पादक पर्यावरण और पायलट ऑपरेशन में बदलना

ये अवस्थाएँ कमोबेश निर्धारित होती हैं। मुख्य कार्य जो किसी भी तरह से कार्य की अवधि और लागत को प्रभावित कर सकते हैं वे डेटा लोड और लिंक कर रहे हैं।

IdM प्रणाली में, सभी आवश्यक निर्देशिकाओं को भरना आवश्यक है, भूमिकाओं के लिए जिम्मेदार लोगों को असाइन करें, प्राधिकरण कैटलॉग में भरें और भूमिकाओं को कॉन्फ़िगर करें। यह स्वचालित मोड में किया जा सकता है, फिर संबंधित डेटा की आवश्यकता होगी।

निर्दिष्ट भाग के अनुसार, अधिकांश भाग के लिए, खातों के साथ कर्मचारी कार्ड को जोड़ना भी स्वचालित रूप से होता है। हालाँकि, हमेशा कुछ प्रतिशत खाते ऐसे होते हैं जिन्हें मैन्युअल रूप से लिंक करने की आवश्यकता होती है। और कभी-कभी उनके मालिकों को ढूंढना इतना आसान नहीं होता है।

अधिकांश कंपनियों में पायलट ऑपरेशन एक महीने के भीतर होता है, और लागत के संदर्भ में लगभग हमेशा सटीक भविष्यवाणी की जाती है।

सारांश

आईडीएम कार्यान्वयन परियोजना की पूरी लागत का आकलन करने के लिए उपकरण, लाइसेंस, कभी-कभी परियोजना टीम के समय की लागत को ध्यान में रखना आवश्यक है, लेकिन ये मुद्दे अक्सर उनकी गणना की जटिलता के कारण प्रणाली के कार्यान्वयन का मूल्यांकन करना उतना मुश्किल नहीं है और, एक ही समय में, परियोजना की सफलता पर एक महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ता है।

मैंने सभी मुख्य कारकों को इकट्ठा करने की कोशिश की, जो ईडीएम कार्यान्वयन की अवधि और जटिलता को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित करते हैं, और मुझे उम्मीद है कि इससे कंपनियों को परियोजना की तैयारी में महत्वपूर्ण बिंदुओं पर ध्यान देने में मदद मिलेगी, अधिक संपूर्ण आवश्यकताओं को तैयार करने, बेहतर मूल्यांकन प्राप्त करने के लिए, अंततः परियोजना को कम करने के लिए। बजट से अधिक जोखिम और मानव संसाधन।

एक सप्ताह में मैं आपके लिए परियोजना प्रबंधन से सभी सर्वोत्तम औचित्य प्रथाओं को एकत्रित करने का प्रयास करूंगा, जिसमें ईडीएम के कार्यान्वयन के लिए परियोजना प्रबंधन शामिल है।