हम रिमोट कर्मचारियों को कैसे नियंत्रित करते हैं

स्थिति पर नियंत्रण खोने का डर कई कंपनियों को कर्मचारियों के साथ रिमोट इंटरैक्शन पर स्विच करने से रोकता है - यह स्पष्ट नहीं है कि यह कैसे सुनिश्चित करें कि विशेषज्ञ सामाजिक नेटवर्क पर बैठने के बजाय आठ घंटे काम कर रहा है। ऐसा लगता है कि समाधान उपयोगकर्ता ट्रैकिंग टूल में है: समय ट्रैकिंग सिस्टम में, उपस्थिति की निगरानी, ​​वेब कैमरा शूटिंग आदि में। लेकिन हम मैक्सिलेट में मौलिक रूप से ऐसे उपकरणों का उपयोग नहीं करते हैं, एक अलग, प्रबंधकीय स्तर पर अभिनय करते हैं।


(चित्रकार बैंसी के प्रसिद्ध स्ट्रीटसेटर हैं, फ़ोटोग्राफ़र हैं Niv Singer)

हम नाड़ी पर अपनी उंगली कैसे रखते हैं ताकि कंपनी का काम प्रभावी हो, और यह क्यों काम करता है - कटौती के तहत।

हमें अपने कर्मचारियों पर भरोसा है। नियंत्रण की कहानी के लिए बहुत ही प्यारा बयान, लेकिन यह वास्तव में है। हालांकि, मैं प्रसिद्ध कहावत से सहमत हूं: "भरोसा करो, लेकिन सत्यापित करो।" और हमें भरोसा है, लेकिन नियंत्रण है। हालाँकि, हम इस समझौते के शुरुआती समझौतों और कार्यों से कुछ परिचय के बिना इस नियंत्रण के विवरण में नहीं जा सकते हैं।

हम शुरू में क्या सहमत हैं

एक कर्मचारी को काम पर रखने पर, सभी शर्तों को निर्धारित किया जाता है - हम अधिकतम पारदर्शिता की नीति का पालन करते हैं। कोई "मेरा मतलब नहीं" - सब कुछ पर चर्चा करने की आवश्यकता है।

प्रत्येक बिंदु के लिए, हम लचीले होने की कोशिश करते हैं - विभिन्न क्षेत्रों के बच्चों के जीवन की ख़ासियत, उनकी व्यक्तिगत इच्छाओं को ध्यान में रखते हैं। उदाहरण के लिए, हमारे पास एक निश्चित मानक अनुसूची है - मॉस्को में 8-9 से 17-18 घंटे तक, रूसी संघ के उत्पादन कैलेंडर के अनुसार, कार्यदिवस में प्रति घंटे दोपहर के भोजन को ध्यान में रखते हुए। लेकिन कभी-कभी कर्मचारी की व्यक्तिगत परिस्थितियां होती हैं, जिसके कारण वह अपने लिए समेकित करना चाहता है, उदाहरण के लिए, दो घंटे का भोजन या गैर-मानक समय में ब्रेक। जिन परियोजनाओं पर विशेषज्ञ काम करेंगे, उनकी अपनी विशेषताएं भी हो सकती हैं (मान लीजिए कि जिस ग्राहक को आपसे संपर्क करने की आवश्यकता है वह एक अलग समय क्षेत्र में है)। हम इस सब पर चर्चा करते हैं।

यह न केवल कार्य अनुसूची, बल्कि बातचीत के अन्य पहलुओं पर भी चर्चा करता है, उदाहरण के लिए, रिलीज के संबंध में दायित्वों (तथ्य यह है कि पूरी टीम सहमत समय पर उपलब्ध होनी चाहिए), वर्ष में एक या दो बार व्यापार यात्रा की संभावना, आदि। वास्तव में, हम एक ढांचे पर सहमत हैं जिसके भीतर हम सहयोग करेंगे ।

हमारे पास ऐसी शर्तें हैं जो इस ढांचे के उल्लंघन के मामले में देखी जानी चाहिए । यदि परिस्थितियां उत्पन्न होती हैं, जिनके कारण आपको बाद में शुरू करने की आवश्यकता होती है, तो पहले समाप्त करें या एक निश्चित दिन पर बिल्कुल न छोड़ें, सब कुछ खुले तौर पर होना चाहिए: कर्मचारी को अपनी टीम को चेतावनी देना चाहिए। सैद्धांतिक रूप से छूटे हुए घंटों के लिए काम करने की आवश्यकता है, लेकिन कॉर्पोरेट नीति में हम कुछ प्रकार के अस्थायी बैकलैश प्रदान करते हैं, जिसके लिए कोई भी दंडित नहीं करेगा: प्रत्येक कर्मचारी को अपने मामलों पर वर्ष में दो दिन बिताने का अधिकार है, बिना कारण बताए। यदि "अनुमति नहीं दी गई अनुपस्थिति" खत्म हो गई है, तो आप हमेशा एक भुगतान छुट्टी से एक दिन ले सकते हैं या अपने स्वयं के खर्च पर समय निकाल सकते हैं, या टीम के साथ सहमत होने पर काम कर सकते हैं। मुख्य बात यह चेतावनी देना है। लचीली स्थितियां, हम किसी तरह बाहर निकलने और समझौते का उल्लंघन करने की आवश्यकता को कम करने की कोशिश करते हैं।

कोई छाया नहीं!

प्रारंभ में दूरस्थ कार्य की प्रक्रियाओं का निर्माण, हमने कर्मचारियों को नियंत्रण कॉल करने की प्रथा शुरू करने या micromanagement उपकरण शुरू करने के प्रयासों पर खर्च करने के लिए शुरू नहीं किया था - वेबकैम के माध्यम से ऑनलाइन उपस्थिति या वीडियो निगरानी की निगरानी के साधन। मेरी दृष्टि से, बौद्धिक कार्यों के लिए वे निरर्थक हैं। पहले आपको उपकरणों की खरीद में निवेश करने की आवश्यकता है, फिर रिपोर्ट का विश्लेषण करने के लिए समय और प्रयास खर्च करें। लेकिन वे अभी भी मुख्य सवाल का जवाब नहीं देते हैं - क्या कर्मचारी ने कार्य को हल किया था?

हमारी स्थिति को इस तथ्य से भी समझाया जाता है कि जिन कर्मचारियों के पास आत्म-संगठन के साथ सब कुछ है वे ऐसे उपकरणों से नकारात्मक रूप से संबंधित हैं। "परिणामी" असहज होते हैं जब वे बारीकी से देखे जाते हैं । प्रेरणा घट रही है, लेकिन हम इसकी अनुमति नहीं दे सकते।

हम प्रोसेसर नहीं हैं
हम "परिणाम" हैं!


Maxilekt के काम के पहले वर्ष में, हमारे पास Upwork पर एक परियोजना भी थी, जहाँ हमने ग्राहक को नियंत्रणों में शामिल करने से इनकार कर दिया था, क्योंकि हम मानते हैं कि हमारे कर्मचारियों को काउंटरों के तहत काम नहीं करना चाहिए (अपवर्क स्तर पर, उन्हें प्रत्येक 10 मिनट में एक बार हमारे कर्मचारी की स्क्रीन स्क्रीन की आवश्यकता होती है)। हमारे मना करने के बावजूद, क्लाइंट हमारे साथ काम करने के लिए सहमत हो गया और अंतिम परिणाम से प्रसन्न था। फिर हम इस बात पर सहमत हुए कि हम लघु साप्ताहिक रिपोर्ट भेजकर श्रम लागतों को मैन्युअल रूप से लिखेंगे। अंत में उन पर कोई सवाल नहीं थे।

परिणाम को नियंत्रित करना

अब तक, यह केवल कर्मचारियों के साथ हमारी व्यवस्था का विषय रहा है। हम उनके अनुपालन की निगरानी कैसे करते हैं, यह परियोजना की सुविधाओं पर निर्भर करता है।

"Maxilekt" जटिल टर्नकी कार्यों के कार्यान्वयन पर अधिक केंद्रित है। प्रश्न के इस निरूपण के साथ, हम स्वयं निर्णय लेते हैं कि परियोजना को कैसे पूरा किया जाए और कार्यों को प्राथमिक घटकों में विघटित किया जाए। और फिर प्रोजेक्ट मैनेजर या टीम लीड (कुछ प्रोजेक्ट्स में - उनकी संयुक्त भागीदारी) के सामान्य कार्य के अनुसार फुर्तीली कार्यप्रणाली आती है। हर किसी की तरह, हमारे पास भी साप्ताहिक स्प्रिंट और दैनिक फोन कॉल हैं जो विकास को समन्वित करते हैं।

हम मानते हैं कि सभी निर्दिष्ट समय, कर्मचारी उपयोगी काम में लगे हुए हैं। इसके आधार पर, कार्य वितरित किए जाते हैं, वीडियो कॉन्फ्रेंस असाइन किए जाते हैं, आदि। आखिरकार, कार्य प्रक्रिया को केवल एक सप्ताह के लिए कार्य नहीं मिल रहा है और उन्हें शानदार अलगाव में पूरा किया जा रहा है। टीमें लगातार बातचीत करती हैं - एक दूरस्थ कार्य प्रारूप के साथ, यह किसी कार्यालय की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण है। इस सभी बातचीत से स्पष्ट रूप से "गायब" असंभव है।

चूँकि सब कुछ टीम के अंदर होता है, दूरस्थ साइट पर नियंत्रण वितरित कंपनियों के कार्यालयों में नियंत्रण से व्यावहारिक रूप से अलग नहीं है, जब, उदाहरण के लिए, टीम का एक हिस्सा क्षेत्र में और दूसरा राजधानी में बैठता है। व्यक्तिगत कर्मचारियों और अन्य परेशानियों के समय अंतराल के संदर्भ में संभावित ओवरले, यदि कोई भी उत्पन्न होता है, तो वे लगभग एक सप्ताह के भीतर ध्यान देने योग्य हो जाते हैं, जो आपको स्थिति का तुरंत जवाब देने की अनुमति देता है। दूसरे शब्दों में, यहाँ कोई मूलभूत कठिनाइयाँ नहीं हैं।

कुछ परियोजनाओं पर, हमारे पास आंतरिक आवश्यकताओं के लिए समय ट्रैकिंग है। स्वाभाविक रूप से, यह स्वचालित ट्रैकिंग के माध्यम से नहीं, बल्कि मैनुअल रिपोर्टिंग के माध्यम से महसूस किया गया था ("मैंने एक घंटे के लिए एक काम किया, दूसरा - इतना महत्वपूर्ण")।

हम टीम और उसकी भागीदारी का आकलन करने के लिए सामान्य तरीकों का उपयोग नहीं करते हैं, उदाहरण के लिए, 360 डिग्री विधि, चूंकि हमारे पास एचआर मैट्रिक्स द्वारा हमारे कर्मचारियों के काम को मापने का कार्य नहीं है - वे हमें आवश्यक जानकारी नहीं देते हैं। सभी परियोजना संचार मानव भाषा में अनौपचारिक है। लेकिन स्थिति को कम या ज्यादा स्पष्ट रूप से देखने के लिए, प्रत्येक कर्मचारी के लिए हमारे पास अगले कुछ महीनों की एक योजना है, जो उन कार्यों को इंगित करता है जिन्हें उन्हें हल करना होगा और व्यक्तिगत लक्ष्य, उदाहरण के लिए, नए उपकरण, प्रौद्योगिकियों और प्रोग्रामिंग भाषाओं का अध्ययन। यह योजना कर्मचारी द्वारा अपने तत्काल पर्यवेक्षक के साथ मिलकर बनाई जाती है।

तकनीकी विशेषज्ञों के "बर्न-आउट" से खुद को सुरक्षित करते हुए, हम कर्मचारियों को एक अन्य परियोजना पर स्विच करने का अवसर देते हैं यदि, उदाहरण के लिए, प्रौद्योगिकी स्टैक उबाऊ हो गया है। कंपनी शुरू में घोषणा करती है कि यह सामान्य अभ्यास है, जो आर्थिक या अन्य प्रतिबंधों का कारण नहीं बनता है, इसलिए कर्मचारी इस तरह की समस्याओं को प्रारंभिक चरण में रिपोर्ट करने के लिए स्वतंत्र है और हम सभी नुकसानों के बारे में बात करते हुए और एक नए विशेषज्ञ के प्रशिक्षण के लिए समय प्रदान करते हुए, कम से कम नुकसान के साथ परियोजना पर प्रतिस्थापन कर सकते हैं।

हमारे पास अलग-अलग परियोजनाएं हैं, जहां ग्राहक के विशेषज्ञों के साथ मैक्सिलेक टीम का हिस्सा कंधे से कंधा मिलाकर काम करता है। और नियंत्रण के संदर्भ में, वे अधिक सिरदर्द देते हैं। अंतर मौलिक है। पहले मामले में, हमारे पास एक नियमित आंतरिक टीम है, और दूसरे में, हमारे पास बस टीम के हिस्से तक पहुंच नहीं है, और परियोजना पर प्रभाव शुरू में निर्धारित रूपरेखा द्वारा सीमित है। इस स्थिति में, संयुक्त प्रयासों द्वारा निर्मित ग्राहक के साथ संबंधों को बचाया जाता है।

समस्या समाधान को नियंत्रित करने के लिए हमारा मुख्य उपकरण उन ग्राहकों से प्रतिक्रिया एकत्र कर रहा है जिनके कर्मचारी काम करते हैं। खाता प्रबंधक महीने में कम से कम दो बार क्लाइंट के साथ संवाद करते हैं, इस बात पर चर्चा करते हैं कि क्या टीम और टीम में प्रत्येक व्यक्तिगत कर्मचारी कार्य को हल करता है:

• क्या कार्य गुणवत्तापूर्ण तरीके से किया गया है?
• क्या यह समय पर है
• क्या कोई खामियां हैं
• आपको अपने काम के बारे में क्या पसंद या नापसंद था,
• एक विशिष्ट विशेषज्ञ के काम में क्या सुधार करने की आवश्यकता है।

हम टीम से एक ही सवाल (केवल अधिक बार) पूछते हैं - यह प्रबंधकों को परियोजना की स्थिति की समझ हासिल करने की अनुमति देता है, जैसे कि यह एक आंतरिक टीम थी।
मैंने ऊपर उल्लेख किया है कि निरंतर कॉल के ढांचे में, हम न केवल परियोजना, बल्कि कर्मचारी के व्यक्तिगत विकास पर भी चर्चा करते हैं। ग्राहक के विशेषज्ञों के साथ कर्मचारी के काम के दौरान, ग्राहक अपने "पांच सेंट" को अपनी व्यक्तिगत विकास योजना में जोड़ सकता है यदि, उनकी राय में, कर्मचारी में कुछ तकनीकी दक्षताओं का अभाव है।

परिणामस्वरूप, हमें एक प्रमुख मीट्रिक - गुणवत्ता (विकास के संदर्भ में - कोड शैली, समय सीमा, आदि) के स्तर पर नियंत्रण प्राप्त होता है - हमारे लिए मध्यवर्ती और बेकार डेटा के बिना, जैसे कि कर्मचारी के कंप्यूटर पर या उसके डेस्कटॉप के सैकड़ों फ़ोटो खुलते हैं । और इसके अलावा, हर कोई खुश है। ग्राहकों की इच्छाओं को ध्यान में रखा जाता है, काम जारी है। कर्मचारी के पास परियोजना में एक निश्चित स्तर की भागीदारी होती है (न केवल कोड लिखना, बल्कि परियोजना टीम का हिस्सा बनना) और उस फीडबैक को आपकी आवश्यकता के अनुसार प्राप्त होता है।

सब कुछ काम करता है, लेकिन सीमाएं हैं

यह स्पष्ट है कि प्रत्येक कर्मचारी को हमारे वर्कफ़्लो में एम्बेड नहीं किया जा सकता है ताकि प्रतिभागियों द्वारा इसके योगदान की सराहना की जाए। कर्मचारियों को संगठित होना चाहिए और उनके पास कई सॉफ्ट स्किल्स होने चाहिए । एक समस्या का सामना करते हुए, वे तब तक बैठकर इंतजार नहीं कर सकते जब तक कि वह खुद को हल न कर ले, लेकिन इसे स्वयं ही हल करने का प्रयास करना चाहिए। यदि कोई समाधान बाहरी भागीदारी के बिना असंभव है, तो समस्या को आवाज़ दी जानी चाहिए। यह सब नहीं हो सकता है, इसलिए हम भर्ती करते समय आवश्यक नरम कौशल को ध्यान में रखते हैं (हमने हाल ही में इस बारे में लिखा था )। और यह हमारे नियंत्रण प्रणाली का एक और घटक है: जो, हमारी राय में, प्रक्रिया में फिट नहीं होंगे, बस साक्षात्कार पास नहीं करेंगे।

मैं एक आरक्षण बनाना चाहता हूं कि कोई भी कर्मचारी जो नरम कौशल रखता है, उसके पास हर कोई क्षण होता है जब उसका सिर काम नहीं करता है: बीमारी के दौरान, परिवार की परेशानी, आदि। हमारे लिए, यह खारिज करने का एक कारण नहीं है। लेकिन हम उम्मीद करते हैं कि कर्मचारी स्वयं हमें समस्या से अवगत कराएगा, और साथ में हम एक समाधान पाएंगे (उदाहरण के लिए, एक अनियोजित छुट्टी प्रदान करते हैं)। यहां तक ​​कि अगर इस बारे में कोई स्पष्ट बातचीत नहीं है, तो व्यक्तिगत संचार के दौरान हम अभी भी बदलाव देखते हैं और मदद करने की कोशिश करते हैं। इस दृष्टिकोण से कर्मचारियों के साथ संपर्क भी महत्वपूर्ण है।

बजट और समयसीमा

गलतियाँ बिल्कुल होती हैं। हमारे नियंत्रण प्रणाली में मिस्ड थे। लेकिन हम सभी प्रक्रियाओं का निर्माण करते हैं ताकि त्रुटि की कीमत कम से कम हो।

हम 32 घंटे से अधिक समय तक चलने वाले टुकड़ों में किसी भी कार्य को विघटित करते हैं। एक ओर, मूल्यांकन चरण में इसके लिए बहुत श्रम की आवश्यकता होती है। इसे देखते हुए, हम प्रतियोगिता, निविदाओं और अन्य मूल्यांकनों में भाग नहीं लेते हैं, जहां परियोजना को आगे बढ़ाने की संभावना नहीं है। लेकिन फिर उन वार्ताओं में जहां लागत की गणना करने की बात आई थी, हम इस स्तर पर अधिकतम विस्तार पाने की कोशिश करते हैं। विवरण पर खर्च किए गए अतिरिक्त 8 घंटे परियोजना के बजट को बचाते हैं और मूल रूप से घोषित समय सीमा को पूरा करते हैं। यह उल्लिखित दोनों प्रकार की परियोजनाओं पर लागू होता है।

यदि किसी कारण से कर्मचारी विफल हो जाता है, तो हम इस बारे में छह महीने में नहीं, बल्कि कुछ दिनों में, सबसे खराब स्थिति में - कुछ हफ़्ते में पता लगा लेंगे। शायद कर्मचारी को वस्तुनिष्ठ समस्याएं हैं या वह हल करने के लिए सबसे इष्टतम दृष्टिकोण का उपयोग नहीं करता है - फिर हम कनेक्ट करेंगे और मदद करेंगे।

हमारे पास पहले से ही ऐसी स्थितियां थीं जब समय सीमा "बाहर चली गई" - यह उन दोनों कार्यों में स्पष्ट था जो कर्मचारी ने हल करने का फैसला किया था, जो श्रमसाध्यता के मामले में सशर्त रूप से समान थे, और ग्राहक की समीक्षाओं में (समस्या सिर्फ ग्राहकों के कर्मचारियों के साथ संयुक्त रूप से कार्यान्वित परियोजनाओं पर थी)। और बस फिर एक प्रारंभिक चरण में सभी नियंत्रण तंत्र ने काम किया। क्लाइंट द्वारा खुले तौर पर समस्याओं की घोषणा करने से पहले, टीम के भीतर पहली कॉल ध्यान देने योग्य थी। एक मामले में, हमारे पास एक व्यक्ति को सुधार करने की अनुमति देने के लिए समय का एक छोटा सा मार्जिन भी था। खैर, जब उन्होंने मौका नहीं लिया, तो हम सभी ने स्थिति को इस तरह से प्रबंधित किया कि परियोजना पर इसका कोई प्रभाव नहीं पड़ा। मुझे कर्मचारी को छोड़ना पड़ा। हालांकि, ईमानदार होने के लिए, जिन्होंने कंपनी में कुछ समय के लिए काम किया और पहले परिणाम दिखाया, बर्खास्तगी को एक चरम उपाय माना जाता है। उससे पहले, हम कुछ सामान्य आधार खोजने की कोशिश करते हैं और स्थिति को एक अलग तरीके से हल करते हैं।

परिणामों के बजाय, मैं यह नोट करना चाहता हूं कि हमारी योजना शायद ही किसी कंपनी में लागू हो सकती है। यहां पूरी तरह से काम करना आवश्यक है, क्योंकि इसे कहा जाता है, कॉर्पोरेट संस्कृति, फ़ोकस को प्रक्रियाओं से परिणामों में बदलते हुए। "मैक्सीलेक्ट" अपेक्षाकृत आसान था, क्योंकि कंपनी को इस तरह से बनाया गया था। हालांकि कई चीजों का अध्ययन पहले हाथ से करना पड़ता था। और हम इस पथ को जारी रखते हैं, प्रक्रियाओं में सुधार करते हैं क्योंकि हम नया अनुभव प्राप्त करते हैं।

लेख लेखक: सर्गेई मरीना

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