एसएपी प्रक्रिया खनन या अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को कैसे समझें

इस तस्वीर को देखिए। कई कंपनियों की व्यावसायिक प्रक्रियाओं में एक ही स्थिति बहुत सारे वर्कअराउंड होती है जो नियमों का उल्लंघन किए बिना कर्मचारियों के कार्यों को सरल बना सकती है। लेकिन प्रबंधक कंपनी के भीतर इस वास्तविकता को कैसे देखते हैं?

सबसे आसान तरीका सलाहकारों से संपर्क करना है। इस समस्या को हल करने के लिए परामर्श बाजार आज क्या प्रदान करता है? कर्मचारियों के साथ साक्षात्कार का संचालन करें और पता करें कि वे विषयगत रूप से उनकी प्रक्रियाओं को कैसे देखते हैं। और वे इसे चित्र में बाएं मार्ग की तरह देख सकते हैं। या वे यह भी नहीं जानते होंगे कि यह रास्ता कैसा होना चाहिए। समस्या उत्पन्न होती है: उद्देश्य वास्तविकता को कैसे देखें, और किसी के दृष्टिकोण की व्याख्या नहीं? यह किसी भी व्यावसायिक प्रक्रियाओं - खरीद, बिक्री, रसद आदि पर लागू होता है।

एसएपी उत्पाद लाइन में, एक अलग एसएपी प्रक्रिया खनन समाधान है जो आपको कंपनी के कर्मचारियों के "डिजिटल चरणों" को देखने की अनुमति देता है। वास्तव में, आप किसी भी सूचना प्रणाली से किसी भी प्रक्रिया को देख सकते हैं, कॉर्पोरेट नीतियों और मानकों, और विभिन्न संदर्भ मॉडल के साथ कर्मचारियों के कार्यों के अनुपालन को ट्रैक कर सकते हैं। कंपनी का पैमाना यहां कोई मायने नहीं रखता है - मुख्य बात यह है कि इस प्रक्रिया का डिजिटलीकरण किया जाना चाहिए न कि कागज पर घाव।



उदाहरण के लिए, ऊपर दिए गए आंकड़े में, उपयोगकर्ता बिक्री आदेश बनाने की प्रक्रिया में लेनदेन शुरू करता है। वह एक खरीद ऑर्डर बनाता है, गोदाम से शिपमेंट तैयार करता है, फिर ग्राहक को भेजता है, उसे चालान देता है, भुगतान प्राप्त करता है। कृपया ध्यान दें कि जिस समय उपयोगकर्ता सिस्टम में लेन-देन करता है, उस समय एक लेन-देन लॉग दिखाई देता है। यह प्रदर्शित करता है कि एक निश्चित समय पर एक निश्चित उपयोगकर्ता ने एक ऑर्डर नंबर बनाया, मूल्य और वितरण पता बदल दिया, इस तरह के और ऐसे दस्तावेजों को बदल दिया, आदि।

और इस तरह के लॉग को किसी भी सिस्टम से एकत्र किया जा सकता है, जिसमें स्व-लिखित, पाठ फ़ाइलों तक और एक्सेल शामिल हैं। एसएपी प्रोसेस माइनिंग समाधान के अपने आंतरिक एल्गोरिदम हैं जो लॉग एकत्र कर सकते हैं और उन्हें ग्राफ़ में बदल सकते हैं। ये दृश्य चित्र हैं (चित्र 3 देखें), जो बताते हैं कि प्रक्रिया वास्तव में किसी की व्याख्या के बिना कैसे दिखती है।


अंजीर। 3

नतीजतन, आप प्रत्येक प्रोजेक्ट पर अड़चनें देख सकते हैं। उदाहरण के लिए, कहीं पर संचित आदेश। प्रबंधक उन्हें जल्दी से संसाधित नहीं कर सकता। सवाल है - क्यों? या तो पर्याप्त संसाधन नहीं हैं, या प्रक्रिया ही विधिपूर्वक संरचित है ताकि आपको बहुत समय बिताना पड़े।

चित्र 4 में, हम इस प्रक्रिया का एक ग्राफ देखते हैं "ऋण आवेदन संसाधित करना"। प्रत्येक लाल गेंद एक ऋण अनुप्रयोग है। गेंद का आकार ऋण आवेदन के मूल्य (आवेदक का दावा किस राशि के लिए) द्वारा निर्धारित किया जाता है। ग्राफ को देखते हुए, हम देखते हैं कि कुछ गतिविधियों के बीच गेंदों की कतारें बनती हैं - लाल रेखाएँ। यह बताता है कि समय में एक निर्दिष्ट बिंदु पर, अनुप्रयोग चरणों के बीच जमा होते हैं या प्रक्रिया में लंबा समय लेते हैं। कारण अलग-अलग हो सकते हैं: संसाधनों की कमी, कर्मियों, विनियमन प्रक्रियाओं की बारीकियों, कर्मचारियों की योग्यता और अन्य कारण।


अंजीर। 4

वैसे, खरीद में बाधाओं को पूरी तरह से चित्रित किया गया है। विशेष रूप से एक बहु-शाखा होल्डिंग में, जहां यह प्रक्रिया प्रत्येक मंडल में भिन्न हो सकती है। ऐसी प्रक्रियाएँ ऐतिहासिक रूप से आकार लेती हैं - विभिन्न सूचना प्रणालियाँ हो सकती हैं, विभिन्न पद्धतियों के अनुसार प्रक्रियाएँ की जाती हैं। ऐसी स्थिति में, जल्दी या बाद में, मूल कंपनी उन्हें एक ही टेम्पलेट पर लाना चाहेगी ताकि नियंत्रण करना आसान हो। प्रोसेस माइनिंग का उद्देश्य शाखा प्रक्रिया और बेंचमार्क के बीच के अंतर को दिखाना है, साथ ही शाखाओं में प्रक्रियाओं को एक मानक पर लाने के लिए क्या किया जाना चाहिए। चित्रा 5 दो शाखाओं की तुलना का एक उदाहरण दिखाता है: दाईं ओर - संदर्भ, बाईं ओर - परिवर्तन की आवश्यकता।


चित्रा 5

रोबोटिक कार्यों के लिए प्रोसेस माइनिंग लागू है। इस प्रक्रिया नियंत्रण पद्धति का उपयोग करते हुए, आप देख सकते हैं कि कई नियमित कार्य कहां हैं और इस बारे में सोचें कि उन्हें कैसे रोबोट बनाया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, एक कंपनी अक्सर कुछ आपूर्तिकर्ताओं से आदेश के लिए और सामग्री के कुछ समूहों के लिए कीमतों को समायोजित करती है। और कर्मचारियों को प्रति वर्ष 145 हजार ऑर्डर के लिए कीमतें समायोजित करने में कितना समय लगता है, जिनमें से प्रत्येक को 40 मिनट लगते हैं? यदि इस कार्य को कम से कम 30% कम किया जाए तो कितना समय और संसाधन बचाया जा सकता है? यदि यह प्रक्रिया रोबोट है तो खरीद चक्र की अवधि कितनी कम हो जाएगी? परिणामस्वरूप, लोग विश्लेषणात्मक और प्रबंधकीय कार्यों को हल करने के लिए स्वतंत्र होंगे। चित्रा 6 आपूर्तिकर्ताओं की एक सूची के साथ एक तालिका दिखाता है जिसके लिए बड़ी संख्या में मैनुअल समायोजन होते हैं।


चित्रा 6

प्रक्रिया खनन आपको धोखाधड़ी (धोखाधड़ी) के साथ "पकड़ने" और परिदृश्यों की अनुमति देता है। मान लीजिए, कंपनी में, प्रत्येक प्रबंधक के पास दुकानों के साथ एक निश्चित बिक्री क्षेत्र है जिसमें सामान बेचना है। एनएसआई प्रणाली के स्तर पर, यह कनेक्शन तय हो गया है और फिर सीआरएम सिस्टम और रिपोर्टिंग सिस्टम को प्रेषित किया जाता है।

वर्ष के अंत में क्या होता है? विक्रेता इस प्रणाली में प्रवेश करता है और कई दुकानों को बंद कर देता है जिसमें वह सामान बेचने में असमर्थ था। और यह पता चला है कि उसकी बिक्री योजना अब 80% नहीं, बल्कि 100% पूरी हो गई है। उन्हें एक बोनस का भुगतान किया जाता है, क्योंकि उन्होंने अपनी योजना बनाई थी। समय बीतता है, नया साल शुरू होता है, और वह खुद को इन दो दुकानों में फिर से जोड़ता है। प्रोसेस माइनिंग का उपयोग करके एक आंतरिक जांच करने के बाद, यह पता चलता है कि प्रबंधकों और उनके सहयोगियों के पास सिस्टम के अधिकार, डेटा को बदलने और समायोजन करने की क्षमता थी। अधिकारों और प्राधिकरण प्रबंधन रिपोर्ट का एक उदाहरण नीचे दिए गए आंकड़े में दिखाया गया है।


चित्र 7

प्रक्रिया खनन के बारे में निम्नलिखित लेखों में, हम बिक्री और प्राप्य परिदृश्यों के बारे में बात करेंगे, हम खरीद और भुगतान प्रक्रियाओं में आवेदन के उदाहरणों का विश्लेषण करेंगे, और हम अपने एक साथी के साथ डेटा एकीकरण और अपलोड करने के बारे में विस्तृत समीक्षा करेंगे।

लेख के लेखक: एकाटेरिना टायलेनेवा, एसएपी बिजनेस सॉल्यूशंस आर्किटेक्ट, और फेडर पावलोव, एसएपी प्लेटफॉर्म सॉल्यूशंस एक्सपर्ट।