जोखिम प्रबंधन - प्रक्रियाएं इतनी दुर्लभ क्यों हैं?

स्पष्ट सादगी

PMBOK सहित किसी भी पाठ्यपुस्तक में, जोखिम प्रबंधन प्रक्रिया का वर्णन क्रिस्टल स्पष्ट और समझने योग्य शब्दों में किया गया है।

जोखिम की आवश्यकता है:

• प्रकट करना
• गुणात्मक और मात्रात्मक विश्लेषण के अधीन
• जोखिम मैट्रिक्स के उपयुक्त अनुभाग में रखें
• उसके साथ काम करने का फैसला करें
• शुरुआत या प्रासंगिकता के नुकसान तक ट्रैक करें।

हालांकि, वास्तविक जीवन में ऐसा अक्सर नहीं होता है कि आप इन प्रक्रियाओं का बड़े करीने से पालन कर सकते हैं, और कम बार भी, इसके लाभ।

स्पष्ट सादगी के पीछे, अनुशासन, रचनात्मकता और बौद्धिक प्रयास की आवश्यकता के साथ परियोजना प्रबंधक के दैनिक कार्य निहित हैं। और चूंकि भविष्य में जोखिम एक संभावित घटना है, जो कि नहीं हो सकती है, अब मैं इसे अभी नहीं करना चाहता हूं - और भी आवश्यक कार्य हैं।

मान लीजिए कि एक परियोजना प्रबंधक समझता है कि जोखिम प्रबंधन आवश्यक है। उसे समझाने के लिए यह आवश्यक नहीं है। लेकिन इसे सबसे कुशल तरीके से कैसे करें? समय के न्यूनतम निवेश के साथ जोखिमों की शुरुआत से होने वाले नुकसान को कम करने के लिए किन तकनीकों और उपकरणों का उपयोग किया जाना चाहिए?

जोखिम के उपकरण

अनिवार्य टूल का एक सेट है, जिसकी उपस्थिति, साथ ही सामग्री की गुणवत्ता, पहले से ही इंगित करती है कि परियोजना प्रबंधक जोखिमों का प्रबंधन करने की कोशिश कर रहा है। यह है

• जोखिम रजिस्टर
• क्रिटिकल रिस्क कार्ड
• जोखिम कार्य और कार्य

हालांकि, उनकी उपस्थिति अकेले एक परिणाम प्रदान नहीं करती है।

सबसे पहले, आपको जोखिम की सही पहचान करने की आवश्यकता है। एक नियम के रूप में, घटनाओं की एक श्रृंखला प्रतिकूल परिणाम देती है। जोखिम क्या है? परिणाम या घटनाओं में से एक जो इसे ले जाता है?

आइए एक साधारण उदाहरण देखें।

आंकड़ा समान श्रृंखला दिखाता है, लेकिन जोर अलग लिंक पर है।



आप कोशिश कर सकते हैं कि काम के लिए देर न करें। उदाहरण के लिए, निश्चित रूप से देर होने से बचने के लिए, आधे घंटे पहले बाहर जाएं। और यह एक अच्छा विकल्प है यदि आप एक सुस्त हैं, और सुबह में आधे घंटे की नींद आपके लिए बहुत महत्वपूर्ण नहीं है।

और आप लैंडलाइन फोन को मोबाइल फोन पर पुनर्निर्देशित कर सकते हैं, और देर होने के बावजूद, आप शायद मिस्ड कॉल से बच सकते हैं।

दो मामलों में जोखिम की संभावना से निपटने की लागत अलग है। आधे घंटे की नींद या बेकार मोबाइल पर अनुप्रेषित करना। हम जो संघर्ष कर रहे हैं, उसकी परिभाषा के आधार पर, रोकथाम की लागत नाटकीय रूप से भिन्न हो सकती है।

एक जोखिम भरी घटना एक ऐसी चीज है जिससे हम लड़ेंगे, जिसे हम रोकने की कोशिश करेंगे।
जोखिम मानदंड के निर्धारण के लिए निम्न मानदंड एक व्यावहारिक संकेत के रूप में उपयोग किए जा सकते हैं:

• एक घटना प्रत्यक्ष नियंत्रण में है - इसे मान्यता दी जा सकती है, इसे प्रभावित किया जा सकता है।
• घटना परिणामों की शुरुआत करने के लिए गारंटी है।
• समस्या को हल करने का एक मानक तरीका है और यह विधि आमतौर पर सस्ती है।

जोखिमों की पहचान करना एक सतत प्रक्रिया है। उन्हें पिछले अनुभव, वर्तमान स्थिति के विश्लेषण के आधार पर तैयार किया जा सकता है, उन्हें किसी के द्वारा, और किसी भी रूप में रिपोर्ट किया जा सकता है। यदि आप अपनी आँखें खुली रखते हैं, तो जोखिम की जानकारी हमेशा रहेगी।
सवाल यह है कि इससे रजिस्ट्री करने के लायक क्या है?

जोखिम रजिस्टर में प्रविष्टि विशिष्ट होनी चाहिए:

• अगर होता है ...
• नतीजे आएंगे ...
• हम इस बारे में निम्नलिखित कर सकते हैं ..

प्रत्येक जोखिम के लिए, एक जिम्मेदार व्यक्ति और एक नियंत्रण तिथि निर्धारित की जाती है।

मैं जोखिम रजिस्टर की निम्न संरचना की सिफारिश करता हूं, जो, हालांकि, विशिष्ट परिस्थितियों और वरीयताओं के अनुसार बदला या पूरक किया जा सकता है:

1. नंबर - अद्वितीय जोखिम कोड
2. शीर्षक - जोखिम का एक संक्षिप्त पदनाम
3. विवरण - जोखिम घटना और परिणामों का विवरण
4. ओपन - जोखिम पंजीकरण की तारीख
5. पहल - सर्जक का पूरा नाम
6. जोखिम नियंत्रण - नियमित जोखिम नियंत्रण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का पूरा नाम
7. प्राथमिकता - उच्च / मध्यम / निम्न
8. निर्णय की तारीख की आवश्यकता - जब जोखिम या समस्या कार्रवाई पर निर्णय लेना हो
9. जोखिम की शुरुआत के परिणाम (समय और लागत) - संख्यात्मक शब्दों में, जोखिम की शुरुआत क्या होगी।
10. जोखिम कार्य - जोखिम के साथ क्या करना है
11. कर्मों के लिए जिम्मेदार - इन कार्यों को कौन करना चाहिए
12. नियोजित तिथि की कार्रवाई - कब कार्रवाई करनी है
13. जोखिम पर कार्य - जोखिम होने पर क्या करना चाहिए
14. स्थिति तिथि - स्थिति अद्यतन तिथि
15. स्थिति - खुला / विश्लेषण पूरा / हल / बंद

जोखिम का नक्शा
सबसे महत्वपूर्ण जोखिम उन पर एक अलग दस्तावेज़ बनाने के योग्य हैं - एक जोखिम नक्शा।

जोखिम मानचित्र में हम लिखते हैं:

• क्या हो सकता है इसका विस्तृत विवरण
• परिणाम क्या हैं, अधिमानतः पैसे में व्यक्त किए गए हैं
• घटना की संभावना
• कार्रवाई के लिए विकल्प (कुछ न करें, कुछ करें, कुछ और करें)
• निर्णय और कार्य योजना

जोखिम का नक्शा वृद्धि के लिए बहुत सुविधाजनक है। यदि कार्रवाई किसी और पर निर्भर करती है जो परियोजना प्रबंधक की शक्ति में नहीं है, तो वृद्धि आवश्यक है।

3. जोखिम प्रबंधन योजना का कार्यान्वयन

आप जोखिमों की पहचान कर सकते हैं, एक रजिस्टर रख सकते हैं, कार्ड बना सकते हैं। लेकिन अगर कोई जोखिम कार्रवाई नहीं है, तो पिछले सभी कदम बेकार हैं।

निम्नलिखित जोखिम प्रबंधन रणनीतियों और इसके आवेदन के उदाहरण संभव हैं:

• Evade - एक परियोजना नहीं बनाते हैं; अज्ञात तकनीक का उपयोग करने से मना करें।
• संयम - परिणामों की संभावना या डिग्री के प्रभाव को कम करने के लिए कोई भी कार्रवाई करें: प्रासंगिक अनुभव के साथ एक उपठेकेदार को आकर्षित करने के लिए; परियोजना की शुरुआत में जोखिम भरे कार्यों को करना; अतिरिक्त परीक्षण करें।
• स्वीकार करें - जोखिम की शुरुआत के लिए एक रिजर्व बनाएं (अस्थायी बफर, बजट में स्टॉक)
• स्थानांतरण - किसी कार्य के कार्यान्वयन के लिए किसी को (ग्राहक, ठेकेदार, बीमा कंपनी) जिम्मेदारी सौंपें जिसके लिए कोई जोखिम, या इसके परिणाम हैं।

एक बार जब आपने तय कर लिया कि कौन सी रणनीति, नियोजित कार्यों को चुनना है, तो उनका कार्यान्वयन सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है।

एक परियोजना पर, मैंने निम्नलिखित अभ्यास का उपयोग किया। उन्होंने ग्राहक के उप महा निदेशक के साथ जोखिम पर एक बैठक की और कई जोखिम कार्ड के साथ आए। उन्होंने पढ़ने के लिए कहा, यदि आवश्यक हो, तो कुछ समझाया, विकल्पों में से एक को चुनने या दूसरा समाधान तैयार करने के लिए कहा। उसके बाद - कागज पर साइन करें। इसने इस नेता की अधीनता में लोगों के कार्यों को बहुत प्रेरित किया।

हालांकि, ऐसी योजना हमेशा लागू नहीं होती है यदि यह कॉर्पोरेट संस्कृति के अनुरूप नहीं है या प्रबंधक के पास निर्णय से बचने के लिए रणनीति है। हेरफेर एक रचनात्मक मामला है।

एक अन्य परियोजना पर, हमने प्रोजेक्ट पोर्टल पर जोखिम मानचित्र तैयार किए (देखें परियोजना प्रबंधन में JIRA और संगम का उपयोग करना ), जो तब रजिस्ट्री में स्वचालित रूप से एकत्र किए गए थे। एक्सेल स्प्रेडशीट में सभी बहुतायत सूचनाओं को समायोजित करने की कोशिश करने की तुलना में यह विकल्प अधिक सुविधाजनक है। इसके अलावा, कार्य प्रबंधन प्रणाली के साथ संबंध के कारण, जोखिम कार्यों की योजना और नियंत्रण करना आसान था।

यह कथन सख्त शब्दों और विषय की पूर्णता का दावा नहीं करता है। इसके बजाय, मैंने यह साझा करने की कोशिश की कि वास्तव में क्या काम करता है।

यदि आप जोखिम प्रबंधन के महत्व को महसूस करते हैं, तो व्यवस्थित रूप से साधनों का उपयोग करें और व्यवहार में इस से संपर्क करें, आप कई जटिलताओं और उनके कारण होने वाले अतिरिक्त काम से बच सकते हैं।