परियोजना प्रबंधन में सुधार

परियोजना कार्यालय में मेरा अनुभव बताता है कि परियोजना प्रबंधकों के कौशल में सुधार के लिए तरीकों का एक संयोजन सबसे अच्छा परिणाम देता है। इस प्रणाली में कुछ तकनीकों को जोड़ने से परिणाम में कई गुना वृद्धि होती है।

उस समय मैंने जिस बड़ी परामर्श कंपनी के लिए काम किया था, वह इस बात पर विचार कर रही थी कि परियोजनाओं की सफलता कैसे बढ़ाई जाए, जिसका अर्थ है लाभप्रदता में वृद्धि और परियोजनाओं को समय पर पूरा करना।
जाहिर है, एक परियोजना की सफलता काफी हद तक परियोजना प्रबंधक के काम पर निर्भर करती है। इसलिए, उनके कौशल में सुधार करने और अनिवार्य प्रक्रियाओं और तकनीकों के माध्यम से उनके काम को व्यवस्थित करने का निर्णय लिया गया। कुछ ने अच्छा काम किया, कुछ ने कुछ हद तक। मैं पूरी कहानी का वर्णन नहीं करूंगा, मैं केवल मुख्य बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करूंगा।

1. प्रोजेक्ट मॉनिटर

सबसे पहले, हमने परियोजना निगरानी प्रक्रिया शुरू की।

प्रत्येक सप्ताह, परियोजना प्रबंधक ने परियोजना का एक ऑनलाइन "स्वास्थ्य निगरानी" भरा। ऐसा करने के लिए, उन्होंने परियोजना का मूल्यांकन आठ तरीकों से किया:

• समय - परियोजना अनुसूची किस सीमा तक सुरक्षित है?
• बजट - क्या परियोजना लागत पूर्वानुमान योजना फिट है?
• परियोजना का दायरा - क्या कार्य के दायरे में परिवर्तन नियंत्रण से बाहर हो रहा है?
• उत्पाद - क्या ग्राहक वर्तमान गतिविधियों के परिणामों से संतुष्ट है?
• संसाधन - क्या परियोजना टीम पर्याप्त रूप से कर्मचारी है?
• ग्राहक के दायित्व - क्या ग्राहक अपने काम का हिस्सा पूरा करता है?
• ग्राहक के साथ संबंध - क्या कोई संघर्ष हैं, क्या वासिमोटर संबंध रचनात्मक हैं?
• तीसरे पक्ष के साथ बातचीत - सब-कॉन्ट्रैक्टर्स के साथ सब कुछ ठीक है?

रेटिंग ट्रैफिक लाइट के रूप में थी: "ग्रीन", "येलो", "रेड"। लाल रेटिंग के लिए आवश्यक टिप्पणियां, दूसरों के लिए वैकल्पिक।

इससे परियोजनाओं की समग्र तस्वीर को नियंत्रित करना और वंचित क्षेत्र में प्रबंधकों का ध्यान आकर्षित करना संभव हो गया। रेड ज़ोन की परियोजनाओं के साथ-साथ सभी प्रमुख परियोजनाओं के लिए, विभाग के निदेशक के साथ एक नियमित समीक्षा की गई।

2. परियोजना प्रबंधकों के लिए प्रशिक्षण

परियोजना कार्यालय ने पाठ्यक्रम विकसित किए और आरपी के नियमित आधार पर प्रशिक्षण दिया। सबसे पहले, यह परियोजना अनुसूची, जोखिम और बजट के साथ काम करने पर प्रशिक्षण दे रहा था। अनुभव के आदान-प्रदान पर गोल मेजों का संचालन किया। हमने वीडियो और ऑनलाइन पाठ्यक्रम रिकॉर्ड किए।

इसमें मौलिक रूप से नया कुछ भी नहीं था; प्रशिक्षकों द्वारा बनाए गए नए अवसरों की नियमितता और माहौल महत्वपूर्ण था। हमने बहुत ही कॉम्पैक्ट और व्यावहारिक पाठ्यक्रम बनाने की कोशिश की, जो सबसे अच्छे नेताओं से कम अनुभवी लोगों तक अनुभव पहुंचाए।

3. लेखा परीक्षा और परियोजना का समर्थन

जो वास्तव में नया था वह चल रही परियोजनाओं में सबसे अनुभवी परियोजना कार्यालय कर्मचारियों की भागीदारी थी।

भागीदारी दो चीजों में व्यक्त की गई थी।

पहला है प्रोजेक्ट ऑडिट। हमने परियोजना प्रबंधक की स्थिति की जांच की, दस्तावेजों के अनुसार, परियोजना प्रबंधक के साथ साक्षात्कार के अनुसार और सिफारिशें की जिन्हें समायोजित करने की आवश्यकता है।
दूसरा, अधिक श्रम-गहन, परियोजना का समर्थन है। यदि पोलैंड गणराज्य के किसी व्यक्ति को सहायता की आवश्यकता होती है, तो परियोजना कार्यालय कर्मचारी "खेल कोच" बन जाता है और स्थिति को सुधारने में मदद करता है।

उदाहरण के लिए, हम, वर्तमान आरपी के साथ, बैठ गए और साथ में परियोजना योजना को अंतिम रूप से और इसकी तैयारी के लिए नियमों के दृष्टिकोण से दोनों को अंतिम रूप दिया। या वर्तमान कार्यों की प्राथमिकताओं पर चर्चा की। या उन्होंने परियोजना टीम पर मुद्दों को हल करने के लिए विकल्पों के साथ आने की कोशिश की।

कभी-कभी ग्राहक के साथ बात करना आवश्यक था। हमने इसे परियोजना प्रबंधन की गुणवत्ता में सुधार के उद्देश्य से एक आंतरिक लेखापरीक्षा के रूप में प्रस्तुत किया। नए व्यक्ति की उपस्थिति का बहुत तथ्य जो ध्यान से सुनता है, तनाव से राहत देता है और अतिरिक्त समय और रिबूट की संभावना देता है।

इस इंटरैक्शन और नियमित प्रशिक्षण के बीच मुख्य अंतर यह है कि आरपी ने परियोजना प्रबंधन टूल का उपयोग युद्ध की स्थिति में करना सीखा है, पहले से ही कुछ धक्कों से भरा है। ऐसे काम की प्रभावशीलता बहुत अधिक है। जिन प्रबंधकों के साथ हमने इस तरह से काम किया है, वे योग्यता को तेजी से बढ़ाते हैं।

विधियों के संयोजन में, निरंतर शिक्षा व्यावहारिक कार्य के दौरान एक विशेष भूमिका निभाती है। यह अभ्यास के प्रमुख या किसी अन्य अनुभवी आरपी द्वारा किया जा सकता है। औपचारिक प्रशिक्षण और नियमों के पूरक कोचिंग के तरीके और गुणवत्ता प्रतिक्रिया काम करती है।