Google शीट के साथ पारिवारिक बहीखाता लागू करना, च्यूइंग गम और स्कॉच टेप

जल्द ही एक नया साल, और, पिछले साल की तरह, किसी भी परिवार के लिए सबसे अधिक दबाव वाला सवाल यह है कि "पैसा कहाँ जाता है?"। हम सभी समय-समय पर खुद से यह सवाल पूछते हैं, और यह स्पष्ट है कि इसके समाधान के लिए हमें इंट्रा-फैमिली फाइनेंशियल रिपोर्टिंग (किसी भी संगठन के लिए) की आवश्यकता है। मैंने डेस्कटॉप अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर, साथ ही मोबाइल एप्लिकेशन का उपयोग करने की कोशिश की, लेकिन फिर भी एक उपयुक्त समाधान नहीं मिल सका। अच्छे मुफ्त कार्यक्रम हैं, लेकिन उनमें आमतौर पर साझाकरण फ़ंक्शन नहीं होता है, और भुगतान करने वालों को प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए लाइसेंस की आवश्यकता होती है। मानदंडों का पूरा सेट जो मैंने विकसित किया है, और जिसे मैं परिवार के लेखांकन के संचालन के लिए कार्यक्रम में देखना चाहता हूं:

• कई उपयोगकर्ताओं को लागत डेटा दर्ज करने की अनुमति देनी चाहिए
• व्यय श्रेणियों का एक लचीला सेट होना चाहिए (और, सामान्य रूप से, लचीला हो)
• अवधि और श्रेणियों द्वारा खर्चों की कुल राशि की निगरानी करने की अनुमति देनी चाहिए
• मुक्त होना चाहिए
• एक सरल इंटरफ़ेस होना चाहिए

मापदंड के गठन के लिए, मैंने खर्चों को चुना, क्योंकि, एक नियम के रूप में, परिवार की आय के स्रोत तय किए गए हैं और अग्रिम में (मुख्य रूप से वेतन) ज्ञात हैं, इसलिए यह बजट की इस श्रेणी की निगरानी करने का कोई मतलब नहीं है, लेकिन अगर वांछित है, तो खर्चों के लिए सही सब कुछ आय पर लागू होता है (यदि कोई इच्छा है) कार्ड कार्ड बोनस, डिस्काउंट प्रोग्राम, कैशबैक इत्यादि को ध्यान में रखें।

मौजूदा अनुप्रयोगों के बीच उपरोक्त मानदंडों को पूरा करने वाला एक समाधान नहीं ढूंढने के बाद, मैंने अपने बारे में सोचना शुरू किया, लेकिन इस विषय के बारे में सोचते हुए, मैंने महसूस किया कि किसी अन्य लेखांकन अनुप्रयोग का कोई मतलब नहीं है, जब समस्या को हल करने के लिए सभी की जरूरत होती है तो एक शेयर टेबल है। Google शीट्स एपीआई के माध्यम से एक त्वरित नज़र, मैंने SUMIFS फ़ंक्शन की खोज की, जिसने मेरे लेखांकन अनुरोधों को पूरी तरह से संतुष्ट किया। लेकिन पहले बातें पहले।

पहला चरण। प्रारंभिक

1. एक नया Google पत्रक बनाएं और इसे सभी प्रतिभागियों के लिए आवश्यक एक्सेस अधिकारों के साथ कॉन्फ़िगर करें।

2. हम व्यय (आय) की वस्तुओं को बनाए रखने के लिए मार्कअप बनाते हैं। आपको कुछ इस तरह से मिलना चाहिए:



वैकल्पिक रूप से, आप यह इंगित करने के लिए व्यक्ति कॉलम जोड़ सकते हैं कि किसने प्रविष्टि बनाई।

दूसरा चरण। रचनात्मक

पहले चरण के बाद, हमारे हाथ में एक सामान्य तालिका है जहाँ आप सभी आवश्यक जानकारी दर्ज कर सकते हैं। बेशक, एक अति सूक्ष्म अंतर है कि, सिद्धांत रूप में, व्यय श्रेणियों के नामों पर सभी प्रतिभागियों के बीच सहमति होनी चाहिए, ताकि रिपोर्टिंग अधिक कठोर हो, लेकिन जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, अशुद्धि के मामले में, फाइंड एंड रिप्लेसमेंट फ़ंक्शन (एक अतिरिक्त बोनस) द्वारा सब कुछ जल्दी से हल हो जाता है, यह पता चला है कि अगर आप के साथ नहीं आ सकते हैं। पर्याप्त नाम, खर्च की श्रेणी के लिए, तो सबसे अधिक संभावना है कि यह ऐसी चीज है जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है)। अब आप वांछित व्यय श्रेणियों के लिए "पहरेदार" बनाने के लिए SUM और SUMIFS फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। मैं कुल राशि, अवधि के लिए राशि, महीने के लिए राशि और "जाम" की श्रेणी के लिए एक ही राशि (भूलने की वजह से खर्च, दस्तावेजों की हानि, आदि) उसी तरह से तय किया। यदि आप चाहें, तो आप किसी भी श्रेणी के लिए ट्रैकिंग, कुल राशि और अन्य कार्यों के सापेक्ष ब्याज गणना जोड़ सकते हैं। इस तथ्य के बावजूद कि Google शीट एक अपेक्षाकृत सरल स्प्रेडशीट संपादक है, इसमें उपकरणों का एक शक्तिशाली सेट है (कम से कम अधिकांश सामान्य कार्यों के लिए), जिसे यहां पढ़ा जा सकता है ।

प्रस्तुत लेआउट विकल्प के लिए, मुझे निम्नलिखित कार्यों का सेट मिला

#
=SUM($E$2:$E$100000)

# , J2, K2
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$A$2:$A$100000,">="&J2,$A$2:$A$100000,"<="&K2)

# 30
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$A$2:$A$100000,">="&(today()-30))

# J5
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J5)

# J6, K6 L6
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J6,$A$2:$A$100000,">="&K6,$A$2:$A$100000,"<="&L6)

# J7, 30
=SUMIFS($E$2:$E$100000,$B$2:$B$100000,"="&J7,$A$2:$A$100000,">="&(today()-30))


सारांश तालिका की पहली 100,000 पंक्तियों से अधिक है (जो कि पर्याप्त होना चाहिए, कम से कम एक वर्ष के लिए)।

इसलिए परिणाम अंतिम तालिका में दिखता है:



यह एक अच्छी विशेषता है कि SUMIFS फ़ंक्शन की शर्तों में आप न केवल कोशिकाओं को निर्दिष्ट कर सकते हैं, बल्कि "> =" और (आज () - 30) जैसे अभिव्यक्तियाँ भी कर सकते हैं (मैं सिर्फ इस पर ध्यान केंद्रित करना चाहता था)।

चरण 3 और सबसे कठिन। विज्ञापन

अब जब सब कुछ तैयार हो गया है, तो आपको घर के बहीखाते और सख्त वित्तीय रिपोर्टिंग के सभी लाभों और संभावित लाभों के रिश्तेदारों को समझाने की जरूरत है। यहां आपको एक दीवार समाचार पत्र के लिए स्कॉच टेप की आवश्यकता हो सकती है, जो इस तरह के निर्णय के सभी लाभों का वर्णन करता है, पहले इनाम के रूप में चबाने और अन्य कानूनी साधनों का मतलब है कि आप खर्च कर सकते हैं।

निष्कर्ष

Google पत्रक परिवार बहीखाता पद्धति (और अन्य समान कार्यों) को लागू करने के लिए एक सुविधाजनक मंच है, जिसका मुख्य लाभ पहुंच क्षमता, उपयोग में आसानी, साझाकरण, मुफ्त उपयोग, साथ ही अविश्वसनीय लचीलापन और एक्स्टेंसिबिलिटी है।

पुनश्च

मैं तुरंत यह कहना चाहूंगा कि अपने आप में, सामान्य वित्तीय रिपोर्टिंग अनुशासन और "खराब नामित" श्रेणियों, "स्कूलों" और हमारे जीवन और चरित्र में एन्ट्रापी की अन्य अभिव्यक्तियों के लिए लागत को कम करके कम लागत (10% या अधिक) तक ले जाती है। एक अतिरिक्त बोनस तथ्य यह है कि ट्रैकर को मासिक निशान की राशि के रूप में देखकर एक्स चिह्न पर आ रहा है, आप वापस लौट सकते हैं और स्थिति का पता लगा सकते हैं। और अंत में, हमेशा इस सवाल का जवाब होता है कि "पैसा कहां है?", जो हमारे विशेष वित्तीय समय में विशेष रूप से आनन्दित नहीं कर सकता है।

→ टेबल टेम्प्लेट से लिंक