प्रोजेक्ट मैनेजर लाइफहाक्स

प्रोजेक्ट मैनेजर का अनुभव प्रकट होता है, अन्य बातों के साथ, उन छोटी चीजों में जो उन्हें कुशलता से काम करने की अनुमति देती हैं। यह परियोजना की शुरुआत में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जब आपको सभी प्रक्रियाओं को जल्दी से शुरू करने की आवश्यकता होती है। एक अनुभवी आरपी अपने स्वयं के टूल और तकनीकों के साथ प्रोजेक्ट के लिए आता है जो आपको बिना चर्चा के शुरू करने की अनुमति देते हैं कि काम को कैसे व्यवस्थित किया जाए।

प्रशिक्षणों में, उन्हें कभी-कभी चिप्स, तकनीकों और प्रौद्योगिकियों के बारे में पूछा जाता है। जब आप लंबे समय तक कुछ करते हैं, तो ऐसी चीजें स्वयं स्पष्ट हो जाती हैं, और प्रश्न का तुरंत जवाब देना मुश्किल होता है। फिर भी, मैं पहली नज़र में, कुछ ऐसे बिंदुओं को उजागर करने की कोशिश करूंगा, जो महत्वपूर्ण बिंदु हैं जो समय और प्रयास को बचाने में मदद करते हैं। थोड़ा जीवन हैक।

बैग में क्या है?

जब कोई प्रोजेक्ट शुरू होता है, तो प्रोजेक्ट प्रतिभागियों का काम जल्दी शुरू करना महत्वपूर्ण होता है। ऐसा करने के लिए, प्रक्रियाओं, उपकरणों और नियमों को अग्रिम में निर्धारित करना बेहतर होता है जिसके द्वारा परियोजना टीम काम करेगी।

व्रत महत्वपूर्ण शब्द है क्योंकि भ्रम और टीकाकरण एक आत्मनिर्भर प्रक्रिया बन जाती है, और अनुत्पादक खराब संगठित गतिविधियों का ढेर स्नोबॉल की तरह बढ़ता है।

इसलिए, Lifehack 1: जब आप परियोजना में आते हैं, तो आपको परियोजना प्रक्रियाओं, दस्तावेजों, और सिद्ध उपकरणों का मसौदा तैयार करने की आवश्यकता होती है जिन्हें आपको बस सभी को तैनात करने, दिखाने और समझाने की आवश्यकता होती है कि यह एकमात्र नहीं है, लेकिन सिद्ध विकल्प है।

क्या विशेष रूप से:

• परियोजना टीम संरचना और जिम्मेदारियों का आवंटन।
• डिजाइन प्रक्रियाओं का एक सेट। यदि आपने उन्हें एक परियोजना में अच्छी तरह से वर्णित किया है, तो केवल अनुकूलन और सुधार होता है।
• डिज़ाइन लाइब्रेरी को व्यवस्थित करने का एक तरीका। परियोजना प्रबंधन पर एक JIRA और कॉन्फ्लुएंस लेख विकल्पों में से एक के बारे में बात करता है।
• कार्य प्रबंधन का संगठन। उसी लेख में आपको उस विकल्प का विवरण मिलेगा जिसका हमने उपयोग किया था।
• विशिष्ट उच्च-स्तरीय परियोजना योजना और कार्यान्वयन पद्धति
• ठेठ जोखिमों का एक सेट

यह सब तैयार होने के बाद, आप बल्ले से सही शुरुआत कर सकते हैं।

लीवर कौन खरीदता है?

जीवन हैक 1 कहता है कि परियोजना टीम के एकत्र होने से बहुत पहले शुरू हो जाती है। यदि आप पहले से आधारभूत संरचना तैयार करने का प्रबंधन करते हैं, तो काम को व्यवस्थित करना आसान हो जाता है।

स्टार्ट-अप प्रक्रिया को और अधिक अनुकूलित करने के लिए, परियोजना टीम के नए सदस्यों के लिए एक पृष्ठ तैयार करना अच्छा है। यह आपको रोजमर्रा के मुद्दों को सुलझाने में समय बर्बाद नहीं करने देगा।

इस विवरण में क्या हो सकता है:

• यदि ग्राहक के क्षेत्र में काम करना है तो प्रवेश द्वार कहां और कैसे प्राप्त करें
• अनुसूची के नियम क्या हैं (कार्य दिवस, सप्ताहांत)
• यदि संभव हो तो दूर से कैसे कनेक्ट करें
• प्रिंटर कैसे कनेक्ट करें
• भोजन कक्ष कहां है, कार्यालय में कितना अच्छा है
• रिपोर्टिंग नियम क्या हैं, यदि कार्य समय पत्रक पर हैं, तो खर्चों पर रिपोर्ट कैसे करें
• कौन जिगर खरीदता है

यह सभी जानकारी उपलब्ध होने के लिए, आपको तुरंत परियोजना सूचना केंद्र का निर्धारण करना होगा। विकी पर पोर्टल का उपयोग करके ऐसा करना सुविधाजनक है, जहां आप नए प्रतिभागियों, एक संपर्क कार्ड और सभी प्रकार की लिंक, डिजाइन प्रक्रियाओं और घोषणाओं के लिए जानकारी पोस्ट कर सकते हैं।

दस्तावेजों के लिए नियम

नियमों में से एक, जो तब जीवन को बहुत सुविधाजनक बनाता है, दस्तावेजों के नामकरण और मानकों के लिए नियम है।

यदि आप एक फ़ाइल नाम एन्कोडिंग के लिए एक नियम निर्दिष्ट करते हैं, तो बाद में इसे खोलने के बिना उन्हें खोजना और पहचानना आसान होगा। उदाहरण के लिए:

<प्रोजेक्ट कोड>। <टास्क कोड>। <दस्तावेज़ का नाम> <संस्करण>
यह कोड के साथ परियोजना के प्रमुख कार्यों को निर्दिष्ट करने के लिए उपयोगी है। ओरेकल कार्यान्वयन पद्धति में, उदाहरण के लिए, सभी डिज़ाइन कार्य पूर्वनिर्धारित हैं: "TA.030 - तकनीकी वास्तुकला", "TE.025 - परीक्षण परिदृश्य", आदि। थोड़ी देर बाद, परियोजना में हर कोई इन कोड के साथ बात करना शुरू कर देता है, क्योंकि यह असमान और किफायती है।

कागजी कार्रवाई नियमों को टेम्पलेट्स द्वारा निर्धारित किया जाता है। आप एक अलग फ़ाइल के रूप में एक कवर शीट टेम्पलेट बना सकते हैं और फिर उसके आधार पर नए दस्तावेज़ बना सकते हैं। यह स्वचालित रूप से उन शैलियों का उपयोग करता है जो फ़ाइल में परिभाषित हैं।

एक बार मैंने और भी आगे बढ़कर एक चिट्ठी लिखी, जिसमें मैंने परियोजना के दस्तावेजों के पाठ को लिखने के लिए सिद्धांतों का वर्णन किया: शैलियों, फ़ॉन्ट हेडर, संक्षिप्तिकरण आदि का उपयोग करने के नियम। हालांकि, इस की प्रभावशीलता बहुत अधिक नहीं थी, दुर्भाग्य से। कोई भी हमसे निर्देश नहीं पढ़ता है।

मीटिंग और मिनट

बड़ी परियोजनाओं का संकट अंतहीन बैठकें हैं। एक घंटे से अधिक समय तक चलने वाली बैठक अप्रभावी हो जाती है क्योंकि प्रतिभागी थक जाते हैं, फोकस खो देते हैं और चक्कर लगाना शुरू कर देते हैं।

उन्हें कम करने के लिए, आपको कम से कम ए) उनके लिए तैयार करना चाहिए, बी) अपने लिए एक लक्ष्य निर्धारित करें - 30-40 मिनट में फिट होने के लिए, ग) प्रक्रिया को मध्यम करें। इस बारे में कई किताबें लिखी गई हैं, जो इस क्षेत्र में पेशेवर बनना चाहते हैं, वे इसे पढ़ेंगे।

मैं जिस चीज पर ध्यान देना चाहता हूं वह प्रोटोकॉल का संकलन है। ऐसा होता है कि एक और दिन एक बैठक के बाद, तीन एक प्रोटोकॉल पर सहमत होते हैं। इस पर बहुत समय और प्रयास खर्च किया जाता है, और इस दौरान जानकारी "खराब हो जाती है"।

आदर्श रूप से, बैठक के अंत तक मिनट तैयार होना चाहिए। जब आप बाकी सभी को बैठक कक्ष से बाहर निकालते हैं, तो आप इसे सुविधाकर्ता द्वारा भेजे गए पत्र में कर सकते हैं। हमने प्रोजेक्ट पोर्टल पेज पर प्रोटोकॉल तैयार किया, जिसे हमने प्रत्येक बैठक की शुरुआत में टेम्पलेट के अनुसार बनाया और इसे पाठ्यक्रम में भर दिया ( परियोजना प्रबंधन में JIRA और Confluence देखें)। उसके बाद, कोई भी प्रतिभागी शब्दांकन को पूरक या सही कर सकता है, लेकिन प्रोटोकॉल को किसी भी समय प्रासंगिक माना जाता था। सभी परिवर्तनों का इतिहास रखा गया था, यह देखना संभव था कि किसने क्या परिवर्तन किए। इस प्रकार, हमारे पास अनुमोदन के लिए कोई अतिरिक्त समय नहीं था।

साप्ताहिक रिपोर्ट

यहां तक ​​कि अगर किसी को इसकी आवश्यकता नहीं है, तो परियोजना की शुरुआत से ही साप्ताहिक औपचारिक रिपोर्टों के अभ्यास को पेश करना बेहतर है।

रिपोर्ट 1-2 पेज की होनी चाहिए। रिपोर्ट की सामग्री को सप्ताह से सप्ताह तक संरचित और एकीकृत किया गया है। कम से कम इसमें शामिल हैं:

• परियोजना का सामान्य मूल्यांकन, उदाहरण के लिए, ट्रैफिक लाइट द्वारा। और इस विषय पर टिप्पणियां - हम कहां हैं, मुख्य उपलब्धियां और समस्याएं
• पिछले सप्ताह के कार्यों को पूरा किया
• अगले सप्ताह के लिए योजना बनाएं
• जोखिम, समस्या, सुझाव

यहां तक ​​कि अगर आप एक सीमित समूह के लोगों को एक रिपोर्ट भेजते हैं, तो याद रखें कि रिपोर्ट किसी भी परियोजना के सदस्य से लेकर कंपनी के शेयरधारकों तक पहुंच सकती है। इसलिए, उन शब्दों और सूचनाओं को ध्यान से चुनें जिन्हें आप नहीं दिखाते हैं। मेल करने से पहले इसे किसी ऐसे व्यक्ति के साथ समन्वित करना आवश्यक है जो इस परियोजना की स्थिति की आपके साथ रक्षा करेगा।
साप्ताहिक रिपोर्ट एक लय बनाती है जो आरपी को अनुशासित करती है और अपने प्रबंधकों और ग्राहक के बीच विश्वास पैदा करती है कि सब कुछ नियंत्रण में है, और वे समझते हैं कि परियोजना में क्या हो रहा है। ट्रैफिक लाइट हरी है - सब कुछ ठीक है!

समय की कमी

दुर्लभ संसाधन समय है। सब कुछ करना असंभव है। इसलिए, सबसे उपयोगी चीज जो एक परियोजना प्रबंधक ले सकता है वह है, कुछ समय के लिए कुछ भी न करना और प्राथमिकताओं के बारे में सोचना, मस्तिष्क को 10 मिनट के लिए मुफ्त तैरने देना; शरीर को आराम देना और छोटा ध्यान यह देखने में मदद करता है कि क्या महत्वपूर्ण है और क्या नहीं; पहली जगह में क्या करना है, और दूसरों को क्या दिया जा सकता है।

हालांकि, ऐसी चीजें हैं जिन्हें बंद नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, यदि आपने शुक्रवार शाम को परियोजना की प्रगति पर एक रिपोर्ट भेजने का वादा किया है, तो आपको इसे करने की आवश्यकता है। क्योंकि अन्यथा यह ऐसे समय पर ध्यान देगा जब यह पूरी तरह से अस्वीकार्य है। एक अधूरा व्यवसाय ऊर्जा को नष्ट कर देता है। यह नियमित रूप से नहीं करना चाहिए, जो कि समय पर किया जाना चाहिए। अन्यथा, तब यह हिमस्खलन की तरह पकड़ लेता है। यह बेहतर है कि तनाव करो, करो, और अच्छी नींद लो।

संबंधों

प्रक्रियाओं और नियमों के अलावा, हमेशा एक रिश्ता होता है। प्रोजेक्ट टीम में संबंध, ग्राहक के साथ संबंध। सभी के लिए एक ईमानदार सम्मान यहाँ एक भूमिका निभाता है; यह समझना कि सभी लोग, न कि केवल प्रतिभागियों को प्रोजेक्ट करते हैं। अगर आरपी के अंदर ऐसा नहीं है, तो कोई भी टीम बिल्डिंग में मदद नहीं करेगी।

यदि आपके पास एक स्थापित रचनात्मक कार्य संबंध है, तो आपको बहुत सी गलतियों के लिए माफ कर दिया जाएगा। और अगर वे वहां नहीं हैं, तो वे आपकी उपलब्धियों को नहीं समझ सकते हैं। वह मानव स्वभाव है।

यह स्पष्ट है कि कुछ चीजें हम साकार करने पर करते हैं, इसलिए आप हमें सब कुछ नहीं बताएंगे। हमेशा मास्टर के काम का निरीक्षण करना उपयोगी होता है, चाहे वह परियोजना का प्रबंधन करता हो, जूते की मरम्मत करता हो या कोई किताब लिखता हो। आप किसी से भी सीख सकते हैं, यदि आप सार देखते हैं।