हम मानव संसाधन विशेषज्ञों को कैसे लोड करते हैं: भुगतान पत्रक जारी करने के लिए जानकारी

यहां हमने एक लंबे समय से चली आ रही परियोजनाओं में से एक को याद किया - एक औद्योगिक उद्यम में नियमित व्यापार प्रक्रियाओं का स्वचालन। यह पता नहीं कैसे के बारे में है, लेकिन मानक समाधान के बारे में जो प्रभावी ढंग से काम करते हैं।

इसलिए, कहानी एक रासायनिक उद्योग कंपनी में होती है, जहां लगभग 8 हजार लोग भौगोलिक रूप से वितरित सुविधाओं में काम करते हैं। ऐसी प्रत्येक सुविधा का अपना कार्मिक विभाग होता है। समय-समय पर, सभी श्रमिकों को निरंतर मोड में पूछताछ, और पेरोल शीट प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। पहले, वे कार्मिक अधिकारियों के पास आए थे, जिन्होंने सभी दस्तावेज तैयार करने और छंटाई (कार्यशालाओं में भेजे गए दस्तावेजों का हिस्सा, कुछ खानों के लिए) पर काम करने में काफी समय बिताया था। इसके अलावा, 85% अनुरोध दस्तावेजों को जारी करने के लिए होते हैं जिन्हें हस्ताक्षर करने की आवश्यकता नहीं होती है। यही कारण है कि ग्राहक ने हमें निपटान पत्रक जारी करने के लिए मानक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए कहा। शेष अनुरोध, उदाहरण के लिए, प्रमाण पत्र जारी करने के लिए, अभी भी मैनुअल प्रसंस्करण की आवश्यकता होती है: टिकट और हस्ताक्षर।

दस्तावेज़ और प्रमाणपत्र जारी करने की प्रक्रिया आम तौर पर कैसे काम करती है?

ज्यादातर मामलों में, किसी भी बड़े उद्यम में कई कर्मचारी कर्मचारी होते हैं जो प्रमाण पत्र, दस्तावेज, आवेदन पत्र तैयार करने और जारी करने के लिए जिम्मेदार होते हैं, कर्मचारियों के बारे में जानकारी अपडेट करते हैं। वास्तव में, कर्मियों वर्कफ़्लो की पूरी प्रक्रिया उनके माध्यम से गुजरती है। फिर दस्तावेजों को कार्यशालाओं के प्रमुखों को भेजा जाता है, उनके बाद - विभागों और ब्रिगेड के प्रमुखों को, और उसके बाद ही कागजात सामान्य कर्मचारियों को मिलते हैं। प्रक्रिया में 3-4 दिन लग सकते हैं। कार्मिक अधिकारियों की श्रम लागत के अलावा, कर्मचारियों को एक वेतन पत्रक प्राप्त करने की आवश्यकता होती है या, उदाहरण के लिए, 2-व्यक्तिगत आयकर प्रमाण पत्र, कार्मिक विभाग को दो बार सड़क पर समय बिताना पड़ता है: एक प्रमाण पत्र का आदेश देने के लिए और फिर इसे प्राप्त करने के लिए।

अब यह प्रक्रिया कैसे काम करती है

हमने ग्राहक की साइटों पर सूचना कियोस्क लगाए। उपस्थिति में, वे उन लोगों की बहुत याद दिलाते हैं जो हम में से प्रत्येक मोबाइल संचार के लिए बिलों का भुगतान करने के लिए स्वचालित मशीनों द्वारा याद करते हैं। कियोस्क के लिए धन्यवाद, यह एचआर कर्मियों को कर्मचारियों की शारीरिक अपील की समस्या को कम करने के लिए निकला। अब, यदि दस्तावेज़ को हस्ताक्षर और मुद्रण की आवश्यकता नहीं है, तो इसे कार्यशाला के दालान में ठीक एक-दो मिनट में प्राप्त किया जा सकता है, जहाँ कर्मचारी बिना काम किए काम करते हैं।

एक कियोस्क से क्या बनता है?

कियोस्क का आधार एक कंप्यूटर और प्रिंटर है, साथ ही एक 19 "सुरक्षात्मक टच स्क्रीन, छिपाई में एक कार्ड रीडर, ईएम-मरीन प्रारूप, ऑडियो प्लेबैक के लिए स्पीकर और एक निर्बाध बिजली की आपूर्ति है। पाठक कर्मचारियों को उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड का उपयोग करके सिस्टम में लॉग इन करने की अनुमति देता है। मुद्रण दस्तावेज ए 5 या ए 4 प्रारूप में उपलब्ध हैं, दो तरफा।

यह सब कैसे काम करता है?

प्रत्येक कर्मचारी, एक पास कियोस्क रीडर के खिलाफ झुकता है, किसी भी ज्ञापन और निर्देश, एक वेतन पत्रक, समय पत्रक, छुट्टियों पर जानकारी और चिकित्सा और निवारक पोषण के संतुलन को देख सकता है। उसी समय, कर्मचारी प्राधिकरण को हर बार आवश्यक होता है: कियोस्क उपयोगकर्ता के सत्र को संग्रहीत नहीं करता है। अब सिस्टम में 14 आवेदन फॉर्म हैं, साथ ही हमने हेल्प ऑर्डर फॉर्म भी जोड़े हैं: एक कर्मचारी हार्डवेयर की मदद से आवश्यक क्षेत्रों में भरता है, और फिर एक प्रमाण पत्र प्राप्त करता है जिसे आपको केवल कार्मिक विभाग में हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है। यह प्रक्रिया को बहुत तेज करता है। कियोस्क पर सॉफ्टवेयर बनाया गया एप्लिकेशन सर्वर या प्रॉक्सी सर्वर के माध्यम से कार्मिक प्रणाली के डेटा को एक्सेस करता है, सूचना एकत्र करता है और आवश्यक दस्तावेज तैयार करता है।

परियोजना की शुरुआत के कुछ समय बाद, हमने एसएमएस सेवा में कर्मचारियों के लिए पंजीकरण भी जोड़ा। इसमें आप पांच सबसे लगातार अनुरोध और पेरोल देख सकते हैं।
एक साइट पर, हमने VHI द्वारा दंत चिकित्सा में पंजीकरण जोड़ा। प्रक्रिया निम्नानुसार आयोजित की जाती है: क्यूरेटर उन कर्मचारियों के एक समूह की भर्ती करता है जिन्हें दंत चिकित्सक की सहायता की आवश्यकता होती है, फिर क्लिनिक में जाते हैं और सभी को रिकॉर्ड करते हैं। हमने कियोस्क का उपयोग करके आवेदन एकत्र करने की प्रक्रिया को सरल बनाया है। यह एक प्रकार की इलेक्ट्रॉनिक कतार बन गई: एक कर्मचारी एक कियोस्क के माध्यम से एक आवेदन भरता है, एक सीरियल नंबर प्राप्त करता है, समझता है कि उसके सामने कितने लोग हैं। और क्यूरेटर उन कर्मचारियों की एक सूची प्राप्त करता है जिन्हें नियुक्ति करने की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, ग्राहक के अनुरोध पर, हमने कियोस्क में एक रनिंग लाइन स्थापित की, जो कर्मचारियों के लिए अद्यतित जानकारी, सामाजिक कार्यक्रमों की एक सूची, कॉर्पोरेट पार्टी की तारीख और इतने पर प्रसारित करती है।

कियोस्क के प्रदर्शन की निगरानी के लिए: महत्वपूर्ण रीडिंग को ट्रैक करने के लिए इसमें कियोस्क और प्रिंटर की लगातार निगरानी की जाती है। उदाहरण के लिए, टोनर या कागज बाहर चलाता है, कागज जाम, संचार में रुकावट। यदि इनमें से कोई भी स्थिति होती है, तो समर्थन ईमेल पर एक स्वचालित अधिसूचना भेजी जाएगी। जबकि समस्या हल हो रही है, बिल्ली सीमित क्षमताओं के साथ ऑफ़लाइन हो जाती है।

कुछ और तकनीकी जानकारी

जैसा कि मैंने कहा, एक कियोस्क एक कंप्यूटर और एक प्रिंटर है।



हमने खुद इसके लिए सॉफ्टवेयर विकसित किया। यह कर्मचारियों को अधिकृत करने के लिए जिम्मेदार है, मेल के साथ एकीकृत करता है, ताकि पूछताछ के लिए अनुरोध (जिस पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है) स्वचालित रूप से कार्मिक विभाग को ई-मेल पर भेजे जाते हैं। इसके अलावा, टर्मिनलों और प्रिंटर की निगरानी, ​​बैकएंड की उपलब्धता, सेटिंग्स और रिमोट एक्सेस की निगरानी है।

सेवा के लिए: प्रत्येक ग्राहक की साइट पर एक समर्थन सेवा होती है जो कि ब्रेकडाउन या मानक बल की बड़ीता के मामले में सूचनाएं प्राप्त करती है, जब कागज बाहर चला जाता है, उदाहरण के लिए। और सॉफ़्टवेयर का तकनीकी समर्थन हमारे साथ दूरस्थ रूप से होता है।

हमने इंजीनियरिंग नमूने पर अपने कार्यालय में कियोस्क का परीक्षण भी किया। यहाँ, उदाहरण के लिए, हमने एक विशेष ग्राहक के लिए आवश्यक संदर्भों का एक समूह तैयार किया:



इंटरफ़ेस का एक सा:




वैसे, पूछताछ के अलावा, आप अनुभव के बारे में भी जानकारी प्राप्त कर सकते हैं:



थोड़ा आगे देखें: अब हम परियोजना के दूसरे संस्करण को लागू कर रहे हैं। यह सब एक ही है, केवल मोबाइल एप्लीकेशन में।

इंटरफ़ेस आमतौर पर समान है:



वैसे, हम एक प्रबंधित सेवा के रूप में नई स्थापना की आपूर्ति कर सकते हैं (जो कि मासिक शुल्क के लिए है, और मानक रूप से किसी परियोजना के लिए नहीं)। यह सब ग्राहक की जरूरतों पर निर्भर करता है।

यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो मुझे उत्तर देने में खुशी होगी: dakulov@croc.ru