4 संकेत जो आप एक परियोजना प्रबंधन समाधान को लागू करने के लिए तैयार नहीं हैं

आज, बाजार में परियोजना प्रबंधन समाधानों की एक विस्तृत श्रृंखला है। उनकी मदद से, कंपनियों के पास प्रक्रियाओं की दक्षता में उल्लेखनीय रूप से वृद्धि करने का अवसर है, स्पष्ट समझ प्राप्त करें कि कौन क्या काम कर रहा है, समय बचाएं और टीम में तनाव से बचें। अंत में, यह फैशनेबल है। लेकिन ऐसे कई परिदृश्य हैं जिनमें कंपनी, वास्तव में, परियोजना प्रबंधन समाधान को लागू करने के लिए तैयार नहीं है। इस अनुच्छेद में, हम ऐसे परिदृश्यों के कई उदाहरणों पर चर्चा करेंगे और इस बारे में बात करेंगे कि आपकी कंपनी में क्या बदलाव होना चाहिए ताकि समाधान के कार्यान्वयन में पेचीदा परिणाम आएंगे।

परिदृश्य # 1। टीम में कुछ कर्मचारी हैं

इंटरनेट के विकास के साथ, अधिक से अधिक कंपनियां हैं जिनमें केवल कुछ लोग काम करते हैं। आज, जब यह गंभीर और बड़े पैमाने पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित और / या आउटसोर्स करना संभव है, तो एक विशाल भीड़ कार्यालय होने की आवश्यकता नहीं है। कंपनी को परियोजना प्रबंधन समाधान से वास्तविक मूल्य प्राप्त होता है, जब इस निर्णय में सभी परियोजना जानकारी नियमित रूप से जोड़ दी जाती है। और ऐसी स्थिति में जहां केवल कुछ लोग कार्यालय में काम करते हैं, और उनके पास सभी आवश्यक मुद्दों पर जल्दी और व्यक्तिगत रूप से चर्चा करने का अवसर होता है, सिस्टम में डेटा दर्ज करने का समय लाभ से आगे निकल सकता है।

क्या बदलना चाहिए?

वर्णित स्थिति से संबंधित 2 परिदृश्य हैं जिसमें कंपनी को परियोजना प्रबंधन समाधान के कार्यान्वयन से लाभ होगा। पहला परिदृश्य स्पष्ट है: कंपनी बढ़ती है, अधिक कर्मचारी दिखाई देते हैं और परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने और टीम के प्रत्येक सदस्य के परिणामों को बाकी हिस्सों के लिए पारदर्शी बनाने की वास्तविक आवश्यकता है। दूसरा परिदृश्य विशेष रूप से प्रासंगिक है यदि कंपनी के पास एक कार्यालय नहीं है, और सभी काम दूरस्थ रूप से किए जाते हैं। ऐसी स्थिति में, परियोजना प्रबंधन समाधान को लागू करने से कंपनी को वास्तव में लाभ होगा। यहां एक अच्छा बोनस यह तथ्य है कि कई समाधानों के लिए बहुत छोटी टीमों के लिए सदस्यता मुफ्त है।

परिदृश्य # 2। निर्णय निर्माता के पास अपर्याप्त अधिकार है

ऐसा बहुत कम नहीं होता है, जब कंपनी का प्रबंधक समाधान को प्रभावी ढंग से लागू करने के लिए अपनी शक्ति में सब कुछ करता है ... केवल उसके पास शक्ति की कमी होती है। वह निर्णय लेने वालों के समूह में से एक है। या, वह एक विभाग का प्रमुख भी हो सकता है, लेकिन कंपनी को वास्तव में लाभ के समाधान के लिए, इसे हर जगह लागू किया जाना चाहिए। और अन्य विभागों के प्रमुखों का विरोध किया जाता है या बस रुचि नहीं ली जाती है। कई बेहतरीन उदाहरण हैं। उनके पास जो कुछ भी समान है वह यह है कि कर्मचारी के पास यह सुनिश्चित करने का पर्याप्त अधिकार नहीं है कि संपूर्ण संगठन समाधान का उपयोग करे।

क्या बदलना चाहिए?

समाधान के कार्यान्वयन की वकालत करने वाले नेता को समाधान को लागू करने की आवश्यकता पर बातचीत के दौरान वरिष्ठ प्रबंधन (या अन्य विभागों के प्रमुखों) के समक्ष प्रस्तुतिकरण के लिए पर्याप्त संख्या में तर्क तैयार करने की आवश्यकता होती है। यदि निर्णय प्रबंधन द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अपर्याप्त प्राधिकरण अब एक बाधा नहीं होगी। इस मामले में, इसे बस ऊपर से नीचे की ओर उतारा जाएगा। समाधान प्रदाता के ग्राहक सफलता प्रबंधक के साथ एक बैठक आयोजित करना भी एक अच्छा विचार है, जो प्रक्रियाओं की वर्तमान स्थिति का आकलन करने और उन्हें कैसे सुधार किया जा सकता है, इसकी भविष्यवाणी करने के लिए संकेतक विकसित करने में मदद कर सकता है।

परिदृश्य # 3। प्रबंधन मुद्दे बदलें

किसी व्यक्ति के व्यवहार को बदलने के लिए, उसे बदलना होगा टीम के अधिकांश सदस्यों के अनुसार, यदि आपके पास इन परिवर्तनों में भाग नहीं लेना चाहिए, तो आप संगठन में बदलाव नहीं कर पाएंगे (और मेरा मानना ​​है कि परियोजना प्रबंधन समाधान के कार्यान्वयन के लिए एक महत्वपूर्ण बदलाव की आवश्यकता है)। अन्यथा, आप समाधान को लागू करने के लिए बहुत समय और पैसा खर्च करेंगे, और परिणाम शून्य होंगे। याद रखें कि टीम के विभिन्न सदस्यों की प्रेरणा बहुत अलग हो सकती है। प्रबंधन के लिए, उदाहरण के लिए, प्रमुख कारक प्रक्रियाओं की पारदर्शिता हो सकती है, और बिक्री विभाग के कर्मचारियों के लिए - अंतहीन बैठकों में न जाने का अवसर और अपने ग्राहकों को कॉल करने के लिए अधिक समय।

क्या बदलना चाहिए?

पहली बात यह पता लगाना है कि विभिन्न विभागों के कर्मचारी आपके समाधान के कार्यान्वयन से क्या लाभ उठा पाएंगे, और उचित तर्कों के साथ उनकी ओर मुड़ेंगे। पर्याप्त डेटा इकट्ठा करें और ठोस और औसत दर्जे का लाभ पेश करें जो प्रत्येक विभाग आपके उत्पाद का उपयोग करने से प्राप्त करेगा। त्वरित परिणामों की अपेक्षा न करें - परिवर्तन प्रबंधन में हमेशा सभी स्तरों पर बहुत से प्रारंभिक कार्य और संचार शामिल होते हैं। जब आपको लगता है कि अधिकांश कर्मचारी पहले से ही आपकी ओर हैं, तो समाधान के कार्यान्वयन पर चर्चा करने के लिए एक सामान्य संगठनात्मक बैठक करें। सभी पक्षों के तर्कों को ध्यान से सुनें। आप जितना अधिक विचार करेंगे, उतने ही प्रेरित कर्मचारी समाधान का उपयोग करेंगे और नियमित रूप से उसमें जानकारी दर्ज करेंगे।

परिदृश्य # 4 समाधान कार्यान्वयन के प्रारंभिक चरण में संसाधन लागत के लिए प्रबंधन तैयार नहीं है

एक नियम के रूप में, परियोजना प्रबंधन उपकरण को लागू करने के निर्णय के साथ-साथ, इस बारे में कुछ उम्मीदें हैं कि यह बताए गए लक्ष्यों को प्राप्त करने में कैसे मदद करेगा। ऐसा होने से पहले, कंपनी को अतिरिक्त लागत (समाधान की लागत के अलावा) का सामना करना पड़ेगा। इन लागतों में प्रबंधन के घंटे और प्रत्येक टीम के सदस्य शामिल हैं। कर्मचारियों को समाधान की कार्यक्षमता से खुद को परिचित करना होगा, प्रबंधन द्वारा स्थापित इसके उपयोग के नियमों को समझना और स्वीकार करना होगा। इसके अलावा, कभी-कभी आपके उत्पाद को लागू करने के लिए बहुत सारे तकनीकी संसाधन लगते हैं। इन चरणों के बिना, आपकी कंपनी को प्रभावी रूप से नई कंपनी द्वारा सिद्धांत रूप में अपनाया नहीं जा सकता है, और केवल उनके सफल पारित होने की गारंटी दे सकती है कि अपेक्षित परिणाम प्राप्त होंगे।

लेकिन कुछ नेताओं का मानना ​​है कि वे इन सभी कदमों को छोड़ सकते हैं और तुरंत खुद को उस बिंदु पर पा सकते हैं जहां निर्णय फायदेमंद होने लगेगा। मेरे पास आपके लिए बुरी खबर है: ऐसा नहीं होगा।

क्या बदलना चाहिए?

शुरू में आवश्यक संसाधनों का निवेश करने के लिए प्रबंधन को तैयार किया जाना चाहिए। इस तथ्य के बावजूद कि बाजार पर समाधानों की संख्या काफी अधिक है, 3 प्रकार के संसाधन हैं जो उनमें से लगभग किसी के लिए भी प्रासंगिक हैं:

समय प्रबंधन और कर्मचारी जो समाधान का उपयोग करेंगे
इसके डेवलपर द्वारा प्रदान की गई समाधान कार्यान्वयन सेवाओं की लागत
* वैकल्पिक - यदि आवश्यक हो, तो अन्य समाधानों के साथ एकीकरण को विकसित करने की लागत

जैसा कि आप देख सकते हैं, लेख में वर्णित अधिकांश विशेषताएं काफी स्पष्ट हैं। लेकिन उन्हें ध्यान में रखना होगा यदि आप एक परियोजना प्रबंधन समाधान को लागू करने के बारे में सोच रहे हैं। केवल इस मामले में उत्पाद आपके संगठन के लिए ठोस परिणाम लाएगा।