परियोजना प्रबंधन समाधान को लागू करते समय 6 सामान्य समस्याएं

दो प्रमुख कारण हैं कि कंपनियां आमतौर पर एक परियोजना प्रबंधन सेवा को लागू करने का निर्णय क्यों लेती हैं। पहला यह है कि एक उचित रूप से चयनित सेवा कंपनी की वृद्धि के साथ वर्तमान समस्याओं और भविष्य की समस्याओं को हल कर सकती है। दूसरा कारण सामान्य रूप से व्यावसायिक प्रक्रियाओं की दक्षता में वृद्धि है। बेशक, ये कारण पारस्परिक रूप से अनन्य नहीं हैं - कंपनियां अक्सर एक साथ सभी लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक समाधान को लागू करती हैं।

जब कोई संगठन कार्यान्वित करने का निर्णय लेता है, तो इसी तरह के पैटर्न हमेशा देखे जाते हैं, उदाहरण के लिए, शुरुआती चरणों में स्पष्ट नेतृत्व उत्साह। प्रबंधन को त्वरित परिणाम, बेहतर संकेतक की उम्मीद है। बेशक, सब कुछ इतना सरल नहीं है, और कई समस्याओं के कारण, सब कुछ योजना के अनुसार नहीं हो रहा है। इस लेख में, मैं 6 विशिष्ट समस्याओं का विश्लेषण करूंगा, जिसके कारण एक परियोजना प्रबंधन समाधान परिणाम नहीं लाता है। और, निश्चित रूप से, मैं उनमें से प्रत्येक के लिए समाधान पेश करूंगा।

मैं परियोजना प्रबंधन समाधान के उपयोग से कंपनी के लिए प्रमुख लाभों को सूचीबद्ध करके शुरू करने का प्रस्ताव करता हूं:

• ऐसी प्रणालियाँ व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पारदर्शिता प्रदान करती हैं। जब प्रत्येक कार्य में एक निष्पादक और एक समय सीमा होती है, तो प्रत्येक कर्मचारी समझता है कि हर दिन कार्यों को प्राथमिकता देने के लिए कौन और कैसे जिम्मेदार है
• समाधान परियोजना पर सभी संचार के लिए एक हब के रूप में कार्य करता है। विभिन्न उपकरणों, जैसे ई-मेल, व्हाट्स ऐप, स्लैक, स्काइप आदि संदेशों में खंडित डेटा एकत्र करने की कोई आवश्यकता नहीं है। सब कुछ केंद्रीकृत है, और पूरी तस्वीर देखना आसान है।
• समय की बचत। जब सभी प्रोजेक्ट डेटा हमेशा उपलब्ध होते हैं, तो बैठकों की संख्या को कम करना संभव हो जाता है। और अगर समाधान में प्रोजेक्ट टेम्प्लेट की कार्यक्षमता है, तो नए को केवल कुछ ही क्लिक में लॉन्च किया जा सकता है।
• समाधान रणनीतिक और सामरिक योजना को सरल बनाता है। कई परियोजना प्रबंधन प्रणालियों में रोडमैप को नियंत्रित करने और साझा करने के लिए उपकरण शामिल हैं और यदि आवश्यक हो तो उपयोगकर्ताओं को परिवर्तन करने की अनुमति देता है। यह आपको यह देखने की अनुमति देता है कि परियोजना के सभी भाग एक पूरे कैसे बनाते हैं और विभिन्न कारकों का मूल्यांकन करते हैं - परियोजना में शामिल सभी व्यक्तियों के कार्यों से लेकर पूरी टीम के कार्यभार तक।

प्रबंधन, एक नियम के रूप में, उम्मीद करता है कि कंपनी उपरोक्त लाभों में से कुछ (या बेहतर - सभी) प्राप्त करेगी, और समाधान जल्दी से परिणाम लाएगा। लेकिन ऐसे कई कारक हैं जो फ़िज़ियो का कारण बन सकते हैं। सामान्य तौर पर, हम हमेशा दो चीजों के बारे में बात कर रहे हैं: परिवर्तन के प्रबंधन की कार्य योजना की कमी और शुरुआत से ही नई प्रक्रियाओं को बनाने और लागू करने में असमर्थता। किसी भी तरह नीचे सूचीबद्ध सभी समस्याएं पहली या दूसरी श्रेणी से संबंधित हैं।

6 समस्याएं

समस्या # 1: ऑनबोर्डिंग या गलतबोर्डिंग का अभाव

समाधान को लागू करते समय, प्रबंधन को कई कारकों को ध्यान में रखना पड़ता है। वे टीम के सदस्यों के बीच वर्तमान में व्यावसायिक प्रक्रियाओं, प्रशिक्षण, भूमिकाओं के वितरण (उपयोगकर्ता, व्यवस्थापक) की प्रणाली में स्थानांतरण शामिल हैं। इस सभी गतिविधि को सामूहिक रूप से "ऑनबोर्डिंग" कहा जाता है।

कई प्रबंधक ऑनबोर्डिंग के महत्व को कम करते हैं, या इसे छोड़ना भी पसंद करते हैं। उन्हें लगता है कि निर्णय खुद ही "जड़" लेगा और लाभ लाना शुरू कर देगा। मेरे पास आपके लिए बुरी खबर है: ऐसा नहीं होगा। मूल्य को लाने के लिए शुरू करने के लिए एक समाधान के लिए, प्रबंधन को कार्यान्वयन चरण में महत्वपूर्ण मात्रा में निवेश करना चाहिए। अधूरा या खराब तरीके से ऑनबोर्डिंग किया जाना एक गंभीर समस्या है। यह अक्सर पता चलता है कि कर्मचारी समय बिताने के लिए तैयार नहीं हैं और ऑनबोर्डिंग से संबंधित गतिविधियों पर प्रयास करते हैं: वे प्रशिक्षण वीडियो नहीं देखते हैं, व्यापार प्रक्रियाओं को एक नई प्रणाली में स्थानांतरित करने पर सत्र नहीं आते हैं (जहां, निश्चित रूप से, उनकी विशेषज्ञता की आवश्यकता होती है), या बस भी समझ में नहीं आता है बुनियादी कार्यक्षमता के साथ।

समाधान:

• यह निर्णय कि टीम द्वारा ऑनबोर्डिंग पर पर्याप्त समय खर्च किया जाना चाहिए, परियोजना प्रबंधन उपकरण का चयन करने के चरण में लिया जाना चाहिए। बाद में नहीं। प्रबंधन को ऑनबोर्डिंग से संबंधित सभी गतिविधियों में भाग लेना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि सभी कर्मचारी उनमें शामिल हैं।
• एक बड़ा प्लस होगा यदि समाधान प्रदाता के पास कार्यान्वयन सेवा है (दुर्भाग्य से, आज हर किसी के पास नहीं है)। पेशेवर कार्यान्वयन सलाहकार टीम के लिए बहुत समय बचाएंगे, क्योंकि वे जानते हैं कि ऑनबोर्डिंग के प्रत्येक चरण में वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है।

समस्या # 2: प्रबंधन सहायता का अभाव

एक परियोजना प्रबंधन उपकरण को लागू करने का निर्णय लेना आसान नहीं है। एक नियम के रूप में, कंपनियों के पास हमेशा कई समर्थक सक्रिय, तकनीकी रूप से समझ रखने वाले कर्मचारी होते हैं जो बस उन्हें एक नए उपकरण के साथ प्रयोग करने देते हैं। और यह अद्भुत है। लेकिन एक समस्या है: एक उपकरण की शुरूआत हमेशा खेल के मैदान को पूरी तरह से फिर से जोड़ने की ओर ले जाती है। यह उत्पादकता युक्तियों के साथ एक साधारण चेकलिस्ट नहीं है। और संगठन के लिए मूल्य लाने के लिए कर्मचारियों के एक जोड़े का उत्साह पर्याप्त नहीं होगा। यदि प्रबंधन पूर्ण समर्थन प्रदान नहीं करता है, तो समाधान के कार्यान्वयन के चरण में और भविष्य में, यह परिणामों की आंशिक (या पूर्ण) कमी की समस्या का सामना करेगा।

समाधान:

• सुनिश्चित करें कि प्रबंधक स्वयं टूल का उपयोग करते हैं और अन्य कर्मचारियों के लिए एक उदाहरण सेट करते हैं। जब प्रबंधन इस बात पर जोर देता है कि टीम के सदस्य एक समाधान का उपयोग करते हैं जो वे स्वयं बिल्कुल नहीं करते हैं, तो यह हमेशा डिमोटिव होता है।
• प्रबंधन से मिलें और चर्चा करें कि समाधान को सफलतापूर्वक लागू करने के लिए किन संसाधनों की आवश्यकता है। सुनिश्चित करें कि आपके पास सभी विभागों / टीमों के प्रमुख हैं, और वे समाधान का अध्ययन और कार्यान्वयन करने के लिए समय बिताने के लिए तैयार हैं।
• प्रबंधकों को अपनी टीमों के साथ नियमित (उदाहरण के लिए, साप्ताहिक) बैठकें आयोजित करने के लिए कहें, जो इस बात पर चर्चा करें कि समाधान का उपयोग कौन करता है और कैसे करता है। इन बैठकों में, अगर वे उठते हैं और मदद मांगते हैं, तो समस्याओं पर चर्चा करना संभव होगा।

समस्या # 3: टीम उत्पाद में अच्छी तरह से प्रशिक्षित नहीं है

यह आश्चर्यजनक है कि कितनी कंपनियां कार्यान्वयन चरण में किसी उत्पाद पर प्रशिक्षण के महत्व को कम करती हैं। प्रत्येक कंपनी में कर्मचारियों की 2 श्रेणियां होती हैं: जो स्पंज जैसी नई तकनीकों को अवशोषित करते हैं, और जिनके लिए कोई तकनीकी रूप से कठिन समाधान एक बड़ी समस्या है। कभी-कभी कर्मचारी एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने की मूल बातें में महारत हासिल कर सकते हैं, लेकिन विशिष्ट कार्यक्षमता के साथ समस्याएं हैं, जो कि भाग्य के रूप में होती है, सीधे उनके काम से संबंधित होती है। तथ्य यह है कि किसी विशेष कर्मचारी को एक नए उत्पाद को समझने के लिए तीस मिनट का सवाल है, इसका मतलब यह नहीं है कि यह बाकी सभी के लिए मानक हो सकता है। याद रखें कि सभी कर्मचारी अलग हैं।

समाधान:

• समाधान के निर्माता से पता करें कि ट्रेन को कितना समय लगेगा, और यह सुनिश्चित करें कि समाधान का उपयोग करने वाला प्रत्येक कर्मचारी इस समय आवंटित करने का प्रबंधन करेगा।
• टीम की जरूरतों के लिए प्रशिक्षण को अनुकूलित करें। जानें कि समाधान का उपयोग करने से विभिन्न टीमों को क्या लाभ मिल सकते हैं। विभिन्न टीमों के लिए प्रशिक्षण सत्रों के दौरान एक विशेष कार्यक्षमता पर जोर काफी भिन्न हो सकता है।
• यदि संभव हो, तो कुछ प्रशिक्षण सत्र हों। सीखने की प्रक्रिया, एक नियम के रूप में, छोटे समूहों में अधिक प्रभावी होती है, क्योंकि प्रत्येक प्रतिभागी के पास सवाल पूछने का अवसर होता है

समस्या # 4: कर्मचारी समय की बर्बादी के रूप में समाधान को देखते हैं

जब प्रबंधन परियोजना प्रबंधन के लिए एक उत्पाद को लागू करने का निर्णय लेता है, तो आमतौर पर उस मूल्य के बारे में स्पष्ट रूप से स्पष्ट अपेक्षाएं होती हैं जो उत्पाद को लाना चाहिए। लेकिन यह कथन हमेशा अन्य कर्मचारियों के लिए काम नहीं करता है। वे सोच सकते हैं कि नया उपकरण एक और आईटी कौतुक है, जो प्रबंधन उन्हें कई महीनों तक उपयोग करने के लिए मजबूर करेगा, और फिर सब कुछ शून्य हो जाएगा। और यह एक गंभीर समस्या हो सकती है।

यदि आप कोई परिवर्तन प्रबंधन पुस्तक खोलते हैं, तो आपको निम्नलिखित वाक्यांश एक या दूसरे रूप में मिलेंगे: "होने वाले परिवर्तनों के लिए, लोगों को बदलना चाहते हैं।" और कर्मचारी परिवर्तन नहीं करना चाहेंगे यदि वे परिवर्तनों में स्वयं के लिए प्रत्यक्ष लाभ नहीं देखते हैं। यहां तक ​​कि ऊपर से नीचे तक "कम" फैसलों का दृष्टिकोण कभी-कभी काम नहीं कर सकता है। बेशक, हर दिन समाधान का उपयोग करने वाले कर्मचारियों का प्रतिशत बढ़ जाएगा यदि प्रबंधन नियमित रूप से इस पर नज़र रखता है। लेकिन एक ही समय में, इसका मतलब है कि प्रबंधन एक समाधान के उपयोग को अयोग्य रूप से समय बिताता है, जो संक्षेप में, एक समाधान से प्रक्रियाओं की दक्षता बढ़ाने की बहुत अवधारणा का खंडन करता है (और, विशेष रूप से, कि समाधान समय बचाने के लिए बनाया गया है)।

समाधान:

• नेताओं की एक टीम के साथ बैठक करें और विचार करें कि एक समाधान विभिन्न टीमों के सदस्यों को कैसे लाभ दे सकता है। टीमों की वर्तमान समस्याओं के बारे में जानकारी इकट्ठा करें जो वे नियमित आधार पर सामना करते हैं। उन समस्याओं की सूची बनाएं जिन्हें टूल से हल किया जा सकता है और टीमों के साथ चर्चा कर सकते हैं।
• या तुरंत टीमों की विशिष्ट प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करें, और वे उपकरण का उपयोग करने से क्या हासिल करेंगे। उदाहरण के लिए, बिक्री कर्मचारियों को बताया जा सकता है कि यदि वे सिस्टम में अपने ग्राहकों और लेनदेन के बारे में लगातार जानकारी अपडेट करते हैं, तो प्रबंधन के लिए सब कुछ पारदर्शी होगा, और वे बदले में, अधिकांश बैठकों में शामिल नहीं हो पाएंगे और ग्राहकों को कॉल करने के लिए अधिक समय होगा।

समस्या # 5: अतीत में एक और समाधान का उपयोग करने के साथ टीम के पास पहले से ही नकारात्मक अनुभव हैं

इसलिए, टीम ने पहले ही एक समान उत्पाद की कोशिश की है, और यह प्रयास असफल रहा। इसके कई कारण हो सकते हैं। लेकिन यहां मुख्य बिंदु यह है कि अब कर्मचारियों को शुरू से ही नए समाधान के प्रति नकारात्मक रवैया रहेगा। आखिरी फैसले के लिए, शायद, बहुत समय बिताया गया था, लेकिन कोई नतीजा नहीं निकला।

कंपनी गलत समय पर उत्पाद पेश करने का निर्णय ले सकती है। जब कर्मचारियों की बिक्री की योजना होती है, तो समय सीमा निकट आ रही है, आखिरी चीज जिसके बारे में वे सोचना चाहते हैं वह है "सभी डेटा को एक नए सुपर-सॉल्यूशन में तत्काल स्थानांतरित करना"।

समाधान:

• पिछले समाधान को लागू करने में कंपनी को हुई समस्याओं का विश्लेषण करके शुरू करें और अनुभव को ध्यान में रखते हुए इन समस्याओं से संपर्क करें
• यदि संभव हो तो ग्राहक सफलता समाधान प्रदाता प्रबंधकों की मदद का उपयोग करें। एक नियम के रूप में, योग्य CSM, परिवर्तन प्रबंधन के विशेषज्ञ हैं और एक नए समाधान के लिए प्रवास की प्रक्रिया में महत्वपूर्ण सहायता प्रदान करने में सक्षम हैं।
• यदि समाधान प्रदाता एक सशुल्क कार्यान्वयन सेवा प्रदान करता है, तो इस सेवा को खरीदने पर विचार करें। यदि आपकी टीम पेशेवर है, तो कंपनी में समाधान के प्रारंभिक कार्यान्वयन और "परिनियोजन" के सभी चरण तेज़ और बहुत कम दर्दनाक होंगे।

समस्या # 6: समाधान में आवश्यक एकीकरण का अभाव है

बाजार पर प्रस्तुत कई लोकप्रिय परियोजना प्रबंधन समाधान, उनके फायदे के बीच, केंद्रीय स्थान बनने का अवसर उजागर करते हैं जिसमें परियोजनाओं पर सभी संचार होंगे। लेकिन क्या होगा अगर उनके पास देशी एकीकरण की कमी है (उदाहरण के लिए, स्लैक, एडोब, आदि के साथ)। बस ग्राहक को एक अच्छा अछूता उत्पाद पेश करना पर्याप्त नहीं है। एकीकरण की उपलब्धता एक महत्वपूर्ण कारक हो सकती है।

यहां तक ​​कि अगर समाधान में सभी संभावित उत्पादों और सेवाओं के साथ देशी एकीकरण हैं, तो यह महत्वपूर्ण है कि समाधान में एक खुला एपीआई है। यह आपको आवश्यक होने पर अतिरिक्त एकीकरण विकसित करने की अनुमति देता है।

समाधान:

• समाधान चुनते समय, यह पता लगाना सुनिश्चित करें कि कौन से एकीकरण पहले से ही इसमें निर्मित हैं। उत्पादों (सेवाओं) की एक सूची तैयार करें जो टीम पहले से ही नियमित आधार पर उपयोग करती है। फिर तुलना करें कि इन सूचियों में से कितने आइटम ओवरलैप हैं।
• यदि समाधान टीम के लिए आदर्श है, लेकिन कुछ आवश्यक एकीकरण गायब हैं, तो उन्हें स्वयं एपीआई का उपयोग करके या तीसरे पक्ष के एकीकरण विशेषज्ञ का निर्माण करके विचार करें।

परियोजना प्रबंधन समाधान को लागू करने से व्यावसायिक प्रदर्शन पर महत्वपूर्ण प्रभाव पड़ सकता है। लेकिन सकारात्मक प्रभाव केवल तभी होगा जब कंपनी कार्यान्वयन के चरण में और उसके बाद पर्याप्त समय बिताने के लिए तैयार हो। हमें उम्मीद है कि ये सुझाव आपको वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद करेंगे!