विश्लेषकों के लिए कॉर्पोरेट सम्मेलनों के आयोजन और संचालन में अनुभव

सभी को नमस्कार!

मेरा नाम निकोलाई टोल्माचेव है, मैं एक आईटी कंपनी में प्रणाली और व्यापार विश्लेषण विभाग का प्रमुख हूं। विभाग में 22 लोग हैं, उनमें से 16 शब्द के पूर्ण अर्थ में आईटी विश्लेषकों को जिम्मेदार ठहराया जा सकता है (बाकी SQL डेवलपर्स या परियोजना प्रबंधकों के करीब हैं)। लगातार तीसरे वर्ष, हम विश्लेषकों का एक आंतरिक सम्मेलन आयोजित कर रहे हैं, और अंतिम बार यह अंततः अच्छी तरह से निकला।

आंतरिक सम्मेलनों के आयोजन और संचालन में हमारा अनुभव कटौती के तहत है।

विश्लेषकों का एक सम्मेलन क्या है

अवधारणा इस प्रकार है: विश्लेषकों का एक सम्मेलन एक घटना है जहां कंपनी में काम करने वाले सभी विश्लेषक एक साथ मिलते हैं, एक-दूसरे को दिलचस्प बातें बताते हैं, व्यथा समस्याओं पर चर्चा करते हैं और मज़े करते हैं। नोट: इस लेख में "विश्लेषक" शब्द उन कर्मचारियों को संदर्भित करता है जो सॉफ़्टवेयर आवश्यकताओं का विकास कर रहे हैं।

इस प्रकार की घटनाएँ विशेष रूप से उन कंपनियों में उपयोगी होती हैं जहाँ विश्लेषक विभिन्न असंबंधित परियोजनाओं पर छोटे समूहों में काम करते हैं, और शायद ही कभी काम में ओवरलैप होते हैं। ऐसी स्थिति में, "टीम अलगाववाद" अनिवार्य रूप से बढ़ता है और पहिया को लगातार मजबूत करने की प्रवृत्ति बढ़ती है (बजाय अन्य टीमों से तैयार समाधानों का पुन: उपयोग करें), साथ ही साथ विश्लेषकों की परियोजनाओं के बीच स्थानांतरित करने की क्षमता को कम करें (क्योंकि पड़ोसियों के पास सब कुछ अलग है ")। हमारी कंपनी में, स्थिति ऐसी ही है - समानांतर में, विकास के सक्रिय चरण में, 5-7 परियोजनाएं हैं, जिनमें से प्रत्येक में 1 से 4 विश्लेषक हैं।

लेख संरचना

शुरुआत में, वर्ष, 2016 , 2017 , 2018 तक सम्मेलन आयोजित करने का अनुभव दिया जाएगा। प्रत्येक सम्मेलन के लिए, निम्नलिखित कहा जाएगा:

• मुख्य विशेषताएं - समय और स्थान, अवधि, प्रतिभागियों, वक्ताओं, बजट, आदि।
• कार्यक्रम - रिपोर्ट के नाम और सारांश।
• पेशेवरों और विपक्ष के पाठ्यक्रम में पहचाना गया।

निम्नलिखित उन रिपोर्टों का एक प्रकार है जो सम्मेलनों में प्रस्तुत किए गए थे और उन्हें सफल माना गया था। प्रत्येक प्रकार के बारे में सिफारिशें दी जाती हैं, जिस पर ध्यान देने योग्य है।

अंत में, आंतरिक सम्मेलनों को आयोजित करने के लिए सामान्य सिफारिशें दी जाती हैं , जिन्हें हमने सम्मेलन आयोजित करने के तीन वर्षों के अनुभव के परिणामों के आधार पर तैयार किया है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि हम इन घटनाओं के संचालन में पेशेवर नहीं हैं, और यह हमारा व्यक्तिगत अनुभव है - कि कैसे हम अपेक्षाकृत छोटी कंपनी में न्यूनतम बजट के साथ अपने दम पर रोचक और उपयोगी आंतरिक कार्यक्रम आयोजित करने में सक्षम थे।

सम्मेलन 2016

2016 के दौरान, विभागों की संख्या में उल्लेखनीय वृद्धि हुई, नए लोग आए (नए प्रमुख विश्लेषकों सहित), अनुभव के आदान-प्रदान के लिए एक अनुरोध दिखाई दिया। विशेष रूप से, हर कोई इस बात में रुचि रखता था कि लोग पहले किन परियोजनाओं में शामिल थे, कैसे प्रक्रियाएं व्यवस्थित की गईं, कौन से उपकरण का उपयोग किया गया, कैसे अन्य कंपनियों में काम हमारे से अलग है। और सामान्य तौर पर - क्या हम लेपोट्निकी या आधुनिक लोग हैं? इस अनुरोध की प्रतिक्रिया के रूप में, एक सम्मेलन आयोजित करने और अनुभवों का आदान-प्रदान करने का निर्णय लिया गया।

हॉल की खोज और बुकिंग और afterparty के संगठन के लिए एचआर जिम्मेदार था, बाकी स्वतंत्र रूप से किया गया था: कार्यक्रम का गठन, रिपोर्ट और पूर्वाभ्यास की तैयारी, फीडबैक फॉर्म, वीडियो रिकॉर्डिंग का संगठन आदि।

मुख्य विशेषताएं:

• दिनांक - 29 अक्टूबर, 2016।
• रिपोर्टिंग भाग - 9:30 से 17:00 बजे तक।
• 13 रिपोर्टें, जिनमें विश्लेषकों के 12, क्षेत्रीय विकास के प्रमुख के 1 शामिल हैं।
• स्थान - व्यापार केंद्र में किराए पर सम्मेलन कक्ष।
• हमने दोपहर के भोजन और दो कॉफी ब्रेक (एक ही व्यापार केंद्र में) का आदेश दिया।
• भाग लिया - सभी विश्लेषकों, संबंधित विभागों के कई लोग, सीईओ रिपोर्ट के एक जोड़े के पास गए। केवल 25 लोगों के बारे में।
• Afterparty - एक पाक मास्टर वर्ग।

सम्मेलन का कुल बजट:

• एक हॉल, डिनर और कॉफी के लिए 30 हजार रूबल।
• एक पाक मास्टर वर्ग के लिए 25 हजार रूबल।
• रिपोर्ट की तैयारी और पूर्वाभ्यास के लिए 130 मानव-घंटे।

रिपोर्ट नए कर्मचारियों द्वारा प्रस्तुत की गई, साथ ही तीन उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस अवधारणाओं पर शीर्ष तीन रिपोर्टें - सामग्री डिज़ाइन, मेट्रो (विंडोज़ यूआई) और ऐप्पल मानव इंटरफ़ेस दिशानिर्देश। बाकी "अपनी क्षमता के अनुसार प्रत्येक से" के सिद्धांत पर पूरा किया गया था।

सम्मेलन से मुख्य प्रतिक्रिया यह थी कि "यह किया जाना कितना शानदार है", लेकिन कई कमियों को नोट किया गया। सहित:

• तैयारी करते समय, "रिपोर्ट के अनुसार प्रत्येक से" सिद्धांत था, उन्होंने प्रत्येक विश्लेषक के लिए एक विषय लेने की कोशिश की। यह लगभग सभी से निकला। समस्या बोलने वालों का अलग-अलग स्तर था, हर कोई मालूम नहीं करता था (और चाहता था) सामग्री को बताए और पेश करे। कुछ रिपोर्टों को तोड़-मरोड़ कर दिखाया गया था, जिसने सम्मेलन की सामान्य धारणा को नकारात्मक रूप से प्रभावित किया।
• बहुत सारी रिपोर्टें, जिनमें बहुत सारे, बहुत सारे अलग-अलग विषय शामिल हैं। यह सभी प्रतिभागियों के लिए बहुत थका देने वाला था, नवीनतम रिपोर्टें पहले से ही कठिनाई के साथ मानी जा रही थीं - इतने लंबे समय तक ध्यान केंद्रित करना मुश्किल है।
• लगभग सभी रिपोर्टों का प्रारंभिक पूर्वाभ्यास किया गया (कभी-कभी 2 बार)। रिहर्सल में काफी समय लगा। उसी समय, मैं अनिवार्य रूप से अकेले पूर्वाभ्यास में व्यस्त था, और दो सप्ताह के लिए मैं उनकी वजह से सक्रिय कार्य से बाहर हो गया।
• थोड़ा समय रिपोर्ट के बाद सवाल और जवाब के लिए समर्पित था। कभी-कभी चर्चाएँ बहुत तूफानी और दिलचस्प होती थीं, जिसकी वजह से बाद की सभी रिपोर्टों को स्थगित कर दिया गया था, शेड्यूल नहीं रखा गया था।
• एक पाक मास्टर वर्ग को एक प्रतिपक्ष के रूप में रखा गया था, यह थका देने वाला था। जैसा कि यह निकला, यह एक आश्चर्यजनक रूप से सक्रिय घटना है जिसमें ध्यान, एकाग्रता और प्रयास की आवश्यकता होती है। रिपोर्टों के बाद, यह कठिन था।
• संबंधित इकाइयों से पर्याप्त प्रतिक्रिया नहीं मिली। क्षेत्रीय विकास के प्रमुख की केवल एक रिपोर्ट थी, और उसे समझा नहीं गया था। पहले सम्मेलन के परिणामों के आधार पर, एक नया अनुरोध तैयार किया गया था - संबंधित विभाग हमारे बारे में क्या सोचते हैं, हम क्या अच्छा करते हैं, क्या बुरा है, हम कैसे बेहतर बन सकते हैं।
• एक रिपोर्ट में स्पष्ट नहीं था कि किस बारे में है। इसके लिए कोई पूर्वाभ्यास नहीं किया गया था, इसलिए स्पीकर उच्च-स्तरीय था, व्यापक अनुभव के साथ, आदि। सभी रिपोर्टों का पूर्वाभ्यास किया जाना चाहिए (या कम से कम समझें कि स्पीकर किस बारे में बात करेगा)।

हमने इन कमियों को ध्यान में रखते हुए अगली बार बेहतर करने का फैसला किया।

यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि पहली बार हमने सभी रिपोर्टों की वीडियोग्राफी की। यह पूरी तरह से बेकार हो गया - वीडियो रिकॉर्डिंग के साथ डीवीडी मेरी नाइटस्टैंड में 3 साल से है। हमने अब वीडियो रिकॉर्डिंग का अभ्यास नहीं किया।

सम्मेलन 2017

2017 के दौरान, विभाग में कोई बड़ा कार्मिक परिवर्तन नहीं हुआ, काफी कम नए लोग थे। सम्मेलन के लिए मुख्य विषय को चुना गया था - डेवलपर्स और परीक्षक हमारे बारे में क्या सोचते हैं, क्या हम अच्छा काम करते हैं, हम कैसे बेहतर बन सकते हैं।

मुख्य विशेषताएं:

• दिनांक - 25 नवंबर, 2017।
• रिपोर्टिंग भाग - 10:00 से 17:15 बजे तक
• 8 रिपोर्ट, विश्लेषकों में से 3, परियोजना प्रबंधकों से 2, एक परीक्षण प्रबंधक से 1, एक विकास प्रबंधक से 1, एक विश्लेषण नेता और विकास प्रबंधक से 1 संयुक्त।
• प्रेस मुद्दों पर चर्चा करने के लिए गोल मेज।
• स्थान - होटल में किराए पर सम्मेलन कक्ष।
• हमने दोपहर का भोजन और दो कॉफी ब्रेक का आदेश दिया।
• वर्तमान - लगभग सभी विश्लेषक, परियोजना प्रबंधक, प्रबंधक और विकास और परीक्षण के कुछ टीम लीडर्स। तकनीकी सहायता कर्मचारी भी थे जो विश्लेषक की भविष्य की स्थिति में रुचि रखते थे। केवल 25 लोगों के बारे में।
• Afterparty - कैफे के लिए एक संयुक्त यात्रा।

सम्मेलन बजट:

• हॉल के लिए 28 हजार रूबल, डिनर और कॉफी टूट जाती है।
• रिपोर्टों की तैयारी और पूर्वाभ्यास के लिए 30 मानव-घंटे।

दूसरे सम्मेलन की मुख्य समस्या एक नकारात्मक पृष्ठभूमि थी - प्रतिक्रिया और गोलमेज दोनों समस्याओं और कमियों के आसपास घूमती थी। नतीजतन, सम्मेलन को शायद ही "आसान" और "मज़ेदार" घटना कहा जा सकता है, अंत में, अधिकांश प्रतिभागियों का मूड उदास था।

परिणामों के अनुसार, निम्नलिखित नुकसान तैयार किए गए थे:

• बहुत कम जानकारीपूर्ण रिपोर्ट, जिसके दौरान आप अपने काम में कुछ नया और उपयोगी सीख सकते हैं। सम्मेलन की समग्र उपयोगिता अपर्याप्त के रूप में आंकी गई थी।
• बहुत अधिक प्रतिक्रिया। उसी समय, वक्ताओं ने कमियों और समस्याओं पर ध्यान केंद्रित किया, इसलिए, प्रतिक्रिया पर रिपोर्टों के ब्लॉक के अंत तक, विश्लेषक उदास और उदास थे। दुर्भाग्य से, वक्ताओं "सैंडविच सिद्धांत" नहीं खड़ा कर सके।
• संबंधित विभागों के प्रमुखों और परियोजना प्रबंधकों की एक गोलमेज में भागीदारी। ये सभी लोग सक्रिय, सक्रिय हैं, और परिणामस्वरूप वे गोल मेज पर एकल हो गए हैं। हालांकि चर्चा विश्लेषकों के बीच थी। यह प्रारूप असफल पाया गया था।
• लगभग कोई भी बाद में नहीं गया, क्योंकि मूड बहुत अच्छा नहीं था, और बाद का कार्यक्रम बहुत दिलचस्प नहीं था। मैं भी नहीं जा सका। लेकिन वे कहते हैं कि यह मानसिक रूप से बदल गया।

निम्नलिखित को सफल माना गया:

• सम्मेलन की कुल अवधि बहुत अधिक नहीं है और बहुत कम नहीं है।
• संबंधित इकाइयों के प्रतिनिधियों से रिपोर्ट की उपस्थिति (लेकिन संख्या नहीं!)।

एक बार फिर, हमने कमियों को ध्यान में रखने, फायदे विकसित करने और अगली बार बेहतर करने का फैसला किया।

सम्मेलन 2018

मुख्य विशेषताएं:

• तारीख - 10 नवंबर, 2018।
• रिपोर्टिंग भाग - 10:00 से 17:15 बजे तक
• 8 रिपोर्ट, विश्लेषकों में से 5, सूचना सुरक्षा विश्लेषकों के समूह के प्रमुख से 1, विकास टीम की टीम लीड से 1, परियोजना प्रबंधक से 1।
• रिपोर्टों के बाद, एक व्यापार खेल आयोजित किया गया था।
• स्थान - एक कार्यालय भवन में किराए पर सम्मेलन कक्ष।
• कॉफी ब्रेक और दोपहर के भोजन का आयोजन अपने दम पर किया गया था। हॉल में एक कूलर और मग था, कॉफी ब्रेक के लिए कुकीज़ खरीदी गईं, दोपहर के भोजन के लिए पिज्जा और रोल का आदेश दिया गया।
• निकटवर्ती इकाई से लगभग सभी विश्लेषक मौजूद थे - सूचना सुरक्षा विश्लेषक, संबंधित इकाइयों के वक्ता (सूचना सुरक्षा विश्लेषकों के समूह के प्रमुख, विकास दल के नेताओं में से एक, परियोजना प्रबंधक)। केवल 28 लोगों के बारे में।
• Afterparty - कैफे के लिए एक संयुक्त यात्रा।

सम्मेलन बजट:

• 5 600 रूबल - एक दिन के लिए एक कमरा किराए पर लें।
• 10 500 रूबल - भोजन और कॉफी अपने दम पर टूट जाते हैं।
• रिपोर्टों के चयन, तैयारी और पूर्वाभ्यास के लिए 60 मानव-घंटे।

सम्मेलन के प्रतिभागियों की संतुष्टि का एक सर्वेक्षण (Google प्रपत्र के माध्यम से) आयोजित किया गया था, परिणाम निम्नानुसार हैं (5-बिंदु प्रणाली पर):

• सम्मेलन के सामान्य छापे: 4.4
• व्याख्यान रुचि: 4.1
• रिपोर्ट की उपयोगिता: 4
• रिपोर्ट की गुणवत्ता: 4
• व्यापार खेल: 3.9
• स्थान: 3.8

परिणामों के अनुसार, निम्नलिखित नुकसान तैयार किए गए थे:

• किसी को कमरे में जल्दी आना था, जांचें कि सब कुछ क्रम में है। और फिर कूलर में बहुत कम पानी था, प्रोजेक्टर से कोई रिमोट कंट्रोल नहीं था। उन्होंने एक क्लिकर का वादा किया था, लेकिन उन्होंने उसे नहीं ढूंढा।
• बिज़नेस गेम के लिए बहुत कम लोग बचे हैं। हमने मान लिया कि 5 टीमें होंगी (और 5 प्रशिक्षित सूत्रधार थे), और उनमें से केवल दो थे। परिणामस्वरूप, तीन प्रस्तुतकर्ता बेचैन हो गए।
• IV तिमाही सम्मेलन आयोजित करने का सबसे अच्छा समय नहीं है। वर्ष के अंत में परियोजनाओं पर भार सामान्य से अधिक है, और सम्मेलन की तैयारी में वक्ताओं से काफी समय लगता है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, कमियां उतनी महत्वपूर्ण नहीं हैं जितनी 2016 और 2017 में सम्मेलनों के बाद थीं।

निम्नलिखित को सफल माना गया:

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निष्कर्ष

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• रिपोर्ट के लिए विषयों के लिए अग्रिम रूप से देखें, ताकि सम्मेलन के करीब पहले से ही एक पूल का गठन किया गया था जिसमें से आप चुन सकते हैं।