एक कार्यात्मक ग्राहक के लिए युक्तियाँ। पढ़ने के लिए read दबाएँ

कभी-कभी आईटी परियोजना के मिशन के कार्यान्वयन के दौरान बहुत कम युक्तियाँ होती हैं - "प्रेस डब्ल्यू आगे बढ़ने के लिए" । कम से कम किसी तरह से उन लोगों की मदद करने के लिए जो एक कार्यात्मक ग्राहक के स्थान पर थे (परियोजना पर बहुत कुछ उस पर निर्भर करता है), हमने शीर्ष 10 युक्तियां एकत्र की हैं जो आपको मिशन, कोड-नामित "स्वचालित प्रणाली के कार्यान्वयन" को सफलतापूर्वक पूरा करने में मदद करेंगे।

कार्यात्मक ग्राहक (FZ) से हमारा तात्पर्य ऐसे व्यक्ति या लोगों के समूह से है जो IT सिस्टम की मूलभूत कार्यात्मक आवश्यकताओं का अनुवाद करते हैं। यदि आप इस विवरण के अंतर्गत आते हैं, या परियोजनाओं का प्रबंधन करते हैं, तो लेख आपके लिए उपयोगी होगा और, उम्मीद है, दिलचस्प होगा।



यह लेख हमारी कंपनी डिजिटल डिज़ाइन साशा के परियोजना प्रबंधकों में से एक की "आत्मा का रोना" है। साशा ने कई अच्छे और बहुत अच्छे प्रोजेक्ट किए हैं, इसलिए हम उनकी बात मानते और सुनते हैं। वह जानता है कि परियोजना को सफलतापूर्वक कैसे बंद किया जाए। साशा ने एल्गोरिथ्म हमारे साथ साझा किया, और हम आपके साथ साझा करते हैं।

पहले, डिजिटल डिज़ाइन में अधिक कार्यालय स्वचालन परियोजनाएं थीं, अब वेक्टर व्यक्तिगत व्यावसायिक प्रक्रियाओं की ओर स्थानांतरित हो गया है। ऑडिट ऑटोमेशन प्रोजेक्ट्स, कॉरपोरेट गवर्नेंस, एचआर प्रॉसेस, कॉन्ट्रैक्चुअल और प्रोक्योरमेंट वर्कफ़्लो, क्लेम-संबंधी गतिविधियों और यहां तक ​​कि बैंक में धोखाधड़ी के संदेह से निपटने की कहानियों के बारे में भी यही कहानी है।

हम यह सब अपने मूल बीपीएम प्लेटफॉर्म डॉक्सविजन पर करते हैं, लेकिन ये सिफारिशें अन्य प्लेटफार्मों का उपयोग करके किसी अन्य प्रक्रिया के स्वचालन पर लागू होती हैं।

चरण संख्या 1। जानकारी जुटाएं

पूरी तरह से सुसज्जित होने और परियोजना के पैमाने का मूल्यांकन करने के लिए, आपको व्यापक जानकारी एकत्र करने और उसका अध्ययन करने की आवश्यकता है:

• समझौता
• निविदा दस्तावेज
• संदर्भ की शर्तें
• ठेकेदार के बारे में जानकारी
• परियोजना की तारीखें
• कौन सी इकाइयाँ / सहायक कंपनियां शामिल हैं,
• स्वचालित व्यापार प्रक्रिया के बारे में जानकारी (यह कैसे निष्पादित की जा रही है, किन नियमों का दस्तावेजीकरण किया गया है, वे कितनी प्रासंगिक हैं)
• स्वचालन की वर्तमान स्थिति (यदि, उदाहरण के लिए, आप पुरानी प्रणाली को एक नए में बदलते हैं)।

जागरूक - का अर्थ है सशस्त्र। बस लड़ने की तैयारी नहीं करनी है। यदि युद्ध होता है, तो विचार करें कि परियोजना पहले ही दफन हो सकती है।

चरण संख्या 2। हितधारकों की पहचान करें

यदि आरपी इस लेख को पढ़ते हैं (और हम इस पर विश्वास करना चाहते हैं), तो यह वाक्यांश पहले ही उन पर छंट चुका है। एक नियम के रूप में, आरपी हितधारकों के निर्धारण में लगे हुए हैं।
लेकिन हम एक कार्यात्मक ग्राहक को ऐसा करने की सलाह क्यों देते हैं? हां, क्योंकि वह बेहतर तरीके से जानता है कि कंपनी के अंदर सब कुछ कैसे काम करता है, सहकर्मियों के हित कहां और कैसे खत्म हो जाते हैं।
प्रोजेक्ट प्रबंधन पर पाठ्यपुस्तकों में एक वर्गीकरण है जो किसी भी इच्छुक पार्टियों को याद नहीं करने में मदद करता है - हम इसे आरपी, और संघीय कानून पर छोड़ देते हैं, इस सूची को संकलित करने के लिए, इन सवालों का यथासंभव जवाब देना बेहतर है:

1. कार्यान्वयन के दौरान परियोजना से कौन प्रभावित होगा? किसको हिलाना पड़ेगा? किसे कुछ देना होगा (बजट, संसाधन, उनका समय)?
2. औद्योगिक संचालन के दौरान कौन प्रभावित होगा (जब हर कोई सिस्टम का उपयोग करेगा)? कार्यान्वयन के बाद किसका काम बदल जाएगा?

जब परियोजना को एक आधिकारिक शुरुआत (उदाहरण के लिए, उदाहरण के लिए) प्राप्त होती है, तो इन सभी लोगों को सूचित करना, परियोजना के लक्ष्यों को घोषित करना, समय सीमा निर्धारित करना और प्रतिभागियों को पेश करना नहीं भूलना महत्वपूर्ण है।

परियोजना के पाठ्यक्रम के साथ, इस सूची में समय-समय पर वापस आना और इसमें सूचीबद्ध पक्षों के हितों को ध्यान में रखते हुए अपने कार्यों की योजना बनाना आवश्यक है। उनमें से प्रत्येक के लिए, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि हमें उन्हें कैसे और कब परियोजना में शामिल करना चाहिए, किस संदर्भ में करना है और किस सॉस के तहत उन्हें जानकारी दी जानी चाहिए।

चरण संख्या 3। आरपी का पता लगाएं

ग्राहक का अपना प्रोजेक्ट मैनेजर होना चाहिए। मेरा विश्वास करो, ठेकेदार के आरपी इसे पूरी तरह से बदलने में सक्षम नहीं होंगे। कम से कम, समय सीमा निश्चित रूप से पूरी नहीं होगी यदि केवल ठेकेदार ही काम के पूरे संगठन के प्रभारी हैं।

आरपी परियोजना प्रबंधक होना चाहिए, अर्थात परियोजना प्रबंधन में अनुभव के लिए एक अनूठी इकाई है जो पाठ्यपुस्तक कैबिनेट को भी प्रतिस्थापित नहीं कर सकती है। और अच्छे संगठनात्मक कौशल वाला एक एकाउंटेंट यहां काम नहीं करेगा। यदि हम एक IT प्रोजेक्ट के बारे में बात कर रहे हैं, तो यह बेहद वांछनीय है कि ग्राहक का RP आईटी में पारंगत था। यदि ऐसा नहीं है, तो उसे आईटी विभाग के एक टीम के व्यक्ति को लेने दें।

इस सुनहरे आदमी के बिना, आप तुरंत नियोजित समय को चार गुना बढ़ा सकते हैं! इस व्यक्ति को परियोजना कार्यालय (यदि कोई हो) से अलग करने या किसी अन्य तरीके से किराए पर लेने के लिए अपनी ताकत, समय और प्रभाव खर्च करना बेहतर है।

और जब आप इसे पा लें, तो सुनिश्चित करें कि वह चरण 1 और चरण 2 करता है।

चरण संख्या 4। एक कार्य समूह को परिभाषित करें

कार्य समूह वह है जो कार्यात्मक और तकनीकी दोनों के लिए सिस्टम की आवश्यकताओं को तैयार करेगा।

आरपी के साथ काम करने वाले समूह को निर्धारित करना आवश्यक है, आपकी और इसके इच्छुक व्यक्तियों की सूची के आधार पर (खंड 2 देखें)।

एक कार्य समूह का निर्धारण करते समय, किसी को नियम द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए कि 10-12 से अधिक लोगों के समूह का प्रबंधन करना मुश्किल है, और ऐसे समूह में हितों का समन्वय करना मुश्किल होगा। (यदि केपीआई को इस वर्ष के अंत से पहले परियोजना को पूरा करना है, तो 10 की सीमा है)।

कार्य समूह में शामिल होना चाहिए (संघीय कानून और पोलैंड गणराज्य को छोड़कर):

1. प्रक्रिया का मालिक (यदि यह संघीय कानून नहीं है) एक महत्वपूर्ण सफलता कारक है। एक ऐसा व्यक्ति होना चाहिए जो असमान रूप से कहेगा कि क्या जरूरत है और क्या नहीं है, जो सभी परस्पर विरोधी आवश्यकताओं को हल करेगा और जो यह तय कर सकता है कि यदि आवश्यक हो, तो सिस्टम के कार्यान्वयन के बाद प्रक्रिया को बदल दिया जाएगा। एक नियम के रूप में, यह उस इकाई का प्रमुख है जिसके लिए स्वचालित प्रक्रिया संबंधित है: यदि हम कार्यालय के काम के बारे में बात कर रहे हैं, तो मामले के प्रबंधन विभाग के निदेशक; आंतरिक लेखा परीक्षा के निदेशक, अगर हम वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों आदि के ऑडिट के बारे में बात कर रहे हैं।
2. विभाग के विशेषज्ञ, जो सिस्टम का उपयोग करेंगे, जो कंपनी में काफी अच्छी तरह से काम करते हैं और जानते हैं कि स्वचालित व्यापार प्रक्रिया कैसे काम करती है, यह जानें कि यह कहाँ से प्रलेखित प्रक्रियाओं से अलग है और इसमें क्या "खामियां" मौजूद हैं ... यदि उन लोगों के बीच यह बहुत अच्छा है कभी इस तरह की प्रणाली में काम किया है, या पहले से ही एक स्वचालित प्रणाली के लिए आवश्यकताओं के गठन में भाग लिया (जरूरी नहीं कि समान भी)। अगर कोई हैं - टीम के लिए!
3. यदि स्वचालित प्रक्रिया संगठन की सीमाओं से परे जाती है (उदाहरण के लिए, सहायक के प्रतिनिधि भविष्य की प्रणाली में काम करेंगे), तो ऊपर दिए गए पैराग्राफ में वर्णित सिद्धांत के अनुसार, आपको 10-12 प्रतिभागियों के नियम को याद करते हुए तीसरे पक्ष के इच्छुक संगठनों के प्रतिनिधियों को कसने की आवश्यकता है।
4. सुरक्षा गार्ड होना चाहिए! जितनी जल्दी आप उन्हें प्रोजेक्ट से जोड़ेंगे, उतना बेहतर होगा।
5. आईटी के प्रतिनिधि की आवश्यकता तब होगी जब यह सिस्टम, बुनियादी ढांचे के संगठन, नेटवर्क बैंडविड्थ, आदि की मेजबानी करने के लिए क्षमताओं के आवंटन की बात आती है।

वैसे, एक व्यक्ति कई कार्यों को जोड़ सकता है।
कार्य समूह, एक नियम के रूप में, आदेश (डिक्री) द्वारा भी तय किया जाता है।

चरण संख्या 5। एक परिचयात्मक बैठक में भाग लेते हैं

सामान्य तौर पर, यह दोनों परियोजना प्रबंधकों का कार्य है और मोटे तौर पर "प्रोजेक्ट चार्टर" दस्तावेज़ का निचोड़ है, जिसे वे परियोजना की शुरुआत में तैयार करते हैं।

और यहाँ इस बैठक में घोषणा करना अच्छा होगा:

परियोजना के उद्देश्य।
और क्या लक्ष्य, वास्तव में, हम प्राप्त करना चाहते हैं। और क्या दस्तावेज में बताए गए परियोजना लक्ष्य वास्तविक दर्द से मेल खाते हैं जिसे हम समाप्त करते हैं? यदि प्रलेखन बकवास कहता है (ऐसा होता है), तो ठेकेदार को सच्चाई बताने में शर्म न करें। वह सब समझ जाएगा।

चरणों और परियोजना की शर्तें।
ठेकेदार हमें बताएं कि परियोजना के प्रत्येक चरण में क्या होगा, जब कार्य समूह की सक्रिय भागीदारी की आवश्यकता होती है, और जब नहीं, तो कुछ कार्यों को कैसे आयोजित किया जाएगा (उदाहरण के लिए परीक्षण)।

परिणामी परियोजना दस्तावेज।
और संक्षेप में, प्रत्येक दस्तावेज़ का क्या अर्थ है और इसकी आवश्यकता क्यों है।

परियोजना प्रलेखन की मंजूरी की शर्तें।
यह महत्वपूर्ण है कि काम करने वाले समूह के सभी सदस्य यह समझें कि उन्हें कितने दिनों के लिए टिप्पणियां तैयार करनी हैं और ठेकेदार को उन्हें कब तक संसाधित करना चाहिए।

परियोजना के बारे में जानकारी देना।
बैठकें और प्रगति रिपोर्ट कितनी बार और किस प्रारूप में होंगी? किसे सूचित किया जाना चाहिए: केवल एक कार्यकारी समूह या कंपनी के सभी कर्मचारी, यदि परियोजना, उदाहरण के लिए, पूरे संगठन को प्रभावित करती है। इस मामले में, आप कॉर्पोरेट मीडिया में परियोजना के बारे में समाचार प्रकाशित कर सकते हैं।

परिवर्तन करने की प्रक्रिया।
परिवर्तन के लिए अनुरोधों के बारे में प्रतिभागियों को सूचित करने की प्रक्रिया क्या है जो संभावित रूप से परियोजना की समय, लागत या सामग्री को प्रभावित कर सकती है, और सूचित करने के बाद क्या कार्रवाई की जानी चाहिए?

स्थापना प्रस्तुति के शेष वर्गों के लिए - स्वाद के लिए नमक, काली मिर्च जोड़ें (परियोजना पर काम अनुसूची, संचार चैनल, आदि)

चरण संख्या 6। जिम्मेदारी से साक्षात्कार करें

आवश्यकताएं बनाते समय, हम अनुशंसा करते हैं कि कार्य समूह में सभी प्रतिभागी निम्नलिखित नियमों का पालन करें:

चरण संख्या 7। दस्तावेजों को ध्यान से समन्वयित करें

लंबे समय से सोचा था, कि क्या स्वयंसिद्ध घोषित करना आवश्यक है ...।

यह आवश्यक है।

परियोजना दस्तावेजों का अध्ययन किया जाना चाहिए! ध्यान से और विस्तार से अध्ययन करें। और यह भी जांचें कि कार्य समूह के सभी सदस्य इसे सावधानीपूर्वक और विस्तार से करते हैं। और मुद्दा यह नहीं है कि ठेकेदार इतना बुरा है और वह नहीं लिख सकता है जिस पर चर्चा की गई थी (हालांकि यह सुनिश्चित करने के लिए भी जांचने योग्य है), यह बस बहुत बुरा होगा यदि प्रक्रिया को सही ढंग से वर्णित नहीं किया गया है।

चरण संख्या 8। वास्तविक परीक्षणों का संचालन करें

परीक्षण डेटा के साथ परीक्षण खराब नहीं है। लेकिन सभी सबसे अप्रिय विसंगतियां तब सामने आती हैं जब वे सिस्टम में एक वास्तविक मामले के साथ काम करते हैं। हां, यह श्रमसाध्य है, और इसके लिए कोई संसाधन उपलब्ध नहीं हैं, लेकिन यह कार्यान्वयन की सफलता को बहुत बढ़ाता है।

कर्मचारियों को वास्तविक कार्य करने दें और ठेकेदार के साथ मिलकर वास्तविक परिदृश्य के साथ PIMI (प्रोग्राम और टेस्ट प्रक्रिया) से गुजरें।

चरण संख्या 9। पायलट उत्पादन में जाने से डरो मत

क्या आपने उत्कृष्ट छात्र सिंड्रोम के बारे में सुना है? यदि आप हवाई अड्डे पर टेक-ऑफ और लैंडिंग की प्रक्रिया को स्वचालित करते हैं या ऐसा कुछ करते हैं, तो वे बीमार हो सकते हैं। अन्य मामलों में, यह मान लें कि जब यह ऑपरेशन शुरू होगा, तब तक सिस्टम 100% तैयार नहीं होगा।

हाँ, यह दुखद है। हां, इंटीग्रेटर्स को सड़े हुए टमाटरों के साथ फेंकने की आवश्यकता है और कहा कि यह नहीं होना चाहिए और, सामान्य रूप से, "क्या आप वहां अपने सिस्टम का परीक्षण कर रहे हैं या कैसे ..." (ग) । लेकिन वास्तविकता यह है कि आपको पायलट ऑपरेशन में कच्चा जाना पड़ेगा। उपयोगकर्ताओं को यह पसंद नहीं होगा, इस आपत्ति पर, मैं कहूंगा कि यह 100% तैयार प्रणाली के साथ होगा। इससे बचने के लिए, धीरे-धीरे उपयोगकर्ताओं को एक नए जीवन के लिए और तनाव के लिए, कॉर्पोरेट मीडिया, समाचार पत्र आदि में परियोजना के बारे में बात करना आवश्यक है।

इसलिए, आपको बस साहस और शुरुआत करने की जरूरत है।

चरण संख्या 10। प्रोजेक्ट को खूबसूरती से पूरा करें

किसी प्रोजेक्ट को लागू करते समय, आपको यह याद रखना होगा कि आप एक बार में सब कुछ कवर नहीं कर सकते। अब तुम वही करो जो तुम कर सकते हो। बाकी को सिस्टम के विकास के लिए छोड़ दें।

यहां भविष्य के अनुबंधों का विचार उत्पन्न हो सकता है, "वित्तीय सुई" पर रोपण, आदि। लेकिन ऐसा है नहीं। अपार संभावना को समझने की कोशिश में दीर्घकालिक निर्माण होने का बहुत अधिक जोखिम है, जो न केवल समय सीमा को याद कर सकता है, यह बिल्कुल भी समाप्त नहीं हो सकता है।

परियोजना के अंत के बाद, अंतिम बैठक आयोजित करना, परियोजना का जायजा लेना, लक्ष्यों की प्राप्ति के स्तर का आकलन करना और अन्य योजनाओं पर चर्चा करना महत्वपूर्ण है।

पुनश्च

इसके बाद के संस्करण:

1. आधुनिक कंपनियों के लिए लागू, बड़ी और छोटी।
2. यह GOST 34 के अनुसार परियोजनाओं के कार्यान्वयन और RD 50 के अनुसार प्रलेखन के लिए लागू (विषम रूप से पर्याप्त) है।
3. इसे लचीली कार्यप्रणाली के साथ जोड़ा जा सकता है, कोई विरोधाभास नहीं हैं।
4. यह व्यक्तिगत अनुभव के माध्यम से पीड़ित है, पूर्ण-विकसित नहीं है, लेकिन यह निश्चित रूप से पूरक होगा।
5. इसे ठेकेदार को बेहतर ढंग से समझने और पारस्परिक रूप से लाभकारी सफलता की संभावना बढ़ाने में मदद करने के लिए कहा जाता है।