2019 के लिए दस्तावेज़ प्रबंधन और डेटा भंडारण में रुझान

इस लेख में मैं आपके साथ दस्तावेज़ प्रबंधन और प्रलेखन के क्षेत्र में रुझानों का अवलोकन साझा करूँगा। सामग्री व्यक्तिगत अनुभव और टिप्पणियों, खुले स्रोतों से डेटा, विक्रेताओं के प्रकाशनों पर आधारित है।

जन्म-डिजिटल स्था मृत्यु! Vive le "जन्म-ऑनलाइन"!

डायनासोर से "जन्म-ऑनलाइन" दस्तावेजों का इतिहास

एक बार, जब कंप्यूटर सिर्फ दैनिक वर्कफ़्लो का हिस्सा बन रहे थे, और स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को पहचानने में सुधार करने के लिए सॉफ़्टवेयर की शुरुआत हुई थी, मानवता ने सक्रिय रूप से पेपर दस्तावेज़ों को डिजिटल प्रारूप में बदलना शुरू कर दिया।



फिर एक नया युग आया। सभी दस्तावेज, काम और व्यक्तिगत, कंप्यूटर पर पैदा हुए थे, लेकिन अभी भी कागज पर मुद्रित किए गए थे। यह तब तक जारी रहा जब तक क्षितिज पर "पेपरलेस" की अवधारणा दिखाई नहीं दी, जिसे वर्कफ़्लो की गति बढ़ाने के लिए डिज़ाइन किया गया था, जिसे धीरे-धीरे विशेष सॉफ्टवेयर के कंधों पर पारित किया गया था।

उसी समय, हमने देखा कि कैसे, इंटरनेट की व्यापक पैठ के साथ, "जन्म-डिजिटल" का समय आया, जो न केवल डिजिटल वातावरण के लिए डिजिटल वातावरण में निर्मित सामग्री की उपस्थिति के तथ्य से इंगित किया गया था, बल्कि उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रासंगिक सामग्री की खपत के प्रति भी।

"जन्म-डिजिटल" की परिभाषा उन सामग्रियों को संदर्भित करती है जो डिजिटल प्रारूप में बनाई गई हैं, इसके विपरीत जो एनालॉग प्रारूप से डिजिटल में परिवर्तन से गुजरती हैं। अधिक बार यह शब्द इलेक्ट्रॉनिक पुस्तकालयों और डेटा भंडारण और बौद्धिक संपदा से संबंधित संगठनों में प्रक्रियाओं पर लागू होता है। हालाँकि, प्रौद्योगिकी के विकास के साथ, "जन्म-डिजिटल" की अवधारणा भी निजी उपभोग (ई-बुक, संगीत, आदि) के लिए डिजिटल सामग्री पर लागू होने लगी। ऐसी सामग्री पर लागू होने वाले अन्य शब्द "मूल रूप से डिजिटल," "डिजिटल-पहले," या "डिजिटल-अनन्य" हैं।

- प्रति। विकिपीडिया

इसके अलावा, "जन्म-डिजिटल" के संदर्भ में, "प्रिंट के लिए डिजिटल" प्रतिष्ठित है, लेकिन, मेरी राय में, वास्तविक "जन्म-डिजिटल" को "जन्म / रहने / डिजिटल रहने के लिए" के रूप में माना जाना चाहिए और सूचना के जीवन चक्र के माध्यम से निर्धारित किया जाना चाहिए।

डिजिटल परिवर्तन की ओर अंतिम कदम "जन्म-डिजिटल" से "जन्म-ऑनलाइन" का संक्रमण था, जो कई साल पहले शुरू हुआ और दुनिया भर में बढ़ती गति से जारी है। एक व्यावसायिक उपयोगकर्ता की दौड़ में, Microsoft और Google जैसे दिग्गजों ने परिचित दस्तावेज़ प्रारूपों के साथ पूरी तरह से "ऑनलाइन" अनुभव की पेशकश की। यहाँ मैं Microsoft Office 365 और Google G Suite के बारे में बात कर रहा हूँ (हम Google डॉक्स, शीट्स, स्लाइड्स के माध्यम से इससे परिचित हैं)।

इस जगह से मैं दस्तावेजों और प्रलेखन के साथ काम करने के रुझानों के बारे में कहानी शुरू करूंगा।

रुझान को मजबूत करना

वेब सेवाओं के लिए उपयोगकर्ता का प्रवास

दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए ऑनलाइन टूल पर स्विच करने की प्रक्रिया अधिक गहन होती जा रही है।

ऑनलाइन टूल के लिए उपयोगकर्ताओं की बारी एक फंतासी है। यह केवल यह जोड़ना है कि चूंकि Microsoft Office 365 और Google G सूट जैसी सेवाएँ अधिक कार्यात्मक और अधिक सुलभ हो जाती हैं, इसलिए दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए ऑनलाइन टूल पर स्विच करने की प्रक्रिया अधिक गहन हो जाती है। "ऑनलाइन जन्म" का युग लंबे समय तक बाहर खींचने का वादा करता है।

दस्तावेज़ संस्करण कार्यशीलता

यदि हाल तक केवल प्रोग्रामर ने संस्करण नियंत्रण के बारे में बात की थी, तो अब लगभग हर पेशेवर क्षेत्र के पास अपने स्वयं के उपकरण हैं जो संग्रहीत दस्तावेजों के संस्करण का समर्थन करते हैं।

कई लोकप्रिय ऑनलाइन दस्तावेज़ प्रबंधन सेवाएं संस्करण का समर्थन करती हैं। यह सबसे अच्छी बात है जो दस्तावेज़ संपादन प्रक्रिया को अधिकांश डेस्कटॉप सॉफ़्टवेयर के लिए गुणात्मक रूप से अप्राप्य बनाता है। इस सुविधा का लाभ उठाने के लिए सीखने से, आपके पास हमेशा ऐतिहासिक डेटा तक आपकी आवश्यकता के रूप में पहुंच होगी और "_final" फ़ाइलों की अनंत संख्या में नहीं डूबेगा।



यह एक दस्तावेज़ के संपूर्ण संस्करण सूची का केवल 1/5 है। यह आवश्यक नहीं है।

यदि हाल ही में केवल प्रोग्रामर ने संस्करण नियंत्रण के बारे में बात की है, तो अब लगभग हर पेशेवर क्षेत्र में अपने स्वयं के उपकरण हैं जो संग्रहीत दस्तावेज़ों के संस्करण के समर्थन के साथ हैं। इस तरह के विकल्पों के लिए एक जगह डिजाइनरों के लिए उपकरण में पाई गई थी, उदाहरण के लिए, फिम्मा में , चार्टिंग सेवाओं में, उदाहरण के लिए, ल्यूसिडचार्ट में, यहां तक ​​कि इंजीनियरिंग प्रलेखन के प्रबंधन के लिए भी इसी तरह की संभावनाएं हैं, उदाहरण के लिए, मुझे एक बार Microsoft SharePoint के आधार पर Vitro-CAD को लागू करने का अवसर मिला था। जिसके पास दस्तावेजों के संस्करण नियंत्रण की कार्यक्षमता और दस्तावेजों के साथ सहयोग के अवसर हैं।



उदाहरण के लिए, इस आलेख के पुराने संस्करणों में से एक Google डॉक्स इंटरफ़ेस में ऐसा दिखता है।

फ़ाइल संस्करणों के प्रबंधन के लिए समान विकल्प, उनके विस्तार और सामग्री की परवाह किए बिना, आप ड्रॉपबॉक्स, वनड्राइव, Google ड्राइव में पा सकते हैं। फ़ाइल को फिर से सहेजा - एक नया संस्करण प्राप्त किया, काफी सरल रूप से।



स्पाइडरऑक ( स्रोत )

आवेदन के संभावित लाभ:

• संग्रहित फ़ाइलों की संख्या में कमी
• अधिक परिवर्तन नियंत्रण क्षमताएं
• दस्तावेज़ के साथ काम करते समय परिवर्तनों की पारदर्शिता
• सभी दस्तावेज़ संशोधन इतिहास तक पहुंच

उत्पाद उदाहरण: Microsoft Office 365, Google डॉक्स, स्पाइडरऑक, ड्रॉपबॉक्स, वनड्राइव

क्लाउड स्टोरेज पर जाएं

इस प्रवृत्ति के बाद, अधिक से अधिक कंपनियां अपने कार्यालय सर्वर से बादलों तक डेटा ले जा रही हैं। यह दृष्टिकोण दस्तावेजों के साथ सहयोग के लिए उपकरणों का उपयोग करने का सबसे अच्छा अनुभव प्रदान करता है, सूचना के आदान-प्रदान को आसान बनाता है, जो भौगोलिक रूप से वितरित कंपनियों के लिए विशेष रूप से सच है। क्लाउड पर प्रवास के लिए एक अच्छी प्रेरणा उच्च भंडारण विश्वसनीयता और दस्तावेजों तक पहुंच की गुणवत्ता नियंत्रण हो सकती है।



स्पाइडरऑक ( स्रोत )

आवेदन के संभावित लाभ:

• स्थानीय कार्यालय के बुनियादी ढांचे, नौकरियों और वीपीएन से अनलिंक करें
• फ़ाइल भंडारण के लिए स्थानीय सर्वर का समर्थन करने में विफलता
• डेटा एक्सेस कंट्रोल का लचीलापन बढ़ाना
• इंटरनेट और मोबाइल प्लेटफार्मों पर डेटा की उपलब्धता
• उच्च डेटा हानि संरक्षण
• तैनाती और समर्थन लागत
• सक्रिय निर्देशिका, SSO, MFA / TFA का समर्थन करें

उत्पाद उदाहरण: Google ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, स्पाइडरऑक, IDrive, बॉक्स

मेरा कहना है कि एक कार्यालय सर्वर पर नेटवर्क ड्राइव पर फ़ाइलों को संग्रहीत करना एक बुरा विचार है। आपको मेरे साथ सहमत होने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन, मेरी राय में, क्लाउड में डेटा संग्रहीत करना उपयोगकर्ताओं को संग्रहीत जानकारी की गुणवत्ता और मात्रा के बारे में सावधान रहना सिखाता है। उन लोगों पर भरोसा न करें जो "अंतिम" नामक दस्तावेज़ के 40 संस्करणों के फ़ोल्डर में संग्रहीत करते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग करना

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली जो डेटा और दस्तावेज़ों के निर्माण, भंडारण, आयोजन और सहयोग के कार्यों को जोड़ती है, व्यापक रूप से कॉर्पोरेट वातावरण में उपयोग की जाती है। कई सेवाएं प्रलेखन से संबंधित स्वचालित वर्कफ़्लोज़ के लिए समर्थन का समर्थन करती हैं, जैसे अनुमोदन, अनुमोदन, प्रकाशन, परिवर्तन अनुरोध, और अन्य। उल्लेखनीय है, परियोजना प्रबंधन प्रणालियों द्वारा समान कार्यक्षमता बढ़ रही है।



संघर्ष पर पोर्टल उदाहरण ( स्रोत )

प्रलेखन प्रबंधन प्रणालियों का उपयोग व्यक्तिगत परियोजनाओं के भीतर भी उचित है, जब आपको कई प्रतिभागियों के लिए एक निश्चित स्तर की पारदर्शिता और जानकारी की पहुंच प्रदान करने की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, Confluence का उपयोग करके, आप ग्राहकों के लिए एक FAQ अनुभाग आयोजित कर सकते हैं, अपने उत्पाद या सेवा के लिए विस्तृत दस्तावेज़ प्रकाशित कर सकते हैं, इसे ग्राहकों या सहकर्मियों के साथ साझा कर सकते हैं, जबकि यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी के लिए आवश्यक स्तर की पहुँच हो।

कार्यान्वयन से संभावित लाभ:

• वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं का मानकीकरण और त्वरण
• पारदर्शिता और सूचना की पहुंच बढ़ाना
• सूचना विनिमय का सरलीकरण
• दस्तावेजों और सूचना फ़ाइलों के भंडारण का संगठन

उत्पाद उदाहरण: संगम , HotDocs , Microsoft SharePoint

मोबाइल फ्रेंडली सेवाओं की मांग बढ़ रही है

यदि आपके पास दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है, या आप दस्तावेज़ों को क्लाउड में संग्रहीत करते हैं, या ऑनलाइन दस्तावेज़ बनाते हैं और उन्हें संपादित करते हैं, तो आपके स्मार्टफ़ोन से सब कुछ एक्सेस करना अच्छा होगा। इस तथ्य के बावजूद कि स्मार्टफोन काम के लिए सबसे एर्गोनोमिक प्लेटफॉर्म नहीं है, काम की प्रक्रियाओं में भाग लेने और मोबाइल बने रहने की क्षमता आधुनिक दुनिया में बहुत अधिक है।

नए क्षितिज

डेटा चालित दस्तावेज़

कुंजी डेटा के साथ काम के संगठन का एक नया स्तर, जिसमें से ट्रैकिंग व्यवसाय के लिए महत्वपूर्ण है और इसके आधार पर निर्णय लेना है।

डेटा स्रोतों की मात्रा और मात्रा के विकास के साथ, व्यवसाय को यह एहसास होने लगा कि निर्णय लेने में जटिल डेटा के आउटपुट, विज़ुअलाइज़ेशन और रोज़मर्रा के उपयोग के लिए नए उपकरणों की आवश्यकता है। उपकरण जो डेटा प्राप्त होने के बीच के समय के अंतराल को कम करने में मदद करेंगे और जब डेटा को संसाधित, व्याख्या और लोगों द्वारा उपयोग किया जाएगा।

तथ्य यह है कि सॉफ्टवेयर विकास के क्षेत्र में नेताओं, जैसे कि Google और Microsoft ने पहले ही इस सेगमेंट में इस अर्थ में किफायती समाधान पेश किए हैं, इस तरह की कार्यक्षमता के लिए वर्तमान बाजार की मांग की बात करते हैं।



Google डेटा स्टूडियो में Google Analytics डेटा रिपोर्ट टेम्पलेट

आप अपने सहयोगियों के रूप में एक ही समय में दस्तावेजों, प्रस्तुतियों, डैशबोर्ड की सामग्री के साथ बातचीत कर सकते हैं, जबकि ऐतिहासिक डेटा तक पहुंच, सामग्री और आरेखों का प्रबंधन, डेटा एनालिटिक्स कौशल, SQL ज्ञान, प्रोग्रामिंग कौशल, या डेटाबेस तक सीधी पहुंच के बिना परिणामों को फ़िल्टर करना। ।

यद्यपि इस तरह के समाधानों के कार्यान्वयन में स्पष्ट आसानी धोखा दे सकती है, उपकरणों का पूरा लाभ उठाने के लिए, उपयोग के लिए डेटा एकत्र करने और तैयार करने की समस्या को हल करना आवश्यक है।

कार्यान्वयन से संभावित लाभ:

• डेटा के साथ काम करने के लिए एक इंटरैक्टिव वातावरण बनाना
• डेटा एक्सेस समय कम करें
• डेटा-संचालित व्यवसाय प्रबंधन वातावरण का संगठन

उत्पाद उदाहरण: Google डेटा स्टूडियो , Microsoft Power BI

डेटा प्रामाणिकता को संग्रहीत करने और सुनिश्चित करने के लिए ब्लॉकचेन

इस तथ्य के बावजूद कि नई क्रिप्टोकरेंसी के अग्रदूतों का पीछा करने वाली नकारात्मक घटनाओं के मद्देनजर ब्लॉकचेन तकनीक, बाजार के अवसाद का शिकार हो गई है, अधिक से अधिक कंपनियां उन लाभों और अवसरों की ओर अपना रुख कर रही हैं जो ब्लॉकचेन उत्पादों को अपने उत्पादों में ला सकते हैं। वितरित डेटा भंडारण के लिए पूरी नेटवर्क सेवाएं हैं, जो निश्चित रूप से "क्लासिक" क्लाउड सॉफ़्टवेयर के रूप में इतनी समृद्ध स्तर की कार्यक्षमता प्रदान नहीं कर सकती हैं, लेकिन कई अन्य फायदे हैं।

उदाहरण के लिए, संग्रहीत डेटा की प्रामाणिकता की गारंटी का एक उच्च स्तर कार्रवाई में मुख्य ब्लॉकचेन, किसी विशेष विक्रेता या कंपनी के बुनियादी ढांचे से स्वतंत्रता का एक उच्च स्तर, डेटा पहुंच सुरक्षा का एक अभूतपूर्व स्तर है। यहां तक ​​कि बाजार पर पहचानी जाने वाली कुछ कंपनियां, जैसे स्पाइडरऑक, ऐसी समस्याओं को हल करने के लिए ब्लॉकचेन की शुरुआत कर रही हैं।

ब्लॉकचेन का उपयोग करते समय प्रयोग के स्तर पर अलग-अलग प्रयास बड़े डेटा के भंडारण क्षेत्र में भी दिखाई देते हैं।

कार्यान्वयन से संभावित लाभ:

• संग्रहीत डेटा की प्रामाणिकता की अधिकतम गारंटी।
• डेटा एक्सेस सुरक्षा का एक अभूतपूर्व स्तर।
• पी 2 पी उच्च गति फ़ाइल एक्सेस प्रदान कर सकता है।
• दुनिया भर में साथियों के वितरण से आप जहां भी हैं, उच्च डेटा उपलब्धता प्रदान करेंगे।
• बेहद कम लागत (लगभग 2 डॉलर प्रति टेराबाइट)

उत्पाद उदाहरण: स्टॉरज , सिया , स्पाइडरऑक

निष्कर्ष में

मैं यह कहना चाहूंगा कि प्रलेखन के साथ काम करने के लिए चाहे आप कितनी भी तेजी से नए टूल और तकनीकों को लागू करें, 99% मामलों में यह एक कैच-अप गेम है। प्रत्येक कार्यान्वित समाधान और उत्पाद में हमेशा कई फायदे और नुकसान होते हैं, जो विभिन्न कंपनियों के लिए अलग-अलग वजन हो सकते हैं। नए उपकरणों के उपयोग को स्वीकार करें, पहले से अपने आप को सवालों के जवाब दिए कि आपको काम के लिए किस कार्यक्षमता की आवश्यकता है, और जिससे आप सुरक्षित रूप से मना कर सकते हैं।

अंत तक पढ़े हुए लोगों के लिए बोनस