तीन नाखूनों का स्वचालन

जब मैंने एक प्रोग्रामर के रूप में काम किया, तो सब कुछ ठीक था।

जब मैं प्रोग्रामरों का प्रमुख बन गया, तो कुछ कठिनाइयां सामने आईं, लेकिन वे दूर हो गए।

जब उन्होंने मुझे रणनीतिक परिवर्तन का प्रभारी बनाया, तो चीजें खराब हो गईं। मुझे याद आने लगी।

कार्यों में कठिनाई

जब मैं एक प्रोग्रामर था, पहले तो लोगों द्वारा मेरे लिए सभी कार्य निर्धारित किए गए थे। ग्राहक, आंतरिक उपयोगकर्ता, अधिकारी आदि। यदि आपको जो कुछ भी करने की ज़रूरत है वह कार्यों के रूप में दर्ज किया गया है, तो कोई समस्या नहीं है। बस इसे लो और करो। यह विशेष रूप से अच्छा है अगर कोई प्राथमिकता देता है - आपको बस उनका पालन करना होगा।

फिर, विकास और अधिकार प्राप्त करने के साथ, मैंने खुद को कार्यों को निर्धारित करना शुरू कर दिया। मुझे एक उपयोगकर्ता की समस्या दिखाई देती है - मैं एक कार्य लिख रहा हूँ। मैं एक सार्वभौमिक तंत्र बनाना चाहता हूं जो जल्दी से एक ही प्रकार की समस्याओं के एक समूह को हल करेगा - मैं कार्य को लिखता हूं।

अन्य लोगों के कार्य करना सरल है। खुद को सौंपे गए कार्य करना और भी आसान है।

फिर अधीनस्थ आए। उपयोगकर्ता कार्य निर्धारित करते हैं - या तो सीधे प्रोग्रामर को, या मुझे, लेकिन मैंने लोगों के बीच वितरित किया। एक छोटी सी समस्या पहली बार सामने आई - कैसे लोगों को कार्यों को पूरा करने के लिए? खुद को मजबूर करना आसान है, लेकिन कभी-कभी अधीनस्थों के साथ कठिनाइयाँ होती हैं। इन कठिनाइयों को आसानी से दूर किया जाता है - प्रबंधन और नेतृत्व के सरल तरीकों से।

जब आप बदलाव का नेतृत्व करते हैं, तो सब कुछ अलग होता है। एक असामान्य प्रबंधन संरचना शामिल है, जो परियोजना और मैट्रिक्स दोनों के समान है। उनके बीच का अंतर छोटा है, और अधिक परिवर्तनों पर नज़र पर निर्भर करता है। यदि आप उन्हें एक परियोजना मानते हैं, अर्थात, समय में सीमित लक्ष्य गतिविधि है, तो एक परियोजना संरचना होगी। यदि आपको लगता है कि परिवर्तन हमेशा के लिए है, तो आपको एक मैट्रिक्स मिलता है।

लेकिन दोनों संरचनाओं में एक चीज समान है - कोई भी आपके लिए पूरी तरह से अधीनस्थ नहीं है। किसी भी कर्मचारी के पास एक कार्यात्मक प्रबंधक होता है। उदाहरण के लिए, आपूर्तिकर्ता के पास खरीद निदेशक है। विक्रेता के पास बिक्री निदेशक या उत्पाद लाइन प्रबंधक होता है। और इसी तरह।

और यहां मैं अपने बदलावों के साथ हूं। टीम में विभिन्न पदों के लोग शामिल थे - दोनों प्रबंधक, और साधारण कार्यालय कार्यकर्ता, और उत्पादन के लोग। कोई इस परियोजना में भाग लेने के लिए आधा समय बिताने के लिए तैयार है, कोई आधा सप्ताह में एक दिन, मृत आत्माएं भी थीं - जो बस टीम में थे।

कार्यों के निष्पादन के साथ कठिनाइयां शुरू हुईं। आप व्यक्ति से कहते हैं - यह करें, परिवर्तन परियोजना के हिस्से के रूप में। सिर हिलाता है, छोड़ देता है, लेकिन कोई नतीजा नहीं निकलता है। आप अगली बैठक में पूछते हैं - ओह, वह कहते हैं, इसे धिक्कार है, एक बार, बहुत सारे बुनियादी काम हैं, हमारे पास वहां एक रुकावट है, फिर मैं इसे करूंगा।

पहले मुझे लगा कि केवल गैर-नेताओं को ही इतनी परेशानी है। सिद्धांत रूप में, इसी तरह के मामले हुए हैं। उदाहरण के लिए, जब एक बिक्री व्यक्ति परिवर्तन परियोजना टीम पर होता है और उसका प्रबंधक किसी कारण से नहीं होता है। बॉस बस परियोजना को तोड़फोड़ करता है, जो समझ में आता है - जो अपने अधीनस्थ को समय का हिस्सा देना चाहता है, उसे समझ में नहीं आता है कि किसको?

लेकिन यह पता चला कि परिवर्तन दल में शामिल नेता भी इसी तरह से व्यवहार करते हैं। उन्होंने भी कार्य पूरा नहीं किया। यह केवल बहुत ही सरल निर्देशों के साथ निकला जो जल्दी से किया जा सकता है, या यहां तक ​​कि जगह छोड़ने के बिना भी (जैसे "मुझे प्रक्रिया के विवरण के साथ अपनी फ़ाइल भेजें")।

प्रबंधन उपकरण के रूप में कार्य, मज़बूती से काम नहीं करता था। बेशक, आप बस उन्हें रिकॉर्ड कर सकते हैं, प्रदर्शन को ट्रैक कर सकते हैं और अंतिम रूप से समय सीमा को स्थगित कर सकते हैं, और फिर कह सकते हैं कि मैंने वह सब कुछ किया जो मैं कर सकता था। लेकिन मैं परिवर्तनों का परियोजना प्रबंधक था, और मैं एक परिणाम प्राप्त करना चाहता था।

तो समस्या है। आवश्यकता न होने पर टास्क खराब प्रदर्शन किया जाता है। मेरे मामले में, वे बॉक्स में वैकल्पिक थे। सबसे पहले, वे एक प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक द्वारा नहीं लगाए गए थे। दूसरे, वर्तमान गतिविधियों पर लागू नहीं होते हैं।

मुझे तत्काल एक समाधान का आविष्कार करना था।

क्या मैं अकेला हूँ?

मेरी समस्या को महसूस करते हुए, मैंने इसे दूसरों के साथ नोटिस करना शुरू किया। सबसे पहले, नेताओं की बैठकों में।

मार्कर ऐसे वाक्यांश थे जैसे "तो मुझे याद है, हम करना चाहते थे ...", या "ठीक है, इस मुद्दे पर अलग से चर्चा करने की आवश्यकता है ...", "मैं कह रहा हूं कि तीन साल के लिए क्या करने की जरूरत है ...", "वैसे, क्यों अब तक ... "," रुको, हम लंबे समय से तय करते हैं कि आप ... ", आदि।

यह पता चला कि कंपनी के कई मुद्दे हैं जिन्हें संबोधित नहीं किया जा रहा है। उनमें से अधिकांश में दो प्रमुख विशेषताएं थीं:

1. कोई औपचारिक कार्य नहीं था;
2. परिवर्तनों से संबंधित प्रश्न।

जब किसी कार्य को किसी फ़ंक्शन की वर्तमान गतिविधि से संबंधित किया गया था, तो यह आमतौर पर पूरा हो गया था। यदि केवल तत्काल कर्तव्यों से संबंधित कार्य अप्रत्यक्ष रूप से होता है, तो, एक नियम के रूप में, यह गतिशील रूप से आगे बढ़ रहा था।

कभी-कभी कार्य निर्धारित होते थे। जबकि कोई इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली नहीं थी, वे मौखिक रूप से बोलते थे, मोटे तौर पर क्या किया जाना चाहिए। समस्या कथन, एक नियम के रूप में, "... के सवाल पर काम करने के लिए", "उस पर चर्चा करने के लिए ...", "विषय पर एक बैठक आयोजित करने के लिए ...", "के लिए स्थिति का विश्लेषण करने के लिए", "" के बारे में निर्णय लेने के लिए "" जैसे मार्कर शामिल थे।

यदि कार्य एक नोटबुक में दर्ज किया गया था, तो यह सफलतापूर्वक भूल गया था। बड़े कॉर्पोरेट नोटबुक आम तौर पर कार्यों को प्रबंधित करने का एक मजेदार तरीका है। मैंने लिखा है कि उन्होंने आज क्या कहा, पृष्ठ को बदल दिया, और आप इसे कभी नहीं लौटाएंगे।

जब इस तरह के कार्य सूचना प्रणाली के माध्यम से होने लगे, तो अनुशासन का प्रदर्शन कुछ हद तक बढ़ गया, लेकिन केवल औपचारिक रूप से। यदि किसी व्यक्ति को कार्य "विश्लेषण का सवाल ..." दिया गया था, तो निष्पादन का परिणाम "प्रश्न का विश्लेषण", और इस तरह वाक्यांश था।

एक बार उन्हें ऐसा उत्तर मिला, दो प्राप्त हुए, और त्याग दिए गए। उन्होंने केवल समझ में आने वाले कार्यों में लिखा - इसे वहां ले जाओ, इसे वहां ले जाओ, निष्पादन पर रिपोर्ट करें। और सवाल जो काम नहीं थे, उन्हें कभी-कभी आवाज़ दी जाती थी, जैसे "तो, मुझे एक सवाल याद था ..."।

मुझे जो समस्या अपने आप में मिली वह पूरी कंपनी के लिए प्रासंगिक थी। कार्य हैं, और प्रश्न हैं। कार्य किसी तरह से पूरे होते हैं, प्रश्न - बस बाहर घूमने, कभी-कभी प्रश्नकर्ता की स्मृति में तैरते हुए।

तीन नाखून

इस तथ्य से कि समस्या सामान्य है, और यह और भी दिलचस्प हो गया है। वह और करीब से देखने लगा। हालाँकि इनमें से अधिकांश मुद्दों का समाधान नहीं किया गया था, लेकिन अपवाद थे। यह समझना आवश्यक था कि कौन से तरीके काम करते हैं और कौन से नहीं।

कहीं संयोग से मुझे तीन नाखूनों के बारे में एक चुटकुला मिला। मैं बोली:

सोवियत काल। अनुभव के आदान-प्रदान के लिए प्रबंधकों की कांग्रेस। सबसे उन्नत प्रबंधन अध्यक्ष से पूछा जाता है:

- और आप ऐसा करने के लिए कैसे प्रबंधन करते हैं?

वह जवाब देता है:

- बहुत आसान! तीन नाखून विधि। मेरे पास टेबल पर तीन नाखून हैं। जब कोई आदेश या अनुरोध मेरे पास आता है, तो मैं इसे कागज के एक टुकड़े पर लिखता हूं और इसे एक नाखून पर लटका देता हूं। और मैं कुछ नहीं कर रहा हूँ जब पहला अनुस्मारक आता है, तो मैं इसे दूसरे नाखून पर पछाड़ देता हूं। दूसरे रिमाइंडर के बाद, तीसरे को। और केवल तीसरे अनुस्मारक के बाद - मैं निष्पादन के लिए आगे बढ़ता हूं। हालांकि, कुछ आदेश तीसरे नाखून तक पहुंचते हैं।

एक मजाक, लेकिन वास्तव में ऐसा ही हुआ है। सवाल निलंबित है, या कार्य को रोक दिया गया है - और चुप्पी। यदि नेता याद करता है, और फिर से सवाल उठाता है, तो वह जवाब देगा "हाँ, हम लगे हुए हैं, अभी तक तैयार नहीं हैं", वह शांत हो जाएगा और भूल जाएगा। अगर वह फिर से याद करता है, तो फिर से सब कुछ होगा।

यह पता चला है कि समस्या के दो भाग होते हैं:

1. याद रखना, या बल्कि, भूलना नहीं;
2. दृढ़ता के लिए - तीसरी कील पर और आगे जाएं।

ज्यादातर स्थितियों में जो मैंने देखा, समस्या के दोनों पक्ष दिखाई दिए। कुछ लोग बस उन मुद्दों के बारे में भूल गए जो उन्होंने खुद उठाए थे। यह वरिष्ठ नेताओं के लिए विशेष रूप से सच है, जिन्हें एक विशाल संदर्भ को ध्यान में रखना है - वैकल्पिक प्रश्न इससे बाहर आते हैं।

एक अच्छी याददाश्त वाले लोग थे, लेकिन दृढ़ता की कमी के साथ। या शर्म की अधिकता। एक बार जब वे कहते हैं, दूसरी बार वे याद दिलाएंगे, और फिर ... किसी भी तरह से असहज नहीं। शायद वह सब कुछ याद करता है और करता है? मैं मूर्ख की तरह, फिर से चलकर क्या पूछूंगा?

फिर एक अपवाद ने मेरी आंख को पकड़ लिया - एक व्यक्ति जिसका कार्य किया गया था। लंबे समय तक, थकाऊ, शपथ ग्रहण के साथ और कभी-कभी, आँसू (यह एक महिला थी), लेकिन पूरी हुई। मैंने उसे थोड़ी देर देखा - मैं यह समझना चाहता था कि वह तीन नाखूनों से कैसे कूदती है।

कार्य और प्रश्न

यह पता चला कि वह बस कार्यों और मुद्दों को साझा करती है - दोनों संस्थाओं के रूप में और नियंत्रण एल्गोरिदम के अनुसार।

कार्यों के साथ सब कुछ स्पष्ट है - यह तत्कालीन मौजूदा सूचना प्रणाली के ढांचे के भीतर काम करता था। मैंने कार्य निर्धारित किया, समय पर सहमति व्यक्त की और कार्यान्वयन को नियंत्रित किया। दरअसल, सिस्टम ने खुद को नियंत्रित किया - देर से आदेशों के लिए, वेतन में कमी आई।

लेकिन कुछ कार्य सिस्टम के माध्यम से क्रॉल नहीं हुए - बहुत ही, वैकल्पिक। प्राप्तकर्ताओं ने बस उन्हें अलग-अलग शब्दों के साथ खारिज कर दिया। या तो निदेशक का अनुमोदन आवश्यक है, फिर "मेरा कर्तव्य नहीं", फिर "मैं स्वीकार नहीं करूंगा, अब निष्पादन का समय नहीं है"।

लेकिन लड़की लगातार और अनिवार्य थी, इसलिए उसने इन सवालों को एक कागज के टुकड़े पर लिखना शुरू किया और उसे अपने साथ बैठकों में ले गई। और हर मौके पर आवाज।

औपचारिक रूप से, यह समस्या का बयान नहीं था। बस एक सवाल, या एक अनुरोध, या एक अनुरोध, या एक शिकायत जो लयबद्ध है, हर हफ्ते आवाज़ दी जाती है। और, सबसे दिलचस्प, यह अंत में निष्पादित किया जाता है।

यह एक बहुत ही सरल एल्गोरिथम निकला:

1. कार्य और प्रश्न - अलग से;
2. कार्य अपने स्वयं के जीवन जीते हैं;
3. प्रश्न हमेशा एक स्थान पर, हाथ में एकत्र किए जाते हैं;
4. इन सवालों को नियमित रूप से आवाज़ देना आवश्यक है;
5. और फिर सब कुछ काम करेगा।

यह इस प्यारी महिला के साथ था कि मैंने एक उदाहरण लेने का फैसला किया। मुझे इसी तरह की समस्या को हल करने की आवश्यकता थी।

पहले प्रयास

सबसे पहले मैंने एक नोटबुक या एक कागज के टुकड़े का उपयोग करने की कोशिश की, लेकिन जल्दी से इसे फेंक दिया।

सबसे पहले, यह तेजी से बढ़ गया - सवालों को जोड़कर नहीं, बल्कि नोट्स और टिप्पणियों के कारण। हर बार, उस व्यक्ति से फिर से पूछते हुए, मैंने एक छोटी टिप्पणी की - अगली बार याद दिलाने के लिए उसने क्या जवाब दिया।

दूसरे, मेरे लिए अलग-अलग जगहों पर काम और सवाल रखना असुविधाजनक लग रहा था। एक कंप्यूटर पर है, दूसरा कागज के टुकड़े पर है।

तीसरा, प्रादेशिक वितरण (पूरे क्षेत्र में बिखरे 4 बिंदु) के कारण मैंने इंटरनेट पर अधिकांश प्रश्न पूछे - ई-मेल, इंस्टेंट मैसेंजर, स्काइप। इस श्रृंखला में कागज अतिश्योक्तिपूर्ण लग रहा था।

मैंने सिस्टम में उपकरण देखने का फैसला किया। उन दिनों में, यह संशोधित 1 सी था: वर्कफ़्लो। इस तरह के एक समारोह है - "नियंत्रण में रखें।" उपस्थिति में - आपको क्या चाहिए। आप कोई भी वस्तु लेते हैं, उसे नियंत्रण में रखते हैं, अवधि (अपने आप को) का संकेत देते हैं। आप अपने लिए एक टिप्पणी लिख सकते हैं। समय सीमा आ रही है, एक अधिसूचना निकलती है, आप अंदर आते हैं, याद रखें, आप किसी व्यक्ति को एक पत्र या संदेश लिखते हैं।

आगे के विकल्प कम हैं। यदि यह एक नाखून के साथ काम करता है, तो सब कुछ ठीक है - आप निगरानी करना बंद कर देते हैं। अन्यथा, आप वर्तमान नियंत्रण के शब्द को स्थानांतरित कर सकते हैं, और एक टिप्पणी जोड़ सकते हैं। असुविधाजनक - यह कागज का एक ही तेजी से बढ़ने वाला टुकड़ा निकला, केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप में। एक अन्य विकल्प इस नियंत्रण को रोकना और उसी वस्तु पर एक नई शुरुआत करना है। एक नई टिप्पणी होगी, और एक नई समय सीमा होगी। लेकिन फिर इतिहास को इकट्ठा करना असुविधाजनक है - यह सवाल नाखूनों पर कैसे चला गया।

मैंने आउटलुक के माध्यम से भी कोशिश की, लेकिन यह कागज के एक टुकड़े पर और 1 सी से भी बदतर है। नतीजतन, मैंने एक सरल स्वचालन बनाया।

स्वचालन

इसे स्वचालन कहना मुश्किल है - कुछ घंटों के लिए काम करें। लेकिन समस्या के महत्व को हल किया जा रहा है जैसे संदेह "नहीं, यह इतना आसान नहीं हो सकता है।"

मुझे किसी भी वस्तु का नियंत्रण स्थापित करने का विचार पसंद आया, और मैंने इसे लागू भी किया।



लेकिन एक छोटी सी समस्या थी - नियंत्रण के लिए मुझे किन वस्तुओं में अपने प्रश्न लिखने चाहिए? कार्यों में? किससे करें? खुद को? वे कार्यों की सामान्य सूची में हस्तक्षेप करेंगे।

परिणामस्वरूप, उन्होंने एक साधारण वस्तु बनाई, जिसे उन्होंने "नियंत्रण के लिए प्रश्न" कहा।



अगला वह है जो मैंने 1 सी में याद किया था: दस्तावेज़ प्रबंधन एक सुसंगत नियंत्रण है जो किसी भी संख्या में नाखूनों पर काबू पाता है। आप मिनी-कार्यों की एक मनमानी संख्या को किसी भी नियंत्रित ऑब्जेक्ट को मिनी-रिपोर्ट, समय सीमा और पूर्ण होने पर एक निशान के साथ संलग्न कर सकते हैं।



पहले तो मुझे किसी प्रकार के नियंत्रण का रिकॉर्ड बनाना अजीब लग रहा था, लेकिन फिर, वास्तविक अभ्यास में, मैंने पाया कि एक महीने में मुझे याद नहीं रहा कि मैं वास्तव में क्या करना चाहता था, किसके साथ बात करना है, यह सब पिछली बार कैसे समाप्त हुआ, आदि। इसलिए, एक छोटे नोट, फिर भी, की आवश्यकता है।

अब, प्रत्येक नियंत्रित प्रश्न के लिए, नाखून से नाखून तक लटकाए जाने की पूरी कहानी जा रही थी।



नियंत्रण इतिहास का उपयोग करना मेरे लिए व्यक्तिगत रूप से बहुत सुविधाजनक निकला। सिर ने तुरंत उन सवालों से खुद को मुक्त करना शुरू कर दिया, जिन्हें पहले या तो ध्यान में रखा जाना था, या कागज से कागज पर कॉपी किया गया था, या एक नियंत्रण बिंदु से दूसरे में कॉपी किया गया था। समय आ गया है - तुम अंदर आओ, देखो, जल्दी से याद करो और याद करो।

नियंत्रण बिंदुओं को याद नहीं करने के लिए, मैंने एक साधारण कुकी बनाई जो सभी बिंदुओं को एक स्क्रीन पर एकत्र करती है।



प्रत्येक ऑब्जेक्ट के लिए, अपने स्वयं के शब्द के साथ अंतिम नियंत्रण बिंदु प्रदर्शित होता है। इसके अलावा, पिछले ब्रेकप्वाइंट के लिए एक लिंक है। रंग सरल है:

1. हरा - सब ठीक है, नियंत्रण का शब्द अभी तक नहीं आया है;
2. लाल - समय सीमा पहले ही समाप्त हो गई है;
3. बैंगनी - निष्क्रिय नियंत्रण जब समय सीमा निर्धारित नहीं होती है और कार्य रिकॉर्ड नहीं किया जाता है।

दरअसल, बस इतना ही। मेरे पास क्या नियंत्रण है, मैं इसका उपयोग कैसे करता हूं, मैं अपने लिए कौन से कार्य और समय सीमाएं निर्धारित करता हूं, यह केवल मुझे दिखाई देता है। खैर, मैंने इसका इस्तेमाल करना शुरू कर दिया।

परिणाम

मैं जल्दी से उस लड़की की तरह हो गई जिसके साथ मैंने एक उदाहरण लिया। मेरे लिए महत्वपूर्ण प्रश्न भी पूरे हुए। इसके अलावा, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि हम किस तरह के व्यक्ति के बारे में बात कर रहे हैं - स्टोरकीपर या मालिक।

वाक्यांश और ग्रंथों में कुछ अंतर थे जिन्हें हम याद दिलाते समय उपयोग करते थे। इसलिए मेरे पास हाथ पर नियंत्रण का पूरा इतिहास था, फिर मैंने कहा "सामान्य तौर पर, सवाल अब एक महीने से लटका हुआ है" और "पिछली बार आपने कहा था ...", ठीक है, या "आप एक पंक्ति में 3 बार एक ही बात कहते हैं"। सामान्य रूप से मेट्रिक्स। कितने नाखून कब, कैसे और किन परिस्थितियों में दूर हुए हैं।

मजाकिया लोगों ने प्रतिक्रिया दी। सबसे पहले - वे आश्चर्यचकित थे, मुस्कुराए और वही किया जो मैंने पूछा था। जाहिरा तौर पर, यह इतना असामान्य था कि सवाल कम से कम दूसरी कील पर निकला था, जिससे एक ब्याज से बाहर निकलने में मदद मिली।

तब उन्होंने महसूस किया कि मैं कुछ योजना बना रहा था या कुछ चाल का उपयोग कर रहा था, और विरोध करने लगा। शायद, उन्होंने सोचा कि वह तीसरी कील तक नहीं पहुंचेगा, बस किसी तरह की खीज हुई।

और फिर, जब चौथा, पाँचवाँ आदि चला गया नाखून, मेल मिलाप और मदद करने लगे। कुछ ने पूछा कि मेरे मन में क्या है, और कितना गुस्सा था। मैंने कहा कि मैं कागज के एक टुकड़े पर सवाल लिख रहा हूं।

अनिच्छा यह समझाने के लिए थी कि तीन नाखूनों की समस्या बहुत सरलता से हल हो गई है। हो सकता है कि आप भी इसे उसी तरह से हल करें? या आपको ऐसी कोई समस्या नहीं है?