हमने एक बड़ी ऊर्जा कंपनी में लेखांकन के काम को बदलने में कैसे मदद की

हमने कई बार लिखा है कि हमारी प्रौद्योगिकियां विभिन्न संगठनों की मदद कैसे करती हैं और यहां तक ​​कि पूरे राज्य किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ से जानकारी संसाधित करते हैं और लेखांकन प्रणालियों में डेटा दर्ज करते हैं। आज हम आपको बताएंगे कि कैसे सबसे बड़ी रूसी ऊर्जा कंपनियों में से एक में ABBYY FlexiCapture को लागू किया गया था । सुविधा के लिए, हम इसे "बिग कंपनी" कहते हैं।

अपने आप को एक नियमित एकाउंटेंट के रूप में कल्पना करें। हम समझते हैं, यह आसान नहीं है, लेकिन फिर भी कोशिश करते हैं। हर दिन आपको भारी मात्रा में कागज़ के बिल, चालान, प्रमाणपत्र आदि मिलते हैं। और विशेष रूप से बहुत कुछ - रिपोर्टिंग से पहले दिनों पर। सभी विवरणों और राशियों को जल्दी और सावधानी से जांचना चाहिए, पुनर्मुद्रित किया जाना चाहिए और लेखांकन प्रणाली में प्रवेश करना चाहिए, मैन्युअल रूप से लेनदेन करना चाहिए और संग्रह को दस्तावेज भेजना चाहिए, ताकि बाद में वे आंतरिक लेखा परीक्षकों, कर सेवा, टैरिफ विनियमन अधिकारियों और अन्य को समय पर सत्यापन के लिए जमा कर सकें। क्या यह मुश्किल है? लेकिन यह एक लंबे समय तक चलने वाला व्यवसाय अभ्यास है जो कई कंपनियों में मौजूद है। बिग कंपनी के साथ मिलकर, हमने इस श्रमसाध्य कार्य को सरल बनाया और इसे और अधिक सुविधाजनक बनाया। यदि आप रुचि रखते हैं कि यह कैसा था, तो बिल्ली का स्वागत करें।



मास्को में बिग कंपनी की कई शाखाएँ हैं। कंपनी आर्थिक गतिविधि के लिए बहुत सारे उपकरण और सेवाएं खरीदती है: प्रति वर्ष लगभग 2000 खरीद। खरीद शुरू करने वाली प्रत्येक इकाई में कागजी कार्रवाई विशेष कर्मचारियों - अनुबंधों के क्यूरेटर द्वारा की जाती है।

एक बड़ी कंपनी में अनुबंधों का निष्पादन कैसे होता है? जब क्यूरेटर एक समझौते में प्रवेश करते हैं, तो वे समकक्षों से कई महत्वपूर्ण कागजात प्राप्त करते हैं: वेबिल्स, सर्विस सर्टिफिकेट, चालान, प्रमाण पत्र, आदि। आमतौर पर, क्यूरेटर व्यावसायिक कागजात को स्कैन करता है और फिर उद्यम संसाधन प्रबंधन प्रणाली में ऑर्डर को स्कैन संलग्न करता है। वित्तीय नियंत्रक मैन्युअल रूप से सभी डेटा की जांच करता है। उसके बाद, क्यूरेटर मूल दस्तावेजों को लेखा विभाग में ले जाता है। या एक कूरियर ऐसा करता है, और फिर चल दस्तावेजों में कुछ घंटों से लेकर कुछ दिनों तक का समय लग सकता है।

और सब ठीक होगा, लेकिन बिग कंपनी में, कई अन्य कंपनियों की तरह:

• रिपोर्टिंग से कई दिन पहले लेखांकन को प्रस्तुत किया जा सकता है। फिर एकाउंटेंट को रात बितानी होगी और कार्यस्थल पर सोना होगा। यह मैन्युअल रूप से जांचना आवश्यक है कि क्या सभी खाते, चालान आदि सही ढंग से भरे गए हैं। फिर, यदि सब कुछ सही है, तो कर्मचारी लेखा प्रणाली में डेटा को पुन: अंकित करता है और पोस्टिंग बनाता है। इसी समय, अकाउंटेंट का 90% समय डेटा - विवरण, मात्रा, दिनांक, आइटम नंबर, आदि को रिप्रिंट कर रहा है। इसकी वजह से गलती होने का खतरा रहता है।
• दस्तावेज़ पहले ही त्रुटियों के साथ आ सकते हैं। और कभी-कभी पर्याप्त खाते या प्रमाण पत्र नहीं होते हैं। कभी-कभी रिपोर्टिंग से पहले अंतिम दिनों में यह स्पष्ट किया जाता है। इस वजह से, दस्तावेजों के अनुमोदन के समय में देरी हो सकती है।
• पोस्टिंग के बाद, एकाउंटेंट अलग-अलग कागज और इलेक्ट्रॉनिक अभिलेखागार में चालान, चालान और कार्य करता है। यह क्यों मुश्किलें पैदा कर रहा है? जब अगला राज्य या टैक्स ऑडिट लेखांकन के लिए आता है, तो कर्मचारियों को लंबे समय तक दस्तावेजों की तलाश करनी होती है।

पहले की तरह, बिग कंपनी में लेखांकन योजना इस प्रकार थी:


बड़ी कंपनी ऊर्जा उद्योग में पहली थी जिसने इस योजना को फिर से बनाने और सरलीकृत करने का फैसला किया ताकि सौदों को बंद किया जा सके और तेजी से रिपोर्ट प्रस्तुत की जा सके, ताकि खरीद के दौरान बाजार में बदलाव का बेहतर मूल्यांकन किया जा सके और अपनी वित्तीय रणनीति की योजना बनाई जा सके। अकेले, अकेले, लंबे समय से स्थापित लेखांकन कार्य योजना को बदलने के लिए आसान नहीं था, इसलिए कंपनी ने इसे अपने साथी के साथ मिलकर बदलने का फैसला किया - एनवाईवाईवाई।

जल्दी से नहीं कहा

विशेषज्ञों की ABBYY टीम ने बिग कंपनी में बुद्धिमान सूचना प्रसंस्करण के लिए ABBYY FlexiCapture सार्वभौमिक मंच पेश किया और इसकी स्थापना की:

• प्रसंस्करण दस्तावेजों के लिए लचीले विवरण (डेटा निष्कर्षण टेम्पलेट)। यह क्या है और यह क्यों आवश्यक है, इस बारे में, हमने यहां और यहां हैबे पर विस्तार से बात की। "बिग कंपनी" 30 से अधिक प्रकार के दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, स्थापित उपकरणों का एक प्रमाण पत्र या एजेंट पारिश्रमिक का प्रमाण पत्र) की सहायता से प्रक्रिया करता है और 50 से अधिक विशेषताओं (दस्तावेज़ संख्या, वैट के साथ कुल राशि, खरीदार, विक्रेता, ठेकेदार, माल की मात्रा और) से अर्क निकालता है। आदि);
• डेटा की जाँच और अपलोड करने के लिए कनेक्टर, जो ABBYY FlexiCapture, SAP और OpenText से जुड़ा है। कनेक्टर के लिए धन्यवाद, विभिन्न निर्देशिकाओं के लिए ऑर्डर और अनुबंध से डेटा को स्वचालित रूप से जांचना संभव हो गया। हम इस बारे में नीचे बात करेंगे;
• OpenText के आधार पर एक इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में दस्तावेजों का निर्यात। अब दस्तावेजों के सभी स्कैन एक जगह जमा हो जाते हैं;
• दस्तावेजों को स्कैन करने के लिए लिंक के साथ SAP ERP में ड्राफ्ट अकाउंटिंग प्रविष्टियाँ।

फिर, एबीबीवाई और बिग कंपनी के कर्मचारियों ने एक खोज फ़ॉर्म विकसित किया ताकि अकाउंटेंट इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में किसी भी विशेषता से महत्वपूर्ण खातों को जल्दी से ढूंढ सके और उन्हें कर निरीक्षण के लिए प्रदान कर सके।

26 विभिन्न मानदंडों के अनुसार खोज संभव है (चित्र क्लिक करने योग्य है):


बिग कंपनी द्वारा पूरी प्रणाली का सफलतापूर्वक परीक्षण करने के बाद इसे परिचालन में लाया गया। अनुमोदन, स्पष्टीकरण और शोधन सहित पूरी परियोजना को 10 महीनों में लागू किया गया था।

बिग कंपनी में ABBYY FlexiCapture की शुरुआत के बाद काम की योजना:


यह आपको लगता है कि कुछ भी नहीं बदला है? हां, व्यवसाय प्रक्रिया एक ही रही है, यह सिर्फ इतना है कि मशीन अब अधिकांश कार्य करती है।

पोस्टिंग हो गई!

अब चीजें कैसी हैं? मान लीजिए अनुबंध के क्यूरेटर को थर्मल पावर प्लांट के लिए पंपों की आपूर्ति के लिए एक सौदे पर प्राथमिक दस्तावेजों का एक सेट प्राप्त हुआ, या, उदाहरण के लिए, हीटिंग नेटवर्क का निर्माण। विशेषज्ञ को अब दस्तावेजों की पूर्णता और सामग्री की जांच करने की आवश्यकता नहीं है, कूरियर को कॉल करें और मूल दस्तावेजों को लेखा विभाग को भेजें। क्यूरेटर बस प्राथमिक दस्तावेजों के हस्ताक्षरित सेट को स्कैन करता है, और फिर प्रौद्योगिकी मामले को उठाती है।

नेटवर्क स्कैनिंग सिस्टम का उपयोग करते हुए, एक कर्मचारी अपने हॉट फ़ोल्डर या मेल में TIFF या PDF प्रारूप में स्कैन भेजता है। फिर वह ABBYY FlexiCapture इनपुट वेब स्टेशन खोलता है और प्रक्रिया के लिए निर्धारित दस्तावेज़ के प्रकार का चयन करता है। उदाहरण के लिए, "एजेंट शुल्क के साथ कार्य / सेवाओं की खरीद", "सामग्री और तकनीकी संसाधनों की प्राप्ति (एमटीआर)" या "संपत्ति लेखांकन"।


सिस्टम को वर्गीकृत करने, पहचानने और सत्यापित करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों और डेटा के प्रकारों की संख्या और प्रकार किट के प्रकार पर निर्भर करता है।

मान्यता के लिए क्यूरेटर डाउनलोड स्कैन करता है। सिस्टम स्वचालित रूप से सभी दस्तावेजों की उपलब्धता, प्रत्येक पेपर की सामग्री की जांच करता है, और सर्वर विवरण को पहचानता है - अनुबंध की तारीख, राशि, पता, टिन, केपीपी और अन्य डेटा। वैसे, बिग कंपनी इस दृष्टिकोण का उपयोग करने वाली रूस की पहली ऊर्जा कंपनी है।

यदि क्यूरेटर ने सभी दस्तावेजों को डाउनलोड नहीं किया है या कुछ डेटा को किसी तरह से इंगित नहीं किया गया है, तो सिस्टम इसे नोटिस करता है और तुरंत कर्मचारी से त्रुटि को ठीक करने के लिए कहता है:

सिस्टम शपथ लेता है और लापता दस्तावेजों को जोड़ने के लिए कहता है (इसके बाद स्क्रीनशॉट क्लिक करने योग्य हैं):


सिस्टम ने देखा कि दस्तावेज़ की समय सीमा समाप्त हो गई है:


इस प्रकार, कर्मचारी को अब यह निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं है कि दस्तावेज़ को सही ढंग से निष्पादित किया गया है या नहीं। यदि सब कुछ सही है, तो सीधे इनपुट वेब स्टेशन पर, अधिकांश डेटा जांच स्वचालित रूप से की जाती है। SAP ERP में निर्दिष्ट क्रम संख्या दर्ज करें। इसके बाद, मान्यता प्राप्त डेटा की तुलना SAP: TIN और चेकपॉइंट की प्रतिपक्ष, अनुबंध संख्या और राशियों, VAT, उत्पाद या सेवा नामकरण में संसाधित जानकारी से की जाती है। एक दस्तावेज़ के प्रसंस्करण और सत्यापन में केवल कुछ मिनट लगते हैं।

विवरण के अनुसार - टिन और पीपीसी - आप निर्देशिका से कंपनी का चयन कर सकते हैं:


यदि चालान या चालान में कोई त्रुटि है, तो वह संग्रह के लिए दस्तावेज़ को छोड़ नहीं देगा। उदाहरण के लिए, यदि दस्तावेज़ गलत तरीके से बना है या पात्रों में से एक को गलत तरीके से मान्यता प्राप्त है, तो सिस्टम इसे इंगित करेगा और कर्मचारी को सभी अशुद्धियों को ठीक करने के लिए कहेगा। यहाँ एक उदाहरण है:

सिस्टम ने पाया कि CJSC वासिलिक को बिग कंपनी के आपूर्तिकर्ताओं की सूची में शामिल नहीं किया गया था।


इससे कर्मचारियों को लेखांकन विभाग में दस्तावेज़ दर्ज करने से पहले ही त्रुटियों को ट्रैक करने की अनुमति मिलती है।

यदि सभी चेक सफलतापूर्वक पारित हो जाते हैं, तो एक क्लिक में दस्तावेज़ की स्कैन की गई कॉपी ओपनटेक्स्ट इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में भेजी जाती है, और एसएपी में इसके मेटाडेटा के साथ एक लिंक और एक कार्ड दिखाई देता है। अकाउंटेंट या क्यूरेटर हमेशा इलेक्ट्रॉनिक ऑर्डर में वांछित ऑर्डर और जानकारी के लिए दस्तावेजों की एक सूची के लिए देख सकते हैं कि किस समय सीमा में, किस परिणाम के साथ दस्तावेजों को संसाधित किया गया।

पेट्र पेट्रोविच ने इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में देखा, ...


... देखना है कि क्रम संख्या 1111 के लिए दस्तावेजों को किसने अपलोड किया है।


ABBYY FlexiCapture से SAP में डेटा और स्कैन अपलोड करने के बाद, एक ड्राफ्ट पोस्टिंग पहले से भरे हुए डेटा और दस्तावेजों की छवियों को स्कैन करने के लिए लिंक के साथ दिखाई देती है।

ड्राफ्ट वायरिंग:


फिर एकाउंटेंट को तैयार ड्राफ्ट और स्कैन के लिंक के साथ मेल में एक अलर्ट प्राप्त होता है। विशेषज्ञ को अब कागज से पीड़ित होने की आवश्यकता नहीं है। वह केवल लेन-देन की कुल राशि, एक मुहर, एक हस्ताक्षर और पोस्ट की उपस्थिति को स्कैन कर सकता है। एकाउंटेंट अब उस पर एक मिनट से भी कम समय बिताता है।

परियोजना सारांश

• ABBYY प्रौद्योगिकियों का उपयोग करते हुए, बिग कंपनी ने न केवल लेखांकन, बल्कि वित्तीय नियंत्रण को भी सरल और त्वरित किया। पोस्ट करने के लिए, कर्मचारियों को अब मूल दस्तावेजों के साथ कूरियर के लिए प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है - इलेक्ट्रॉनिक संग्रह से पहले से सत्यापित डेटा के साथ स्कैन करने के लिए बस एक क्लिक। सच है, एक कागज दस्तावेज़ अभी भी आवश्यक है। लेकिन अब इसे बाद में लेखांकन के लिए भेजा जा सकता है। जब वह वहां पहुंचता है, तो कर्मचारी लेखा प्रणाली "मूल प्राप्त" में एक टिक लगाएगा।
• कर्मचारी तुरंत स्कैन से लेनदेन के बारे में सभी आवश्यक डेटा प्राप्त करते हैं, समय पर लेनदेन करते हैं और अग्रिम में रिपोर्टिंग के लिए सभी दस्तावेज तैयार करते हैं। अब वे आंतरिक या बाहरी जाँच से नहीं डरते।
• लेखाकार 3 बार तेजी से वित्तीय लेनदेन करते हैं, और बिग कंपनी 10 दिन पहले रिपोर्टिंग अवधि को बंद कर देती है।
• बिग कंपनी की सभी शाखाएँ एकल इलेक्ट्रॉनिक संग्रह में लेखांकन दस्तावेज़ों को संग्रहीत करती हैं। इसके लिए धन्यवाद, आप प्रदर्शन किए गए किसी भी चालान, अनुबंध या कार्य का पता लगा सकते हैं, साथ ही उनमें से कोई भी विशेषता (राशि, वैट, उत्पाद या सेवा नामकरण) पहले की तुलना में 4 गुना तेज हो सकती है।
• समाधान में प्रति वर्ष 2.6 मिलियन से अधिक दस्तावेजों की प्रक्रिया होती है।

एक निष्कर्ष के बजाय

बिग कंपनी 2 साल से ABBYY FlexiCapture का उपयोग कर रही है और इस दौरान आँकड़े एकत्र किए हैं। यह पता चला कि लेखाकार ड्राफ्ट में बदलाव किए बिना 95% पोस्टिंग बनाते हैं। और इसका मतलब है कि भविष्य में इस तरह के लेनदेन को पूरी तरह से स्वचालित रूप से छोड़ दिया जा सकता है। ऐसा हुआ कि यह उत्पाद वास्तव में कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं में "कृत्रिम बुद्धिमत्ता" के तत्वों को पेश करने के मार्ग पर कंपनी का पहला कदम था: बिग कंपनी अपना खुद का कार्यक्रम विकसित कर रही है।

अन्य रूसी कंपनियां भी लेखांकन के काम को स्वचालित करती हैं: इसे सरल और अधिक सुविधाजनक बनाती हैं। उदाहरण के लिए, एबीबीवाई प्रौद्योगिकियों की मदद से, खलेब्रोम की वित्तीय नियंत्रण सेवा 2 बार तेजी से महत्वपूर्ण व्यावसायिक जानकारी प्राप्त करती है और आवश्यक चालान और वेबिलबिल खोजने में 20% कम समय खर्च करती है। इंटेलिजेंट इंफॉर्मेशन प्रोसेसिंग टेक्नॉलॉजीज रस्ट के अकाउंटिंग स्टाफ को मास टैक्स ऑडिट के दौरान जरूरी वित्तीय दस्तावेज खोजने में मदद करती हैं। 2019 में, कंपनी के विशेषज्ञ लगभग 10 मिलियन पन्नों के दस्तावेजों को संसाधित करने की योजना बना रहे हैं।

एलिसेवेटा टिटारेंको,
ABBYY कॉर्पोरेट ब्लॉग संपादक