समस्या समाधान सत्र

6 चरणों में समस्या को ठीक करने का तरीका

2013 से, हम अपने काम में दुबले अवधारणा का उपयोग कर रहे हैं। इसकी मदद से, हम सेवा की गुणवत्ता में सुधार करते हैं, घाटे को खत्म करते हैं और अपने ग्राहकों की उम्मीदों को पूरा करने की कोशिश करते हैं। हमारे शस्त्रागार में लगभग 10 उपकरण और तकनीकें हैं। कंपनी के अधिकांश विभागों में उपयोग किए जाने वाले सबसे लोकप्रिय उपकरणों में से एक समस्या समाधान सत्र, या समस्या समाधान सत्र है।

हम विभिन्न तरीकों की समस्याओं को हल करने के लिए सत्र विधि का उपयोग करते हैं: छोटी टीमों में तकनीकी समस्याएं, विभाग की एक व्यवसाय योजना तैयार करना, संपूर्ण कंपनी के कर्मचारियों के लिए प्रेरणा के मुद्दों को हल करना। सही दृष्टिकोण के साथ, एक अच्छा परिणाम प्राप्त होता है - समस्याओं को बयाना और लंबे समय तक हल किया जाता है।



समस्याओं को हल करने की क्षमता इस बात पर निर्भर करती है कि आपकी कंपनी कितनी जल्दी और सही तरीके से बदलती वास्तविकता और नई चुनौतियों का जवाब देती है। एक आदर्श स्थिति जब समस्याओं को संगठन के सभी स्तरों पर प्रभावी ढंग से हल किया जाता है। भविष्य के व्यवसायों में विश्व आर्थिक मंच के पूर्वानुमान के अनुसार, जटिल समस्याओं को हल करने का कौशल पहले से ही मांग में है, और प्रवृत्ति कम से कम 2022 तक जारी रहेगी। प्रवृत्ति में रहना चाहते हैं? फिर बिल्ली का स्वागत है।

मैं सेवाओं के प्रावधान के अनुकूलन के लिए विभाग में काम करता हूं। मेरे सहकर्मी और मैं पूरी तरह से बेहतर काम करने वाली टीमों और कंपनी की मदद करते हैं - हम प्रक्रियाओं से अप्रभावी कदमों को हटाते हैं, सर्वोत्तम प्रथाओं को पेश करते हैं, और निरंतर सुधार का वातावरण बनाते हैं। समस्या समाधान सत्र एक साथ कई कार्य करता है:

• समस्या का एक इष्टतम समाधान है
• मूल कारणों को समाप्त कर दिया जाता है, इसलिए समस्या की पुनरावृत्ति नहीं होगी
• अधिक जिम्मेदारी वाले कर्मचारी समाधान को लागू करते हैं, क्योंकि वे इसकी खोज के सभी चरणों में भाग लेते हैं।

सबसे पहले, मैं ऐसे सत्रों के संगठनात्मक पहलुओं के बारे में बात करूंगा। फिर हम उन चरणों का विश्लेषण करेंगे जिनमें यह शामिल है।

समस्या को हल करने के लिए एक सत्र का संचालन कैसे करें

हम एक विशिष्ट समस्या को हल करते हैं और एक समूह को इकट्ठा करते हैं जो इस समस्या को हल करेगा। 3 से 8 लोगों के समूह के साथ इष्टतम काम। हम बड़ी संख्या में प्रतिभागियों के लिए सत्र आयोजित करते हैं, लेकिन उनमें बहुत सारे संसाधन समूह की सुविधा पर खर्च किए जाते हैं।

प्रतिभागियों की संरचना स्वयं समस्या से निर्धारित होती है - हम उन लोगों को आमंत्रित करते हैं जो इस समस्या से प्रभावित हैं और जो तब कार्य योजना को लागू करेंगे। उदाहरण के लिए, कुछ प्रशिक्षणों को पास करने में समस्या: प्रतिभागियों के कम प्रवेश के कारण प्रशिक्षण रद्द कर दिया जाता है। हम प्रशिक्षण विभाग और इस समस्या को हल करने के लिए प्रशिक्षण सामग्री तैयार करने वाले प्रशिक्षकों से सहयोगियों को आमंत्रित करते हैं - हमारे मामले में, वे विभिन्न विभागों से हैं। प्रशिक्षण के लक्षित दर्शकों के प्रतिनिधियों के बारे में मत भूलना। नतीजतन, हम सभी पक्षों से समस्या और निकास पर उत्कृष्ट समाधान पर एक नज़र डालते हैं।

सत्र में एक मॉडरेटर होना चाहिए। वह बैठक का प्रारूप निर्धारित करता है, समय की निगरानी करता है और आवश्यक कदमों के साथ समूह का नेतृत्व करता है। गैर-महत्वपूर्ण समस्याओं के लिए, इस तरह के सत्रों के एल्गोरिथ्म से परिचित एक व्यक्ति और यह समझना कि प्रत्येक चरण में क्या परिणाम की उम्मीद करना उचित है। यह सीखना आसान है, हम दो घंटे के प्रशिक्षण में समस्या समाधान सत्र आयोजित करने के बुनियादी कौशल सिखाते हैं। समस्या और परिस्थितियाँ जितनी कठिन होती हैं, उतनी ही महत्वपूर्ण होती हैं सूत्रधार के कौशल। यहां, प्रस्तुतकर्ता को ऐसे सत्रों का संचालन करने में व्यक्तिगत अनुभव की आवश्यकता है, विभिन्न सुविधा तकनीकों का ज्ञान।

शांत गति से, सत्र में दो घंटे लगते हैं। आउटपुट पर, हमें एक कार्य योजना मिलती है जो न केवल समस्या को खत्म करती है, बल्कि इसकी पुनरावृत्ति को भी समाप्त करती है।

अक्सर समूह केवल एक घंटे के लिए इकट्ठा करने का प्रबंधन करता है। ऐसे मामलों में, आपको प्रत्येक चरण के लिए समय को कसकर नियंत्रित करना होगा, पक्ष चर्चाओं को रोकना होगा, कुछ ऑफ़लाइन करना होगा। उदाहरण के लिए, पाए गए समाधानों के लिए एक कार्य योजना थोड़े समय बाद तैयार की जा सकती है।

जब उन्हें दो या तीन सेट में सत्र आयोजित करने का अनुभव था। सत्र की निरंतरता के लिए प्रतिभागियों की समान संरचना को इकट्ठा न करने का जोखिम था।

तुरंत एक आरक्षण करें, यदि समस्या का एक स्पष्ट या सिद्ध समाधान है - आप ऐसे सत्रों के बिना कर सकते हैं। बस जो आवश्यक है उसे करें और करें। दूसरी ओर, ज्ञात समाधानों के मामले में, इस तरह के सत्र से अधिक प्रभावी, पहले से अनजान समाधान हो सकते हैं।

छह कदम एल्गोरिथ्म

समस्या को छह चरणों में हल किया जाता है। सत्र पहले चार को कवर करता है। पांचवां चरण सत्र में निर्धारित समय सीमा के भीतर किया जाता है। वे नियोजित कार्यों को पूरा करने के बाद छठे चरण में लौटते हैं:

1. समस्या और वांछित स्थिति की पहचान करें;
2. मूल कारणों का पता लगाएं;
3. संभव समाधान खोजें;
4. निर्णयों को प्राथमिकता दें और एक कार्य योजना बनाएं;
5. कार्य योजना लागू करें;
6. मूल्यांकन करें कि क्या समस्या हल हो गई है।

चरण 1. समस्या और वांछित स्थिति को पहचानें

मेरी राय में, सबसे अधिक समय लेने वाला कदम। शुरुआत में, समूह में हल की जा रही समस्या के बारे में राय अलग-अलग होती है: हर कोई इसे अपने तरीके से समझता है। कुछ के लिए, यह एक समस्या नहीं हो सकती है। हम क्या काम करेंगे, इसकी एक सामान्य समझ बनाने में 15 मिनट तक का समय लगता है। कई बार यह था कि उन्होंने मूल रूप से एक के बजाय विश्लेषण के लिए एक नई समस्या को चुना।

समस्याओं और इच्छित स्थितियों के विकल्प:

समस्या 1: 2018 की पहली छमाही में प्रतिभागियों की अपर्याप्त संख्या के कारण नियोजित मासिक प्रशिक्षण सत्रों में से 33% रद्द कर दिए गए थे।

वांछित स्थिति 1: 2018 की चौथी तिमाही के लिए नियोजित प्रशिक्षण सत्रों की 100% पर्याप्त संख्या में प्रतिभागियों के साथ आयोजित की गई।

समस्या 2: एक महीने से अधिक समय तक रेड ज़ोन में एक प्रक्रिया के लिए केपीआई।
वांछित राज्य 2: मार्च के बाद से, प्रक्रिया के लिए KPI लक्ष्य मान से नीचे नहीं आता है।

चरण 2. मूल कारणों का पता लगाना

इस चरण में, पांच क्यों विधि ठीक है, उसी समय, प्रतिभागी समझते हैं कि मूल कारण क्या है। "समस्या क्यों उत्पन्न हुई" के संस्करण बोर्ड या फ्लिपकार्ट पर रिकॉर्ड किए गए हैं। एक समझदार लिखावट मेजबान के लिए काम आएगी :)

पहले चरण के बाद, समूह ने पहले ही काम के लिए सेट कर दिया है और कई संभावित कारणों को नाम दिया है। यह अपने आप पर हावी होने के लिए उपयोगी है और सबसे स्पष्ट संस्करणों पर ध्यान केंद्रित नहीं करता है, गहरी खुदाई करने का प्रयास करें।

आइए मैं आपको मूल कारण निर्धारित करने का एक प्रशिक्षण उदाहरण देता हूं:

आपको भूतल पर एक पानी का रिसाव मिला। इस समस्या का समाधान पानी एकत्र करने के लिए एक बेसिन है। यह एक अस्थायी समाधान है, क्योंकि हमने रिसाव के मूल कारण को समाप्त नहीं किया है, और यह फिर से हो सकता है। "क्यों" सवाल पूछते हुए, हम समस्या के स्रोत को प्राप्त करते हैं:

• भूतल पर एक रिसाव क्यों है? - दूसरी और तीसरी मंजिल पर बहती है।
• दूसरी और तीसरी मंजिल पर रिसाव क्यों है? - बारिश हो रही है और छत लीक हो रही है।
• छत क्यों लीक हो रही है? - सामग्री के भौतिक पहनने और छत की तकनीकी स्थिति के नियमित निरीक्षण की कमी।

पहली मंजिल पर रिसाव का मूल कारण लीक छत और नियमित निरीक्षण की कमी है। हमारे फैसलों को मूल कारणों को खत्म करना चाहिए।

चरण 3. संभव समाधान के लिए खोजें

तो हम समाधान के लिए मिला है। शांत विचार मंथन सत्र के बिना यहां क्या करना है इसकी कल्पना करना कठिन है। इसमें चर्चा में सभी प्रतिभागियों को शामिल किया गया है और समय की बचत होती है, जो हमेशा पर्याप्त नहीं होती है। हमले के लिए, मैं सभी प्रतिभागियों को चिपकने वाला स्टिकर वितरित करता हूं। पांच मिनट के भीतर, प्रतिभागी उन पर कुछ लिखते हैं जो मूल कारणों को समाप्त कर सकते हैं। एक स्टिकर पर - एक विचार, इसलिए फिर उनके साथ काम करना अधिक सुविधाजनक है।

अपने पहले सत्रों में, वह केवल उन कारणों को समाप्त करने पर समूह पर ध्यान केंद्रित करना भूल गया जो उनके प्रभाव के क्षेत्र में हैं। नतीजतन, हमें ऐसी कार्रवाइयां मिलीं जो समूह के बाहर के किसी व्यक्ति को लागू करनी चाहिए थीं: एक पड़ोसी विभाग, प्रबंधन, आदि। यदि इस तरह की कार्य योजना पड़ोसी विभाग को हस्तांतरित की जाती है, तो इसे अपनाने के लिए बहुत प्रयास करना होगा। चरण 1 को याद रखें - किसी के लिए यह एक समस्या नहीं हो सकती है, जिसका समाधान समय और संसाधनों के लायक है।

अब मैं अपनी जिम्मेदारी के क्षेत्र में समाधान की खोज की याद दिलाता हूं। इस प्रकार, सहकर्मी "मैं यहाँ क्या कर सकता हूँ" के चश्मे के माध्यम से समस्या को देखने की आदत बनाता है।

चरण 4. निर्णयों और कार्य योजना को प्राथमिकता

पिछले चरण में, समूह अपने प्रदर्शन के चरम पर है: यह समाधान के साथ बड़ी संख्या में स्टिकर निकलता है। समूह के साथ मिलकर, हम प्रत्येक विचार को इसके कारणों और कार्यान्वयन के प्रयास की मात्रा को समाप्त करने पर इसके प्रभाव के अनुसार प्राथमिकता देते हैं। स्टिकर को समूह में पढ़ा जाता है, और यह तय करता है कि इसे किस चतुर्थांश पर ले जाना है। उदाहरण के लिए, इस विचार को लागू करना आसान है, लेकिन बहुत कम प्रभाव पड़ेगा - यह निचले बाएं वृत्त का चतुर्थ भाग है। यह हो सकता है कि विचार से बहुत लाभ होगा, लेकिन काफी संसाधन खर्च करने होंगे - हमने इस विचार को ऊपरी दाहिने हिस्से में रखा है।

मैंने देखा कि एक राय यहाँ पर हावी हो सकती है, उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक। इसलिए, मैं सभी प्रतिभागियों की राय जानने की कोशिश करता हूं। इस स्तर पर, निर्णयों का एक अनुमानित मूल्यांकन किया जाता है, लेकिन अभ्यास से पता चला है कि आगे के काम के लिए यह काफी पर्याप्त है।

हमारे पास प्रति घंटा सत्र में एक कार्य योजना तैयार करने का समय नहीं है। समूह सत्र के दायरे के बाहर पहले से ही ऐसा करता है। योजना तैयार करने के लिए, सबसे पहले, स्टिकर ऊपरी बाएँ चतुर्थांश "महत्वपूर्ण प्रभाव / छोटे प्रयास" से लिए जाते हैं।

चरण 5 और 6 विवरण से स्पष्ट हैं, यहां कोई विशेष विशेषताएं नहीं हैं। यह निर्धारित करना उपयोगी है कि कार्य योजना के कार्यान्वयन की निगरानी कैसे और किसके द्वारा की जाएगी। योजना को एक प्रमुख स्थान पर रखना एक अच्छा विचार है ताकि पूरी टीम समझौते को देखे। यदि छठे चरण में यह पता चलता है कि समस्या अभी भी मौजूद है, तो हम चरण 1 पर लौटते हैं और पहले से लागू समाधानों को छोड़कर, इस एल्गोरिथ्म को फिर से पास करते हैं।

अंतभाषण

इस पद्धति के आवेदन में आत्मविश्वास 2-3 स्वतंत्र रूप से आयोजित सत्रों के बाद दिखाई देता है। सबसे पहले, वह अपने साथ एक मुद्रित खाका लेकर गया था - इसने कुछ भी नहीं भूलने दिया। प्रत्येक चरण को विभिन्न उपयोगी तकनीकों द्वारा आसानी से पूरित किया जाता है - पहले चरण में समस्या को तैयार करने के लिए स्मार्ट दृष्टिकोण, दूसरे चरण में इशीकावा आरेख, और इसी तरह।

समस्या समाधान सत्र समस्या का समाधान खोजने की प्रक्रिया की संरचना को परिभाषित करता है। इसके बिना, कुछ गायब होने और कम प्रभावी समाधान खोजने का जोखिम है। उदाहरण के लिए, यदि आप मूल कारणों की खोज करने के बजाय, आप सीधे समाधान पर जाते हैं, तो समस्या फिर से उत्पन्न हो सकती है। यह है कि बीमारी के केवल लक्षणों को कैसे खत्म किया जाए।

इसके विपरीत, यदि आप प्रत्येक चरण को गुणवत्तापूर्ण तरीके से पूरा करते हैं, तो आप नए, नवीन और प्रभावी समाधानों के साथ आ सकते हैं। काम की प्रक्रियाओं में सुधार करने में कर्मचारियों को शामिल करें, उन्हें सिखाएं कि जटिल परिस्थितियों को कैसे हल करें और पाए गए समाधान के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदारी लें।

मुझे आशा है कि मैंने इस पद्धति के बारे में पर्याप्त विस्तार से बात की है, शायद यह आपकी समस्याओं को हल करने में आपकी मदद कर सकता है।