आईटी लागत आवंटन - क्या समानता है?

मेरा मानना ​​है कि हम सभी दोस्तों या सहकर्मियों के साथ एक रेस्तरां में जाते हैं। और एक मजेदार शगल के बाद, वेटर एक चेक लाता है। इसके अलावा, प्रश्न को कई तरीकों से हल किया जा सकता है:

• पहली विधि, "सज्जनता"। वेटर को 10-15% "चाय के लिए" चेक की राशि में जोड़ा जाता है, और परिणामस्वरूप राशि सभी पुरुषों में समान रूप से विभाजित की जाती है।
• दूसरी विधि "समाजवादी" है। चेक को सभी में समान रूप से विभाजित किया गया है, इस बात की परवाह किए बिना कि किसने कितना खाया और कितना पिया।
• तीसरा तरीका, "निष्पक्ष।" प्रत्येक में फोन पर एक कैलकुलेटर शामिल है और उनके व्यंजनों की लागत की गणना शुरू होती है, साथ ही "चाय" की एक निश्चित राशि, व्यक्तिगत भी।

रेस्तरां की स्थिति कंपनियों में आईटी की लागत के साथ स्थिति के समान है। इस पोस्ट में हम इकाइयों के बीच लागत के वितरण के बारे में बात करेंगे।

लेकिन आईटी के रसातल में गोता लगाने से पहले, आइए रेस्तरां के उदाहरण पर लौटते हैं। "लागतों के आवंटन" के उपरोक्त तरीकों में से प्रत्येक में पेशेवरों और विपक्ष हैं। दूसरी विधि का स्पष्ट ऋण: एक चिकन के बिना सीज़र शाकाहारी सलाद खा सकता है, और दूसरा एक रिबे स्टेक, इसलिए मात्रा में काफी भिन्नता हो सकती है। "निष्पक्ष" विधि की माइनस गिनती की एक बहुत लंबी प्रक्रिया है, और धन की मात्रा में यह हमेशा चेक से कम हो जाता है। एक परिचित स्थिति?

अब आइए कल्पना करें कि हमने चीन के एक रेस्तरां में मस्ती की, और चीनी में चेक लाया गया। स्पष्ट है कि सभी राशि है। हालांकि कुछ को संदेह हो सकता है कि यह राशि नहीं है, बल्कि वर्तमान तिथि है। या मान लीजिए मामला इजरायल में है। वे दाएं से बाएं पढ़ते हैं, लेकिन वे नंबर कैसे लिखते हैं? Google के बिना कौन उत्तर दे सकता है?

आईटी और व्यापार को आवंटन की आवश्यकता क्यों है

तो, आईटी विभाग कंपनी के सभी विभागों को सेवाएं प्रदान करता है, वास्तव में, अपनी सेवाओं को व्यावसायिक इकाइयों को बेचता है। और, हालांकि कंपनी के भीतर विभागों के बीच औपचारिक वित्तीय संबंध नहीं हो सकते हैं, प्रत्येक व्यवसाय इकाई को कम से कम यह समझना चाहिए कि यह आईटी पर कितना खर्च करता है, नए उत्पादों को लॉन्च करने, नई पहल का परीक्षण करने में कितना खर्च होता है, आदि। जाहिर है, न कि पौराणिक "आधुनिकतावादी, सिस्टम इंटीग्रेटर्स और उपकरण निर्माताओं के संरक्षक" आधुनिकीकरण और बुनियादी ढांचे के विस्तार के लिए भुगतान करते हैं, लेकिन एक व्यवसाय जिसे इन लागतों की प्रभावशीलता को समझना चाहिए।

व्यावसायिक इकाइयाँ आकार में भिन्न होती हैं और साथ ही आईटी संसाधनों के उपयोग की "तीव्रता" भी। इस प्रकार, आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर को विभागों के बीच समान रूप से अपग्रेड करने की लागत को साझा करना इसके सभी नुकसानों के साथ दूसरा तरीका है। इस मामले में "निष्पक्ष" विधि अधिक बेहतर है, लेकिन यह बहुत अधिक श्रम-साध्य है। सबसे इष्टतम विकल्प "क्वैसी-फेयर" विकल्प है, जब लागतें पेनी को आवंटित नहीं की जाती हैं, लेकिन कुछ उचित सटीकता के साथ, जैसे स्कूल ज्यामिति में हम संख्या का उपयोग करते हैं 14 3.14, और दशमलव स्थानों का संपूर्ण अनुक्रम नहीं।

आईटी सेवाओं की लागत का अनुमान एक एकल आईटी अवसंरचना के साथ धारण करने में बहुत उपयोगी है जब एक अलग संरचना में होल्डिंग के विलय या हिस्से को अलग किया जाता है। यह आपको योजना बनाते समय इन राशियों को ध्यान में रखते हुए तुरंत आईटी सेवाओं की लागत की गणना करने की अनुमति देता है। इसके अलावा, आईटी सेवाओं की लागत को समझना आपको आईटी संसाधनों के विभिन्न उपयोगों और स्वामित्व की तुलना करने में मदद करता है। जब कुछ हज़ार डॉलर के सूट में पुरुष इस बारे में बात करते हैं कि उनका उत्पाद आईटी लागतों को कैसे अनुकूलित कर सकता है, तो क्या वृद्धि की आवश्यकता है, और क्या घटाए जाने की आवश्यकता है, आईटी सेवाओं की वर्तमान लागतों का मूल्यांकन करके सीआईओ को विपणन के वादों पर आंख मूंदकर भरोसा करने की अनुमति मिलती है , और अपेक्षित प्रभाव का सही आकलन करें और परिणामों को नियंत्रित करें।

व्यवसाय के लिए, आवंटन अग्रिम में आईटी सेवाओं की लागत को समझने का एक अवसर है। किसी भी व्यावसायिक आवश्यकता का मूल्यांकन कुल आईटी बजट में इतने प्रतिशत की वृद्धि के रूप में नहीं किया जाता है, लेकिन एक विशिष्ट आवश्यकता या सेवा के लिए राशि के रूप में परिभाषित किया जाता है।

असली मामला

एक बड़ी कंपनी के सीआईओ का प्रमुख "दर्द" यह था कि यह समझना आवश्यक था कि व्यावसायिक इकाइयों के बीच लागत कैसे साझा करें और खपत के अनुपात में आईटी के विकास में भाग लेने की पेशकश करें।

समाधान के रूप में, हमने एक आईटी सेवा कैलकुलेटर विकसित किया, जो आईटी सेवाओं, और फिर व्यावसायिक इकाइयों को कुल आईटी लागतों को वितरित करने में सक्षम था।

वास्तव में दो कार्य हैं: आईटी सेवा की लागत की गणना करना और कुछ ड्राइवरों ("अर्ध-निष्पक्ष") के अनुसार इस सेवा का उपयोग करके व्यावसायिक इकाइयों के बीच लागत को वितरित करना।

पहली नज़र में, यह सरल लग सकता है यदि बहुत शुरुआत से आईटी सेवाओं का ठीक से वर्णन किया गया था, जानकारी को सीएमडीबी कॉन्फ़िगरेशन डेटाबेस और आईटीएएम आईटी परिसंपत्ति प्रबंधन प्रणाली में दर्ज किया गया था, संसाधन-सेवा मॉडल बनाए गए थे, और आईटी सेवाओं की एक सूची विकसित की गई थी। वास्तव में, इस मामले में, किसी भी आईटी सेवा के लिए, आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि यह किन संसाधनों का उपयोग करता है और इन संसाधनों की मूल्यह्रास में कितना खर्च होता है। लेकिन हम साधारण रूसी व्यवसाय के साथ काम कर रहे हैं, और यह कुछ सीमाएं लगाता है। तो, सीएमडीबी और आईटीएएम अनुपस्थित हैं, केवल आईटी सेवाओं की एक सूची है। सामान्य रूप से प्रत्येक आईटी सेवा एक सूचना प्रणाली, उस तक पहुंच, उपयोगकर्ता समर्थन, आदि है। आईटी सेवा "डेटाबेस सर्वर", "एप्लिकेशन सर्वर", "स्टोरेज सिस्टम", "डेटा ट्रांसफर नेटवर्क" आदि जैसी बुनियादी सुविधाओं का उपयोग करती है। तदनुसार, आवश्यक कार्यों को हल करने के लिए:

• अवसंरचना सेवाओं की लागत निर्धारित करना;
• आईटी सेवाओं के लिए अवसंरचना सेवाओं की लागत आवंटित करना और उनकी लागत की गणना करना;
• व्यवसायिक इकाइयों को आईटी सेवाओं की लागत को वितरित करने और व्यावसायिक इकाइयों को आईटी सेवाओं की लागत आवंटित करने के लिए ड्राइवरों (गुणांक) का निर्धारण करें, जिससे कंपनी के बाकी हिस्सों के बीच आईटी विभाग की लागतों का वितरण हो सके।

सभी वार्षिक आईटी लागतों को पैसे के एक बैग के रूप में दर्शाया जा सकता है। इस बैग से कुछ उपकरण पर खर्च किया गया था, प्रवास पर काम, आधुनिकीकरण, लाइसेंस, समर्थन, कर्मचारी वेतन, आदि। हालांकि, आईटी में अचल संपत्तियों और अमूर्त संपत्तियों के लिए लेखांकन की प्रक्रिया में जटिलता निहित है।

उदाहरण के लिए, SAP अवसंरचना के उन्नयन के लिए एक परियोजना पर विचार करें। परियोजना के हिस्से के रूप में, उपकरण और लाइसेंस खरीदे जाते हैं, सिस्टम इंटीग्रेटर की मदद से काम किया जाता है। जब परियोजना बंद हो जाती है, तो प्रबंधक को कागजात तैयार करना चाहिए ताकि लेखांकन उपकरण अचल संपत्तियों में गिर जाए, अमूर्त संपत्ति में लाइसेंस, और अन्य डिजाइन, कमीशन और स्टार्ट-अप कार्य को स्थगित खर्च के रूप में लिखा जाता है। समस्या नंबर एक: अचल संपत्तियों में पंजीकरण करते समय, ग्राहक के लेखाकार को परवाह नहीं है कि इसे क्या कहा जाएगा। इसलिए, अचल संपत्तियों में हमें "UpgradSAPandMigration" संपत्ति मिलती है। यदि, परियोजना के ढांचे के भीतर, डिस्क सरणी का आधुनिकीकरण किया गया था, जिसका एसएपी से कोई लेना-देना नहीं है, यह अतिरिक्त रूप से लागत और आगे के आवंटन की खोज को जटिल बनाता है। वास्तव में, किसी भी उपकरण को UpgradSAPandMigration संपत्ति के पीछे छिपाया जा सकता है, और जितना अधिक समय बीत चुका है, उतना ही मुश्किल यह समझना है कि वास्तव में वहां क्या खरीदा गया था।

इसी तरह अमूर्त संपत्ति के साथ, जिनके पास बहुत अधिक जटिल गणना सूत्र है। एक अतिरिक्त जटिलता तथ्य यह है कि उपकरण शुरू होने और इसे संतुलन पर रखने का क्षण लगभग एक वर्ष तक भिन्न हो सकता है। साथ ही, मूल्यह्रास 5 साल है, लेकिन वास्तव में उपकरण परिस्थितियों के आधार पर कम या ज्यादा काम कर सकते हैं।

इस प्रकार, 100% सटीकता के साथ आईटी सेवाओं की लागत की गणना करना सैद्धांतिक रूप से संभव है, लेकिन व्यवहार में यह एक लंबा और बल्कि अर्थहीन कार्य है। इसलिए, हमने एक सरल तरीका चुना: लागत, जिसे आसानी से किसी भी बुनियादी ढांचे या आईटी सेवा के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, तुरंत संबंधित सेवा के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है। कुछ नियमों के अनुसार आईटी सेवाओं के बीच शेष लागतों को वितरित करें। यह लगभग 85% की सटीकता प्रदान करेगा, जो काफी पर्याप्त है।

पहले चरण में , आईटी परियोजनाओं पर वित्तीय और लेखा रिपोर्ट और "स्वस्थ स्वैच्छिकवाद" का उपयोग उन मामलों में अवसंरचना सेवाओं के लिए लागतों को आवंटित करने के लिए किया जाता है, जहां किसी भी बुनियादी ढाँचे की सेवा के लिए लागत को लागू करना संभव नहीं है। लागत या तो सीधे आईटी सेवाओं या बुनियादी ढांचे की सेवाओं से संबंधित है। वार्षिक लागतों के वितरण के परिणामस्वरूप, हमें प्रत्येक अवसंरचना सेवा के लिए खर्च की राशि मिलती है।

दूसरे चरण में , आईटी सेवाओं के बीच वितरण गुणांक "एप्लिकेशन सर्वर", "डेटाबेस सर्वर", "संग्रहण", आदि जैसी बुनियादी सुविधाओं के लिए निर्धारित किए जाते हैं। बुनियादी सेवाओं का एक हिस्सा, उदाहरण के लिए, "नौकरियां", "वाई-फाई का उपयोग", और "वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग" आईटी सेवाओं के बीच वितरित नहीं किया जाता है और सीधे व्यावसायिक इकाइयों को आवंटित किया जाता है।

इस स्तर पर, मज़ा शुरू होता है। एक उदाहरण के रूप में, "एप्लिकेशन सर्वर" के रूप में इस तरह के बुनियादी ढांचे की सेवा पर विचार करें। यह लगभग हर आईटी सेवा में मौजूद है, और दो आर्किटेक्चर में, अतिरेक के साथ और बिना वर्चुअलाइजेशन के साथ। सबसे आसान तरीका है इस्तेमाल की गई कोर के अनुपात में लागत आवंटित करना। "समान तोते" में गिनती करने और आभासी लोगों के साथ भौतिक कोर को भ्रमित न करने के लिए, ओवरसब्सक्रिप्शन को ध्यान में रखते हुए, हम स्वीकार करते हैं कि एक भौतिक कोर तीन आभासी लोगों के बराबर है। तब प्रत्येक आईटी सेवा के लिए इंफ्रास्ट्रक्चर सेवा "एप्लीकेशन सर्वर" के लिए लागत वितरण फॉर्मूला इस तरह दिखेगा:

।

जहां sp इन्फ्रास्ट्रक्चर सेवा "एप्लिकेशन सर्वर" की कुल लागत है, और 86 और गुणांक x86 और - श्रृंखला सर्वरों की हिस्सेदारी का संकेत देते हैं।

गुणांक को आईटी बुनियादी ढांचे के विश्लेषण के आधार पर अनुभवजन्य रूप से निर्धारित किया जाता है। क्लस्टर सॉफ्टवेयर, वर्चुअलाइजेशन सॉफ्टवेयर, ऑपरेटिंग सिस्टम और एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर की लागत की गणना अलग-अलग इंफ्रास्ट्रक्चर सेवाओं के रूप में की जाती है।

आइए एक उदाहरण और अधिक जटिल लेते हैं। इन्फ्रास्ट्रक्चर सेवा "डेटाबेस सर्वर"। यह हार्डवेयर की लागत और डेटाबेस लाइसेंस की लागत को कवर करता है। इस प्रकार, उपकरण और लाइसेंस की लागत सूत्र में व्यक्त की जा सकती है:



जहां PHW और PLIC उपकरण की कुल लागत और क्रमशः डेटाबेस लाइसेंस की कुल लागत है, और KHW और CLIC अनुभवजन्य गुणांक हैं जो हार्डवेयर लागत और लाइसेंस का हिस्सा निर्धारित करते हैं।

इसके अलावा, हार्डवेयर के साथ, पिछले उदाहरण के समान, लेकिन लाइसेंस के साथ स्थिति थोड़ी अधिक जटिल है। कई अलग-अलग प्रकार के डेटाबेस किसी कंपनी के परिदृश्य में उपयोग किए जा सकते हैं, उदाहरण के लिए, ओरेकल, एमएसएससी, पोस्टग्रेज आदि। इस प्रकार, एक विशिष्ट डेटाबेस के आवंटन की गणना करने का सूत्र, उदाहरण के लिए, MSSQL, एक विशिष्ट सेवा के लिए इस तरह दिखता है:



जहां KMSSQL गुणांक है जो कंपनी के आईटी परिदृश्य में इस डेटाबेस के हिस्से को निर्धारित करता है।

डेटा भंडारण प्रणाली की गणना और आवंटन और विभिन्न प्रकार के डिस्क के साथ निर्माताओं के साथ स्थिति और भी जटिल है। लेकिन इस भाग का वर्णन एक अलग पोस्ट के लिए एक विषय है।

परिणाम क्या है?

इस अभ्यास का परिणाम एक एक्सेल कैलकुलेटर या स्वचालन उपकरण हो सकता है। यह सब कंपनी की परिपक्वता, चल रही प्रक्रियाओं, कार्यान्वित समाधानों और प्रबंधन की इच्छा पर निर्भर करता है। डेटा के दृश्य प्रस्तुति का ऐसा कैलकुलेटर या साधन व्यावसायिक इकाइयों के बीच लागत को सही ढंग से वितरित करने में मदद करता है, यह दिखाने के लिए कि आईटी बजट कैसे और क्या वितरित किया जाता है। एक ही उपकरण आसानी से प्रदर्शित कर सकता है कि किसी सेवा की विश्वसनीयता में सुधार (अतिरेक) इसकी लागत को कैसे बढ़ाता है, और सर्वर की लागत से नहीं, बल्कि सभी संबंधित लागतों को ध्यान में रखता है। यह व्यवसाय और CIO को एक ही नियम के अनुसार "एक ही बोर्ड पर खेलने" की अनुमति देता है। नए उत्पादों की योजना बनाते समय, आप लागत की पूर्व-गणना कर सकते हैं और व्यवहार्यता का मूल्यांकन कर सकते हैं।

इगोर Tyukachev, सलाहकार, जेट इन्फोसिस्टम्स