कंपनी के भीतर संचार हर किसी का काम है

एक सुविचारित आंतरिक संचार रणनीति उच्च टीम उत्पादकता का आधार है

पूरी टीम की एक विशिष्ट बैठक की कल्पना करें: कोई नोट लेता है और सवाल पूछता है, किसी को देर हो जाती है और फोन में दफन हो जाता है। यदि एक ही समय में आप खुद एक नेता हैं, तो शायद आपके लिए स्मार्टफोन स्क्रीन को कर्मचारियों के चेहरे को रोशन करते देखना अप्रिय है। लेकिन अगर आप एक साधारण कार्यकर्ता हैं, और प्रदान की गई जानकारी आपके दैनिक कर्तव्यों से संबंधित नहीं है, तो इसे अनदेखा करना आसान है। वर्णित स्थिति सिर्फ एक उदाहरण है कि कंपनी के भीतर संचार कैसे बाधित हो सकता है।

आंतरिक संचार किसी संगठन के भीतर होने वाले कार्य से संबंधित संचार है: सामान्य घोषणाओं से लेकर सहकर्मियों के बीच बातचीत तक। यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति या विभाग की जिम्मेदारी के बजाय आंतरिक संचार में कॉर्पोरेट रणनीति देखते हैं, तो यह संगठन को कुछ संरचनात्मक समस्याओं को खत्म करने और विश्वास, पारदर्शिता और सामंजस्य की संस्कृति बनाने में मदद करेगा।

गैलप इंस्टीट्यूट के जेम्स हैटर और एमी एडकिंस ने हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू के लिए एक लेख में लिखा है: “अक्सर संचार एक स्वस्थ रिश्ते की नींव है, जिसमें कर्मचारी और प्रबंधक के बीच संबंध शामिल है। [निरंतर संचार] - टेलीफोन या इलेक्ट्रॉनिक रूप से - व्यक्तिगत रूप से, सगाई के उच्च स्तर के साथ जुड़ा हुआ है। " और भागीदारी जितनी अधिक होगी, लाभ उतना ही बेहतर होगा। संस्थान ने हाल ही में पाया है कि प्रति शेयर लाभांश पर कर्मचारियों की एक उच्च भागीदारी वाली कंपनियां प्रतियोगियों से 147% आगे हैं।

और अच्छी खबर यह है कि बिल्कुल हर कोई काम पर खुले संचार की संस्कृति को आकार देने में भूमिका निभा सकता है।

Alconost में अनुवादित


छवि लेखक - वांगिंग ली

नेतृत्व के साथ एक अच्छी आंतरिक संचार रणनीति शुरू होती है

मानव संसाधन विभाग और प्रबंधन कर्मचारी कर्मचारियों के साथ दैनिक संवाद कर सकते हैं, लेकिन उत्तरार्द्ध प्रबंधन के साथ सूचना के दो-तरफ़ा प्रवाह की उम्मीद करते हैं। कंपनी-व्यापी बैठकें और समाचार पत्र सुविधाजनक होते हैं जब आपको घोषणा करने की आवश्यकता होती है, लेकिन अगर यह कर्मचारियों से संपर्क करने का मुख्य तरीका है, तो वे अलग-थलग महसूस कर सकते हैं ।

हर कोई सराहना करना चाहता है, इसलिए जब आंतरिक संचार की बात आती है, तो सबसे महत्वपूर्ण चीज पहुंच , प्रचार और पारदर्शिता है । इस मामले में, कई विचारों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

आपके द्वारा सबसे पहले बड़े विज्ञापन किए जाने चाहिए

यह संभावना नहीं है कि आप चाहते हैं कि कर्मचारी पहली बार किसी बाहरी स्रोत (सोशल नेटवर्क, समाचार साइटों आदि) से प्रमुख घटनाओं (उदाहरण के लिए, विलय या नेतृत्व परिवर्तन) के बारे में जानें। यदि आप बड़े बदलावों से पहले एक अलर्ट योजना विकसित करते हैं, तो यह कर्मचारी के विश्वास को बनाए रखने और उनकी प्रतिक्रिया को बेहतर बनाने में मदद करेगा। कार्य के एक सुस्त भविष्य के अध्ययन में पाया गया कि कर्मचारी पारदर्शिता को महत्व देते हैं: 80% कर्मचारी इस बारे में अधिक जानना चाहते हैं कि नेता कैसे निर्णय लेते हैं।

मेलिंग सूची वैयक्तिकरण

एक खूबसूरती से डिज़ाइन किया गया पत्र बहुत अच्छा है, लेकिन सामग्री के बारे में सोचना उतना ही महत्वपूर्ण है: संदेशों को संक्षिप्त और पढ़ने में आसान होना चाहिए, जिसमें न्यूनतम सम्‍मिलित और शब्दजाल हों। विज्ञापन पाठ लिखने के लिए बैठते समय, इसे थोड़ा और व्यक्तिगत बनाने का प्रयास करें। अपने आप से ये सवाल पूछें:

• वर्तमान में आपके बारे में क्या आशावादी है?
  
• मैं कर्मचारियों को उनके उत्कृष्ट कार्य के लिए धन्यवाद कैसे दे सकता हूं?
  
• अपने अनुभव की ओर मुड़ें: क्या आपके व्यक्तिगत या पेशेवर जीवन में कुछ ऐसा हुआ है जो कंपनी के जीवन में इस क्षण से जुड़ा हो सकता है?
  

यह सुनिश्चित करना सुनिश्चित करें कि कर्मचारी कब और कैसे सवाल पूछ सकते हैं और बातचीत जारी रख सकते हैं।

अपने ज्ञान प्रबंधन प्रणाली में सुधार करें

क्या टीमों के लिए उन सूचनाओं को खोजना आसान है, जिनकी उन्हें काम करने की आवश्यकता है? हो सकता है कि दस्तावेज़ और मीटिंग रिकॉर्ड ईमेल फ़ोल्डर में खो गए हों जो पहले से ही मैट्रीशोका गुड़िया से मिलते जुलते हैं? यदि जानकारी ढूंढना और उसे किसी संगठन में साझा करना एक समस्या बन जाती है, तो यह प्रयुक्त ज्ञान प्रबंधन प्रणाली की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के लायक हो सकता है।

नेताओं को संचार के लिए लगातार खुला होना चाहिए

यदि आप एक नेता हैं, तो आपके पास टीम की कार्य प्रक्रियाओं का एक स्पष्ट विचार है और आप उनका बचाव करने के लिए तैयार हैं। इसके अलावा, आपके पास आंतरिक संचार में सुधार करने का अवसर है: इसके लिए आपको प्रतिक्रिया को प्रोत्साहित करने और उसके अनुसार कार्य करने की आवश्यकता है।

द एंप्लॉयी एक्सपीरियंस एडवांटेज में सबसे ज्यादा बिकने वाले लेखक जैकब मॉर्गन कहते हैं: “दुनिया में अभी भी ऐसी जगहें हैं जहाँ कर्मचारियों को प्रतिक्रिया देने, विचारों को व्यक्त करने और अपनी राय साझा करने के लिए प्रोत्साहित नहीं किया जाता है। अक्सर ऐसे संगठनों में, जब कोई बोलता है, तो वह नौकरशाही और कार्यालय की साज़िशों के दबाव में आता है। "

यदि आप कर्मचारियों के साथ संचार के लिए खुले रहते हैं, तो इससे सभी को यह महसूस करने में मदद मिलेगी कि वे सम्मानित हैं, और संगठन की दीर्घकालिक सफलता में योगदान करने की इच्छा जगाते हैं। यह कैसे किया जाता है नीचे दिया गया है।

एक-के-बाद-एक नियमित बैठकें

ईमानदार प्रतिक्रिया देने के लिए प्रत्येक कर्मचारी को कैसे प्रोत्साहित किया जाए? यह पता करें कि कौन सा काम आता है, कौन से लोग नहीं करते हैं और यदि कोई हटाने योग्य बाधाएँ हैं। याद रखें कि नियमित रूप से बैठकें अंतर्मुखी कर्मचारियों के विश्वास के निर्माण के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण होती हैं जिन्हें समूह कार्य के बाहर सबसे अच्छा माना जा सकता है।

रणनीतिक रूप से योजना की बैठक

वास्तव में, कई टीम की बैठकों को पसंद नहीं करते हैं ; हालाँकि, एक व्यक्तिगत वार्तालाप निर्णय लेने का सबसे अच्छा तरीका है। इसलिए, एक बैठक की योजना बनाने से पहले, इसके एजेंडे को संकलित और प्रकाशित करें (यह कार्यक्रम को बनाए रखने में मदद करेगा), और प्रतिभागियों को प्रारंभिक तैयारी के लिए आवश्यक जानकारी भी दें। और बैठक के बाद, चर्चा के दौरान किए गए कार्यों और नोटों की एक सूची के साथ एक पत्र भेजें।

विचारों को प्रस्तुत करना आसान होना चाहिए

पिक्सर स्टूडियो के सह-संस्थापक एड काठमुल ने हमें एक जिज्ञासु प्रवृत्ति के बारे में बताया कि उन्होंने कंपनी के बढ़ने पर ध्यान दिया : कर्मचारी विचारों को देने से डरने लगे । कैथमुल को संदेह था कि डर का कारण स्टूडियो द्वारा निर्धारित उच्च मानक था, साथ ही साथ एक विस्तारित पदानुक्रमित संरचना भी थी।

वह पिक्सर मंथन सत्रों पर पदानुक्रम के प्रभाव को खत्म करने में कामयाब रहे - और टीम के सदस्यों ने फिर से चुपचाप अपने विचारों को व्यक्त करना शुरू कर दिया, चाहे वे किसी भी स्थिति में हों। सभी को विचारों को स्वतंत्र रूप से साझा करने का अवसर देते हुए, आप मनोवैज्ञानिक सुरक्षा बढ़ाते हैं, यह दिखाते हैं कि आप टीम के सदस्यों की दृष्टि को महत्व देते हैं - और शायद कुछ प्रस्ताव अंततः "शूट" करेंगे।

अच्छी तरह से किए गए काम के लिए श्रद्धांजलि दें

इसे सकारात्मक प्रतिक्रिया पर कंजूसी न करने की आदत बनाएं। किसी आम दस्तावेज़ में या किसी संयुक्त कार्य स्थल पर किसी की योग्यता को पहचानते हुए, आप कर्मचारी को दिखाते हैं कि वे विशेष रूप से सराहना करते हैं: इस "प्रलेखन" के लिए, टीम एक दूसरे के काम को बेहतर ढंग से समझती है, और वरिष्ठ प्रबंधन सफलताओं के बारे में सीखता है।

पारदर्शी सूचना विनिमय की संस्कृति के निर्माण में हर कोई भाग ले सकता है

आप एक कर्मचारी के रूप में कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हैं - यह एक जिम्मेदार और कठिन काम लगता है, और अच्छे कारण के लिए। इस बारे में फ्लोरिडा विश्वविद्यालय में जनसंपर्क की एसोसिएट प्रोफेसर रीता लिंगयुआन मेंग कहती हैं: “कर्मचारियों का अपने कार्य स्थल के प्रति रवैया और उनके सार्वजनिक बयान अक्सर अधिक आत्मविश्वास को प्रेरित करते हैं और इस बात का आधार बनाते हैं कि बाहरी हितधारक कंपनी को कैसे देखते हैं। इसलिए, हम मानते हैं कि संगठन की मजबूत सकारात्मक प्रतिष्ठा अंदर से निर्मित है। ”

जब आपके साथ सब कुछ ठीक है, तो कंपनी के साथ सब कुछ ठीक है। नीचे पारदर्शिता और सूचना साझा करने की संस्कृति बनाने में मदद करने के कुछ तरीके दिए गए हैं।

सुखद और अप्रिय के बारे में ईमानदारी से बोलें

क्या आप समर्थन महसूस करते हैं या ऐसा लगता है कि किसी को भी आपकी ज़रूरत नहीं है? आपको किन परियोजनाओं पर काम करना पसंद है? आपको काम के बारे में अपने प्रबंधक के साथ एक ईमानदार बातचीत करने का अधिकार है। स्लेट पत्रिका के एलिसन ग्रीन , दुनिया को बदलने के लिए प्रबंध के लेखक, दोनों के लिए स्वीकार्य एक संचार प्रणाली बनाने के लिए एक प्रबंधक के साथ काम करने की सलाह देते हैं: "एक बार ऐसी प्रणाली को परिभाषित करने के बाद, काम करने के लिए इसकी जिम्मेदारी लें: उदाहरण के लिए, यदि बॉस रद्द करता है बैठक, आपको पहल करने और एक अलग तारीख चुनने की आवश्यकता है। ”

रोजमर्रा के काम में स्पष्टता और स्थिरता के लिए प्रयास करें

आंतरिक संचार सभी स्तरों पर सूचना का आदान-प्रदान है, यहां तक ​​कि विभाग में सहकर्मियों के साथ चर्चा की गई दैनिक मामलों के संबंध में भी। आपकी टीम को सही दिशा में आगे बढ़ने में मदद करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• साझा संसाधनों पर दस्तावेज़ निर्णय और प्रक्रियाएं, उदाहरण के लिए, एक सहयोग साइट पर या एक फ़ोल्डर में जिसे कोई भी आसानी से एक्सेस कर सकता है।
  
• यदि आप प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए चेकलिस्ट बनाना और अन्य सामग्री विकसित करना पसंद करते हैं, तो अपने जुनून के फल को सहकर्मियों के साथ साझा करें: दस्तावेजों को बनाने और प्रकाशित करने में संकोच न करें जो टीम वर्क को समन्वित करने और अपने सदस्यों को समय पर सूचित करने में मदद करेंगे।
  
• बस एक प्रोजेक्ट खत्म हुआ? इस बारे में सोचें कि क्या अच्छा हुआ और क्या नहीं, और अपने सहयोगियों से ईमानदार प्रतिक्रिया देने के लिए कहें - इससे सुधार करने में मदद मिलती है।
  
• उन परियोजनाओं के लिए अलग समय निर्धारित करें जिन पर अविभाजित ध्यान देने की आवश्यकता है। यदि उनके पास विशिष्ट तिथियां हैं, तो अपने कैलेंडर पर अलग से काम के घंटे की योजना बनाएं और अपने साथियों को इसके बारे में बताएं।
  

अपना अनुभव साझा करें

आप किस अद्वितीय कौशल और दृष्टि से सहकर्मियों की पेशकश कर सकते हैं? विनम्र मत बनो: यदि आपको कौशल या ज्ञान मिलता है जो दूसरों के लिए उपयोगी हो सकता है, तो उन्हें साझा करने का प्रयास करें - आंतरिक ब्लॉग, समाचार पत्र, दोपहर के भोजन के प्रस्तुतियों या सहयोग स्थल पर। ज्ञान साझा करके, आप न केवल अपने पेशेवर विकास का समर्थन करते हैं, बल्कि टीम को मजबूत करते हैं और काम के माहौल में सुधार करते हैं - आखिरकार, कई लोगों के लिए एक टीम या समुदाय का हिस्सा होना महत्वपूर्ण है , और सूचनाओं का आदान-प्रदान इकाइयों के विखंडन को दूर करने और समन्वय को बढ़ाने में मदद करता है।

कंपनी के भीतर संचार हर किसी का काम है

यह आमतौर पर स्वीकार किया जाता है कि मानव संसाधन विभाग या संचार विभाग आंतरिक संचार के लिए जिम्मेदार है, लेकिन यहां सभी का योगदान महत्वपूर्ण है। अंततः, कार्यस्थल में विश्वास, पारदर्शिता और सम्मान की संस्कृति का निर्माण करना नीचे आता है कि कैसे कर्मचारी एक दूसरे के साथ जानकारी साझा करते हैं और संवाद करते हैं।

अनुवादक के बारे में

लेख का अनुवाद अल्कोनोस्ट ने किया था।

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