फोटो स्टूडियो कैसे व्यवस्थित करें? बोल्शाकोवा स्टूडियो का मामला

कंपनी में क्या हो रहा है, यह जानने में समय बर्बाद करना थक गया? व्हाट्सएप के अंतहीन ग्रुप चैट में जानकारी खो जाती है? टीम के भीतर टूटा संचार? क्या आपके (पूर्ण नहीं) सम्पादन पर नज़र रखने से आपके सिर में सूजन आ जाती है? कर्मचारियों पर भार स्पष्ट नहीं है, और सामान्य तौर पर, अब कौन क्या कर रहा है?

यदि उपर्युक्त प्रश्नों में से कम से कम दो आप सकारात्मक जवाब दे सकते हैं, तो हम बिल्ली के नीचे पूछते हैं। हमने प्रसिद्ध मास्को फोटो स्टूडियो " बोल्शकोवा स्टूडियो " के साथ बात की और उन्होंने क्लासिक प्रबंधन समस्याओं को हल करने में अपने अनुभव को साझा किया।

अभी 13 मिनट का वीडियो चैट है। नीचे उद्धरण साक्षात्कार का सारांश दिया गया है।

स्टूडियो के बारे में संक्षिप्त जानकारी

संस्थापक - फ़ोटोग्राफ़र Ksenia Bolshakova।
टीम - 8 लोग + फ्रीलांस रिटॉकर्स।
स्टूडियो को लगभग 7 साल हो गए हैं।
दिशा: विषय फोटो, बी 2 बी।
ग्राहक - कई सौ। प्रसिद्ध: ओरिफ्लेम, फैबरिक, मैक कॉस्मेटिक्स, लेडी कलेक्शन, बकार्डी, केएफसी, द स्नो क्वीन, स्टॉकमैन।


कुछ स्टूडियो काम करते हैं

समस्या का संक्षिप्त इतिहास

सबसे पहले, जब स्टूडियो में केवल कुछ लोग शामिल थे, उन्होंने वीके का इस्तेमाल किया। मुख्य बात - वहां फ़ाइलों को संचार और संलग्न करना सुविधाजनक था। जैसे-जैसे टीम बढ़ती गई, चैट व्हाट्सएप पर चले गए, जहां उन्होंने प्रत्येक प्रोजेक्ट (प्रत्येक क्लाइंट के लिए) के लिए एक समूह बनाया।

"जब समूहों की संख्या तेजी से गुणा करने लगती है, तो यह असहज हो जाता है"

स्टूडियो के आगे बढ़ने के साथ, एक नई समस्या सामने आई। कंपनी के अंदर क्या हो रहा है, विशिष्ट कर्मचारी क्या कर रहे हैं और क्या कर रहे हैं, इस पर नज़र रखना असंभव हो गया है।

“किसी व्यक्ति के सिर में बसने वाली जानकारी का पता लगाने के लिए बहुत समय बीतने लगा। कोई सामान्य स्थान नहीं है जहां यह जानकारी मिल सकती है। ”

कंपनी ने पहले सोचा था कि काम के लिए सभी प्रक्रियाओं को एक ही मंच पर स्थानांतरित करने का समय है, और ट्रेलो को इस तरह के उपकरण के रूप में चुना गया था। लेकिन नई समस्याओं का सामना करना पड़ा। दो मुख्य थे: पहुंच और संचार।

“एक व्यक्ति के पास या तो बोर्ड पर होने वाली हर चीज तक पहुंच थी या कुछ भी नहीं था। और मैं चाहता था कि कर्मचारी केवल इस स्तर पर काम के अपने हिस्से की चिंता करें

समाधान मिला!

सैकड़ों विकल्पों में से खोज की प्रक्रिया में, स्टूडियो ने "YouGile" प्रणाली को चुना। यह लगभग तुरंत आसान हो गया। सबसे पहले, टीम एक बोर्ड पर सभी प्रक्रियाओं का संचालन करने के अवसर से प्रसन्न थी। हम अलग-अलग कर्मचारियों के लिए अलग-अलग स्तंभों तक पहुंच स्थापित करके ऐसा करने में कामयाब रहे: फोटोग्राफरों का एक समूह केवल अपने कॉलम देखता है, रीटचर्स के समूह अपने स्वयं के देखते हैं। प्रबंधक पूरी प्रक्रिया को देखते हैं और नियंत्रित करते हैं।

कार्य का अगला सरलीकरण इस तथ्य के कारण था कि प्रत्येक कार्ड एक परियोजना है और एक निश्चित कॉलम में कार्ड का स्थान कार्य की स्थिति को इंगित करता है। एक अनुचर एक ही समय में कई परियोजनाएं चला सकता है, जिनमें से, कहते हैं, तीन अभी काम में हो सकते हैं, और चार और ग्राहक द्वारा जांचे जा रहे हैं। और किसी भी क्षण ग्राहक प्रकट होता है: "मेरे पास संपादन है!"। प्रबंधक कार्ड की चेकलिस्ट में बदलाव करता है, रिटाउचर सिस्टम में प्रवेश करता है और एक ही स्थान पर देखता है कि उसे क्या करना है। और सभी काम करने के बाद, वह इस कार्ड पर अंतर्निहित चैट में काम के अंत के बारे में सूचित कर सकता है। इससे पहले, रिटॉउचर को चैट से लेकर व्हाट्सएप के संपादन की सूची को अपने नोट्स में कहीं पर कॉपी करना था और उन्हें वहां चिह्नित करना था।

“अब यह आवश्यक नहीं है, चेकलिस्ट YouGile में हैं, हर कोई समझता है कि काम किस स्तर पर हो रहा है। साथ ही, टास्क कार्ड में, प्रबंधक और फ़ोटोग्राफ़र और रिटॉउचर दोनों एक दूसरे को कुछ बिंदुओं को स्पष्ट करने के लिए संवाद कर सकते हैं और कार्ड के सभी प्रतिभागी इस बातचीत को देखते हैं। सूचना दो लोगों के बीच नहीं बैठती है ”

प्रक्रिया कैसे काम करती है

स्टूडियो ग्राहकों के साथ एक मुख्य बोर्ड पर काम करता है, जिसे तार्किक रूप से "ORDERS" कहा जाता है। इसके अलावा परियोजना में कई और बोर्ड हैं जिनकी केवल प्रशासन तक पहुँच है और इन बोर्डों पर प्रशासनिक मुद्दों पर चर्चा की जाती है। काम के मानकों के साथ एक अलग बोर्ड, वित्त के साथ काम करने के लिए अलग बोर्ड, उपकरण सूची, साथ ही ग्राहकों के साथ काम करते हैं, जो सीधे फिल्म निर्माण की प्रक्रिया को प्रभावित नहीं करता है।

ग्राहक का प्रत्येक आदेश - यह बोर्ड पर एक अलग कार्ड है - सात चरणों के चक्र के माध्यम से जाता है। प्रत्येक चरण एक अलग स्तंभ है। उनमें से सात हैं:

इनकमिंग एप्लिकेशन »उत्पाद की प्रतीक्षा में» शूटिंग »रिटच» स्टूडियो »क्लाइंट चेक» वितरित किए गए।


प्रक्रिया

इस श्रृंखला के रिटॉचर्स की पहुंच केवल दो कॉलमों तक होती है: "रीटच" और "स्टूडियो चेक"। जब रिटाउचर अपना काम करता है, तो वह चैट में इसके बारे में बताता है और कार्य को "स्टूडियो चेक" कॉलम में स्थानांतरित करता है।

“इस परियोजना में क्या हो रहा है, इसे तुरंत समझने के लिए इस कॉलम को देखें। और यह स्पष्ट रूप से देखा जाता है कि प्रत्येक परियोजना अब किस चरण में है ”

प्रत्येक कार्ड के अंदर चैट में, स्टूडियो कर्मचारी परियोजना पर चर्चा करते हैं, फाइल या आवश्यक लिंक अपलोड करते हैं। कार्ड के "विवरण" अनुभाग में, TK दर्ज किया गया है, जो फ़ोटो सबमिट करने के प्रारूप, रिटॉकर और संदर्भ फ़ोटो के लिए बुनियादी अनुरोध दर्शाता है।

जाँच सूची

कार्य में चेकलिस्ट

स्टूडियो के लिए कार्ड का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा चेकलिस्ट (सबटुक) है। चेकलिस्ट का शीर्षक वह तारीख है, जब ग्राहक को परिवर्तन प्राप्त हुए थे। जैसा कि आप परिवर्तन करते हैं, रिटाउचर उन्हें चेकमार्क के साथ चिह्नित करता है और यह प्रक्रिया अतिरिक्त रूप से बोर्ड पर दिखाई देती है। कार्य पर प्रगति देखने के लिए कार्य में प्रवेश करना आवश्यक नहीं है।

किसी भी संख्या में चेकलिस्ट हो सकते हैं, वे हटाए नहीं जाते हैं और आप हमेशा किसी प्रोजेक्ट पर काम करने की पूरी प्रक्रिया देख सकते हैं।

YouGile को क्या उपयोगी बनाता है

केन्सिया उस प्रणाली का लाभ कहता है जिसे आप दुनिया में कहीं भी, कभी भी YouGile पर जा सकते हैं और देख सकते हैं कि स्टूडियो में क्या हो रहा है। पहले, विवरण का पता लगाने के लिए, मुझे प्रबंधक और यहां तक ​​कि अन्य कर्मचारियों से संपर्क करना पड़ा। अब पूरी तस्वीर स्पष्ट रूप से दिखाई दे रही है कि कौन क्या कर रहा है और तदनुसार, प्रत्येक व्यक्ति पर भार। यह तुरंत स्पष्ट है कि एक रिटूचर, यह पता चला है, अतिभारित है, और दूसरा बेकार बैठा है। आपको यह सब ध्यान में नहीं रखना है।

" सभी एक ही स्थान पर " बोलते हैं। बेशक, सबसे ज्यादा स्वागत है। उनके पास स्टूडियो में सबसे बड़ी मात्रा में काम है - संपादन का एक गुच्छा, पाठ्य सूचना। पहले, यह सब चैट रूम, मेल, स्काइप आदि पर फैला हुआ था। अब उनके पास एक ही जगह सब कुछ है। अनुभव के अनुसार, जब वह निर्देशों को नहीं समझता है या जब ये सभी छोटे निर्देश अलग-अलग स्थानों पर होते हैं, तो इस गलतफहमी के परिणामस्वरूप, रिटॉचर को काम से सबसे बड़ा तनाव प्राप्त होता है। अब सब कुछ एक जगह पर है, और अगर कार्ड में कोई जानकारी नहीं है, तो इसका मतलब है कि यह कहीं और नहीं है।

विशेष रूप से कंपनी में कार्यों में संचार की संभावना पर ध्यान दें। पहले, सभी कर्मचारियों ने प्रबंधक के साथ संवाद किया। फ़ोटोग्राफ़रों और रिटूचरों ने एक-दूसरे के साथ संवाद नहीं किया। लेकिन ज्यादातर मामलों में, प्रबंधक रिटॉउचर के स्वतंत्र रूप से स्पष्ट सवालों का जवाब नहीं दे सकता है, कई विशिष्ट शब्दावली हैं। और प्रबंधक को पहले सब कुछ अपनी भाषा में अनुवाद करना था, फिर फोटोग्राफर की भाषा में, और फिर सब कुछ वापस स्थानांतरित करना था। फोन के रूप में यह देखा। अब हर कोई चैट कार्ड से जुड़ा हुआ है और रिटाउचर सीधे सवाल पूछ सकता है।

नए लोगों को पेश करना आसान हो गया है

"पहले तो मैं एक नए व्यक्ति को नई प्रणाली से जोड़ने से डरता था, मुझे ऐसा लग रहा था कि उसे बहुत कुछ समझाना होगा और एक लंबे समय के लिए परिचय देना होगा और हमने व्हाट्सएप के माध्यम से काम किया, लेकिन एक दिन बाद मुझे एहसास हुआ कि नहीं, मैं ऐसा नहीं कर सकता। मैंने तुरंत एक व्यक्ति का परिचय देना शुरू कर दिया, भले ही मैं समझता हूं कि वह एक सप्ताह या एक परियोजना के लिए आया था, मैं तुरंत उसे YouGile से जोड़ता हूं। और पहली बार मैं देख रहा हूं कि एक नया टूल, नया सॉफ्टवेयर, उन लोगों के लिए बिल्कुल भी प्रतिरोध का कारण नहीं है, जिन्होंने कभी इसका इस्तेमाल नहीं किया है ”

एक नए व्यक्ति के निमंत्रण के दौरान, उसे तुरंत वांछित समूह में रखा जा सकता है, चाहे वह एक फोटोग्राफर हो या एक रिटाउचर, और सिस्टम में प्रवेश करने पर वह तुरंत वही देखेगा जो उसके पास है। स्क्रीन प्रदर्शन के साथ Skype पर 3-5 मिनट की व्याख्या, और अगले दिन, कर्मचारी आश्चर्यचकित हैं: “भगवान! यह बहुत अच्छा है, यह बहुत अच्छा है, आपके पास इतना उच्च संगठन है। हमने इसे TsUM में भी नहीं देखा है! सब कुछ बहुत सुविधाजनक, सरल, तार्किक और बहुत आसान है। ”

लेकिन TSUM अपने विशाल मात्रा में काम के लिए प्रसिद्ध है, और विषय फोटोग्राफी के क्षेत्र में शामिल अधिकांश पेशेवरों ने किसी तरह इसके साथ काम किया है।

YouGile फोटो स्टूडियो का प्रमुख लाभ संचार दक्षता को बुलाता है। क्योंकि इससे पहले कि बहुत सारे लिंक थे, विभिन्न चैट, मेल और संचार के अन्य तरीकों में बहुत कुछ खो गया था, और यह भी - संचार ऐसे लोगों के आसपास बनाया गया था जिनके सिर में यह सब बस गया था। अब कंपनी के संचार परियोजना के चारों ओर चल रहे हैं, वर्तमान कार्य, जहां सभी जानकारी संग्रहीत और सभी कर्मचारियों द्वारा पूरक हैं। हर कोई परियोजना की प्रगति को देख सकता है।

वीडियो ट्यूटोरियल

Yougile YouTube चैनल

"सिस्टम में एक नए व्यक्ति को पेश करना आसान है, क्योंकि YouGile में कई समझने योग्य वीडियो सबक हैं, जो समय के साथ विस्तारित नहीं होते हैं। क्योंकि 40 मिनट के लिए मैनुअल देखना मनोवैज्ञानिक रूप से असंभव है। वे छोटे हैं, 5-10 मिनट, केवल सार है। यह स्पष्ट, विधिपूर्वक, और सभी के लिए जो किसी को समझ में नहीं आता है, आप बस लिंक को छोड़ सकते हैं »

समर्थन

अलग-अलग, फोटो स्टूडियो YouGile के त्वरित समर्थन को नोट करता है। ज्यादातर मामलों में, कॉल के बाद 20-40 मिनट के भीतर समर्थन सेवा की प्रतिक्रिया आती है। यदि चैनल पर वीडियो से कुछ स्पष्ट नहीं था, तो आप हमेशा तकनीकी सहायता के लिए पूछ सकते हैं।

धन्यवाद

हम, YouGile टीम, साक्षात्कार के लिए बोल्शकोवा फोटो स्टूडियो और हमारे अनुभव को साझा करने का अवसर देने के लिए धन्यवाद। निकट भविष्य में हम परियोजना प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के कुछ और सफल मामलों में सफल नहीं होंगे। उदाहरण के लिए, रूसी संयंत्र निर्माण क्रेन में कार्यान्वयन का एक बहुत महत्वपूर्ण उदाहरण है।