एक आदर्श रिपोर्टिंग प्रणाली क्या है। क्या यह समझना यथार्थवादी है कि कंपनी में क्या हो रहा है?

एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली में एक आदर्श रिपोर्टिंग सिस्टम कैसा दिखना चाहिए? क्या प्रबंधन प्रणाली से कुछ उतारकर कंपनी को वास्तविक लाभ पहुंचाना संभव है, या क्या यह हमेशा औपचारिकता होगी? क्या कंपनी के लिए नियंत्रण प्रणाली के डेटा में कुछ दिलचस्प और नया खोजना संभव है?

मैं इन मुद्दों को लेकर विशेष रूप से चिंतित हूं। मैं पिछले दो वर्षों से YouGile प्रबंधन प्रणाली पर काम कर रहा हूं।

मुख्य रिपोर्टिंग समस्या यह है कि किसी एक डेटा स्लाइस में जानकारी हमेशा अधूरी रहेगी, चाहे वह कंपनी हर चीज को चिह्नित करने और रिकॉर्ड करने की कोशिश क्यों न करे। सबसे सरल उदाहरण लोगों के लिए पूर्ण किए गए कार्यों की सूची को देख रहा है, और यह केवल 80% से कम से कम सच है। सभी कार्य निश्चित नहीं हैं, सभी को पूर्ण के रूप में चिह्नित नहीं किया गया है, कुछ मैट्रिक्स व्यवस्थित रूप से विकृत हैं।

इसके अलावा, अधूरी जानकारी से रिपोर्ट की आवश्यकता बहुत अधिक है - रिपोर्टों को एक वस्तुपरक समझ बनानी चाहिए कि क्या हो रहा है।

इस मुद्दे का अध्ययन करने के बाद हमने जो किया वह एक छोटे वीडियो में नीचे है। और कटौती के तहत, प्रक्रिया का विवरण, वे इस पर कैसे आए।

वास्तविकता

कंपनियों में वास्तविकता प्रत्येक विशिष्ट रिपोर्ट में केवल 20% अपूर्णता से थोड़ी खराब है। आमतौर पर स्थिति ऐसी होती है कि सामान्य रूप से "कम से कम कहीं" केवल आधे कार्य निर्धारित होते हैं, और एक ही समय में अलग-अलग स्थानों पर होते हैं: तत्काल दूतों में, मेल में, मौखिक बातचीत में ...

एक केंद्रीकृत प्रबंधन प्रणाली के आगमन और लक्ष्यों को स्थापित करने की कम से कम कुछ संस्कृति के गठन के साथ, स्थिति में थोड़ा सुधार होता है, लेकिन सूचना प्रणाली नियंत्रण और लेखा प्रणाली नहीं बन सकती है। अधिक सख्त नियम इस बारे में हैं कि सिस्टम में क्या दर्ज किया जाना चाहिए, रिपोर्ट जितना सटीक होगा। लेकिन कम स्वेच्छा से प्रणाली का उपयोग करेगा। पारदर्शिता के लिए संघर्ष का घेरा बंद हो जाता है।

एक कंपनी के बारे में क्या है जो एक प्रबंधन प्रणाली विकसित करता है? इस स्थिति के बिना क्या हो रहा है की एक उद्देश्यपूर्ण तस्वीर कैसे बनाएं कि सभी जानकारी दर्ज की जाएगी?

हमारा रिपोर्टिंग इतिहास

2 साल पहले - हम संचार पर ध्यान देने के साथ एक परियोजना प्रबंधन प्रणाली बनाना शुरू कर रहे हैं। हम एक दृष्टिकोण लागू कर रहे हैं जहां प्रत्येक कार्य एक चैट है और हम संचार के माध्यम से प्रोजेक्ट गतिविधियों में टीमों को कसने की कोशिश करते हैं। रिपोर्ट को नजरअंदाज करें। हम मानते हैं कि इस तरह के उपकरण सिस्टम के उपयोग को प्रभावित नहीं करते हैं, बल्कि केवल वास्तविक टीम को एक नि: शुल्क नियोजन उपकरण से हटाते हैं।

1.5 साल पहले - हम नियमित रूप से रिपोर्ट के लिए कई अनुरोध प्राप्त करते हैं। सबसे आम अनुरोध लोगों के लिए कार्यों की एक सूची है। हम यह जानना शुरू कर रहे हैं कि हमारे ग्राहकों द्वारा रिपोर्ट का उपयोग कैसे किया जाता है जो अन्य प्रणालियों से आगे बढ़ रहे हैं। हम समझते हैं कि वहाँ रिपोर्टें हैं। सबसे लोकप्रिय प्रणालियों में, आप कई अलग-अलग सारांश प्राप्त कर सकते हैं: लोगों द्वारा, समय से, पूरा करके, परियोजना द्वारा। लेकिन, उपयोगकर्ताओं के साथ बात करते हुए, यह पता चला है कि कोई भी वास्तव में इसका उपयोग नहीं करता है। अपवाद केवल शुरुआत में कड़ाई से विनियमित प्रक्रियाओं के मामले हैं, जैसे कि हेल्पडेस्क या बगट्रैकर।

1 साल पहले - हम एक विन्यासकर्ता के रूप में एक ऐसा कार्य जारी करते हैं, जो आपको सिस्टम के अंदर अपनी स्क्रिप्ट लिखने की अनुमति देता है। जिसमें कोई भी डेटा अपलोड करना शामिल है। समय-समय पर बड़े ग्राहकों के लिए हम सीधे उनके अनुरोधों के तहत अनलोडिंग को कॉन्फ़िगर करते हैं। और थोड़ी अजीब स्थिति होती है - कभी-कभी कंपनियां इसका वास्तविक लाभ प्राप्त करने का प्रबंधन करती हैं - वे हमें बताते हैं कि वे डेटा का एक गुच्छा उतारते हैं, इसका विश्लेषण करते हैं और कोई भी निर्णय लेते हैं। और कभी-कभी यह गिट्टी बन जाता है जिसका कोई उपयोग नहीं करता है।

8 महीने पहले - हम ग्राहकों से अनुरोधों का पालन करते हैं और अधिकांश अन्य प्रणालियों की तरह कई सारांश बनाते हैं: सभी घटनाओं का एक टेप और कर्मचारियों के कार्यों के साथ एक विशेष बोर्ड। फ़ंक्शन का उपयोग शायद ही कभी किया जाता है, लेकिन जो लोग इसका उपयोग करते हैं वे संतुष्ट हैं और इस जानकारी को अधिक चाहते हैं। वे समझाते हैं कि वे एक या किसी अन्य प्रक्रिया पर अधिक विवरण देखना चाहेंगे।

5 महीने पहले - हम तुरंत सभी बड़े ग्राहकों को एक ऐसी प्रणाली प्रदान करना शुरू करते हैं, जो पहले से विकसित की गई लिपियों पर सभी प्रकार की रिपोर्टों के साथ होती है। उनमें से बहुत सारे हैं, वे बहुत अलग हैं, लेकिन बहुत सुविधाजनक नहीं हैं, क्योंकि सामान्य इंटरफेस नहीं हैं। लेकिन एक ही समय में, यह दृष्टिकोण ग्राहकों के लिए काफी उपयुक्त है। हम एक बहुत ही सरल सत्य को नोटिस करते हैं: जब कई रिपोर्टें होती हैं, तो किसी कारण से वे काम करना शुरू करते हैं। कंपनियों की रिपोर्ट है कि वे निर्णय लेने में सक्षम जानकारी निकालने में सक्षम हैं। कर्मचारियों से परियोजना के विचारों पर रिपोर्ट और टीम के ध्यान के वितरण के लिए अनुरोध हैं।

3 सप्ताह पहले - एक बार फिर हम ग्राहकों के साथ बात कर रहे हैं और हम एक सरल निष्कर्ष पर आते हैं: विभिन्न पक्षों की रिपोर्टों की संख्या इस तथ्य से उचित है कि किसी भी समझ को केवल तभी बनाया जा सकता है जब तस्वीर को कई अलग-अलग पक्षों से देखा जाए। इसके अलावा, विभिन्न स्थितियों में ये पार्टियां बहुत भिन्न हो सकती हैं।

हम रिपोर्ट डिजाइनर को जारी करते हैं। हम इसे बनाने की कोशिश करते हैं ताकि आप कुछ भी प्राप्त कर सकें, लेकिन साथ ही साथ इंटरफ़ेस को सरल रखें।

YouGile में हमने किस रिपोर्ट और सारांश का निर्माण किया

चलो एक साधारण से शुरू करते हैं। सिस्टम में जो कुछ भी है उसे एक तालिका में फ़िल्टर, सॉर्ट और प्रदर्शित किया जा सकता है। एक्सेल प्रारूप में डाउनलोड करें या मेल द्वारा नियमित रसीद कॉन्फ़िगर करें। सभी जानकारी, निश्चित रूप से, परियोजनाओं में परिवर्तन के साथ गतिशील रूप से बदलती है।

रिपोर्टिंग इंटरफ़ेस इस तरह दिखता है:



आप 15 मापदंडों का उपयोग करके एक रिपोर्ट उत्पन्न कर सकते हैं और मल्टीसॉर्टिंग नियमों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। कुछ असामान्य पैरामीटर हैं: अंतिम चाल की तिथि और अंतिम संदेश की तारीख। उदाहरण के लिए, आप उन कार्यों का चयन और देख सकते हैं जिनके लिए सबसे सक्रिय संचार था। यदि हम इस बात को ध्यान में रखते हैं कि प्रत्येक कार्य एक अलग चैट है और हम बहुत संवाद करते हैं, तो डाउनलोड बहुत दिलचस्प है।

नतीजतन, रिपोर्ट एक टेबल की तरह दिखती है जिसमें मल्टीसोर्ट की क्षमता होती है।



और यहां, स्पष्ट रूप से, अभी तक कुछ भी अलौकिक नहीं है - सुलभ इंटरफेस के साथ कार्यों पर रिपोर्ट प्राप्त करने के लिए सिर्फ एक अच्छा लचीला सिस्टम। हां, कुछ दिलचस्प पैरामीटर और एक अनुसूचित रिपोर्टिंग प्रणाली है। लेकिन कंपनी में पारदर्शिता बनाने के लिए एक बहुत शक्तिशाली उपकरण "सारांश" है।

सारांश

रिपोर्ट सभी रिपोर्ट के समान हैं, लेकिन कई मापदंडों के साथ तालिका के रूप में कार्य प्रदर्शित नहीं किए जाते हैं, लेकिन बोर्ड पर एक कॉलम के रूप में। यही है, सामान्य कॉलम के साथ, आप बोर्ड पर एक विशेष कॉलम बना सकते हैं जहां अन्य परियोजनाओं और बोर्डों से दिए गए फ़िल्टरिंग सिद्धांतों के अनुसार कार्यों को मनमाने समय के लिए प्रदर्शित किया जाता है। बुलेटिन में कार्य केवल पढ़े जाते हैं, उन्हें बदला नहीं जा सकता, लेकिन आप चैटिंग में भाग ले सकते हैं।

यहाँ इनमें से कई स्तंभों का सबसे सरल उदाहरण दिया गया है:



रिपोर्टिंग सिस्टम के साथ मिलकर, इस तरह के टूल में कंपनी में क्या हो रहा है, इसकी समझ बनाने के लिए कई एप्लिकेशन विकल्प थे। आप अवलोकन के लिए अलग-अलग बोर्ड बना सकते हैं, आप पड़ोसी विभाग से कार्य बोर्ड में आवश्यक कार्यों की एक सूची जोड़ सकते हैं, आप अपने लिए सभी महत्वपूर्ण कार्य प्रदर्शित कर सकते हैं, प्रत्येक परियोजना के लिए एक कॉलम, आदि।

कुछ केस अध्ययन

1. हम जानना चाहते हैं कि टीम क्या कर रही है

एक सामान्य स्थिति में, हमें पूर्ण कार्यों पर एक रिपोर्ट अपलोड करनी होगी और नए असाइन किए गए कार्यों पर हो सकती है।

अब हम एक सारांश बना सकते हैं: पहले कॉलम में, पिछले 7 दिनों में पूरे किए गए कार्यों को प्रदर्शित करते हैं, दूसरे कॉलम में पिछले 7 दिनों में सभी नए कार्यों को, तीसरे कॉलम में उन सभी कार्यों को जिनमें पिछले 7 दिनों के लिए मूवमेंट्स या डायलॉग थे, चौथे कॉलम में सिर्फ उच्चतम के साथ सब कुछ है। प्राथमिकता।



और, ज़ाहिर है, ऐसा सारांश सभी टीमों को यह बताने से दूर है कि विभाग क्या कर रहा है। लेकिन कुछ हफ़्ते के लिए गतिशीलता का अवलोकन करने के बाद, निष्कर्ष निश्चित रूप से दिखाई देंगे कि निगरानी में सुधार के तरीके पर अड़चनें कहां हैं और विचारों पर।

2. कैसे समझें कि कौन क्या कर रहा है

एक सामान्य स्थिति में, लोगों के लिए सभी खुले कार्यों को प्राप्त करना संभव होगा।

अब आप प्रत्येक व्यक्ति के लिए एक अलग कॉलम बना सकते हैं, वहां उसके सभी खुले कार्यों को प्रदर्शित कर सकते हैं और अंतिम संदेश की तारीख तक उन्हें सॉर्ट कर सकते हैं। शीर्ष पर वे कार्ड हैं जिनमें सक्रिय चर्चा है। यदि आप, उदाहरण के लिए, एक फोटो स्टूडियो हैं और सभी कार्यों में संदेश या फाइलें हैं, तो यह दृष्टिकोण अच्छी तरह से काम करेगा।



3. कैसे समझें कि टीम ने क्या करने का फैसला नहीं किया
पहले कॉलम में, हम प्रोजेक्ट के लिए सभी खुले कार्यों को प्रदर्शित करते हैं और सबसे पुराने को ऊपर की ओर उठाते हैं। दूसरे में, आउटपुट संग्रहीत, लेकिन पूरा के रूप में चिह्नित नहीं।



ये सबसे सरल उदाहरण हैं जो छोटी टीमों में भी लागू होते हैं। जब कम से कम 100 लोगों की कंपनी की बात आती है, तो विभिन्न विभागों के लिए बहुत अधिक दिलचस्प खंड हैं, लेकिन तस्वीर अभी भी काफी स्पष्ट है। और सबसे महत्वपूर्ण बात - अतिरिक्त डेटा संग्रह प्रयासों के बिना यह सब। एक टीम के रूप में यह आदी हो सकता है काम कर सकता है, और एक ही समय में प्रक्रियाओं में सीधे होने के बिना क्या हो रहा है, इसकी समझ बनाना संभव है।

व्यावहारिक निष्कर्ष

कंपनी में जो कुछ हुआ, उसका एक वस्तुनिष्ठ चित्र बनाने के लिए, जहां संसाधनों को खर्च करना है, कंपनी को आगे इंतजार करने वाले जोखिमों का आकलन करना है, कई पक्षों से कई अलग-अलग रिपोर्ट उत्पन्न करना आवश्यक है। सावधानीपूर्वक विश्लेषण करें, निष्कर्ष निकालें, और यदि पर्याप्त जानकारी नहीं है - नई रिपोर्ट बनाएं और उनका निरीक्षण करें। इसमें हमेशा समय लगता है। उदाहरण के लिए, एक सप्ताह में आप प्राथमिकता से सभी परियोजनाओं के कार्यों के साथ एक कॉलम देख सकते हैं। लेकिन इसके बाद एक जादुई भावना बनती है कि आप समझते हैं कि प्रक्रिया में प्रत्यक्ष भागीदारी के बिना कंपनी के साथ क्या हो रहा है।

बड़ी टीमों में यह अधिक जटिल है, छोटे लोगों में यह सरल है, लेकिन किसी तरह रिपोर्टिंग सिस्टम वास्तव में निर्णय लेने का उपकरण हो सकता है।

पीएस 8.00 पर निर्माण क्रेन के उत्पादन के लिए कारखाने में रिपोर्टों की चर्चा का एक छोटा सा टुकड़ा।