क्या महत्वपूर्ण है और क्या तत्काल?

Eisenhower का मैट्रिक्स प्राथमिकताओं को निर्धारित करने का एक बहुत ही जाना-माना तरीका है। उदाहरण के लिए, स्टीफन कोवे की प्रसिद्ध पुस्तक, "द सेवन स्किल्स ऑफ़ हाइली इफेक्टिव पीपल", एक संपूर्ण अध्याय मैट्रिक्स के लिए समर्पित है।

मैट्रिक्स एक कार्य प्राथमिकता उपकरण है। यह आविष्कार किया गया था, वे कहते हैं, संयुक्त राज्य अमेरिका के 34 वें राष्ट्रपति ड्वाइट आइजनहावर द्वारा। मैट्रिक्स के साथ प्राथमिकता देना सरल और प्रभावी है।

जहां तक ​​वह जाना जाता है, यह हमारे बीच में भी व्यापक नहीं है, चाहे वह संबंधित काम हो या जीवन। आइजनहावर मैट्रिक्स इस तरह दिखता है:



किसी भी कार्य को करने की आवश्यकता है जो मैट्रिक्स के चार चतुर्थांशों में से एक में आता है। ऊपर से नीचे, बाएं से दाएं क्रम में प्रदर्शन करें। पहला - तत्काल और महत्वपूर्ण, फिर - तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं, फिर तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं और, अंत में, तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं।

आइजनहावर मैट्रिक्स के साथ काम करते समय लोगों को जो मुख्य समस्या आती है, वह तात्कालिकता और महत्व से कार्यों का वर्गीकरण है । अधिक सटीक रूप से, मुख्य समस्या यह समझना है कि सामान्य रूप से क्या तात्कालिकता और महत्व है। और बिना समझे, लोग एक या दो दिन खेलने के बाद, मैट्रिक्स को फेंक देते हैं। आइए इसे जानने की कोशिश करते हैं।

दुर्भाग्य से, या सौभाग्य से, कोई भी अस्पष्ट मानदंड नहीं हैं। कोई भी अपने नियमों के साथ आ सकता है, लेकिन हर कोई ऐसा नहीं करेगा। इसलिए, हम यह करेंगे: मैं आपको बताऊंगा कि मैं कैसे तात्कालिकता और महत्व का निर्धारण करता हूं, और आप खुद तय करते हैं कि यह दृष्टिकोण आपके अनुकूल है या नहीं। खैर, अपने खुद के नियमों के साथ आते हैं।

आइए तात्कालिकता के साथ शुरू करें, जैसा कि इसे प्राथमिकता दी जाती है।

किस कार्य को अत्यावश्यक कहा जा सकता है? मुझे याद नहीं है कि मैंने यह मानदंड कहां सुना है, लेकिन मुझे वास्तव में इसकी सादगी पसंद आई। एक जरूरी काम यह है कि समय सीमा के बाद अब नहीं किया जा सकता है । सरल और स्पष्ट।

लेकिन इस दृष्टिकोण को जीवन में लागू करना आसान नहीं है। उस डेटाबेस ने क्लाइंट के साथ काम करना बंद कर दिया है - क्या मुझे इसे तुरंत ठीक करने की आवश्यकता है या नहीं? कसौटी से - नहीं, क्योंकि आधार को अब, और कल, और एक सप्ताह में उठाया जाना चाहिए। यदि आप किसी संकट की स्थिति में किसी को तत्काल मानदंड समझाने की कोशिश करते हैं, तो इससे अच्छा कुछ नहीं होगा।

इसलिए, हम एक चिकनी मानदंड लेते हैं। तत्काल - यह तब होता है जब नुकसान अधिक होता है क्योंकि कार्य हल नहीं होता है । एक ब्रेक लें और सोचें कि हम उन कार्यों के लिए कितने आवश्यक हैं जिन्हें हम इस तरह मानते थे?

दुर्भाग्य से, कई प्रबंधक सब कुछ जरूरी कार्यों को कहते हैं। दुर्भाग्य से, ऐसा नहीं है कि वे गलत हैं, लेकिन प्राथमिकता प्रणाली जो काम करना बंद कर देती है - सभी कार्य समान दिखते हैं। प्रोग्रामर को चुनना मुश्किल हो जाता है।

उद्देश्य की तात्कालिकता अक्सर ग्राहक कार्यों में सामने आती है - उदाहरण के लिए, आधार में उक्त गिरावट। या यार्ड में 19 अक्टूबर है, और ग्राहक को वैट लेने की जरूरत है, लेकिन घोषणा किसी भी तरह से नहीं बनती है। या, भगवान ने मना किया, मार्च के अंत में, और लाभ कर की गणना करने का कोई तरीका नहीं है। या चालान मुद्रित नहीं हैं, अस्पष्टीकृत कारण के लिए, और शिपिंग में मंदी हैं।

ऐसे कार्य अत्यावश्यक हैं, क्योंकि वे हमारी कसौटी पर खरे उतरते हैं - इस बात से वास्तविक नुकसान होते हैं कि समस्या हल नहीं हुई है। और यह सिर्फ यह नहीं है कि यह है - एक लाभ कर जिसे समय पर वितरित नहीं किया जाता है, एक गंभीर जुर्माना के साथ धमकी देता है।

"तात्कालिकता" और "समय सीमा" की अवधारणाओं को अलग करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। किसी भी कार्य की एक समय सीमा होती है, एक रास्ता या कोई अन्य, भले ही वह संकेत न हो। फिर मैं अपने आप से थोड़ा आगे निकल जाता हूं, समयसीमा एक और बार बताई जाएगी, लेकिन मैं चाहता हूं कि आप समझें: समय सीमा की उपलब्धता एक तात्कालिकता नहीं है । साथ ही साथ समय सीमा के करीब पहुंचना - यह तात्कालिकता नहीं है।

कार्य की तात्कालिकता समय सीमा के साथ सहसंबंधित नहीं है। उदाहरण के लिए, किसी कार्य को पूरा करने की समय-सीमा "तारीख" प्रकार की नहीं हो सकती है, लेकिन "जितनी जल्दी हो सके, इसे धिक्कार है!" यही है, औपचारिक रूप से, कोई समय सीमा नहीं है। लेकिन, यह कार्य अत्यावश्यक है। या कार्य की समय सीमा हो सकती है - कल, लेकिन हर कोई समझता है कि यह एक ऐसे व्यक्ति द्वारा लगाया गया था जिसे समाधान की आवश्यकता नहीं है - वह अपने पहले अनुरोध पर किसी भी तारीख को समय सीमा को स्थानांतरित कर देगा। या सिस्टम इतना व्यवस्थित है कि समय सीमा निर्दिष्ट किए बिना कार्य को दर्ज नहीं किया जा सकता है।

तात्कालिकता एक कार्य का एक अलग गुण है जो इसके जन्म और जीवन के संदर्भ की विशेषता है, न कि प्रबंधकीय पदनाम जैसे "समय सीमा" या "इस दिन की योजना में शामिल करना।"

अब महत्व के बारे में। वापस क्लासिक पर - स्टीफन कोवे। उन्होंने भविष्य के लिए महत्वपूर्ण कार्यों को रेखांकित किया । एक काफी सरल, हालांकि पूरी तरह से स्पष्ट परिभाषा नहीं। आइए डिक्रिप्ट करने की कोशिश करते हैं।

समाधान से ऐसे कार्य होते हैं जिनमें कुछ भी मौलिक रूप से नहीं बदलता है। तो आपने इसे तय किया, ग्राहक ने पैसे का भुगतान किया, और कोई महत्वपूर्ण बदलाव नहीं हुए - न तो आप और न ही ग्राहक। इस समस्या का समाधान नई समस्याओं की वजह से नहीं हुआ, लंबे समय तक चलने वाली परियोजना शुरू नहीं हुई, किसी को निकाल नहीं दिया गया और किसी को काम पर नहीं रखा गया और ग्राहक के व्यवसाय की कुछ दमनकारी समस्या का समाधान नहीं हुआ।

और एक ग्राहक का कार्य है, जिसे हल करने के बाद, आपको एक परियोजना मिलती है। परियोजना चरण का एक केंद्रीय कार्य है, जो इसे परीक्षण से संचालन तक स्थानांतरित करता है। जोखिम भरे विकास में परिकल्पना का परीक्षण करने का कार्य है, जिसे हल करने के बाद आपके पास पहली रिलीज़ है, और आप अंततः अपने उत्पाद को उपयोगकर्ताओं को दिखा सकते हैं और प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकते हैं। एक ऐसा कार्य है जिस पर टीम या आपकी पूरी कंपनी की प्रतिष्ठा निर्भर करती है। एक कार्य है जिसके द्वारा वे आपकी पदोन्नति का न्याय करेंगे। एक कार्य है जिस पर आपकी प्रति घंटा की दर निर्भर करती है।

ये कार्य महत्वपूर्ण हैं। उन पर कुछ निर्भर करता है। और न केवल "कुछ", बल्कि ठोस, समझने योग्य और आपके लिए उपयोगी "कुछ"। वे न केवल भविष्य को प्रभावित करते हैं, बल्कि इसे आकार भी देते हैं ।

उदाहरण के लिए, मैं इस सामग्री का निर्माण कर रहा हूं, जो बाद में एक पाठ्यक्रम बन जाएगा। जब तक मैं सामग्री नहीं लिखूंगा, तब तक कोई कोर्स नहीं होगा। कोई कोर्स नहीं होगा - कोई बिक्री नहीं होगी। मैं एक कोर्स लिखूंगा - सब कुछ होगा पाठ्यक्रम लिखना एक महत्वपूर्ण कार्य है। इसके बजाय, मैं वर्तमान कार्यों से विचलित हो सकता हूं - ग्राहकों के लिए कुछ करने के लिए, या अगली रिलीज को जारी करने के लिए। शायद ये जरूरी काम हैं, लेकिन ये भविष्य नहीं बनाते हैं। और पाठ्यक्रम बनाता है।

यह कार्य का महत्व है। हर कोई इसे गुप्त रूप से समझता है, लेकिन यहां पकड़ - अकेले समझना पर्याप्त नहीं है। जब हमने एक कार्य चुनने के बारे में बात की, तो हमने ध्यान दिया: यदि कोई व्यक्ति यह तय करता है कि उसे क्या कार्य करना है, तो उसे अपने स्वयं के मानदंडों द्वारा निर्देशित किया जाता है। और किस तरह का व्यक्ति, अपने सही दिमाग में, अपनी मर्जी का एक महत्वपूर्ण कार्य करेगा?

आप समझते हैं: उच्च महत्व एक उच्च जिम्मेदारी है । हम लोगों के बारे में या खुद के बारे में जो भी सोचते हैं, हम जिम्मेदारी से बचने की कोशिश करते हैं। इसलिए, एक महत्वपूर्ण कार्य स्थगित कर दिया जाएगा, और प्रोग्रामर वही करेगा जो उसे पसंद है।

पहली जगह में किए जाने वाले महत्वपूर्ण कार्यों के लिए, प्राथमिकता प्रणाली को समायोजित करना और पसंद के साथ कलाकार की मदद करना आवश्यक है। और अब वह क्षण आ गया है जब हम पहली एल्गोरिथ्म को अपनी प्राथमिकताओं की प्रणाली में पेश कर रहे हैं - हम तात्कालिकता और महत्व के आधार पर निष्पादन आदेश का निर्धारण करेंगे।

तकनीकी रूप से, यह बहुत सरल है। यह दो क्षेत्रों को कार्य में जोड़ने के लिए पर्याप्त है - तात्कालिकता और महत्व, और उनके अनुसार कतार की व्यवस्था करें। उदाहरण के लिए, आकृति के रूप में कार्य की प्राथमिकता की गणना करना। यदि कार्य अत्यावश्यक है, तो 2 पारंपरिक इकाइयों को जोड़ें, यदि महत्वपूर्ण हो - 1 पारंपरिक इकाई।

कुल, महत्वपूर्ण नहीं और तत्काल कार्य शून्य के बराबर प्राथमिकता नहीं होगी। तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं - 2. तत्काल और महत्वपूर्ण नहीं - 1. तत्काल और महत्वपूर्ण - 3. अब हम प्राथमिकता के अवरोही क्रम में कार्यों की सूची को क्रमबद्ध करते हैं, और हमें परिणाम मिलता है - सही क्रम जो हमारी रणनीति को दर्शाता है।

तात्कालिकता और महत्व की संख्याओं की गणना के नियम सख्त नहीं हैं। और, दुर्भाग्य से, वे केवल तभी काम करते हैं जब तात्कालिकता और महत्व को कार्य को सोच-समझकर सौंपा जाता है, और सिर्फ इसलिए नहीं कि वे जल्दी से हो जाएंगे।

उदाहरण के लिए, एक ऐसी स्थिति का सामना अक्सर किया जाता है जहां ग्राहकों के कार्यों को प्रबंधकों द्वारा लिखा जाता है और प्रोग्रामर द्वारा निष्पादित किया जाता है। प्रबंधकों, प्राथमिकताओं की प्रणाली को समझने, एक पंक्ति में सभी कार्यों के लिए तात्कालिकता और महत्व को गढ़ना शुरू करते हैं, खासकर जब एक विशिष्ट प्रोग्रामर को प्रबंधक या क्लाइंट को नहीं सौंपा जाता है। प्रबंधक को लाइन के सामने अपने कार्य को आगे बढ़ाने की इच्छा सामान्य रूप से समझ में आती है, लेकिन जितनी जल्दी संभव हो उतने हस्ताक्षरित कृत्यों को प्राप्त करने की उसकी इच्छा से, वह प्राथमिकता प्रणाली के निर्माण के आपके सभी प्रयासों को नकार देता है। और प्रोग्रामरों को गंभीरता से विदाई देता है।

इस समस्या के कई समाधान हैं।

सबसे पहले, कठिन - प्रबंधक को तात्कालिकता और महत्व न दें। उसे केवल कार्य लिखने दें। यदि कोई अतिरिक्त आवश्यकताएं हैं जो प्राथमिकता को प्रभावित कर सकती हैं, तो उसे कार्य के विवरण में निर्धारित करें। वास्तव में, अचानक वहाँ वास्तव में तत्काल? इस मामले में समन्वयक, या टीम लीडर, या लीडर प्रोग्रामर, प्रबंधक की जानकारी द्वारा निर्देशित किया जाएगा।

दूसरा विकल्प, नरम, तात्कालिकता और महत्व के दो आकलन करना है। एक - प्रबंधक से, दूसरा - किसी से जो कुछ समझता है, और पारंपरिक इकाइयों के योग द्वारा अंतिम प्राथमिकता की गणना करता है। प्रबंधक से अधिकतम 3 मनमानी इकाइयां, और समन्वयक से अधिकतम 3। प्राथमिकता प्रणाली अधिक बहुमुखी और संतुलित हो जाएगी।

वैसे, सरल नियम को मत भूलना: दुनिया में ऐसे कार्य हैं जो न तो जरूरी हैं और न ही महत्वपूर्ण हैं । जब तात्कालिकता और महत्व के रूप में इस तरह के नियामक दिखाई देते हैं, तो हाथ स्वयं और उनका उपयोग करने के लिए पहुंचता है। ऐसा लगता है कि कुछ गायब है जब तात्कालिकता और महत्व का संकेत नहीं दिया जाता है।

कार्य की तात्कालिकता और महत्व की कमी सामान्य है। लेकिन एक समस्या है - ऐसा काम, सैद्धांतिक रूप से, कभी पूरा नहीं हो सकता है अगर नए लगातार दिखाई देते हैं जिनमें कम से कम एक पारंपरिक प्राथमिकता इकाई है। ऐसी स्थिति से कैसे बचें, एक और बार बात करते हैं।

सारांश

• Eisenhower का मैट्रिक्स प्राथमिकताओं को निर्धारित करने के लिए एक सरल उपकरण है;
• प्राथमिकता दो विशेषताओं द्वारा नियंत्रित होती है - तात्कालिकता और महत्व;
• एक जरूरी काम वह है जिसकी विफलता से नुकसान अधिक है;
• एक महत्वपूर्ण कार्य वह है जो भविष्य को प्रभावित करता है;
• आग्रह महत्व को प्राथमिकता देता है;
• ऐसे कार्य हैं जो तत्काल नहीं हैं और महत्वपूर्ण नहीं हैं;
• प्राथमिकताएं तात्कालिकता और महत्व के जागरूक निर्धारण के साथ ही काम करती हैं।