इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए पंद्रह उपयोगी छोटी चीजें

नमस्ते! Sberbank पट्टे के विशेषज्ञों के साथ संपर्क में। हमारे काम का एक बड़ा हिस्सा दस्तावेजों से संबंधित है, इसलिए हमारे COURT - दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में लगातार सुधार करना हमारे हित में है। हाल तक तक, वह स्पष्ट रूप से, सबसे अच्छी सहायक नहीं थी और बहुत समय और प्रयास लेती थी। एक भी इलेक्ट्रॉनिक रिपॉजिटरी, स्वचालित स्कैनिंग और दस्तावेजों के सत्यापन के साथ-साथ संग्रह में मूल की उपलब्धता पर नियंत्रण नहीं था।



कोई तैयार समाधान नहीं था जो बाजार की सभी तीन समस्याओं को हल कर सके, इसलिए हमने अपनी परियोजना “इलेक्ट्रॉनिक DOC.official” पर काम शुरू किया। हम इस पोस्ट में क्या हुआ के बारे में बात करेंगे।

क्या हमारे समाधान के होते हैं

संक्षेप में, हमारा COURT एक व्यक्तिगत परियोजना है जिसमें कई सूचना प्रणाली आपस में जुड़ी हुई हैं: Navision, IBM Filenet और ABBYY सुइट्स ऑफ सॉल्यूशंस।

Navision हमारी प्रमुख ईआरपी प्रणाली है जिसमें सभी प्रक्रियाएं दर्ज की जाती हैं: आधिकारिक नोटों के समन्वय से आंतरिक दस्तावेजों के गठन तक। कंपनी के सभी कर्मचारी Navision से - सचिवालय से वित्तीय सेवाओं तक काम करते हैं। हम अपने दम पर Navision का विकास और समर्थन करते हैं, हमारे पास विशेषज्ञों की एक बड़ी टीम है।

IBM Filenet हमारा डॉक्यूमेंट रिपॉजिटरी है जिसमें सभी इलेक्ट्रॉनिक फाइलें उत्पन्न होती हैं।


प्रोजेक्ट डोजियर

ABBYY समाधान पैकेज दस्तावेज़ मान्यता के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसमें एक डेटा मान्यता सबसिस्टम और एक सूचना इनपुट सबसिस्टम (या एक स्कैनिंग स्टेशन) शामिल है। हम लंबे समय से एबीबीवाई के साथ साझेदारी कर रहे हैं, और, अगर हम बाजार का मूल्यांकन करते हैं, तो यह एकमात्र पर्याप्त कार्यात्मक उम्मीदवार था जो हमारी आवश्यकताओं का सामना कर सकता था।

यहाँ "इलेक्ट्रॉनिक DOC- कार्यालय" का एक संक्षिप्त एल्गोरिथ्म है:

1. ABBYY के माध्यम से, प्रबंधक दस्तावेजों को स्कैन करते हैं। उनके उत्तरदायी संरचना का एक भरण है।
   
2. दस्तावेज़ और पूर्ण रूप से उत्तरदायी संरचना को फाइलनेट इलेक्ट्रॉनिक भंडार में संग्रहीत किया जाता है।
   
3. Navision में दस्तावेज़ और एट्रिब्यूशन प्रदर्शित किए जाते हैं।
   

शैतान विस्तार से

काम की सामान्य योजना काफी सरल है। लेकिन हमारी अदालत प्रणाली को सुविधाजनक बनाने के लिए, हमें सभी महत्वपूर्ण कार्य प्रक्रियाओं में सुधार करना पड़ा। हम क्रम में सब कुछ का वर्णन करेंगे।

प्रतिपक्ष कार्ड बनाना और भरना

त्वरित कार्ड निर्माण। अब कार्ड में टिन या PSRN दर्ज करना पर्याप्त है, और अन्य सभी जानकारी स्वचालित रूप से भर जाती है। यह काम को गति देता है, गलत डेटा की शुरूआत और कार्ड के दोहराव से बचने में मदद करता है।

पट्टे पर अनुबंध जहां स्वत: फ़ील्ड भरना संभव है

व्यक्तिगत जिम्मेदारी। अब, सिस्टम में प्रत्येक क्लाइंट को एक प्रबंधक सौंपा गया है जो डेटा और दस्तावेजों की प्रासंगिकता के लिए जिम्मेदार है। यह डेटा भ्रम से बचने और ठेकेदारों के बारे में समय पर जानकारी प्राप्त करने में मदद करता है।
ग्राहक और आपूर्तिकर्ता डोजियर का गठन

एकल डोजियर। प्रत्येक प्रतिपक्ष (ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, गारंटर) के लिए एक एकल डोजियर संरचना दिखाई दी है जो सामान्य उपयोग के लिए उपलब्ध है। इसके अलावा, सभी डाउनलोड किए गए दस्तावेज़ इलेक्ट्रॉनिक भंडारण में पहचानने और खोजने में आसान हैं। और कोई अराजकता नहीं।

पेपर वर्कफ़्लो में कमी। नई प्रणाली की शुरुआत से पहले, हमने बड़ी मात्रा में कागज की फाइलें भेजने और संग्रहीत करने पर खर्च किया। एक नए चरण में, हमने स्कैन की गई प्रतियों के पक्ष में कुछ दस्तावेजों को कागज पर छोड़ दिया।


ABBYY स्कैन विंडो

दस्तावेजों की वैधता अवधि का नियंत्रण। पहले, हमें यह पता नहीं था कि हमारे द्वारा अपलोड किए गए दस्तावेज़ प्रासंगिक थे या नहीं। अब समय सीमा समाप्त दस्तावेजों को लाल रंग में हाइलाइट किया गया है।

दस्तावेज़ स्कैनिंग

स्कैन की गुणवत्ता और एकल प्रारूप के लिए मानक। ABBYY प्रणाली में दस्तावेजों की स्कैन की गई प्रतियों के प्रारूप और गुणवत्ता के लिए आवश्यकताएं हैं।

तेजी से सिलाई के दस्तावेज। हमने अनुबंध प्रलेखन सिलाई के लिए आवश्यकताओं को सरल बनाया है, और स्कैनिंग प्रक्रिया अब एक घंटे का एक चौथाई नहीं, बल्कि केवल तीन मिनट का समय लेती है। दस्तावेज़ को दस्तावेज़ पर अपलोड करना पहले की तुलना में बहुत तेज़ है।
अनुबंध प्रलेखन का गठन

स्वचालन। अब कर्मचारियों को कॉन्ट्रैक्ट और प्रोजेक्ट कार्ड में न्यूनतम संख्या में संशोधन करने की आवश्यकता है, सिस्टम ज्यादातर काम खुद करेगा।

सुविधाजनक नेविगेशन। कर्मचारियों के लिए सुविधाजनक एक व्यवस्थित संरचना परियोजना दस्तावेजों में दिखाई दी।

जल्दी से खेतों में भर दो। संवैधानिक प्रलेखन के लिए नेवीसन सिस्टम के विकास और टेम्प्लेट के शोधन ने हमें अनुबंध के बाद खेतों को भरने में लगने वाले समय को कम करने की अनुमति दी।

हस्ताक्षरित दस्तावेजों का सत्यापन

स्वचालित बार कोडिंग। इस फ़ंक्शन की शुरूआत ने "मैनुअल" डेटा सत्यापन को बाहर कर दिया। प्रणाली दस्तावेजों की तुलना करती है और केवल तीन मिनट में सत्यापन परिणाम उत्पन्न करती है।

दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक संग्रह के साथ काम करें

दस्तावेजों की त्वरित खोज और अपलोड। यदि पहले एक निश्चित अवधि के लिए सभी अनुबंधों को अनलोड करने का कार्य था, तो प्रत्येक दस्तावेज़ को मैन्युअल रूप से अनलोड करना आवश्यक था। अब, बड़े पैमाने पर उतराई के लिए धन्यवाद, सिस्टम अपने आप ही सब कुछ करता है।


दस्तावेज़ तुलना विंडो

अनुमोदन कतार

ऑनलाइन संग्रहीत दस्तावेज़ देखें। एक संग्रह दस्तावेज़ के साथ खुद को परिचित करने के लिए, बस इसे सिस्टम में ढूंढें। इलेक्ट्रॉनिक संग्रह कंपनी की शुरुआत से परियोजना के लॉन्च तक बनाए गए सभी परियोजना दस्तावेजों को संग्रहीत करता है।

एक कागज संग्रह में दस्तावेजों का भंडारण

फास्ट दस्तावेज़ पंजीकरण प्रक्रिया। यहाँ फिर से, बार कोडिंग सिस्टम मदद करता है; इसे भी पेपर संग्रह में ध्यान में रखा जाता है।

दस्तावेजों की इलेक्ट्रॉनिक सूची। सामान्य पेपर-आधारित इन्वेंट्री के बजाय, हमने इसका इलेक्ट्रॉनिक समकक्ष पेश किया। आप Navision प्रणाली के माध्यम से दस्तावेजों के बारे में संग्रह कर्मचारियों के साथ बातचीत कर सकते हैं। हमने संग्रह के प्रलेखन के प्रावधान को नियंत्रित करने के लिए हस्ताक्षरित अनुबंधों का एक रजिस्टर भी विकसित किया है।

और तो क्या?

हमने विभिन्न सुधारों की एक निश्चित संख्या को रेखांकित किया है जो हमारे लिए बहुत अच्छा काम करते हैं। हमें उम्मीद है कि हमारे विचार आपको अपनी खुद की अदालत प्रणाली को बेहतर बनाने में मदद करेंगे।

अब तक, हम अपने COURT में शामिल सिस्टम के नए संस्करणों के उद्भव पर नज़र रख रहे हैं, और हम उन्हें तुरंत लागू करने की कोशिश कर रहे हैं। हम फिलानेट में दो नए बड़े सिस्टम को भी एकीकृत कर रहे हैं - निकट भविष्य में इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज न केवल नेविज़न के साथ, बल्कि अन्य कार्यान्वित सिस्टम के साथ भी काम करेगा।

हमें दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों और टिप्पणियों में उनके सुधार पर आपके सवालों के जवाब देने में खुशी होगी।