मिशन इम्पॉसिबल: एक विदेशी देश में अपना पहला व्यावसायिक आयोजन कैसे करें

मई की शुरुआत में, हमने दुबई में " ओमनी-चैनल रिटेलिंग में जीतना " नामक एक बैठक आयोजित की, जिसमें हम उम्मीद के मुताबिक दो बार कई प्रतिभागियों को इकट्ठा किया। पूरी तैयारी में 3 सप्ताह का समय लगा। सब कुछ सही नहीं था, लेकिन कुल मिलाकर हम संतुष्ट हैं। मैं आपको बताता हूं कि किसी विदेशी देश में किसी कार्यक्रम के आयोजन के लिए क्या तैयार होना चाहिए और क्या विचार करना चाहिए।

कहां से शुरू करें

मार्च में, हमने मॉस्को में आईडीआरएफ - अंतर्राष्ट्रीय डिजिटल रिटेल फोरम सम्मेलन का आयोजन किया, जिसमें 400 प्रतिभागियों को एक साथ लाया गया। जब ठीक से व्यवस्थित किया जाता है, तो इस तरह के आयोजन अच्छे रिटर्न - नए ग्राहक और संभावित भागीदार लाते हैं। आईडीआरएफ के साथ यह एक ही था - नतीजतन, कई कंपनियों ने हमें बदल दिया।

हमारी एजेंसी ऑनलाइन रिटेल के समाधान में माहिर है और मॉस्को और दुबई में स्थित है, इसलिए हमने रूस में दुबई के बाद एक कार्यक्रम आयोजित करने का फैसला किया है - रिटेल में ओमनी-चैनल समाधान के कार्यान्वयन के लिए समर्पित बैठक। आज, कई ब्रांड समझते हैं कि उन्हें मल्टी-चैनल रणनीतियों का उपयोग करने की आवश्यकता है, क्योंकि उपभोक्ताओं को कंपनी के साथ समग्र बातचीत की उम्मीद है। हालांकि, अधिकांश यह नहीं जानते हैं कि पूर्ण ऑक्जेनलाइन प्राप्त करने के लिए किन तकनीकों का उपयोग करना है। यह व्यवसाय का वर्तमान दर्द है, इसलिए हमें घटना के विषय के बारे में कोई संदेह नहीं था।

हमने स्थानीय ईवेंट बाजार का विश्लेषण करके माइटैप तैयार करना शुरू कर दिया और हम ऐसा ही करने की सलाह देते हैं। यह लोकप्रिय स्वरूपों, लोकप्रिय विषयों, आगंतुकों की औसत संख्या को समझने और स्थानीय बाजार के बारे में सही विचार प्राप्त करने में मदद करेगा। कभी-कभी ऐसा लगता है कि आप स्थानीय बारीकियों को अच्छी तरह से जानते हैं, लेकिन यह याद रखना आसान है। उदाहरण के लिए, दुबई में, अधिकांश भुगतान नकद के लिए किए जाते हैं, इसलिए शुरू में यह माना जा सकता है कि ऑनलाइन बैंकिंग या इलेक्ट्रॉनिक भुगतान का विषय दिलचस्प नहीं है। लेकिन वास्तव में, इसके विपरीत, ये विकास की संभावनाएं हैं जो पेशेवरों और व्यक्तियों को आकर्षित करती हैं।

हमारे मामले में, यह पता चला कि अप्रैल के मध्य में सीमलेस मध्य पूर्व प्रदर्शनी आयोजित की जा रही थी, और 5 मई को, रमजान पहले से ही आ रहा था, और पेशेवर गतिविधि स्थिर हो रही थी। इसलिए, हमें सीमलेस और रमज़ान के बीच शमन करने के लिए नाटकीय रूप से गति प्रदान करनी थी। समय बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि अनुभवहीन आयोजक घटना को स्थानीय मृत मौसम में डाल सकते हैं। उदाहरण के लिए, फेसबुक, इंस्टाग्राम, स्नैपचैट और लियो बर्नेट के बोलने वाले बोलने के लिए नहीं आए, क्योंकि रमजान के साथ, संयुक्त अरब अमीरात में बड़े विज्ञापन अभियान शुरू होंगे, और यह स्थानीय कॉर्पोरेट कार्यालयों पर एक बढ़ा बोझ है।


निर्बाध मध्य पूर्व प्रदर्शनी

कैसे व्यवस्थित करें

चार मूल प्रश्नों का उत्तर दिया जाना चाहिए: "क्या?", "कौन?", "किसके लिए?" और "कहाँ?" सबसे महत्वपूर्ण घटना का विषय है, जिस पर वक्ताओं की संरचना, प्रतिभागियों के लक्षित दर्शक और यहां तक ​​कि कभी-कभी मंच भी निर्भर करते हैं। हमने एक ऑनलाइन रिटेल चुना और ब्रांड और मार्केटर्स के प्रतिनिधियों के लिए एक बैठक की।

वक्ताओं। वे प्रतिभागियों को आकर्षित करते हैं, इसलिए अनुभवी, करिश्माई और लोकप्रिय का चयन करते हैं। मुफ्त में बोलने वाले सभी वक्ताओं को दो श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है: ब्रांड और स्टार्टअप के प्रतिनिधि, जिसमें मध्यम आकार के व्यवसाय के मालिक शामिल हैं। ब्रांडों के साथ एक प्रदर्शन पर बातचीत करना मुश्किल है क्योंकि वे हमेशा कहीं न कहीं आमंत्रित होते हैं। केवल व्यक्तिगत कनेक्शन यहां मदद करेंगे। हमारे क्षेत्रीय निदेशक, मरीना लिट्विनोवा ने पूर्व सहयोगियों की सगाई की और मर्सिडीज और कॉस्मेटिक ब्रांड जार्डिन डी परफ्यूम्स के प्रतिनिधियों द्वारा एक प्रस्तुति का आयोजन किया।


ओमनी-चैनल खुदरा बिक्री में विजेता

स्टार्टअप प्रतिनिधियों और व्यापार मालिकों के साथ बातचीत करना बहुत आसान है। एक नियम के रूप में, वे सक्रिय हैं, जैसे पीआर और किसी भी घटना में वे पदोन्नति और नेटवर्किंग के अवसर देखते हैं। इसलिए, जब उनके साथ काम करते हैं, तो आपको मनाने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन, इसके विपरीत, मजबूत विशेषज्ञता के साथ वास्तव में दिलचस्प व्यक्तित्व खोजने के लिए खरपतवार करने के लिए। आदर्श रूप से, यदि स्टार्टअप के संस्थापक एक अंतरराष्ट्रीय ब्रांड के शीर्ष प्रबंधक हुआ करते थे। ऐसे व्यक्ति के पास बहुत अच्छा अनुभव है और वह इसे साझा करने के लिए तैयार है।

जैसे ही आप किसी कार्यक्रम को आयोजित करने का निर्णय लेते हैं, आपको वक्ताओं की तलाश करनी होगी। कई का व्यस्त कार्यक्रम है, और वे केवल इसलिए मना कर देंगे क्योंकि उन्हें कहीं और प्रदर्शन करना है। हमारे कार्यक्रम में छह लोग थे, लेकिन उन्हें खोजने के लिए, हमें बीस के साथ बातचीत करनी पड़ी। कई और कॉल और पत्राचार थे। नतीजतन, अंतिम संस्करण में हमारे पास छह के बजाय सात पुष्टिकरण थे, और घटना की पूर्व संध्या पर एक वक्ता नहीं कर सकता था। इसलिए, उन अतिरिक्त वक्ताओं को सुनिश्चित करें जो बीमा करवा सकते हैं।

रणनीतिक रूप से भी वक्ताओं का चयन करें - जिनके पास बहुत अधिक नेटवर्किंग है। यदि वे बोलने से इनकार करते हैं, तो वे खुद को एक योग्य विकल्प की पेशकश कर सकते हैं। और अगर वे सहमत हैं, तो वे कुछ प्रतिभागियों को साथ लाएंगे। हमारी बैठक में मौजूद आधे लोग वक्ताओं के निमंत्रण पर आए थे।

प्रतिभागियों को । हमने mitap टिकट नहीं बेचे क्योंकि हम इसके साथ नए बड़े ग्राहक ढूंढना चाहते थे। और, आगे देखते हुए, मैं कहूंगा कि यह संभव था - हमें दुबई में अंतरराष्ट्रीय उपभोक्ता इलेक्ट्रॉनिक्स ब्रांडों से कई आशाजनक सुराग मिले। अगर भागीदारी मुफ्त है, तो लोगों को ढूंढना बहुत आसान है। मुझे नहीं लगता है कि अगर हम भागीदारी के लिए भुगतान करना पड़ा तो हम तीन सप्ताह में एक पूर्ण हॉल को इकट्ठा करने में सक्षम होंगे। इस मामले में, लगभग छह महीने में शुरू करना बेहतर है।

पहले, 30 प्रतिभागियों की उम्मीद थी, और बस एक उपयुक्त सम्मेलन कक्ष था। लेकिन कुछ बिंदु पर, हमने महसूस किया कि अधिक आगंतुक होंगे, इसलिए हमने 60 लोगों तक की क्षमता वाली साइट की तलाश शुरू कर दी। नतीजतन, लगभग जितने भी प्रतिभागी थे। इसके अलावा, हम केवल हॉल की क्षमता के आधार पर जगह नहीं चुन सकते हैं, क्योंकि दुबई में साइट की स्थिति महत्वपूर्ण है। केवल इस पर, कई प्रतिभागी तय करते हैं कि कार्यक्रम में भाग लेना है या नहीं।

खेल का मैदान। जब घटना गैर-लाभकारी होती है, तो एक कमरा किराए पर लेने सहित सब कुछ बचाने की सलाह दी जाती है। त्वरक, औद्योगिक पार्क, स्थानीय प्रशासन के सम्मेलन कक्ष का उपयोग करना सबसे अच्छा है - क्षेत्र में व्यापारिक संबंधों को विकसित करने में रुचि रखने वाला कोई भी संगठन। जब आप किसी साइट पर सहमत होते हैं, तो उपकरण किराए की लागत पर तुरंत चर्चा करें। कभी-कभी ऐसा होता है कि हॉल को मुफ्त में दिया जाता है, लेकिन प्रोजेक्टर, माइक्रोफोन, फर्नीचर, आदि को अलग से बिल दिया जाता है, जो एक कमरे को किराए पर देने की लागत के बराबर है। साइट के साथ, हम एक मुफ्त प्रोजेक्टर और तकनीकी सहायता प्राप्त करने में सक्षम थे।

सम्मेलन कक्ष एस्ट्रोलैब्स त्वरक द्वारा प्रदान किया गया था, जिसमें हम निवासी हैं। लेकिन एक बारीकियों थी: हॉल में केवल 30 लोगों को रखा गया था, और हम पहले से ही अधिक आमंत्रित करने का फैसला कर चुके हैं। उस समय, त्वरक के पास 60 लोगों के लिए एक नया मंच था, लेकिन यह अभी तक चालू नहीं हुआ था। हमने एस्ट्रोलैब्स प्रबंधन को इस कमरे को 10 दिनों के लिए हमें प्रदान करने के लिए राजी किया। समानांतर में, वे इस योजना के साथ आए कि कैसे मुफ्त में एक और साइट प्राप्त की जाए, अगर यह इस एक के साथ काम नहीं करता है।

इसके लिए, होटल को दो संस्करणों में बार्टर की पेशकश की गई: हमारे बढ़े हुए दायित्वों के साथ सरल और उन्नत। एक साधारण पैकेज के साथ, होटल मुफ्त में एक कमरा प्रदान करता है, और बदले में प्रतिभागियों के बीच खुद को विज्ञापित करता है। यह एक अच्छा प्रस्ताव है, क्योंकि हमने मार्केटिंग बजट प्रबंधकों को एकत्र किया, जो इवेंट्स भी आयोजित करते हैं और वेन्यू की तलाश करते हैं। होटल अपना स्तर दिखा सकते हैं और संभावित ग्राहकों से मिल सकते हैं।

विस्तारित पैकेज में खानपान भी शामिल था, और हमने स्थानीय मीडिया, सोशल मीडिया और प्रभावितों को आमंत्रित करने का वादा किया था। सप्ताहांत में, हमने चार होटलों के साथ बात की, और वे सभी प्रस्ताव पसंद आए। लेकिन अंत में, इस विकल्प की आवश्यकता नहीं थी, क्योंकि एस्ट्रोलाब्स ने एक बड़ी साइट की पुष्टि की।

खानपान। प्रतिभागियों के लिए भोजन भी लगभग वस्तु विनिमय द्वारा आयोजित किया गया था, और इसकी कीमत सामान्य कीमत से पांच से छह गुना कम थी। पांच सितारा जेडब्ल्यू मैरियट मार्किस में स्थित होटल कार्टाजेना रेस्तरां द्वारा खानपान का आयोजन किया गया था। मरीना ने हमारे प्रतिनिधि से कुछ हफ़्ते पहले इस घटना पर मुलाकात की और एक सेवा पर सहमति व्यक्त की।

यदि आप पोषण पर सहमत नहीं हो सकते हैं, तो इसे स्वयं व्यवस्थित करें। अनिवार्य न्यूनतम: पानी, कॉफी और चाय। सैंडविच और पेस्ट्री: न्यूनतम स्नैक्स पर विचार करना उचित है। आप एक स्थानीय बेकरी में थोक मूल्य पर खरीदने की कोशिश कर सकते हैं। लेकिन पानी उत्पादक, कॉफी और चाय ब्रांड छूट के लिए जाने की संभावना नहीं है। उनके लिए दिलचस्प होने के लिए सम्मेलन काफी बड़ा होना चाहिए।

प्रतिभागियों को कैसे आकर्षित किया जाए

हमने अंतर्राष्ट्रीय सेवा मीटअप डॉट कॉम का लाभ उठाया, जिसके माध्यम से वे दुबई में सभी कार्यक्रम आयोजित करते हैं: योग कक्षाओं से लेकर व्यवसायिक नाश्ते तक। यह घटना की व्यापक रूप से घोषणा करने और आगंतुकों को जल्दी से इकट्ठा करने में मदद करता है, लेकिन उपयोगकर्ता डेटा प्रदान नहीं करता है। इस वजह से बैठक में गैर-लक्षित दर्शकों द्वारा हॉल के एक हिस्से पर कब्जा कर लिया गया था।

अन्य मुफ्त प्रचार विधियों में से, हमने अपनी वेबसाइट, फेसबुक पर समूहों और पेजों पर घोषणाओं का उपयोग किया, जिसमें IDRF सम्मेलन, त्वरक वेबसाइट पर समाचार और इसके समाचार पत्र के माध्यम से एक निमंत्रण शामिल हैं। यदि आपके पास कई हज़ार ग्राहक नहीं हैं, लेकिन फिर भी योगदान देते हैं, तो नि: शुल्क तरीके एक बड़ा रिटर्न नहीं देंगे। हमने फेसबुक और लिंक्डइन पर $ 500 प्रति चैनल के लिए भुगतान किए गए विज्ञापन भी लॉन्च किए, और बाद वाले कई गुना अधिक महंगे हुए।

फेसबुक ने अच्छा रिटर्न नहीं दिया, क्योंकि संवेदनाओं के अनुसार, इसका उपयोग केवल रूस में एक व्यवसाय नेटवर्क के रूप में किया जाता है, अन्य देशों में यह दोस्तों के साथ संचार के लिए एक जगह है। अगली बार हम इसका उपयोग करने की योजना नहीं बनाते हैं, लेकिन लिंक्डइन पर ध्यान केंद्रित करते हैं। यह वास्तव में एक काम करने वाला उपकरण है जो नेटवर्किंग में मदद करता है। यदि आप विदेश में घटनाओं की योजना बना रहे हैं, तो पहले से लिंक्डइन पेज बनाना सुनिश्चित करें और नियमित रूप से इसे सामग्री से भरें। जब तक प्रतिभागियों को आमंत्रित किया जाता है, तब तक आपको एक पंप किए गए पृष्ठ और दोस्तों की एक विस्तृत मंडली चाहिए।

मिटप के लिए कुल 110 लोगों ने पंजीकरण कराया और 56 आए | रूपांतरण 51% था | एक निशुल्क घटना के लिए, यह बुरा नहीं है। एक नियम के रूप में, यदि एक प्रतिभागी ने पैसा खर्च नहीं किया है, तो एक यात्रा को वैकल्पिक माना जाता है। इसे ध्यान में रखा जाना चाहिए और पंजीकरण को प्रतिबंधित नहीं करने का प्रयास करना चाहिए, अन्यथा हॉल में बहुत सी खाली सीटें हो सकती हैं।

निष्कर्ष

1. जब कोई घटना मुक्त होती है, तो उसे जल्दी से व्यवस्थित किया जा सकता है। यदि मुख्य बिंदु स्पष्ट हैं: स्पीकर, प्लेटफ़ॉर्म, खानपान, तो दो सप्ताह पर्याप्त है।
2. घटना के सामान्य विषय पर सोचें। यह आपके व्यवसाय के मुख्य फोकस के साथ प्रतिध्वनित होना चाहिए, लेकिन इसका विज्ञापन नहीं होना चाहिए।
3. प्रासंगिक प्रतिभागियों को इकट्ठा करने के लिए, व्यक्तिगत निमंत्रण का उपयोग करना सबसे अच्छा है। पत्र भेजें या पूर्व-संकलित सूची पर कॉल करें। प्रतिभागियों को आमंत्रित करने के लिए वक्ताओं से पूछें। इसलिए आप लक्षित दर्शकों को प्राप्त करें और विज्ञापन पर बचत करें। यादृच्छिक लोगों को फ़िल्टर करने के लिए उनके पंजीकरण के बाद नए प्रतिभागियों से संपर्क करना उचित है।
4. आवश्यकता से अधिक बोलने वालों को बुलाएं ताकि बल पर निर्भर न रहें: बीमारी, तत्काल व्यापारिक यात्राएं और पसंद।
5. नेटवर्किंग को अपग्रेड करें क्योंकि यह संगठन को सरल बनाता है। उसी दुबई में, व्यक्तिगत संबंध हमेशा पहले आते हैं। यहां तक ​​कि एक टोपी की तरह परिचित एक ठंड कॉल की तुलना में अधिक रिटर्न देगा। यदि हमारे पास दुबई में हमारे मुख्य आयोजक, मरीना के साथ मजबूत नेटवर्किंग और संपर्कों की एक विस्तृत श्रृंखला के रूप में एक ट्रम्प कार्ड नहीं था, तो हम शायद ही समय सीमा को पूरा कर पाएंगे। इसलिए, शुरू करने से पहले, उन लोगों की एक सूची बनाएं जो एक अपरिचित देश में मदद कर सकते हैं।
6. पहले से अपना लिंक्डइन पेज खोलें और सदस्यों को मुफ्त में आकर्षित करने के लिए सामग्री से भरें।